オンライン授業や会議、オンライン商談などを行う企業が増えていっているのと同時に、ウェブ会議ツールの需要も増加しています。
オフィ助でも、webexやテレオフィスなどのウェブ会議ツールを紹介してきました。
そこで今回は、Microsoft社が提供しているMicrosoft Teamsについてご紹介していこうと思います。
Microsoft Teamsとは、マイクロソフト社が提供するグループウェアのことです。
Microsoft365(旧Office365)アプリケーションの１つであり、チャットや通話機能だけでなく、ビデオ会議・ファイルやスケジュールの管理・Officeアプリとの連携など、ビジネスで役立つ機能が盛りだくさんのツールなのです。
Teamsは、2021年4月時点でデイリーアクティブユーザー数が1億4,500万人を突破しており、続々と利用者を増やしています。
この1年で約7000万人も増えており、それだけTeamsの注目度が上がってきていることが伺えますね♪
それでは、Teamsの特徴を見ていきましょう。
Microsoft Teamsの対応OSはこちらです。
ほとんどのOSに対応しているので、パソコンでも携帯でも利用することができます。
Teamsを利用するのに、特別なライセンスを取得する必要がありません。
Microsoft365(旧Office365)を持っている場合、Teamsもそのまま使うことができるのです！
尚、Teamsが含まれているMicrosoft365は以下のものになります。
Word・Excel・PowerPointなどのビジネスでよく使われているofficeアプリと連携することができます。
Teamsとoffice365を連携すると、ファイルの閲覧だけでなく共同編集をすることもできるため、仕事の効率もアップし、社員とのコミュニケーションも活発になります。
Teamsでは、メンバーを階層化して管理することが出来るため、グループやメンバーが多くても管理が大変になることがありません。
そのため、大人数の組織でも安心してお使いいただけます。
Microsoft365だけでなく、外部の連携ツールもTeamsの画面で管理することができます。
連携したアプリは全てTeamsの画面から立ち上げることができるので、いちいち画面を切り替える為がなく、スムーズでストレスのない作業が可能です。
Microsoft Teamsは見た目がとてもシンプルなため、一目見てどのような操作をすればいいかが分かります。
LINEのような画面なので、新しいツールが不得意な方でもすぐに使えるようになると思います♪
こういうツールは年齢の高い人ほど「使いこなせない」という理由で不信感や嫌悪感を抱いてしまうことがありますが、アイコンだけでも意味が伝わるほど分かりやすくなっているので、年齢層が高い企業でも安心して使っていただけます。
なんと、MicrosoftTeamsは2021年10月5日に提供されるWindows11に直接統合されています！
タスクバーに追加される予定で、アプリを開かなくてもすぐにチャットや電話を繋ぐことができ、よりビジネススピードを速めてくれるのです。
Windows11について詳しく知りたい方は「Windows11はいつ提供？必要なスペックは？」をご覧ください。
続いては、Teamsで使える機能についてです。
1対1または複数人とビデオを繋いで会議を行うことができます。
会議の内容を録音・録画することができるので議事録の代わりになりますし、会議に参加できなかったメンバーに共有することができます。
マルチデバイス対応なので、外出先や遠方でも関係なく会議に参加することができます。
☆今までは9人しか画面表示ができませんでしたが、アップデートにより10人以上の画面表示が可能になりました。
「大きいギャラリーモード」と「Togetherモード」があります。
「大きいギャラリーモード」は、10人以上のカメラがオンになっていれば利用でき、49人まで写せます。
「Togetherモード」は、会議参加者が１つの部屋に集まっているように表示され、背景がなくなるのでプライバシー保護にも繋がりますし、画面疲れするのも防げます。
