「グループウェアツールを導入したい！」と思っても、たくさんある中でどれを選べばいいのか迷ってしまいますよね。
そこでこの記事では、おすすめのグループウェアを詳しく解説し、価格の比較も行います！
必要な機能が付いているものはもちろん、価格面も検討材料にしてみてください♪
それでは、見ていきましょう。
グループウェアの基本的特徴や機能、目的など、グループウェアを知らない人はこのような基本情報を知っておく必要があります。
その後この記事でおすすめを知ることで、より自分に合ったツールを導入することができますよ♪
まず、グループウェアを選ぶ際の注目ポイントを知っておきましょう。
「導入社数が多い」「価格が安い」など、多くの人が注目する情報だけで決めてしまうと失敗してしまいます。
折角導入したのに使わなくなってしまったら勿体ないですよね。
ここでポイントをしっかり確認して、会社にとっていいものを導入しましょう♪
まずは、グループウェアを使って何を実現したいのか、解決したいのかを明白にしましょう。
目的を考えずに導入すると、「この機能が入っているこっちのツールにすればよかった…」と後悔することになり、乗り換えるとなると社内通達をもう一度しなければいけなくなるなど、無駄に時間とお金がかかってしまいます。
多くのツールと外部連携ができる、社外との共有もできる、カスタマイズ性があるなど、どのような特徴が必要かをしっかり整理してから選ぶことをおススメします。
必要な機能があるかを確認することも大事ですが、使える機能の量も気にしてみましょう。
多機能なところを推しにしているグループウェアは沢山ありますが、その分費用が高くなります。
高額な費用を払っているのにほとんどの機能を使わないとなったら、コストばかり高くて導入の意味がありません。
必要な機能が少ないのであれば、機能の組み合わせを自分で考えられるカスタマイズ性の高いグループウェアを選ぶと良いでしょう。
コスト面はどの会社でも重視する部分でしょう。
そこばかりに注目するのは良くないですが、会社の予算に合わせて選択肢を絞るのはおススメです。
やはり多機能なものは高額です。しかし、無料のものは逆に使える機能が少ないです。
機能とコスト、バランスがとれているものを選びましょう。
使いやすさも大事な選択要素です。
見た目がシンプルで分かりやすく、操作も簡単で誰でもすぐに覚えられるものがいいでしょう。
そのようなものであれば、社内教育をする必要がなくなる上に導入ハードルが低いため社内に浸透しやすくなります。
また、最近は仕事関係もスマホで行うのが当たり前になっています。
そのため、マルチデバイス対応のグループウェアを選ぶようにしましょう。
とはいえ、使いやすさは画像を見たり説明を聞くだけでは分からないので、無料トライアルを使って使い勝手を確認するのがおススメです。
オンプレミス型は自社サーバーなのでセキュリティ面の安全性は高いですが、クラウド型はインターネット上でのサービスになるので、セキュリティ面が心配ですよね。
そのため、クラウド型グループウェアを選ぶ際は、セキュリティ対策は万全にされているかも確認するようにしましょう。
データの暗号化や万が一のバックアップ体制など、強固なセキュリティ対策がされていないと情報漏洩の危険に晒されてしまいます。
セキュリティ面を第一に考えて導入したいのであれば、オンプレミス型にするのがベストです。
特に導入した最初の頃は、操作方法で分からない点があったり不具合が起きた際に対処方法がわからないですよね。
そういう時にすぐに対応してもらえるように電話やメール対応がしっかりしているかも確認しましょう。
サポート対応が充実していて速度も速いと安心して活用できますし、仕事の効率ももっと良くなりますよ♪
尚、無料のものはサポートが不十分である場合が多いので注意しましょう。
ここからは、オフィ助がおススメするグループウェアをご紹介していきます。
特徴・機能・評判など、みなさんが知っておきたい部分をまとめてあるので、ぜひ参考にして下さい！
サイボウズ社が提供する、ビジネスアプリ作成クラウドサービス。
知識がなくても自社にあったアプリをプログラミングなしで作成することができます。
カスタマイズ性が高く、他サービスとの連携性も高いです。
モバイル対応であり、契約も1ユーザー単位でできるので人の移動が激しい会社にもおススメです。
| ライトコース | スタンダードコース | |
| 初期費用 | 無料 | 無料 |
