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【2020年】おすすめグループウェア〇選!【無料・有料】機能・評判・価格を徹底比較

「グループウェアツールを導入したい!」と思っても、たくさんある中でどれを選べばいいのか迷ってしまいますよね。

そこでこの記事では、おすすめのグループウェアを詳しく解説し、価格の比較も行います!

必要な機能が付いているものはもちろん、価格面も検討材料にしてみてください♪

それでは、見ていきましょう。

グループウェアの基本について

グループウェアの基本的特徴や機能、目的など、グループウェアを知らない人はこのような基本情報を知っておく必要があります。

その後この記事でおすすめを知ることで、より自分に合ったツールを導入することができますよ♪

知らなきゃ損!選ぶ時のポイント

まず、グループウェアを選ぶ際の注目ポイントを知っておきましょう。

「導入社数が多い」「価格が安い」など、多くの人が注目する情報だけで決めてしまうと失敗してしまいます。

折角導入したのに使わなくなってしまったら勿体ないですよね。

ここでポイントをしっかり確認して、会社にとっていいものを導入しましょう♪

導入目的を明白にする

まずは、グループウェアを使って何を実現したいのか、解決したいのかを明白にしましょう。

目的を考えずに導入すると、「この機能が入っているこっちのツールにすればよかった…」と後悔することになり、乗り換えるとなると社内通達をもう一度しなければいけなくなるなど、無駄に時間とお金がかかってしまいます。

多くのツールと外部連携ができる、社外との共有もできる、カスタマイズ性があるなど、どのような特徴が必要かをしっかり整理してから選ぶことをおススメします。

機能の量に注目

必要な機能があるかを確認することも大事ですが、使える機能の量も気にしてみましょう。

多機能なところを推しにしているグループウェアは沢山ありますが、その分費用が高くなります。

高額な費用を払っているのにほとんどの機能を使わないとなったら、コストばかり高くて導入の意味がありません。

必要な機能が少ないのであれば、機能の組み合わせを自分で考えられるカスタマイズ性の高いグループウェアを選ぶと良いでしょう。

コスト面

コスト面はどの会社でも重視する部分でしょう。

そこばかりに注目するのは良くないですが、会社の予算に合わせて選択肢を絞るのはおススメです。

やはり多機能なものは高額です。しかし、無料のものは逆に使える機能が少ないです。

機能とコスト、バランスがとれているものを選びましょう。

使いやすさ見た目、操作性

使いやすさも大事な選択要素です。

見た目がシンプルで分かりやすく、操作も簡単で誰でもすぐに覚えられるものがいいでしょう。

そのようなものであれば、社内教育をする必要がなくなる上に導入ハードルが低いため社内に浸透しやすくなります。

また、最近は仕事関係もスマホで行うのが当たり前になっています。

そのため、マルチデバイス対応のグループウェアを選ぶようにしましょう。

とはいえ、使いやすさは画像を見たり説明を聞くだけでは分からないので、無料トライアルを使って使い勝手を確認するのがおススメです。

セキュリティ面の安全性

オンプレミス型は自社サーバーなのでセキュリティ面の安全性は高いですが、クラウド型はインターネット上でのサービスになるので、セキュリティ面が心配ですよね。

そのため、クラウド型グループウェアを選ぶ際は、セキュリティ対策は万全にされているかも確認するようにしましょう。

データの暗号化や万が一のバックアップ体制など、強固なセキュリティ対策がされていないと情報漏洩の危険に晒されてしまいます。

セキュリティ面を第一に考えて導入したいのであれば、オンプレミス型にするのがベストです。

サポート体制が整っているか

特に導入した最初の頃は、操作方法で分からない点があったり不具合が起きた際に対処方法がわからないですよね。

そういう時にすぐに対応してもらえるように電話やメール対応がしっかりしているかも確認しましょう。

サポート対応が充実していて速度も速いと安心して活用できますし、仕事の効率ももっと良くなりますよ♪

尚、無料のものはサポートが不十分である場合が多いので、注意しましょう。

おすすめグループウェア〇選【有料・無料】

ここからは、オフィ助がおススメするグループウェアをご紹介していきます。

特徴・機能・評判など、みなさんが知っておきたい部分をまとめてあるので、ぜひ参考にして下さい!

【有料】

kintone

サイボウズ社が提供する、ビジネスアプリ作成クラウドサービス。

知識がなくても自社にあったアプリをプログラミングなしで作成することができます。

カスタマイズ性が高く、他サービスとの連携性も高いです。

モバイル対応であり、契約も1ユーザー単位でできるので人の移動が激しい会社にもおススメです。

こんな会社におススメ♪
  • 簡単に自社に合ったアプリを作成したい
  • 自社で利用するシステムの改善が頻繁にある
  • 人員の出入りが激しい
  • 他のサービスと連携して使いたい

機能

  • アプリ作成機能(案件管理/タスク管理/問い合わせ管理など)
  • 話題ごとに分けられるコミュニケーション機能
  • 100種類以上の連携機能
  • 全文検索

価格

 

ライトコース スタンダードコース
初期費用 無料 無料
月額料金(1ユーザー) 780円/月額 1500円/月額
外部サービスとの連携/プラグイン/拡張機能 ×
アプリ数 ~200個 ~1000個
スペース数 ~100個 ~500個
ディスク容量 5GB×ユーザー数 5GB×ユーザー数
セキュアアクセス 250円/月額・1ユーザー 250円/月額・1ユーザー
サポート メール・電話 メール・電話

※月~金:9:00~12:00/13:00~17:30(祝日・年末年始除く)

評判

いい点

素人でも簡単にアプリを作成でき、作った複数のアプリを一元管理できる(IT会社システム/管理者)

サポート対応がとてもいい。要望に対してできる限りの方法を教えてくれる。(サービス業/社長)

使いづらい点は修正していけば、自分たちが使いやすいものにどんどんグレードアップしていける点
 (食品販売/担当者)

改善点

もっと色やデザインを自由に変更できるようになれば尚よい(大手企業/マネージャー)

スマホで見る時など、データが重くなることがある(人材サービス/担当者)

初心者向けのマニュアルがあればもっと開発がしやすくなると思う(ソフトウェア会社/運用管理者)

https://kintone.cybozu.co.jp/

J-MOTTO

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する、4000社以上が登録している低コストで利用できるクラウド型のグループウェア。

月額3000円で20ユーザー、200MBまで初期費用無料で利用できます。

また、お試し期間が3か月もあり、25種類の機能をじっくり体験できるのもいいですよね!

