働き方の変化によって、ハンコの在り方も日に日に変わってきています。
ITmedia ビジネスオンラインの2021年5~6月の調査によると、「ハンコ文化のような習慣は改めるべきだと思いますか」というアンケートでは、アンケートに回答した全体の9割が「改めるべきだと思う」と回答しています。
また、電子署名を利用している会社は昔より増えていますが、まだ5割にも達していません。
印鑑や手書き入力の不便さを感じながらも、電子契約に移行していない会社が多いのは、取引先が電子でのやり取りを拒否したりセキュリティ面での不安があるからのようです。
しかし、遠隔でのやり取りが増えてきている今、電子契約を取り入れるだけで時間だけでなく失注率も下げることができるのです！
実際に電子契約・署名サービスを利用したことがある人の94%が便利だと感じているという調査結果もあります。(Docusignの調査結果)
ここまで注目度が高いと、どういったものか気になってきませんか？
そこで今回は、CMで一度は見たことのある電子契約サービス「クラウドサイン」について詳しく説明していこうと思います。
検討している方もそうでない方も、ぜひ電子契約の良さを知ってください♪
クラウドサインは、法人相談ポータルサイトや法律に関するニュースなどを運営している弁護士ドットコム株式会社が運営する電子契約サービスです。
弁護士が監修しているため法的に安心できるサービスであり、商業登録添付書類にもクラウドサインの利用が可能になったそうです！
導入会社は30万社を超えており、大手会社の多くが採用しているため信頼性も高く、今では一番有名なプラットフォームとなっています。
シンプルな見た目で操作が分かりやすく、2018年にはグッドデザイン賞を受賞、ITレビューというサイトではトップスコアをたたき出しています！
このように、トータルに見て信頼性が高く、使いやすいサービスなのです。
クラウドサインの仕組みはどのようになっているのでしょう。
➀契約書の送信者が契約書を作成し、それをクラウド上にアップロードします。
➁受信者がアップロードされた契約書を承認するだけで契約成立！
➂電子署名とタイムスタンプが発行され、情報改ざんを防止します。
受信者はクラウドサインに登録する必要がないため、他のサービスよりも気軽に電子契約を行うことができますよ♪
次に、機能についてです。
セキュリティ面が特に気になる電子契約ですが、クラウドサインは契約をスムーズに行うための様々な機能が備わっています。
一体どんな機能があるのでしょうか。早速見ていきましょう！
アップロードした書類に任意の文字やチェックボックス・押印欄・署名欄など、相手の契約内容に合わせてそれぞれ帳票を作成することができます。
また、相手の宛先などの情報や作成した帳票をテンプレートとして保存することもできるため、何度も作る手間がなく、帳票作成の時間も短縮できます。
契約書名・相手の名前・会社名・メールアドレスだけでなく、契約期間や金額でも検索が可能です。
検索可能範囲が広いので、かなり前の契約書を探す際も、少しのキーワードで割り出すことができて時間のロスが少なく済みます。
契約書の進行状況を逐一確認することができます。それぞれのステータスごとにチャンネルを指定すると、通知がいく仕組みもあり便利です。
Salesforceとの連携では、Salesforce上で保管された顧客情報を元にした契約締結業務をSalesforce上で行うことができます。
顧客データと契約業務の進捗状況が同時に可視化できて便利です。
Kintoneとの連携では、kintone上の顧客や商品情報から必要な情報を抜き出し、自動的に帳票を作成・出力することができます。
締結された契約書は、改ざん不可能な電子ファイルとしてkintone上に保管され、いつでも検索・ダウンロードが可能です。
契約書類を一括で作成することもできます。
その際、金額や氏名、支払期限といった契約ごとに異なる部分をCSVデータで読み込むことによって瞬時に大量の契約書を作成できます。
また、一括送信もワンクリックで行えるので、送信作業に手間取ることもありません。
2021年6月にリリースされたもので、複数部署で利用する人向けの機能です。
この機能は「グループ管理機能」「書類閲覧管理機能」「アクセス許可機能」の３つで構成されています。
部署やプロジェクトなど任意の単位でメンバーをグループ分けできる機能。
1人が複数のグループに参加することもできます。
クラウドサイン上での文書を、請求書・契約書等の種別や部署など任意の単位でキャビネットとしてグループ分けすることができます。
書類整理がクラウド上で簡単にでき、利用時も探す時間をなくすことができます。
作成したメンバーグループとキャビネットを紐づけることで、部署ごとに閲覧可能な文書をグループ分けして閲覧権限を設けることができます。
別部署の人が誤って機密文書などを閲覧・利用することを防ぐことができるだけでなく、必要な文書をより探し出しやすくなります。
