働き方改革の一環として、生産性を上げることも重要です。
その中で、会議というのは無駄に時間をかけている業務の一つです。
会議の意義をもう一度見つめなおし、意味のある時間にするためにここで効率化する方法を学んで行ってください♪
生産性も上がり、会社にとっていいこと尽くめのはずです！
会議は、何のために行われているのか理解した上で参加している人は一体どのくらいいるのでしょう。
会議をする目的は、「会議参加者が意見を出し合い、意思決定をする」ことです。
つまり、決められた議題やテーマについて会議参加者全員が意見を言う必要があり、言いやすい雰囲気作りが出来ていなければならないのです。
ただ参加して居眠りをしたり聞き手になっている人ばかりいる会議は何の意味もなく、それこそ時間の無駄なのです。
会議を効率化するべき理由は、生産性の向上と意義ある会議をするためです。
会議は長い時間をかけて行う必要はありません。
時間をかけてもいい意見が出ない時は出ませんし、報告会議に時間を割くのも無駄です。
会議を効率化することで短時間で結論が出て、他の業務に時間を割くことができます。
意義のある会議については、下のアンケート結果を見てみましょう。
こちらは、2019年5月に株式会社アイランドクレアが調査した「会議に関する悩み」のアンケートになります。
多くの人が悩んでいることは「発言する人がだいたい決まっている」という点です。
せっかく様々な視点を持つ人が集まっているのに、毎回同じ人しか発言しないため意見が白熱せず、いつも同じような意見が通ってしまう。
これでは会議を行う意味がありませんよね。
「会議で決まったことを参加者の多くが納得していない」という意見もありました。
これは同じ人ばかりが発言していることと、日本人の積極性のなさが関係しています。
せっかく複数人が時間を作って会議をしたのに有意義な意見が得られないのなら意味がありません。
参加者が全員自分の意見を言える状況を作り、全員が納得のできる会議を行いましょう！
会議を始めるために必要な議題、意見を出すために必要な会議の目的を明確にすることは一番重要です。
議題が決まっていないからと、前回のおさらいや議題決めから始めると、そこに時間がかかって本題を話す時間が少なくなってしまいます。
また、目的が決まっていない会議は、みんながどこに向かっていけばいいのかが分からず、結論まで持っていくのに一苦労です。
こうして無駄が生まれてしまうのです。
これは定例会議や毎回恒例の会議で起こりやすいです。
特に話し合う必要のある議題はないのに、いつもやっているから開催する、というものです。
特に話し合うこともないからグダグダして時間を無駄に消費するだけになってしまいます。
会議の目的を理解していない人、意見を言う気がない人、代理参加の人など、会議に対する意欲がない人が多く参加してしまうと、それだけで会議の質が下がってしまいます。
また、意見を出さない人ばかりだと会議が無駄に長引いてしまいます。
会議資料が多いと、その説明だけでかなり時間をとられてしまいます。
資料の説明が長すぎると、集中力もそこで切れてしまい、結果的に有意義な会議を行えなくなってしまいます。
会議時間は開始と終了を明確に決めておくことが重要です。
そうしないと、開始が遅れ、結論が出ずに会議が長引き、みんなの集中力も切れて最悪その日のうちに結論が出ない。ということになりかねません！
なぜ無駄な会議が多くなってしまうのか原因が分かったでしょうか。
そもそも会議をする意味を理解していないと、会議をすること＝仕事になってしまい、いらないところで貴重な時間を使ってしまうことになります。
それを防ぐために、ここからは効率的な会議をする方法をお伝えします！
ちゃんと覚えて、あなたの会社の会議を変えましょう！
会議を始める前に、議題と会議の目的を決めておくようにしてください。
そして、会議の前日までに会議参加者全員に議題と目的を共有してください。
そうすることで、会議時に説明する時間が省けますし、参加者が意見を考える時間が得られます。会議が有意義なものになること間違いなしですよね！
会議で必要となる資料は、前日までにはデータなどで参加者に送っておくようにしましょう。
そうすることで会議中に読む必要がなくなり、会議の内容やゴールを理解した上で自分の意見をもって参加することできます。
