大量の封筒を送付する際、一つ一つ手書きで宛名を書くのは労力がかかりすぎますよね。
そこで、コピー機の封筒に宛名を印刷する機能を利用しましょう。
封筒に印刷する方法や注意点、封筒印刷機能のあるおすすめ機種を紹介するので、ぜひ参考にしてください。
封筒に直接印刷するのはどんなメリットがあるのでしょうか。
コピー機で自動印刷してくれるので、短時間で大量の印刷ができます。
手書きだと何時間もかかる作業を数分で完了してくれるので、その分手間が減り他の業務に集中できます。
自動印刷することにより、文字の大きさやバランスを均一にできます。
手書きのように、滲んだり曲がったりする心配がないので、見栄えが良く相手にも好印象を与えます。
手書きだとその人の文字の癖が出るため、場合によっては郵便配達の人が認識できなくて郵便物が返送される可能性があります。
そうなると時間ロスが発生しますし、送付相手にも迷惑をかけてしまいます。
印刷にすることでそのようなリスクを避けることができます。
封筒は種類が３つあり、サイズもさまざまです。
サイズや形に合わせてコピー機の設定を行うので、まずは種類とサイズを知っていきましょう。
封筒には、
の3種類があります。
それぞれ見ていきましょう。
縦に長い封筒。
紙を三つ折りにして封入することが多いです。
一般的によく使われる形です。
長形封筒を横に2つ並べたくらいの大きさがある封筒。
A3・A4・B5の用紙を折らずに封入できます。
ほとんどの規格が郵便定形外となるため、郵便料金が割高になる傾向があります。
横長の封筒。
開けやすいデザインのため、招待状や請求書、案内状などに使われています。
封筒のサイズには、定形のものと定形外のものがあります。
それぞれサイズの大きさを見ていきましょう。
定形封筒とは、定形郵便物の条件を満たし、84円切手または94円切手を貼って郵送できる封筒のことをいいます。
定形郵便物の条件は以下のものです。
【封筒のサイズ一覧】
| 封筒の種類 | 名前 | サイズ(縦×横) |
| 長形封筒 | 長形3号 | 120×235 |
| 長形4号 | 90×205 | |
| 長形5号 | 90×185 | |
| 長形30号 | 92×235 | |
| 長形40号 | 92×225 | |
| 角形封筒 | 角形8号 | 119×197 |
| 洋形封筒 | 洋形1号 | 120×176 |
| 洋形2号 | 114×162 | |
| 洋形3号 | 98×148 | |
| 洋形4号 | 105×235 | |
| 洋形5号 | 95×217 | |
| 洋形6号 | 98×190 | |
| 洋形7号 | 92×165 | |
| 洋形長3号 | 120×235 | |
| 洋形長4号 | 90×205 |
定形外封筒とは、定形郵便物の条件から外れている封筒のことです。
写真や書類など、折らずに送付したい時に使われる封筒のサイズが定形外封筒に当てはまります。
定形外郵便にも規格があるので確認しておきましょう。
上記が定形外郵便の中で「規格内」のものです。
上記数値以上の郵便物のうち、
のものが「規格外」のものです。
【封筒のサイズ一覧】
| 封筒の種類 | 名前 | サイズ(縦×横) |
| 長形封筒 | 長形1号 | 142×332 |
| 長形2号 | 119×227 | |
| 角形封筒 | 角形0号 | 287×382 |
| 角形1号 | 270×382 | |
| 角形2号 | 240×332 | |
| 角形20号 | 229×324 | |
| 角形3号 | 216×277 | |
| 角形4号 | 197×267 | |
| 角形5号 | 190×240 | |
| 角形6号 | 162×229 | |
| 角形7号 | 142×205 | |
| 洋形 | 洋形特1号 | 138×198 |
封筒に印刷する場合、コピー機の方で設定をしてから印刷する必要があります。
今回は、富士フイルムBI(旧富士ゼロックス)、シャープ、リコーの設定手順を紹介します。
ここで、封筒印刷の注意点を見ていきましょう。
印刷ミスが発生しないようにしっかり確認してください。
封筒を手差しトレイにセットする時は、印刷したい面を下に向けて封筒の下部を挿入口に向けてセットしてください。