Web会議の予約を行えます。
会議予定時間だけでなく、参加メンバーやタイトルなどの詳細も記入しておくことができます。
また、カレンダーやメールと連携させて通知を受け取れるようにもできるため、予約忘れを防げます。
Teamsでは、チャットでコミュニケーションを取ることもできます。
チャットでは、文字だけでなく絵文字やステッカー、GIF画像なども送れるので、堅苦しくないやり取りが可能です。
また、チャット内容を保存することもできます。
保存したチャットはプロフィール写真の「保存済み」に残されるため、大事な内容のチャットを埋もれさせることなく好きな時に確認することができます。
チャットにはチーム機能というものも備わっており、ユーザーを招待してチームを作ることができます。
チームを作ったらチャネル(チームメンバーと会話ができる場所)を追加することで、参加しているメンバーだけに情報共有を行うことができるようになりますよ♪
チームのメンバーやゲストユーザーに送ったファイルは、共同編集を行うことが可能です。
尚、Microsoft365のアプリでは、Word・Excel・PowerPointなどのアプリケーションを共同編集することもできます。
会議の参加者を対象にアンケートを実施したり、投票による多数決を行うことができます。
投票を行うことで、セミナーや会議を盛り上げることに繋がります。
ライブイベントで「キャプション」を使用すると、最大6言語で字幕を表示することができます。
聴覚に障害がある方や雑音の大きい場所で視聴しているユーザーがストレスなく楽しめるようになるので便利な機能です。
イベント開催者は、60以上の言語の中から表示言語を選ぶことができます。
特定のユーザーが開いているデスクトップやアプリケーションの画面を参加者全員のパソコンで共有することができます。
同じ画面を見て話すことが出来るため、話し合いがしやすくなります。
web会議では、参加者にファイルを送信したり、フォルダを共有することができます。
チャットでは、ファイルだけでなく画像や動画をアップロードしたりダウンロードすることができます。
Teamsにタスク管理アプリを連携することで、タスク管理を行えるようになります。
自分のタスクだけでなく、相手に依頼したいタスクを管理できます。
タスク管理では、進行状況や優先度・期限などの細かい部分も設定できるので、いつでも内容を確認でき、やり忘れを防ぐことができます。
チームのタスク管理には「Planner」、個人のタスク管理には「Microsoft To-Do」が向いています！
Microsoft Teamsは、セキュリティ機能もしっかり搭載されています。
管理者は、組織内のユーザーの追加・削除をおこなうことができます。
利用状況や操作履歴も確認できるので、万が一不正やセキュリティトラブルが起きた場合も瞬時に原因を特定して動くことができます。
利用デバイスやIPアドレスなどのアクセスを制限して危険なネットワークの使用を防ぎます。
また、部署やユーザー単位で使用可能な機能を制限することもできるので、内部からの脅威も防ぐことができます。
IDとパスワードに加えて登録した電話番号に認証コードを送るというものです。
多くのツールで使われている機能だと思いますが、不正ログインやなりすましの登録を防いでくれるのでおススメです。
Teamsを利用しているデバイスを紛失したり盗難にあった際、遠隔で中にあるチャットやデータを削除します。
第三者への情報漏洩を防ぐための画期的な機能です。
このように、Teamsはビデオ会議だけでなくチャットやタスク管理連携など、ビジネスをスムーズに進めるために必要な機能が満載なのです！
Teamsを使えば、従業員の効率がアップし頭も整理されて仕事環境も改善されるでしょう♪
気になる料金プランを見ていきましょう。
| プラン | 無料 | Microsoft365 Business Basic | Microsoft365 Business Standard | Office365 E3 |
