コロナの影響もあり、今年に入って電子印鑑や電子署名の検索率が急激に高まっています。
さらにクラウドサービスは、クラウド上でデータを保管できるため紛失や劣化のリスクもなく、強固なセキュリティで守られているため安心です。
そこで今回は、人気の高いクラウド電子署名サービスの「ドキュサイン」をご紹介したいと思います。
ドキュサインは、富士フイルムビジネスイノベーションが提供するもので、「DocuSign eSignature」という世界で最も使われている電子署名ソリューションを使った、クラウド型電子署名サービスです。
66万社の導入実績があり、今では2億人のユーザーがドキュサインを活用しています。
4ステップで送信が可能というシンプルで分かりやすい操作性が人気の理由です。
また、単独利用だけでなく、ワンドライブなどのストレージ連携やCRM(顧客管理システム)・SFA(営業活動や顧客情報管理システム)などとの連携も可能なので、より業務効率を上げることができます。
クラウドサービスを使用する上で、セキュリティ面でも安心できるサービスです。
ドキュサインはどのような特徴があるのか詳しく見ていきましょう。
モバイルアプリが用意されており(iPhone・android・Windows対応)、場所や時間を選ばずにいつでもどこでもクラウド上で署名が可能です。
契約状況の進捗をいつでも確認することができます。
進行したら自動的にリマインダーが届くように設定することもできます。
ドキュサインは送信の際に13か国語、署名の際に43か国語に対応しているため、外国の人とのやり取りもスムーズに行えます。
以前やり取りをした契約書類はドキュサイン内の過去ログに保存されます。
そこに保存された書類は、いつ誰がどのような内容の契約を行ったかが分かるようになっており、ドキュサイン登録者であればいつでも見ることができます。
複数人に一度に契約書を送信することができます。
作業の時間を減らし、業務効率を上げることができます。
頻繁に使う文書は、テンプレート化して作成時間を短縮することができます。
テンプレートの一部を人によって変更することもできます。一括送信で同じ文書の金額部分などを変更して送信したい時におすすめです。
Microsoftやセールスフォース、Googleといった数多くのシステムと連携し、一連の情報を総合的に管理することができます。
世界の厳しいセキュリティ基準を満たした暗号化技術、99.99％の可用性(継続稼働)、完全な監査証跡を備えた安心安全のクラウドサービスです。
設定した社内承認者のうち、誰か一人が承認することで次の受信者に送信されるようになります。
例）部長と顧客数名に契約書を一括送信する際に著名グループ機能を使うと、部長が承認してから顧客に送られるという流れ。
【送信者】
契約書のアップロード→宛先の記入→フィールドの配置→送信
➀ドキュサインにログイン
➁契約書のアップロード
➂宛先の入力
➃設定画面でセキュリティ面など設定
・認証コードの設定
・コメントの挿入
・やり取りの有効期限設定
★相手から一定期間返信がない場合、自動的に相手にリマインドを送ってくれる
➄相手に記入してほしいものを契約書に入れこむ
記入物があらかじめ用意されており、それをフィールドと呼ぶ。
「署名」「印鑑」「年月日」などのフィールドがあり、「添付資料」というフィールドを入れ込むとファイルを添付できる
➅フィールドを配置し終えたら、完了を押す
➆確認画面が出るので、漏れがないか確認して「送信」を押して完了
【受信者】
メールを受信→契約書を開く→署名などを記入する→完了を押す→自動的にPDF化され、両者に契約書が送られる
➀メールで送られてきた「文書の確認」を押すと、ドキュサインが開く
➁契約書のイメージが出てくるので、「開始」を押して編集を始める
➂記入項目を入れ込んでいく
署名は、送信者側で既に登録をしていれば、フィールドを押せば自動で名前が出てくる。
自分で記入することも可能。
添付資料のフィールドは、押せば自動でファイルサーバーが開いてファイルを選択できるようになる
➃記入ができたら「完了」を押す
➄確認画面が出るので、抜け漏れがないか確認し、「完了」を押せば契約が成立する
【複数人に送信する場合】
宛先の入力のところで「受信者の追加」を押し、宛先の名前を追加していく。
★人数が多い場合は、リストをインポート(読み込み)して自動的に追加することもできる。
次は、ドキュサインの評判を見ていきましょう！
実際に使っている人がどう感じているのか知ることで、導入のイメージを膨らませることができます。
ぜひ参考にして下さいね。
いい点
悪い点
電子署名を使うことでやり取りが簡単になり、業務効率が良くなるという声が多かったです。一方で、海外製品であるため日本語での説明やサポートがちゃんとしていないようです。
UIも、慣れるまで操作が難しいという声がありました。
しかし、ドキュサインジャパン株式会社のカスタマーセンターの方からレビューに対して一つ一つ丁寧に返答されているので、今後不満点は改善されていくことでしょう。
連絡すれば日本語対応の適切な資料を貰える場合があるそうです。
数多くの会社が導入しているドキュサインですが、どんな会社が導入していて、どのような改善ができたのでしょう。
ここで紹介していきます！