| 月額料金(1ユーザー) | 780円/月額 | 1500円/月額 |
| 外部サービスとの連携/プラグイン/拡張機能 | × | 〇 |
| アプリ数 | ~200個 | ~1000個 |
| スペース数 | ~100個 | ~500個 |
| ディスク容量 | 5GB×ユーザー数 | 5GB×ユーザー数 |
| セキュアアクセス | 250円/月額・1ユーザー | 250円/月額・1ユーザー |
| サポート | メール・電話※ | メール・電話 |
※月~金：9：00~12：00/13：00~17：30(祝日・年末年始除く)
いい点
◎素人でも簡単にアプリを作成でき、作った複数のアプリを一元管理できる(IT会社システム/管理者)
◎サポート対応がとてもいい。要望に対してできる限りの方法を教えてくれる。(サービス業/社長)
◎使いづらい点は修正していけば、自分たちが使いやすいものにどんどんグレードアップしていける点
(食品販売/担当者)
改善点
△もっと色やデザインを自由に変更できるようになれば尚よい(大手企業/マネージャー)
△スマホで見る時など、データが重くなることがある(人材サービス/担当者)
△初心者向けのマニュアルがあればもっと開発がしやすくなると思う(ソフトウェア会社/運用管理者)
公式ページ：https://kintone.cybozu.co.jp/
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する、4000社以上が登録している低コストで利用できるクラウド型のグループウェア。
月額3000円で20ユーザー、200MBまで初期費用無料で利用できます。
また、お試し期間が3か月もあり、25種類の機能をじっくり体験できるのもいいですよね！
セキュリティ体制も万全なので、クラウド型に抵抗がある方でも安心してお使いただけます。
人気サービスを会員優待価格で利用できる特典もあり、いろんな点でお得です。
| ライトプラン | スタンダードプラン | |
| 入会金 | 無料 | 無料 |
| 基本料金 | 20,000円/年額 | 3000円/月額 30,000円/年額 |
| 登録可能ユーザー数 | ~10ユーザー | ~20ユーザー |
| デスク容量 | ~100MB | ~200MB |
いい点
◎グループウェアの機能は一通り揃っており、低コストで手軽なツールです。(製造業/導入決定者)
◎社内のあらゆる部署のスケジュールを簡単に確認出来て便利(人材会社/人事部)
◎サポートへの電話が繋がりやすく、要望を伝えるまでの流れがスムーズで助かる。
(小売店/ITシステム管理者)
改善点
△もっと他のツール(GoogleカレンダーやLINEWORKSなど)と連携できると良い(人材会社/営業)
△スマホ版は直感的に利用できるインタフェースでない(自動車会社/経営者)
公式ページ：https://www.j-motto.co.jp/
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアで、日経顧客満足度調査で6年連続№1を獲得した信頼度の高いサービスです。
官公庁から一般企業まで、業種・規模を問わずに使える27の機能を持っているのに1ユーザー月額400円から使えるという、超コスパのいいグループウェアなのです！
また、Appsuiteというアプリ作成ツールで業務アプリをカスタムメイドすることもできます。
| desknet’s NEO | App suite | |
| 初期費用 | 0円 | 0円 |
| 月額料金 | 400円/1ユーザー | 320円/1ユーザー |
| 機能 | 27のアプリケーション | 独自アプリケーション追加 |
| 契約可能ユーザー数
| 5ユーザー~上限なし | 5ユーザー~desknet’s NEO契約ユーザー数まで |
| デスク容量 | 1ユーザー1GB※ | |
| 標準セキュリティ | SSL暗号化/接続元IPアドレス制限/BASIC認証 | |
※容量はdesknet’s NEOとAppsuiteで共有
いい点
◎一通りの機能が揃っており、ワークフローにも対応していて総合的に使えるソフトです(建設業/社長)
◎直感的に操作することができる(情報通信会社/IT管理者)
◎管理が簡単で使いやすい(飲食店/IT管理者)
改善点
△スマホだと使いづらい(ソフトウェア会社/システム管理者)