| 金額(月額/ユーザー) | 無料 | 540円(年契約) | 1,360円(年契約) | 2,170円(年契約) |
料金が高くなればなるほど使える機能も増えていきます。
セキュリティをより高度にしたい、デスクトップ版のWordやExcel、PowerPointを利用したい場合はMicrosoft365 E3がおすすめです。
では、Teamsを使う際の基本の操作方法をご紹介していきたいと思います。
➀Teamsのウェブサイトにアクセスし、「無料でサインアップ」を行う
➁Microsoftで登録しているメールアドレスを入力し、「次へ」をクリック
➂[Teamsをどのように使用しますか？]と出るので、使用目的を選択し「次へ」をクリック
➃Microsoftのパスワードを入力する
➄詳細事項で自分の名前と会社、国を記入し、「Teamsのセットアップ」を行う
➅Teamsのアプリを持っている場合、[アプリに切り替えますか？]と出るので「はい」を押す。
アプリがインストールされていない場合、ウェブサイトの右上にある[Teamsをダウンロード]をクリックして指示に沿ってインストールを行う
➆アプリを起動すると、他のユーザーをTeamsに招待するためのリンクが表示されるので、リンクをコピーしてメールなどで送る
【参加者】
➀招待URLにアクセスする
➁画面が切り替わり、名前とメールアドレスを求められるので入力し、[リクエストを送信]をクリック
➂「リクエストが送信されました」と表示されるので、承認されるまでTeamsのアプリをインストールするなどして待ちましょう。
【招待者】
➂リクエストが送られると、招待者のTeamsアプリのチーム画面にある[ユーザーを招待]に通知が送られるので、招待者は「ユーザーを招待」をクリックする
➃別画面が表示され、リクエストを送ったユーザーの名前とメールアドレスが表示されるので、確認して[承認]を押す
既にTeamsへの登録を済ませている場合の招待方法です。
➀チーム画面の左下にある「ユーザーを招待」をクリック
➁招待方法が３つ出てくるので、そこから選択する
・リンクのコピー
・連絡先を招待(メールの連絡先リストからユーザーを追加)
・メールで招待(任意のメールアドレスに招待を送信)
➂リンクをコピーの場合、コピーしたリンクを招待したいユーザーに送る
部署やプロジェクトごとにチームを作成しましょう。
➀左のバーから[チーム]を選択し、「チーム作成」というボタンを押す
➁チーム作成という表示が出るので、「初めからチームを作成する」をクリック
※尚、既存のMicrosoft365グループ/チームからも作成できます。
➂チームの種類を聞かれるので、当てはまるものを選択する
・プライベート：参加するにはユーザーによるアクセス許可が必要
・パブリック：組織内の誰でも参加可能
・組織全体：組織内の全員が自動的に参加する
☆部署やプロジェクトでチームを作る場合は、「プライベート」を選びましょう。
➃チーム名とチームの説明を記入し、「作成」をクリック
➄チームに追加したいユーザーの名前やメールアドレスを記入し、「追加」をクリック
➅ユーザーが追加されたことを確認したら、「閉じる」を押す
➆チーム画面に新しいチームが追加されていたら完了
作成したチームに新しくユーザーを追加する/削除する方法です。
【追加】
➀[チームへようこそ！]の画面に表示されている「ユーザーを追加」をクリック
➁追加したいユーザーの名前やメールアドレスを入力し「追加」を押す
➂ユーザーが追加されたことを確認し、「閉じる」をクリック
【削除】
➀削除したいメンバーがいるチーム名の右端にある「…」を押し、「チームを管理」を選択
➁チームの管理画面が開くので、「メンバー」のところで削除したメンバーを選んで削除する
※尚、ここからメンバーを追加することもできます
Teamsでは、チームを作成すると「一般」というチャネルが自動的に作成されます。
これは消すことができないので、雑談やメモなどに使うと良いと思います。
それ以外のチャネルを追加する方法です。
➀チャネルを追加したチームの右端にある「…」を押し、「チャネルを追加」をクリック