食品やコンビニ商品などの配送を行う、神戸から関東まで幅広い顧客を持つ運送業者。
人手が常に足りないため、人材は常に運送業間での取り合いになり、人の出入りが激しいです。
そのため、以前は雇用契約の業務にかなりの負担がかかっていました。
しかし、ドキュサインを導入したことにより作業が滞ることがなくなり、どの人物が書類に返答していないのかもすぐに確認出来て、膨大な量の契約書を可視化することができるようになりました。
また、書類処理部分に人員を割かなくて良くなったため、メインの業務の作業効率も良くなっています。
飲食店にデジタル広告サービスを提供している会社。
飲食店にサービスを利用してもらうための申し込みが紙で行われていて、書いてある文字が読めずに入力ミスが頻発し、余計な工数がかかっていました。
ドキュサインを採用したのはセールスフォースとの連携がスムーズだからです。
ドキュサインに書き込まれた情報をセールスフォースに自動反映してくれるので、情報を記入する手間がなくなりました。
また、ドキュサインを使うことでその場ですぐに成約してもらえるので、ハンコが手元にないことでの取引不成立が減り、失注率が大幅に減少しました。
現在、favyの営業は全員がドキュサインを使っています。
約100か国で活動する、地球の環境保全に取り組む団体「World Wide Fund For Nature(世界自然保護基金)」の日本における事務局。
環境保全と、世界中にいる社員との契約や決済を時間や場所に囚われずに行うために、ペーパーレス化を検討しました。
WWFジャパンがドキュサインを採用したのは、国際事務局であるWWFインターナショナルや他のWWFオフィスのいくつかが既にドキュサインを利用していたことと、多言語に対応していることが理由です。
ドキュサインを導入したことで、従来航空便で送るやりとりで数週間かかっていた契約も、数時間~1日で完了するようになりました。
契約完了した書類はクラウド上で管理できるので、紙を出力する必要もなく、環境保全にも一躍かっています。
ドキュサインは様々な書類のやり取りや管理に使えるため、今後は国内企業ともドキュサインによるやり取りを広めていきたいです。
今回は3社の導入事例を紹介しました。
他にもいろんな会社がドキュサインの良さを伝えていますので、良ければ読んでみてください。
https://www.docusign.jp/blog/customer-case-study-list
業務の効率化だけではなく、失注率を下げることにも繋がることも大きなメリットですよね♪
次は気になる価格についてです！
プランごとの機能も一緒に見ていきましょう。
| Standerd Edition | Business Pro Edition | Enterprise Pro Edition | |
| 概要 | Webブラウザ上でのサイン締結 | 外部システムとの連携などの機能向上 | アクセス管理・テスト環境 |
| 機能 | ・書類作成/送信/電子署名 ・ワークフロー機能 ・テンプレート作成 ・自動リマインダー(督促) ・スマートデバイス対応 ・権限管理 など | Standerd Edition機能に加えて ・本人認証オプション(SMS) ・外部ストレージへの自動保存 ・外部システムとのステータス同期 ・対面署名 ・文書添付 ・登録署名者への一括送信 ・Webフォームでの署名 | Business Pro Edition機能に加えて ・アクセス管理(SSO) ・テスト環境(QAを含む) ・署名グループ機能 ・文書非表示設定(特定者に特定文書を非表示にする) など |
| 利用ケース | 〇電子サイン単体での利用 ※オプション利用に制限あり | 〇サイン締結後、他システムへデータ連携する ・SMS機能による二段階認証※別途課金あり | 〇他システムからの呼び出しでも利用が可能 ・別システムからの一括ログイン(シングルサインオン) など |
| 価格 | 500件/年・・・387円/件 (年間契約金額：193500円)※ボリュームディスカウントあり | 500件/年・・・608円/年 (年間契約金額：304000円)※ボリュームディスカウントあり | 500件/年・・・994円/件 (年間契約金額：497000円)※ボリュームディスカウントあり |
価格は一年間の利用件数によって変動します。
利用期間は1年間です。
購入件数に合わせてボリュームディスカウントがあるそうですので、詳しくはお問い合わせください。
また、無償トライアルもあるので、すぐに導入するのは不安という方はぜひ使ってくださいね！
その場合、無料版か完全解約のどちらかを選ぶことができます。
無料版であれば、新規で書類を送信することは出来ませんが、過去のログデータに無期限でアクセスすることができます。
完全解約してしまうよりは無料版にダウングレードした方が後にも便利なのでおススメです。
今回は、需要が伸びているクラウド電子署名サービスの中でも数多くの実績を持つ「ドキュサイン」をご紹介しました。
今回の内容を簡単にまとめると、以下のようになります。
ドキュサインについて他に知りたいことや無償版を試してみたいなどありましたら、お気軽にご連絡ください♪
スタッフが丁寧にお客様一人一人に合わせてご案内させて頂きます！