△デザインが少しふるめ。年齢層の高い人には見やすいかも(経営コンサルティング/マーケティング担当)
△会議参加メンバーに合わせた会議開催日決定ができない点(ソフトウェア会社/プログラマー)
公式ページ：https://www.desknets.com/
サイボウズ株式会社が提供する日本企業向けグループウェア。
20年以上開発を続けており、日本人に合わせた使いやすいインターフェースが特徴です。
導入前後のサポートが充実しており、導入会社の半数がグループウェア導入が初めての企業だそうです。
価格も1ユーザー500円からと、導入ハードルが低いのも初めての企業が多い理由です。
| スタンダードコース | プレミアムコース※ | |
| 料金(月額) | 500円/1ユーザー | 800円/1ユーザー |
| 料金(年額) | 5,880円/1ユーザー | 9,405円/1ユーザー |
| 容量 | 5GB×ユーザー数 | 5GB×ユーザー数 |
注：5ユーザーからお申し込み頂けます。6ユーザー以降は1ユーザー単位で申し込めます。
※プレミアムコースは、カスタムアプリが利用できるコースです。
良い点
◎基本機能はもちろん、機能追加やシステム連携のためのAPIも用意されていて拡張性が高い(情報通信会社/ITコンサルタント)
◎伝言メモ機能により、電話の取り次ぎが楽です。(人材会社/営業)
◎バージョンアップを重ねて要望に合わせた機能を増やしていっている(販売関係/システム管理者)
◎部署別、設備や社用車等部門別の管理ができるので非常に便利(サービス業/マーケティング)
改善点
△ワークフロー機能はついているが、おまけ程度のもの(病院/IT管理者)
△見た目がシンプルすぎるので、もっと色やデザインをつけてもいいと思う(サービス業/一般職)
△タイムカードの外出、復帰ボタンが一日1回しか押せないため、複数外出する場合は役に立たない(サービス業/マーケティング)
公式ページ：https://office.cybozu.co.jp/
グーグルが提供するビジネス向けクラウド型グループウェア。
グーグルが提供しているサービスをまとめて使えるので、今使っているサービスと連携できるのもいいですよね。
チャット機能を使いながらスプレッドシートなどを共同編集することができるため、効率よく作業を進めることができます。
使える機能が豊富ですが、その分セキュリティ面もしっかりしているため安心してお使いいただけます。
| Bassicプラン | Businessプラン | Enterpriseプラン | |
| 月額料金 | 680円/1ユーザー | 1360円/1ユーザー | 3000円/1ユーザー |
| 年間料金 | 8,160円/1ユーザー | 16,320円/1ユーザー | 36000円/1ユーザー |
| 容量 | 30GB/1ユーザー | 無制限※ | |
※5ユーザー未満は1ユーザー1TB
いい点
◎他のグーグル製品との親和性が高いので、連携して使いやすい(デザイン会社/クリエイター)
◎オンラインチャットでのサポートだが、返答が早くストレスがない(商社/マネージャー)
◎独自のドメインを使用できるので、会社の信頼性が高くなる(大学/専門職)
◎共同作業をする際に便利(情報通信会社/システム管理職)
改善点
△ベーシックプランだと容量が少なすぎる(製造業/IT管理者)
△初見の人でも分かりやすい見た目にしてほしい(情報通信会社/プロジェクトマネージャー)
△価格が少し高い(サービス業/マーケティング)
公式ページ：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/
インターネット環境があればすぐに利用できる完全無料のグループウェア。
23個の業務効率化機能を、強固なセキュリティ環境で安全に使うことができます。
利用人数が無制限のため、大人数の会社でも使うことができます。
ただし、サポートがない、モバイル対応の機能に制限があるなどデメリットもあります。
いい点
◎珍しい機能を持っている訳ではないですが、誰もが欲しいと思っている機能は一通り搭載されています。(サービス業/役員)
改善点
△無料版はやはり機能制限があるので、有料版を入れるのがおすすめ。(IT会社/一般職)
公式ページ：https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/
