今までは紙で扱っていたものが、今やデータで管理される現代。
名刺の管理って、数が多くなってくるとどこかに行ってしまったり、もらった人がどういう人なのか分からなくなってしまいますよね。
また、大体の人が個人で管理しているため、名刺情報の共有ができません。
デジタル化が進む現代において、名刺で不便を感じているなんてもったいなくないですか？
そこで今回は、名刺をデータとして管理できる法人向け名刺管理ソフト「Sky Desk Cards R(スカイデスク カーズ アール)」をご紹介したいと思います！
これを見たら、絶対導入したくなりますよ♪
まずは名刺管理ソフトについてです。
アプリなども開発されており、今では多くの会社が名刺管理ソフト・アプリを提供しています。
それでは、名刺管理ソフト・アプリのメリット、デメリットを見てきましょう！
名刺管理ソフト・アプリを使うとこんなにも多くのメリットがあります。名刺を一元管理することで、社内で情報を共有することができ、顧客を増やすことにも繋がるでしょう。
一方、一番気になるのはやはりセキュリティの面だと思います。
しかし、今回紹介するSky Desk Cards R(スカイデスク カーズ アール)は「ソフトやアプリを使う際はセキュリティ面が気になってしまう…」という方も安心してお使いいただけるようなセキュリティ機能が多く備わっています。
安心して使っていただくには持って来いの商品です。
「無料アプリがあるならそれでいいじゃん」と思ったそこのあなた！
無料アプリには注意点が3つあります。
まず、アプリを入れる段階で名刺に記載されている連絡先へのアクセスを求めてくるアプリは危険です。
また、普通に使えているつもりでも、アプリ自体がウイルスで、携帯の中の情報まで盗まれる危険もあります。
無料アプリは有料のものよりクオリティが低い場合がほとんどです。
そのため、セキュリティ面がしっかりしていないことが挙げられます。
登録した名刺の情報が外に漏れてしまったり、ウイルスに感染するリスクも高いのです。
どのツールでもそうですが、無料のものは使える機能が限られています。
制限の内容として登録ユーザー数に制限があったり、外部連携が行えないなどが考えられます。
ずっと使っていくことを考えると、機能制限があるととても不便です。
社内の名刺をまとめて管理できる、富士フイルムビジネスイノベーションが提供している名刺管理ソフト。
シンプルな見た目で操作性が分かりやすく、誰でも使いこなすことができます。
読み込み方法はスマホでの撮影・複合機での読み込み・ドキュメントスキャナーでのスキャンの3パターンからやりやすいものを選ぶことができます。
名刺情報からマップに飛んだり、メールや電話をすることもできるので、SkyDeskcards Rを開くだけでかかる手間が減るという優れものです。
必要な機能だけを組み合わせることができるので、費用の無駄もなく会社にぴったりのものを導入することができますよ♪
どんな機能が使えるのか、ご紹介します。
どれも魅力的なものばかりなので、ぜひ見ていってくださいね！
登録された名刺の画像から自動的に文字情報を抽出してデータ化する機能。
誤字脱字が発生する場合がありますが、手入力で修正することもできます。
日本語だけでなく、英語や中国語表記にも対応しています。
オプションでデータ化の精度が低いものを検知してくれる機能もあるので、精度が低いものだけオペレーター入力(有料)を依頼することもできます。
氏名・部署・会社名などの基本的な情報だけでなく、その人に関するメモや添付ファイル、人事異動情報などもデータ上で管理することができます。
これを使えば、その人と今どんな状況でどんな人柄なのかをいつでも確認することができ、社内で共有することができます。
会社ごとに名刺を管理することができます。
会社をグループ化しておけば、探す時間を短縮することができて便利です。
データ内を整理できて、さらに仕事の効率がアップしますよ♪
名刺を登録する際、氏名やメアドなど、重複するデータが既にある場合に知らせてくれます。
重複検知された情報は、どれを最新情報として上書きするか選択して、データを統合することができます。
これにより、重複登録を行ってしまいどれが最新の情報か分からなくなることを防ぎます。
連絡先にタグをつけることで、名刺情報を自由にグループ分けすることができます。
「年賀状」や「業種」など用途に合わせてタグ付できて、一人の人物に複数のタグをつけることもできます。
タグ検索を使えば、同じタグを付けた名刺の一覧管理が可能です。
拡張機能として、SkyDeskとの連携を行うことができます。
CRMと連携することで、名刺情報を顧客情報としてワンクリックでCRM(顧客管理)に取りこむことができます。
顧客情報を別ものとして管理する手間が省けて作業効率もよくなりますよ。
必要な部分を選んでSCV出力することができます。
年賀状送付など目的に合わせてタグ付けを利用することで、CSV出力がより一層使いやすくなりますよ。
例えば、年賀状のタグを付けた顧客情報をCSV出力し、年賀状作成ソフトにインポートして印刷するということもできます。
一つ一つ情報を入力する必要がないので作業効率が上がります。
名刺管理ソフトなどのデータ管理ソフトで気になるのは、やはりセキュリティ面ですよね。
顧客の情報を扱う手前、セキュリティ体制は万全でなくてはなりません。
SkyDeskCards Rはそんなセキュリティ面での不安を解消できるように、6つのセキュリティ機能が備わっています。
早速紹介していきましょう！
アクセス許可範囲の制限を設けることができます。
モバイル端末であれば「社用携帯のみ」「一人一台のみ」などアクセス範囲を決めることができます。
IPアドレス制限では、社内のネットワークにしか接続できないようにすれば、社外での情報漏洩を防ぐことができます。
万が一端末をどこかに置き忘れた場合も情報が守られます。
データにアクセスできるメンバーの管理ができます。
退社した社員のアクセス権限をなくすこともできるので、思わぬところから情報が洩れる危険を防ぎます。
また、オペレーター入力の依頼権限やCSVエクスポート権限を付与するメンバーを決められます。