クラウドサインは弁護士ドットコムが運営していることもあり、契約書のセキュリティ機能が強固です。
特定の社員しかアカウント登録できないようにする機能。
これを行うことで、社員が独断で契約を行うことを防ぐことができます。
登録されていないIPアドレスからはクラウドサインにアクセスできないようにする機能。
外部のネットワークからはアクセスできないため、万が一紛失などがあった場合でも情報流出を防ぐことができます。
部長など、社内の承認者を通さないと書類が相手に送られないという制限機能。
クラウドサインアカウントを持つ社員が、上司などに書類確認を行わずに契約書を送ってしまうミスを防ぐことができます。
通常装備のメール認証に加えてアクセスコード認証ができるため、二重認証により本人以外の人に契約書を開かれることを防ぎます。
アクセスコードは送信者が設定し、別途メールなどで送る必要があります。
法務などの管理部門が、別アカウントの締結書類などを閲覧可能にする機能。
そうすることで、クラウドサインを導入している複数の部署や法務機能を持たない子会社などの契約書類を見ることができ、情報が間違っていないかを確認することができます。
また、過去に契約した紙の書類もスキャンすることでデータ化して保管できます。
書類情報で「解約通知期限」や「契約終了日」を設定しておくと、契約終了一か月前の午前10時にメールに自動通知を送る機能もついています。
クラウドサインは、画面右下のアイコンからサポートセンターにチャットを送ることができます。
「通常数時間返信」と書いてありますが、実際には数分で返信が返ってくることが多いため安心して質問できます。
導入後のアフターフォローもしっかりしているため、トラブルが起きた場合も安心できる対応です。
クラウドサインは、現在100以上のサービスと連携して利用することができます。
連携できるのは、
などなど、ビジネスの向上を図るための様々なサービスです。
これらと連携して使うことで、手作業をもっと削減できて業務効率アップに繋がります。
今後も連携できるサービスは増えていく予定です。
ここでは、クラウドサインの操作手順を送信者と受信者に分けて簡単に説明します。
どのような操作が必要なのかを確認してみましょう。
受信者に合意ボタンが押されると、両者に締結完了メールが送られ、電子署名とタイムスタンプが付与されたデータも送られます。
その際、締結データはクラウド上のセキュアな場所に自動的に保存されます。
このように、送信者も受信者も短いステップで簡単に契約情報を記入し、締結することができます。
紙で書く時のように、間違えても書き直したりしなくていいので、お互いに面倒な部分がなくなるのです！
ITレビューでトップスコアをたたき出していると前述しましたが、実際どのような口コミが多いのでしょう。
良い点だけでなく大勢が気になっている部分もしっかり確認していきましょう！
≪良い点≫
≪悪い点≫
やはり、まだまだ電子契約の普及率が低く、セキュリティ面で不安と思っている方も多いです。海外のように電子契約が不通になれば、もっとスピーディーな取引ができるようになるでしょう。
料金が少し高いとの声もありましたが、送信ごとの料金を抑えるには一括送信を利用することをおススメします。
また、お客様の使用状況にあったプランをご提案させてくれるのでご安心ください。
次に、クラウドサインの導入事例をご紹介します。
クラウドサインの導入によって、どのような業務改善が行えたのでしょうか。
飲食店の情報を集めたウェブサイト「ぐるなび」を運営する会社。
ぐるなびは2018年からクラウドサインを導入しており、2年かけて導入部署を広げてきました。
コロナウイルスによるリモートワークの拡大により、クラウドサインを使った法人契約が大幅に増加しています。
また、対面での営業がしにくい今のような状況であっても、電話で提案を行い契約書類はクラウドサインで送って、電話越しにセキュリティ面のことや操作方法などを伝える営業スタイルにシフトしています。
そうすることで、郵送費などのコストもかからず返送を待つ時間も無くなるため、業務効率の改善に役立っています。
個人のお客様に対して戸建て住宅の提案・販売を行う会社。
工事請負契約では、紙の契約書だと2万円という高額な印紙が必要になります。
そのため、印紙だけで毎年1億円以上のコストがかかっていました。
しかし、クラウドサインを導入したことによって、印紙のコストがかからなくなり大幅なコスト削減になりました。
また、契約書を記載してもらう際、紙の時とは違い一度の署名で全ての契約書類に反映されるため、お客様の負担も少なくて済むのもメリットです。
数ある電子契約の中からクラウドサインに決めたのは、電子契約の有効性において国土交通省と経済産業省のお墨付きをもらっている点や、日本語との親和性が高く、導入費用が安かったからです。
今後は、BtoBの受発注システムの中でも電子契約を行っていきたいです。
