PDFデータをスキャンした際、重くて開くのに時間がかかったり、メールが送信できなかったりしたら困りますよね。
そこで活用してほしいのが高圧縮PDFです。
高圧縮PDFとは何か、メリット・デメリットなどを説明していこうと思います。
スキャンしたPDFデータは容量が重くなりやすいようです。
そうなると開くのに時間がかかって作業効率が悪いですし、メール送信や共有する時も相手に不便をかけてしまいます。
容量が大きくなるのは、画像の解像度が高すぎることや画像の量が多いことが原因として挙げられます。
解像度を落とせばファイルの容量を抑えられますが、画像が荒くなったり文字が読みづらくなったりしてしまうのでおすすめしません。
そこで、コピー機の機能である「高圧縮PDF」の出番です。
高圧縮PDFとは、高解像度でスキャンしたデータを、1/10の容量まで圧縮できる機能です。
文字の読みやすさや鮮明さを維持したまま容量を軽くしてくれるので、安心して共有することができます。
仕組みとしては、画像とそれ以外の部分に成分を分離し、それぞれの成分の圧縮率が高くなるように画像変換と圧縮が行われることで、PDFデータの容量が小さくなります。
高圧縮PDFと通常のPDFの違いは、画質と容量です。
高圧縮PDFはデータを圧縮して容量を減らしているので、通常と比べたら画質が悪くなってしまいます。
しかし、リコーの実験によると、通常のPDFと高圧縮PDFの画質はほとんど変わらないという結果も出ています。
高圧縮PDFは解像度を維持したまま容量を小さくできる機能のため、そこまで大きな変化はないようです。
また、高圧縮PDFと同じようにデータ圧縮形式の一つであるJPEGと比較したところ、高圧縮PDFの方が高画質という結果になったようです。
このように、高圧縮PDFは通常のPDFとJPEGのいい部分をとった状態で保存できる優れた機能なのです。
高圧縮PDFにはどんなメリット・デメリットがあるのか知っていきましょう。
高圧縮PDF機能を使う一番のメリットは、やはりファイルサイズを下げて容量を小さくすることです。
ファイルサイズを小さくすることで、
など、たくさんのメリットがあります。
圧縮することで解像度が下がるイメージがありますが、高圧縮PDFでは通常とそこまで変化がありません。
解像度に影響を与えずファイルサイズを小さくできるのが高圧縮PDFの良いところです。
一つ一つのファイルサイズを圧縮できればストレージの負担も小さくなるので、ほとんどの書類をデータ化できます。
そうなれば、社内のペーパーレス化が進んで用紙代・印刷代や保管スペースの削減など、コストを減らすことができます。
高圧縮PDFを活用して書類のデータ化が進むことで、データの保管・整理がしやすくなるため作業効率が上がります。
クラウド上に保管しておけば、場所を選ばずにいつでもどこでも確認できるので、リモートワークなど柔軟な働き方を社内に取り入れやすくなります。
解像度がそこまで変わらないとはいえ、通常の解像度よりは下がります。
高圧縮PDFでは、メインの画像部分と背景画像部分を分離して圧縮を行うため、メイン部分の抽出漏れがあった状態で抽出が行われてしまうと、一部のテキストが抜け落ちたり、画像の色彩が失われたりする場合があります。
高圧縮PDFの設定方法を、メーカー別で紹介します。
キヤノン・リコー・富士フイルムBIの設定方法を紹介するので参考にしてください。
機種によって若干異なることがあります。
➀パネルから「スキャンして送信」を選ぶ
➁宛先を指定し、「ファイル形式」を押す
③PDFを選択
④高圧縮を選択し、「OK」を押す
➀「ファイル形式/ファイル名」を押す
➁ファイル形式で「PDF」を選択
③「PDFファイル設定」を「高圧縮PDF」にする
④「OK」を押す
➀メニュー画面から「スキャナー(PC保存)」を選択
➁画像調整の中の「カラーモード」から「自動」を選択
③読み取り方法の中の「読み取り解像度」を選択し、300dpiを選ぶ
データ容量が大きい場合は200dpiを選ぶ
④出力ファイル形式から「他の出力ファイル形式」を選び、「高圧縮PDF」を選択
⑤「する」「しない」の選択が出るため「する」を選ぶ
⑥宛先を選択し、スタートボタンを押す
2022年2月に発売されたデジタルフルカラー複合機。
高圧縮PDF機能が標準搭載されています。
クラウド連携機能、スキャン機能へのAI搭載で最適な自動設定を行ってくれる、ファームウェアやBIOSの保護機能など、従来機と比べてセキュリティ対策を強化しているといった特徴があります。
シックで洗練されたデザインなので、どんなオフィスにも合います。
2021年4月に発売されたデジタルフルカラー複合機。
こちらも高圧縮PDF機能が標準搭載されています。
テレワークなどの新しい働き方に対応するため、セキュリティ対策やデータ共有などの機能が強化されています。
セキュリティに関しては、ネットワーク接続の安全対策、データの情報漏洩防止対策をさらに強化しています。
機能に関しては、クラウドストレージサービス「Working Folder」との連携、リモート操作で複合機からファクス送信が可能、複数のクラウドストレージサービスとの連携
などなど、新しい働き方にあった特徴をもった複合機です。
2023年8月に発売されたA3カラー複合機。
高圧縮PDF機能が標準搭載されています。
使用時の環境負荷を低減したモデルで、高速印刷・高速スキャンを実現しながらも消費電力を抑えることができます。
また、セキュリティ面も強化されています。
本体の使用環境を設定することで最適なセキュリティを自動設定してくれる「おすすめセキュリティ設定」があり、セキュリティの専門家がいなくても安全な環境で複合機を利用できます。
加えて、ファームウェアの自動アップデートもしてくれるので本体システムの利便性を保ち続けることができます。
オフィ助では、上記で紹介したシャープと富士フイルムBIの複合機を取り扱っています。
一括払いだと初期費用の出費が大きいので、リースで初期費用をあまりかけずに新品の複合機を導入しちゃいましょう！
他にもさまざまな機種を取り扱っているので、お客様の現状や希望にあったものを提案することができます。
ぜひ一度、メールか電話でご連絡ください！