容量制限のない唯一の無料グループウェア。利用者数制限もないのでいくら人数を追加しても追加料金がかかりません。
名刺管理や無料通話、シフト表などの他のグループウェアにはない機能備わっています。
また、マルチデバイス対応のため、外出時も使えるのはいいですよね。
ただし、使える機能が少ない、サポート機能がないなどのデメリットがあります。
いい点
◎シンプルで使いやすく、初心者でも安心(製造業/担当者)
◎20か国語に対応しており、外国籍の社員が多いと役立ちます(システム会社/IT管理者)
改善点
△サポートがなかなか受けられない(サービス業/担当者)
公式ページ：https://jp.r-group.com/
クラウドランキングで2年連続1位を受賞した無料グループウェアで、導入者数は9000社以上に上ります。
スケジュールと他機能を連携させ、より管理しやすくしたり、業務の属人化防止にも役立ちます。
こちらもマルチデバイスに対応しています。
ただし、サポートが資料のみ、利用可能人数が10名まで、メール機能がないなどの制限があります。
いい点
◎営業とシステム管理者の連携がうまく取れるため役立っています(システム会社/営業)
◎見た目は、分かりやすいように配色されていて見やすいです(食品会社/一般職)
気になる点
△サポートサービスがない(人材会社/担当者)
△無料なので仕方ないが、ファイルなどの登録数に制限があるのがマイナス点(IT会社/マーケティング)
公式ページ：https://www.iqube.net/
ここでは、有料ツールの価格と無料ツールの特徴の違いをそれぞれ比べてみました。
さっそく比較表を見てみましょう。
| kintone | J-MOTTO | Desknet’s NEO | サイボウズ office | Workspace | |
| 料金(月額)/ユーザー | 780円 | 3300円 | 400円 | 500円 | 680円 |
| 料金(年額) | 9,170円 | 33,000円 | – | 5,880円 | – |
| 容量 | 5GB×ユーザー数 | 200MBまで | 1GB/ユーザー | 5GB×ユーザー数 | 30GB/ユーザー |
| GRIDY | R-GROUP | iQube | |
| 機能数 | 23個 | 12個 | 15個 |
| ユーザー数制限 | 無制限 | 無制限 | 10名 |
| 容量 | 1GB | 無制限 | 30MB |
| マルチデバイス対応 | 〇 | 〇 | × |
| サポート対応 | × | × | 資料のみ |
このように、ツールそれぞれで違いがあるので、よく比較してから導入するツールを決めてください。
比較することでどれが一番会社に合っているか分かりますよ！
無料版はコストをかけずに機能を使えるため、魅力的ですよね。
しかし、無料版には見落としてはいけない注意点があるのです。
代表的ものを3つ、ここでご紹介します。
iDubeもそうでしたが、無料版のグループウェアは利用者数や容量に制限があったり、使える機能が少なかったりします。
制限の範囲は狭く、それ以上使うとなると結局お金を取られるケースも多いです。
上記で紹介した3つもそうでしたが、無料版のものはサポート体制がしっかりしていない場合がほとんどです。
電話対応してくれるところなどないでしょう。
導入する前にサポート体制がどうなっているのかしっかり調べましょう。
IPアドレス制限ができないなど、セキュリティ体制がしっかりしていないものが多いです。
無料版の中には容量や利用人数制限がないものもありますが、セキュリティ面がしっかりしていない場合、顧客情報などの機密情報を管理するのには向いていないでしょう。
このように、無料版はリスクが多いです。「利用人数が少ない」「データは他で管理している」など利用頻度が少ない場合、「グループウェアってどんなものなのか知りたい」という場合には、無料版を使うのもいいと思います。
しかし、グループウェア1つで管理や業務改善など一貫してサポートしてほしい！という場合は有料版を導入すくことを強くおススメします♪
無料トライアルができるツールもたくさんあるので、ぜひ利用してみてくださいね。
今回は、人気のグループウェアツールをご紹介しました。
これら以外でも特徴を比べてみてもいいかもしれません。
今回の内容をまとめると、以下のようになります。
業務改善のために、ぜひグループウェアを導入してみてくださいね♪