請求書はさまざまな場面で発行されるものなので、数が多く発行に手間がかかりますよね。
近年ではインボイス制度の施行により、請求書発行がますます経理の仕事を増やしています。
そこで利用してほしいのが請求書作成代行サービスです。
請求書作成代行サービスとはどのようなものでどんなメリットがあるのか、この記事で知っていきましょう。
請求書代行サービスとは、請求書の発行や回収などの請求書に関する業務を代行してくれるサービスです。
具体的にどの業務を代行してくれるのか見ていきましょう。
請求書の作成から発行・封入・郵送といった手間のかかる作業を代行してくれます。
業者によっては、企業に合わせたフォーマット請求書を作成してくれる場合もあるようです。
取引先からの未回収金の取り立てや支払いが滞っている場合の催促を代行してくれます。
売掛金の入金保証などサポートを受けられる場合もあり、担当者の精神的負担を軽減してくれます。
これから取引を行う企業の財務状況・返済能力があるかどうかなどをリサーチしてくれます。
また、取引際の状況から限度額を設けるなどの与信管理も行ってくれる場合もあります。
このように、経理が手間に感じる請求書業務を代行して行ってくれるのです。
請求書代行サービスを使うメリット・デメリットを見ていきましょう。
請求書業務は請求書作成以外にもいろいろあるので、代行サービスを使うことで経理担当者が他の仕事に集中することができ、業務の効率化につながります。
経理がコア業務に集中できることで、決済業務でのミスや遅延をなくすことができます。
請求書業務は手作業の部分もあるので、素人がやると入力ミスなどヒューマンエラーに注意しなければなりません。
しかし、代行を使えば請求書業務のプロに任せることができるので、素人がやるよりもミスがなくスムーズに請求書業務をこなすことができます。
未回収金の取り立てや催促も慣れているので、短時間で請求書業務を完了することができます。
請求書業務に手が回っていない場合、新しい人材・用紙代・封筒代などを用意する必要がありコストや手間がかかります。
請求書代行サービスを利用する場合もコストはかかりますが、教育や諸費用がかからないため手間が少なくすぐに導入できます。
与信審査は取引先の財務状況や信頼性の調査などをする必要があり、手間がかかるためある程度の余裕がないと細かく調べるのは困難です。
しかし、与信審査も行ってくれる請求書代行サービスを使えば、細かな与信審査をしてくれるため信頼度の高い相手と取引ができます。
これにより、取引先の開拓がしやすくなるのです。
支払いの未回収が続いてしまうと、
などのリスクがあります。
未回収のままいるのは企業としても避けたいですが、関係がある分催促しづらいという状況もあるでしょう。
そこで、代行業者を使うことでスムーズに回収することができるのです。
従業員にとっては、作業負担が減るのはもちろん、取り立てや催促を行わなくていいので精神的ストレスを軽減できます。
ストレスを感じる業務が減ることで余裕ができ、ワークライフバランスを整えることができます。
代行業者に任せる場合、社内の請求書業務に関する情報を全て共有する必要があります。
社内の従業員と取引先にも代行業者を使う旨を伝えなければいけないので、利用開始までに時間がかかることを把握しておきましょう。
請求書代行サービスを利用するには、初期費用と月額費用がかかります。
含まれているサービス範囲によって金額は変わるので、必要なサービスが入っているかどうか確認してください。
代行業者に依頼するということは、請求書業務に関するノウハウが蓄積されないということです。
経理の負担は減りますが、その分請求書業務ができる人材が社内にいなくなるので、継続して代行業者に依頼する必要がでてきます。
内製化したい場合は代行業者を利用するのは避けた方がいいかもしれません。
請求書代行サービスを提供している企業は多く存在しているので、選び方を知って会社にあったものを導入しましょう。
代行サービスで行ってくれる業務は請求書作成や回収代行などさまざまですが、提供会社によって代行してくれる内容が異なります。
サービス内容の範囲が広いとその分料金も高くなる傾向にあるので、予算と合わせて選ぶようにしましょう。
選ぶ前に導入目的を明確にし、必要なサービスを絞り込むことも必要です。
請求書代行サービスでは、「取引可能金額」が設定されています。
高額な取引の場合、限度額を越してしまうと請求書を発行することができずに支払いが遅れる可能性があります。
月にいくら、1社あたりいくらと決められているので、導入前にしっかり確認しましょう。
なお、増額できるサービスもあるので、今後も増える可能性がある場合は増額対応しているサービスを選ぶのもおすすめです。
未回収リスクを避けるために、その請求書代行サービスが未回収保証に対応しているかも確認しましょう。
ほとんどの場合未回収保証に対応していますが、保証の有無を選べるサービスもあるようです。
ただし、保証がある分取引金額に応じて負担する手数料が変動するため、コストが大きくなる可能性があります。
保証を利用する場合は、導入前にかかる費用を計算して見積もりを出すことをおすすめします。
既にCRMなどのツールを導入している場合、サービスによっては既存ツールと連携できる場合もあります。
連携することで顧客情報など入力の手間を省くことができます。
既存ツールがある場合は、API連携ができるものを選びましょう。
代行サービスによっては、毎月定額でかかる請求書料金を自動計算し、請求書を発行してくれるサービスが付いているものもあります。
毎月定額の請求が発生する場合は、このサービスを利用することで経理の負担を大幅に削減できます。
請求書・納品書・支払明細などあらゆる帳票に対応している請求書代行サービス。
請求データをアップロードして発行ボタンを押すだけで請求書を自動発行してくれます。
発送方法は「郵送」「webダウンロード」「メール添付」など複数個用意されているので、企業に合わせて送付方法を選ぶことができます。
分からないことや不安なことがあれば、電話やチャットで気軽に聞くことができるので安心して利用できます。
電子帳簿保存法、インボイス制度にも対応しています。
【サービス内容】
【料金】
導入企業数が5000社以上の企業間決済サービス。
請求代行と未払い保証がセットになっているため、未払い時の代金回収も安心です。
利用企業は取引先と請求書情報を登録するだけでいいので、あとは全てPaidに任せることができます。
【サービス内容】
【料金】
12年連続Leaderを受賞している請求書代行サービス。
請求書の発行・発送・入金管理・催促・与信審査など、請求業務に関する全てのプロセスを代行してくれます。
入金保証もあり、売掛金も最短3営業日で入金してくれます。
API連携機能もあるので、既存ツールと連携して入力作業の短縮ができます。
【サービス内容】
【料金】
まるなげKIZUNAは弊社が提供している請求書代行サービスです。
「インボイスに対応した請求書を発行しなければいけない」とストレスを感じている場合、ぜひ弊社にお任せください♪
電子帳簿保存法、インボイスに対応した請求書の発行を代行させいただきます。
その他、未入金対応・入金管理・記帳代行などもサービスに含まれるため、請求書業務の負担をかなり削減できます。
費用やサービス内容を詳しく聞きたい！という方は、お気軽にお問い合わせください。