➁チャネル作成画面が表示されるので、チャネル名と説明(省略可)を入力
➂プライバシーでチーム全員がアクセスできるか、特定のユーザーのみアクセスできるか選び、「追加」をクリック
➃チャネルの作成完了
☆プライベートチャネルの場合、③と➃の間で追加するメンバーを入力する画面がでます。
【すぐに会議を始める】
➀画面の左のバーから「会議」を選択し、「今すぐ会議」をクリック
➁会議開始前の設定画面が出るので、カメラやマイクのON/OFFを設定して「今すぐ参加」をクリック
【会議を予約する】
➀画面の左のバーから「会議」を選択し、「会議をスケジュールする」をクリック
➁会議スケジュールのダイアログボックスが表示されるので、[会議名]と[日付]を入力し、完了したら「スケジュール」ボタンを押す
➂「会議のスケジュールが設定されました」と出るので、他ユーザーに共有する方法を選ぶ
・会議出席依頼をコピー
・Googleカレンダーで共有
➃会議出席依頼をコピーする場合、[会議出席依頼をコピー]をクリックし、参加してほしいメンバーのチャットなどにURLを貼り付ける
➄Googleカレンダーで共有する場合、[Googleカレンダーで共有する]をクリック。
Googleカレンダーが立ち上がるので、「ゲストを追加」で参加してほしいメンバーを追加して保存を押すとGoogleカレンダーにスケジュールが追加される。
【Teamsで会議を予約する】
予定表に予め会議を追加したい場合の方法
➀画面の左のバーから「予定表」を選択し、右上にある「新しい会議」を押す
➁新しい会議の詳細画面が表示されるので、会議名や参加者、日付やチャネル・場所などの必要事項を記入し、「保存」を押す
➂予約した会議が選択したチャネルに投稿されるので、一度にメンバーに知らせることができる
☆予定表に会議を追加する場合、「スケジュールアシスタント」という機能を使えば出席者の空き状況を確認しながら会議の日時を調整することができます。
【着信から参加】
➀会議の主催者から着信が来ると、「○○さんが会議に参加するよう勧めています」という画面が出る
➁「承諾」を押すと設定画面が出るので、そこでビデオとマイクの設定をして「今すぐ参加」をクリック
【メールから参加】
➀主催者から届いた招待メールに貼ってあるURLをクリック
➁設定画面がでるので、設定をして「今すぐ参加」をクリック
【会議のURLから参加】
➀主催者からチャットなどで共有された会議のURLをクリック
➁設定画面がでるので、設定をして「今すぐ参加」をクリック
【予定表から参加】
➀Googleカレンダーで予定が追加されている場合、Googleカレンダーを開いて会議の詳細を見る
➁「会議に参加するにはここをクリックしてください」を押す
➂どの方法でTeams会議に参加するかを選べるので、好きなものを選ぶ
・Windowsアプリをダウンロード
・このブラウザーで続ける
・Teamsアプリを開く
➃設定画面がでるので、設定をして「今すぐ参加」をクリック
【☆ゲストで参加する】
Teamsにアカウントがなくても、ゲストとして会議に参加することができます。
➀上記で紹介したいずれかの参加方法で設定画面まで移動する
➁会議中に表示したい名前を入力し、「今すぐ参加」をクリック
➂会議の主催者があなたの参加を承認するまで待つ
➃会議の主催者にゲストが待機中であることが通知されるので、「参加許可」をクリック
➄ゲストの参加が完了。ゲストは表示名のあとに(ゲスト)と表示される
【会議前に背景を変更する】
会議中の背景を変更することができます。
➀ビデオをオンにすると表示される「背景の効果」をオンにする
➁背景一覧が表示されるので、好きな背景を選ぶ
➂選択した画像が背景に表示されるので、右上の×を押して背景の設定を閉じる
【会議中に背景を変更する】
➀画面下あたりに出てくる設定バーの真ん中にある「…」を押す
➁表示されたメニューの中から「背景効果を表示する」をクリック
➂背景一覧が表示されるので、好きな画像を選んで「適用」を押す
➃背景画像が反映されたら、×を押して画像一覧を閉じる