管理者などの役割を設定することで、設定権限の範囲を変えることも可能です。
予め情報を共有するメンバーを「チーム」として決めておくことで、名刺情報をチームに所属する人のみが閲覧できるように設定することもできます。
部署間でのみ共有したい名刺情報がある時、社長や役員の名刺を秘書と社長のみが共有したい時などに便利な機能です。
パスワードに有効期限を設けることで、機密情報が外部に漏れることを防ぎます。
有効期限が過ぎた場合、ユーザーにパスワード変更を自動で要求することができます。
セキュリティをより強固にするために使われる機能です。
基本のパスワードに加えて、端末に認証コードを送るなどして本人しかアクセスできないようにします。
履歴では、SkyDeskCards Rを利用した人の利用履歴を確認することができ、何月何日何時に誰がどのような操作を行ったのかを詳細を見ることができます。
また、連絡先ごとに変更された情報の履歴も見ることができます。
そのため、不審な操作があった場合もすぐその人に確認することができるのです。
続いては評判についてです。
実際に導入した人たちは、どのような評価をしているのか見ていきましょう！
良い点
悪い点
OCRの読み込み精度の正確さに驚いている人が多かったです。精度の低いものはオペレーター入力を依頼できますが、そのような必要は少ないようです。
また、導入費用が他社と比較して安いことも導入の決め手になっているようです。
「本登録に時間がかかる」という部分ですが、名刺をスキャンして登録すると「確認待ち」に一覧登録され、本登録されないようです。
確認待ちに登録されている間は検索しても出てこないため不便を感じているようです。
しばらくすれば本登録されると思いますが、何時間たっても本登録されない場合は富士ゼロックスに問い合わせてみてください。
次は、SkyDeskCards Rを導入したことで業務改善が見られた会社の紹介です。
参考になると思うので、ぜひ見ていってください。
経営改題の解決を支援するコンサルティング事業や地域が抱える多様な問題を支援する政策研究事業などを展開している会社。
今までは、メールを送る時は名刺のメアドを見ながら手入力していたため誤送信が多く、作業効率を下げていました。
そこで、自動で読み込むことでこのような問題を解決できないかと考え始めました。
SkyDeskCards Rはセキュリティ面とコスト面が他社よりも良かったため導入に至りました。
名刺管理ソフトを導入したことにより、退職者が名刺情報を持ち出すことを防ぐこともでき、社内で名刺情報を共有できるようになり会社の資産になっています。
また、スマートフォンでも管理でき、情報を見ることが出来るため、全社で推進しているワークスタイルイノベーションやデジタライゼーションの入り口として最適なサービスです。
日本有数の組織設計事務所として日本だけでなく海外にも現地法人を設立し、建築・都市・環境などに関わる様々なソリューションサービスを提供している会社。
以前はプロジェクト管理と顧客管理を別のシステムで管理していたため、その二つを連携させたいと思っていました。
また、顧客管理をしている部門では、名刺が個人管理になっており、顧客情報が分断された状態でした。
様々な名刺管理ソフトを調べた結果、弊社の基幹システムの顧客情報から直接名刺情報にアクセスできるのはSkyDeskCards Rだけでした。
その他でも、複合機で大量読み込みができる点、セキュリティがしっかりしている点にも惹かれました。
名刺管理ソフトを導入したことで、当初分断されていたプロジェクト管理と顧客情報・名刺情報が一元管理できるようになり、社内で名刺情報を共有し、横展開ができています。
スマホで名刺管理と情報確認ができることで営業もしやすくなっています。
また、知らないお客様でもその場ですぐに情報を確認することができるので、社内のコミュニケーションもとりやすくなりました。
やはりセキュリティ面での安心感が大きいことが導入に繋がっているようですね。
名刺管理ソフトを使うことで、作業効率が良くなったり、情報の横展開ができるようになるなど、いいことが沢山あるのです！
低コストという声が多かったですが、実際どうなのでしょう。
| 基本プラン | 1か月 | 1人当たり月額 | 1年 |
| 5ユーザー | 3,000円 | 600円 | 36,000円 |
| 10ユーザー | 5,500円 | 550円 | 66,000円 |
| 15ユーザー | 8,250円 | 550円 | 99,000円 |
| OCR精度向上オプション | 1か月 |
| スマートOCR | 100円/1ユーザー |
| オペレーター入力サービス | 利用料金 | 単価 |
| オペレーター入力 500枚 | 22500円 | 45円 |
| オペレーター入力 1000枚 | 40000円 | 40円 |
| オペレーター入力 10000枚 | 350000円 | 35円 |
※料金は全て税抜き
その他にも色々オプションがあり、必要なものを随時追加していく形になります。
無駄な機能が付いていないので、コストの無駄がないのが特徴です。
他社は月額利用料金が1ユーザー2500円や1980円と高額であり、余計な機能も付いているため費用が高くなってしまいます。
人気のsansanは、すべてオペレーターによる入力のため価格が高く、また顧客情報管理を同時に行うことができないため一元管理ができないようです。
その点SkyDeskCards Rは一元管理ができ、低コストで導入することができるので名刺管理以外の情報連携も行いたい方にはかなりおススメです！
セキュリティ面も安全ですしね♪
いかがだったでしょうか。
今回の内容まとめは以下のようになります。
名刺管理ソフトを活用することは、作業効率を良くするだけでなく、情報の横展開が出来ることにより顧客を増やすきっかけにもなります。
今も名刺は個人管理しているなんてもったいないです！
今からでも名刺管理ソフトを導入すれば、情報共有がさらにしやすくなりますよ♪
気になる方は、ぜひオフィ助にお問い合わせください。