それぞれが意見を持っているので白熱した有意義な時間を作ることができ、会議の意味があります。
会議に参加するメンバーは、参加理由がある人(何か報告したり相談する必要がある人、議題に対する決定権がある人など)のみ参加OKにしましょう。
仕事の時間を削って行うので、意見を持っている人が参加しなければ意味がありません。
人間の集中力は最大90分で、90分間ずっと集中できるわけではなく集中力の波は15分ごとにやってきます。
そのため、無駄に長く会議をやっても、みんなの集中力を削いで結論が出ない時間を長引かせるだけなのです。
それを防ぐためにも、開始時間、終了時間は厳守し、議題がいくつもあったりなかなか結論にたどり着きそうにない時はこまめに休憩を入れて頭を休ませることが大切です。
無駄に長い時間やるのではなく、短い時間で結論を出すことが大切です。
決定した事柄はしっかり文字で残しておくことが大事です。
そうすれば、後で記憶の食い違いが起こることを防ぎます。
人間の記憶に頼ってしまっては、「言った、言わない」の口論が発生するのは目に見えているでしょう。
また、会議に参加していない人にも共有することができるので一石二鳥です。
情報共有会議や報告会議は極力減らしましょう。
というのも、今はチャットツールや電話で情報共有や報告は気軽に簡単に行うことができます。
そのため、人が集まる必要のない場合は会議を開くのをやめましょう。
それだけで、かなり生産性と効率が良くなりますよ。
会議の流れを作ったり、全員が意見を言えるように指名したり、話の軌道修正をする司会の人間は会議に必要です。
司会がいるだけで会議がスムーズに進行していき、短時間で議題に真剣に取り組めるようになります。
特に日本人は消極的なので、意見を言えない人も多いと思います。そのような人たちをフォローすることもできるので、司会はとても大切な役割です。
会議を効率化する方法を知った後は、有名企業が行っている会議のルールをお伝えします！
といっても、業態や従業員数、風土など違いがあるのであくまで参考程度に見てくれたらと思います。
スティーブ・ジョブズは、会議に本当に必要なメンバーのみで徹底的に議論することで、最高の結論にたどり着けると考えており、それを実行するように求めていました。
そして、決定事項に責任者を付けることで、会議で決めた事柄が流れたり放置されることを防いだようです。
Appleにとって会議はイノベーションの場であるため、無駄を一切省いた徹底的な議論が行われているようです。
トヨタの場合、会議参加者が本音で話し合うために上下関係を感じさせない円卓で会議を行い、事前にテーマを決めずにその都度参加者が気になった議題を発表し共有すべき議題を決めていくスタイルのようです。
また、議論の方向性を決めないよう資料作成は禁止です。
この方法は、会議の効率化を始める上ではあまり参考にならないでしょう。しかし、意見を出しやすい雰囲気づくりとして円卓で会議を行うのはマネできると思います。
Googleも世に魅力的な製品を送り出すために、無駄のない議論を行う必要がります。
人数が多いと会議の質が下がるとして、参加者は最大8人と決まっています。
意思決定者を決めるのは、会議で何も決まらないことを防ぐためのようです。意思決定者を参加者に周知することで、グダグダと会議時間を長引かせることを防ぎます。
議論はデータに基づいて行われ、平等にみんなの意見が通るようになっています。
また、短い会議も開催できるようにすることで、仕事の間を縫って効率的に議論を行えるようになっています。大きなタイマーを置くのは、参加者全員が時間を意識し、時間内に結論が出るようにするためのようです。
Googleの会議は、無駄を省き極力短い時間で会議を終わらせることを推奨しています。
有名企業でも、やっぱり大人数の会議は無駄を生み出すと考えられているみたいだね。
無駄を省いて参加者が最高の結論を導き出すためには、集中して徹底的に議論できる会議環境を整えることが重要だよ！
今回は、会議の無駄の原因と会議を効率化する方法についてお伝えしました。
最初言ったように、会議は「会議参加者が意見を出し合い、意思決定をする」場所です。
それを理解するだけで、会議に対する向き合い方が変わってきませんか。
それを社内で周知すること、本気で議論できる環境を整えることでスムーズに結論が出て、もっと生産性が上がっていきますよ。
今すぐにでも、会議の有り方を見直しましょう♪