☆プレビューボタンを押すと、適用前に選択した画像を自分だけで確認することができます。
【好きな写真を背景にする】
Teamsに入っている画像だけでなく、自分が保存している画像を背景に設定することもできます。
➀背景の効果をオンにする
➁背景一覧が表示されるので、上にある「新規追加」を押す
➂エクスプローラーが表示されるので、背景にしたい画像を選んで「開く」をクリック
(アップロードが可能な画像形式はJPG・PNG・BMPです)
➃追加した画像が背景一覧に表示されるので、選択
➄背景画像が追加した画像になったら、×を押して閉じる
【背景をぼかす】
実は、背景の変更はスマホではまだできないようです。
その代わり、背景をぼかすことは出来るので、方法をお伝えします。
―会議前―
➀ビデオがオンになっている状態で、左上にある「人間に影」のボタンをタップ
➁オンに切り替わると、背景がぼける
―会議後―
➀画面下に表示される「…」をタップ
➁表示されたメニューの下から2番目にある「背景をぼかす」をタップ
(画像出典元：happypopoblog)
【チャット画面から共有を開始する】
➀チャット画面右上にある「画面共有」をクリック
➁共有するデスクトップの選択画面が表示されるので、表示させたい画面を選択
☆デスクトップを選択すると、複数の画面を一度に共有できます。
➂画面を共有しているユーザーに通知がいく
➃ユーザーが通知をクリックすると、共有ウインドウが表示される
➄共有をした側は、画面右下に共有中の通知が出る
➅共有を終了するには、画面上に出ている「発表を停止」という赤いボタンをクリック
【会議中に画面共有する】
➀下に表示されるバーの中にある、四角に矢印が入っている「共有」を押す
➁画面一覧が表示されるので、共有したい画面を選択する
➂画面共有の開始。共有している画面は赤枠で表示される
➃共有を終了するには、画面上に出ている「発表を停止」か右下の操作パネルの「共有を停止」ボタンを押す
Teamsでは、会議中にホワイトボードを使って図形や文字を書くことができます。
言葉だけでは説明しづらい時に役立つ機能です。
【ホワイトボードを作成する】
➀操作パネルの中にある、死角に矢印が入っている「共有」を押す
➁下に月画面が表示されるので、右にあるホワイトボードから「Microsoft Whiteboard」を選択
➂ホワイトボードが表示され、会議参加者にも共有される
【ホワイトボードに書く】
・右端にあるペンをクリックしてマウスやタッチペンで文字を書くことができます。
好きな色を使って書きましょう。
・ペンの一番下にある消しゴムを使って文字を消すことができます。
・書いた文字や図形を画像として出力することもできます。
➀右上の歯車マーク「設定」ボタンを押す
➁設定ダイアログが表示されるので、「画像(SVG)のエクスポート」を選択
➂SVG形式で画像ファイルがダウンロードされる
【1対1または複数人でチャットを開始する】
➀左のバーの中にある「チャット」を選択し、検索ボックスの右にある「新しいチャット」をクリック
➁参加させたいメンバーの名前を入力し、出てきた候補から選択
➂文字入力ボックスに文字を入力してチャットを始める
【チャットにユーザーを追加する】
➀画面右上の一番右に表示されている「ユーザーの追加」をクリック
➁追加したいユーザーを検索し選択する
➂今までの会話履歴をどこまで追加ユーザーに見せるかを設定する
・チャットの履歴を含めない
・過去の日数からの履歴を含める：何日分まで見せるか好きに入力できる
・チャットの履歴全てを含める
➃設定出来たら、「追加」を押す
【チャットから通話する】
画面右上に表示されている電話アイコンをクリックして相手を呼び出す
【ステータスを変更する】
在席、退席などの自分のステータスを変更できます。
➀自分のユーザーアイコンをクリック
➁アイコンの下にあるステータスクリック
➂ステータス一覧が表示されるので、変更する
(画像出典元：office hack /MicrosoftTeams 使い方マニュアル)
Zoomもslackも人気のツールですが、Teamsとはどのような違いがあるのか気になりますよね。