また、他の大手住宅メーカーが全て電子契約を行うようになれば、今は電子契約を採用していない金融機関や今の法律上電子契約が不可能なものも電子契約が可能になるかもしれないので、電子契約がもっと増えていけばいいと思います。
マンツーマンのプライベートジムを運営している会社。
2018年に他の電子契約サービスを導入していましたが、その割に時間や手間が減らなかったためクラウドサインに切り替えました。
料金が安い、検索がスムーズ、受信者が分かりやすい見た目などの7つの条件にほぼ当てはまっていたのがクラウドサインだったため導入に至りました。サポート対応が迅速で丁寧だったところも導入の理由です。
クラウドサインを導入したことで契約書関連の仕事にかかる時間が今までの半分にカットされました。
また、契約締結までの操作がシンプルで簡単なので、受信者側も手間を感じず以前よりスムーズに契約締結が行えるようになりました。
一番便利なのは、契約書を一括送信した際、未締結者だけにリマインドを送れる機能です。
また、テンプレート一部をすぐに差し替えることができるのも便利だと思います。
どの会社さんも、クラウドサインを導入したことによって契約がスムーズにいったり業務改善に繋がっているようですね。
他の会社でも多くの導入事例があるので、興味がある方は読んでみてください。
４つのプランと機能についてです。
| フリープラン | Light | Corporate | Enterprise | |
| 価格(税込) | 0円~/月 | 11,000円~/月 | 30,800円~/月 | 要問い合わせ |
| 費用詳細(税込) | 月額固定費用:無料 送信件数ごとの費用:無料 | 月額固定費用:11,000円 送信件数ごとの費用:220円 | 月額固定費用:30,800円 送信件数ごとの費用:220円 | 月額固定費用:要問合せ 送信件数ごとの費用:要問合せ |
| ユーザー数 | 1名 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 送信件数 | 月5件 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 書類作成・送信 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 電子署名＋タイムスタンプ | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 高度認証リクエスト機能 | × | 〇 | 〇 | 〇 |
| テンプレート作成・管理 | × | 〇 | 〇 | 〇 |
| 英語・中国語での契約 | × | 〇 | 〇 | 〇 |
| 二要素認証 | × | 〇 | 〇 | 〇 |
| チーム管理 | × | 〇 | 〇 | 〇 |
| Web API | × | × | 〇 | 〇 |
| 紙の書類インポート | × | × | 〇 | 〇 |
| アカウント登録制限 | × | × | × | 〇 |
| IPアドレス制限 | × | × | × | 〇 |
| 承認権限設定 | × | × | × | 〇 |
| 高度な管理機能 | × | × | × | 〇 |
| シグナルサインオン機能 | × | × | × | 〇 |
| 電話サポート | × | × | × | 〇 |
※無料版の場合、電子署名の検証可能期間は1年間となります。
☆本サービスは、基本料金と利用件数に応じた料金が課金されます。件数に応じてボリュームディスカウントがありますので、詳細はお問い合わせください。
クラウドサインにはお試しとしてフリープランもあるので、それを使ってみて本格的に使いたくなったらグレードを上げることをおススメします。
また、以前までの紙の書類もクラウド上で管理したいならスタンダードプロプランを、社員数も契約者数も多いためセキュリティ面を強化したい場合はビジネスプランを導入すると良いでしょう。
オフィ助でも、クラウドサインを取り扱っています！
「もう少し内容を知りたい」など、聞きたいことがあればお気軽にご連絡ください♪
無料版もあるので、まずは試しに始めて見てはいかがでしょうか。
今回は、業界シェア率80%の電子契約サービス「クラウドサイン」をご紹介しました。
電子契約のメリットを理解して頂けたなら幸いです。
クラウドサインについて簡単にまとめると、以下のようになります。
電子契約サービスはクラウドサインだけではありません。
備わっている機能や特徴、価格、評判を比較して、自分の会社に一番合ったものを導入しましょう。
安全性や操作のシンプルさを重視するならクラウドサインがおススメですよ♪
また、電子印鑑についてメリットや使えるサイトをご紹介している記事もありますので、よかったらお読みください。
遠隔でのやり取りが増えている現在、より良い取引のためにどんどん電子契約を広めていきましょう！