普段から業務などでFAXを活用している方も多いですよね。
中には、
「広告FAXをよく印刷してしまい、用紙のムダを感じる…」
「送られてきたFAXを必要に応じてプリントする方法はないか？」
という方もいます。
そこで今回は、複合機・コピー機のFAXで用紙コストを削減する方法や、削減に便利な機能などについてお話しします。
これを読めば、ムダな印刷コストを減らしながら、スムーズに業務を行うことができますよ。
ぜひ読み進めてくださいね。
仕事をする上でFAXは大変便利な機能ですが、次のような不満を感じている方も多いはず。
中でも「不要なFAXの印刷」は用紙を余計に使ってしまうため、コスト面や環境面などを懸念する声が高くなっています。
業務上仕方のない消耗ならまだしも、広告FAXなど仕事に必要のないものでムダが出るとストレスも大きいです。
ここでは、受信FAXの用紙を削減する4つの方法をご紹介していきます。
これを実践するだけで用紙コスト削減ができ、トナーや電気代の削減にもつながるので、ぜひチェックしてくださいね。
まず挙げられるのは、パソコンへの転送です。
複合機・コピー機には、受信したFAXを印刷するだけではなく、パソコンへの転送機能のついた機種もあります。
この機能が搭載された機種であれば、FAX受信→印刷ではなく、パソコンのフォルダーへ一時的に保存し、自分が必要だと判断したものだけプリントすることが可能です。
ただ、パソコンの電源を切ってしまうとパソコンのメモリへ転送することができないので、その点はご注意下さい。
受信したFAXデータをメールへ転送するだけで、外出先でもFAXを確認できるだけでなく、ムダな印刷を防ぐことができます。
機種によっては、指定のメールアドレスへ自動転送の設定をすることも可能です。
また、メールと言っても1人だけではなく、メールアドレスを共有する複数人が閲覧できるという利点があります。
複合機・コピー機には、届いた受信FAXデータを印刷せずに、ひとまず複合機本体に保存しておく機能もあります。
本体のパネルなどで届いたデータを確認して、印刷するかどうかを判断できます。
また、必要ないものは複合機・コピー機から削除することもできます。
サーバーへの転送という方法も用紙削減に便利です。
届いたFAXはデータとしてのみ残り、自動的に印刷されてしまう心配はありません。
複合機・コピー機の機種によっては、あらかじめ指定した送信者からのFAXを特定のサーバーやメールなどに振り分けて保存することが可能です。
複合機・コピー機に搭載されているFAX送受信で、コストが削減できる機能は主に2つあります。
この2つを利用することで、さらに効果的に受信FAXの用紙削減ができるので、ぜひ確認していきましょう。
「PC-FAX」とは、FAXの送受信を全てパソコン上で行える機能です。
パソコンで作成した文書などを、そのままFAXすることができるので、送信時の用紙も削減することができます。
複合機・コピー機の中には、アドレスを登録するだけで、メール送信と同様な操作で簡単にPC-FAXを利用できる機種もあります。
また中には、フォーマット化されFAX送付状などを一緒に送れる機種もあり、大変便利に活用できます。
FAXの受信データを画像で確認してから印刷することができる「見てから印刷」もあります。
届いたFAXに対し拡大印刷などの指定ができ、不必要なデータは画面上で削除することも可能です。
必要な文書のみを厳選してプリントすることができるので、コスト削減にはうってつけの機能といえますね。
ここでは、FAXのコスト削減につながる機能のついた複合機・コピー機を3種類ご紹介します。
それぞれの特徴なども一緒にお話しするので、機種選びの検討材料にしてくださいね。
SHARPが発売するMX-2650FNは、業務の効率化を図るデジタル複合機・コピー機です。
| 基本的な機能 |
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|---|---|
| インクのタイプと色数 | カートリッジ式4色 |
| 対応用紙 | 最大A3 |
| コピー速度 |
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| FAX機能 |
|
MX-2650FNは、「受信データ転送機能」で受信したFAXデータをメールやサーバーなどに転送することが可能です。
また、オプションでインターネットファックス拡張キットを追加できます。
こちらを付けるとインターネットFAXに対応できるため、FAXにかかる通信費用の抑制も目指せます。
富士フイルムビジネスイノベーション(旧富士ゼロックス)が発売する「DocuCentreC2000」は、コンパクト設計で小オフィスでも導入しやすいのが特徴の複合機・コピー機です。
| 基本的な機能 |
|
|---|---|
| インクのタイプと色数 | カートリッジ式4色 |
| 対応用紙 | A3 |
| コピー速度 |
|
| FAX機能 |
|
DocuCentreC2000は、J.Dパワー「カラーコピー機顧客満足」NO.1を8年連続で獲得するほど、その高画質なプリント力に定評がある機種です。
パソコンから直接FAXを送れる「ダイレクトファクス」搭載のほか、クラウドを利用することで外出先でも届いたFAXをいつでも確認できます。
MFC-L9570CDWは、特にコピー機能の性能が高い複合機・コピー機です。
| 基本的な機能 |
|
|---|---|
| インクのタイプと色数 | カートリッジ式4色 |
| 対応用紙 | A4 |
| コピー速度 |
|
| FAX機能 |
|
両面同時スキャンや印刷速度など、コピーにかかる時間を軽減し、作業の効率を上げられます。
メール転送機能はもちろん、「みるだけ受信」機能で印刷したいFAXを選別できるため、用紙のコスト削減を叶えることも可能です。
ここでは、受信FAXをサーバーに保存する際の豆知識をご紹介します。
「サーバー」って、よく耳にすると思いますが、実際にどんなの？と思われる方もいらっしゃるかと思います。
そう、箱みたいな、これです。
皆さんのオフィスにもあるのではないでしょうか？
これは、一度情報を溜めておくと少しのことではデータは飛ぶことがありません。
メール転送は、メールが行方不明になる場合もありますし、パソコンのメモリに転送する場合は、パソコンが壊れてしまえばデータが飛んでしまう危険もあるのです！
しかし、パソコンが壊れてしまっても、サーバーにデータを置いていれば安全というわけです。
また、サーバーには、中で同時に2ヶ所にデータの書き込みをしている「ミラーリング」機能が付いているものがあり、サーバーの1ヶ所が破損してデータが飛んでしまっても、もう1つでカバーするといった、より安全性の高いものもあります。
もちろん、すべてのサーバーにミラーリング機能が付いているわけではありませんが、サーバーを置くことで、高い安全性を確保できることは間違いありません。
ですので、お仕事で重要な情報を管理しているというお客様であれば、このサーバーを置いていただいて、そこにFAXを転送することをオススメします。
オフィ助でも、複合機・コピー機と一緒にサーバーをご導入いただいている方も多くいます（^^♪
サーバーについて下記の記事で詳しく解説しているので、よかったら見てみてくださいね。
いかがでしたか。
今回は、オフィスの必須機能ともいえるFAXについて、複合機・コピー機が持つ用紙コスト削減に役立つ機能などについてお話ししました。
FAXの用紙コスト削減のポイントとしては、次の3つになります。
「FAXの送付状等の用紙代とトナー代がムダに感じる」
「広告等の受信FAXは印刷したくない」
などといった方は、この記事を参考に、FAXを有効に利用しながらコスト削減もできる機種を選んでみてはいかがでしょうか。
私たちオフィ助では、コスト削減につながる機能を持つ複合機・コピー機について、ご案内させていただいています。
印刷に関してどのようなコストが気になるのかなど、ぜひオフィ助にご連絡ください♪
御社に最適な1台をご紹介させていただきます！