Web会議ツールやグループウェアをお探しの方は特に、それぞれの特徴を比較して自社に合ったものを導入したいはずです。
そんな希望にお応えして、Teams・Zoom・slackの違いを比較していこうと思います。
Zoomは、複数人でのセミナーや会議ができるweb会議ツールで、web会議に特化しています。
一方Microsoft Teamsは、web会議だけでなくメンバー間でのチャットやタスク管理など、グループウェアとしての機能も備わっています。
では、機能を比較していきましょう。
| Teams | Zoom | |
| Web会議機能 | 〇 | 〇 |
| 参加可能人数 | 250人 | 100人※ |
| 顔を同時表示できる人数 | 10人以上 | 49人 |
| 会議内でのチャット | 〇 | 〇 |
| 録画/録音 | 〇 | 〇 |
| 画面共有 | 〇 | 〇 |
| 挙手機能 | 〇 | 〇 |
| 共同編集 | 〇 | 〇 |
| Slack連携 | 〇 | 〇 |
※ウェビナー機能を追加契約すれば最大10000人が参加可能
Web会議における機能を比較しましたが、そこまでの違いはありませんでした。
Zoomの方は、追加契約をすることでかなりの数を参加させることができるので、大規模なオンラインセミナーやイベントに向いていると思います。
Slackは、複数人とチャットでコミュニケーションが取れるビジネスチャットツールです。
Sslackはチャットに特化したツールで、チャンネル(グループ)ごとに通知設定を変えたりメッセージ検索機能が優秀だったりします。
見た目がシンプルでありながら、画面を自分好みにカスタマイズすることもできて楽しく使える点がポイントです。
Teamsは複数の機能のうち、チャットも使えるよ！というものなので、チャットに特化したものが良い場合はSlackが使いやすいと思います。
| Teams | Slack | |
| チャット機能 | 〇 | 〇 |
| チャンネル作成 | 〇 | 〇 |
| プライベートメッセージ | 〇 | 〇 |
| ユーザー数 | 無料プランで最大50万人 | 無制限 |
| メッセージ検索機能 | 〇 | 〇(無料の場合最大1万件まで) |
| ファイル共有 | 〇 | 〇 |
| 画面共有 | 〇 | 〇(無料プランは不可) |
| タスク管理機能 | 〇 | × |
| メンション機能 | 〇 | 〇 |
| カスタム絵文字 | × | 〇 |
チャットにおける機能を比較しましたが、こちらも大幅な違いはありません。
では、料金の比較をしていきましょう。
| ツール名 | Teams | Zoom | Slack |
| 初期費用 | なし | なし | なし |
| 料金プラン(月額/ユーザー) | 540円～ | 1600円～ | 850円～ |
| 無料版 | あり | あり | あり |
価格で言うと、Teamsが一番安くて使える機能も豊富なのでおススメです。
しかし、他の2つは1つの機能に特化しているため、その機能だけ使いたい方にはTeams以外をおススメします。
Teamsは、それ１つで様々な機能が使えること、Microsoft365と連携できるところが特徴です。もしあなたの会社がMicrosoft365を利用している場合、Teamsを導入することでもっとスムーズな仕事が可能になるでしょう！
今回は、注目度が高まっているMicrosoft Teamsについてお話ししました。
Teamsを導入すれば、様々な機能が簡単に使えるようになるため便利です。
ただし、機能が多いので一度に複数の機能を使い始めてしまうと頭が追い付かなくなって逆に効率が悪くなる恐れがあります。
最初はビデオ会議だけ使う、コミュニケーションが十分に取れていないので、チャットから使ってみるなど、少しずつ使っていくと良いと思います♪
オフィ助でもTeamsを取り扱っているので、何か気になることがあったり導入を検討しているようならぜひお問い合わせください。
便利なツールを活用して、仕事の効率を上げていきましょう！