封筒印刷をする際、紙の種類にも注目してみましょう。
「クラフト紙」「上質紙」「マットコート紙」「コート紙」が一般的に多く使われる用紙です。
印刷用の紙なので、インクのりがよく奇麗に印刷されるのが特徴です。
それぞれ見ていきましょう。
茶褐色の色合いで多くの封筒に使われている紙です。
強度があり透けにくいという特徴があります。
比較的安く導入できます。
普通紙とも呼ばれているものです。
表面裏面ともにコーティングがされていない封筒で、白いものをいいます。
印刷した時に反対側から透き通って見えない不透明性が特徴です。
つやを抑えた用紙でインクが乗りやすいため、発色のいい仕上がりになります。
カラー印刷に向いているため、案内状や招待状の印刷におすすめです。
光沢がありツルツルした手触りが特徴です。
こちらもインクのりがよく、発色が奇麗なためカラー印刷や写真印刷に向いています。
このように、用紙によって封筒の雰囲気も一気に変わるので、印刷物に合わせて変えてみてください。
封筒が湿気を帯びてしまうと、印刷文字が滲んだり中で詰まってしまったりとトラブルが発生しやすいです。
乾いていて沿っていないものを利用しましょう。
では、封筒印刷ができる上に使いやすいコピー機を紹介していきたいと思います。
ぜひ参考にしてください。
2022年4月に発売された機種。
「もっとスマートにつながろう」というキャッチコピーで、クラウド連携など人と機器をつなぐことに優れているようです。
BPシリーズは「2022年度グッドデザイン賞」を受賞しているだけあり、洗練されたシンプルでありながらどのオフィスにも溶け込むデザインや置き場所に困らないサイズ感が特徴的です。
大きく見やすいタッチパネルは抗菌パネルが使われており、安心して利用できます。
AIによる原稿自動設定では、解像度や現行の天地判定、白紙とばし機能などを自動で設定して印刷してくれます。
これにより、作業効率が一気に向上します。
本体から直接クラウドサービスに接続し、スキャンデータのアップロードや保存データの印刷ができます。
Microsoft Office文書のダイレクト印刷も可能です。
このように、業務効率を上げる機能がたくさん搭載されている機種です。
2021年4月に発売された機種。
動きの速さや操作性など、全体的にバランスのいいコピー機で、リモートワークでもストレスフリーで利用できます。
特徴としては次のものになります。
このように、安心して利用できる機能、業務効率を上げる機能が多く搭載されているので、オフィス業務をより快適にしてくれます。
2023年2月に発売された機種。
入出力機能・強固なセキュリティ・環境性能に力をいれた製品のようです。
従来はガラス面で読み取っていた名刺・領収書のような小サイズの用紙、ハガキのような厚紙・薄い紙などをADFで印刷できます。
セキュリティ面では、TLS1.3、TPM2.0、WPA3の3種類の最新暗号技術を搭載しています。
加えて、非接触ICカード「FeliCa」「MIFARE」を用いた個人認証が利用できるため、関係のない第三者が機器を操作するリスクをなくすことができます。
環境面では、前身機では6.3％だった再生プラスチック利用率を50％まで引き上げ、環境負荷軽減に貢献しています。
梱包についても、従来の発泡スチロールから古紙由来の梱包材に変更したことで、プラスチック使用料を約54％まで削減することができたようです。
他の特徴としては次のものが挙げられます。
このように、環境に配慮しつつも欲しい機能を多く搭載している機種です。一度に大量印刷する機会が多いオフィスにおすすめです。
封筒に文字を印刷することで、業務効率の向上や均一な仕上がりを実現できます。
ぜひ封筒印刷ができる機種を導入しましょう！
オフィ助では、シャープ・富士フイルムBI・京セラのコピー機・複合機をメインで取り扱っています。
上記で紹介した機種も取り扱っているので、気になった方はぜひ一度ご連絡ください♪
知識豊富な担当者がお客様の現状や希望をヒアリングし、ぴったりの機種を紹介させていただきます！
「どれを選べばいいか分からない」「価格でも比較したい」
という場合も、ぜひご連絡ください。