セキュリティ体制も万全なので、クラウド型に抵抗がある方でも安心してお使いただけます。

人気サービスを会員優待価格で利用できる特典もあり、いろんな点でお得です。

こんな会社におススメ♪
  • グループウェア導入初心者
  • お試しでいろんな機能を試してみたい
  • 価格が安く、セキュリティがしっかりしたものが良い
  • 容量をそこまで使わない

機能

  • ワークフロー(各種申請)
  • ToDo(進捗状況)
  • 設備予約
  • 安否確認
  • アンケート
  • ネオツイ(つぶやき/メッセージ) など

価格

 

ライトプラン スタンダードプラン
入会金 無料 無料
基本料金 20,000円/年額 3000円/月額

30,000円/年額

登録可能ユーザー数 ~10ユーザー ~20ユーザー
デスク容量 ~100MB ~200MB

 

評判

いい点

グループウェアの機能は一通り揃っており、低コストで手軽なツールです。(製造業/導入決定者)

社内のあらゆる部署のスケジュールを簡単に確認出来て便利(人材会社/人事部)

サポートへの電話が繋がりやすく、要望を伝えるまでの流れがスムーズで助かる。
(小売店/ITシステム管理者)

改善点

もっと他のツール(GoogleカレンダーやLINEWORKSなど)と連携できると良い(人材会社/営業)

スマホ版は直感的に利用できるインタフェースでない(自動車会社/経営者)

 

クラウド型グループウェアならJ-MOTTO
グループウェア『desknet's』のクラウドサービス『J-MOTTO』は企業内のスケジュール共有を1ユーザー月額150円から実現できます。

desknet’s NEO

株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアで、日経顧客満足度調査で6年連続№1を獲得した信頼度の高いサービスです。

官公庁から一般企業まで、業種・規模を問わずに使える27の機能を持っているのに1ユーザー月額400円から使えるという、超コスパのいいグループウェアなのです!

また、Appsuiteというアプリ作成ツールで業務アプリをカスタムメイドすることもできます。

  • グループウェアの導入初心者
  • 年代が上の社員が多い
  • 外出先から見ることがあまりない
  • 組織ベースで管理したい

機能

  • スケジュール機能
  • プロジェクト管理
  • 電子会議室
  • タイムカード
  • 健康サポート機能(社員の健康に役立つプログラムを配信) など

 

価格(クラウド版)

 

desknet’s NEO App suite
初期費用 0円 0円
月額料金 400円/1ユーザー 320円/1ユーザー
機能 27のアプリケーション 独自アプリケーション追加
契約可能ユーザー数

 

5ユーザー~上限なし 5ユーザー~desknet’s NEO契約ユーザー数まで
デスク容量 1ユーザー1GB
標準セキュリティ SSL暗号化/接続元IPアドレス制限/BASIC認証

※容量はdesknet’s NEOとAppsuiteで共有

評判

いい点

一通りの機能が揃っており、ワークフローにも対応していて総合的に使えるソフトです(建設業/社長)

直感的に操作することができる(情報通信会社/IT管理者)

管理が簡単で使いやすい(飲食店/IT管理者)

改善点

スマホだと使いづらい(ソフトウェア会社/システム管理者)

デザインが少しふるめ。年齢層の高い人には見やすいかも(経営コンサルティング/マーケティング担当)

会議参加メンバーに合わせた会議開催日決定ができない点(ソフトウェア会社/プログラマー)

https://www.desknets.com/

サイボウズ office

サイボウズ株式会社が提供する日本企業向けグループウェア。

20年以上開発を続けており、日本人に合わせた使いやすいインターフェースが特徴です。

導入前後のサポートが充実しており、導入会社の半数がグループウェア導入が初めての企業だそうです。

価格も1ユーザー500円からと、導入ハードルが低いのも初めての企業が多い理由です。

こんな会社におススメ♪
  • 中小企業
  • 電話の取り次ぎが多い
  • デザイン性よりもシンプルで使いやすい点を重視する
  • 社員数がそんなに多くない

機能

  • 掲示板
  • ファイル管理
  • ワークフロー
  • 報告書(商談報告書や議事録などの文書をフォーマット化して共有)
  • プロジェクト情報一元管理
  • タイムカード など

価格

 

スタンダードコース プレミアムコース
料金(月額) 500円/1ユーザー 800円/1ユーザー
料金(年額) 5,880円/1ユーザー 9,405円/1ユーザー
容量 5GB×ユーザー数 5GB×ユーザー数

注:5ユーザーからお申し込み頂けます。6ユーザー以降は1ユーザー単位で申し込めます。

※プレミアムコースは、カスタムアプリが利用できるコースです。

評判

良い点

基本機能はもちろん、機能追加やシステム連携のためのAPIも用意されていて拡張性が高い(情報通信会社/ITコンサルタント)

伝言メモ機能により、電話の取り次ぎが楽です。(人材会社/営業)

バージョンアップを重ねて要望に合わせた機能を増やしていっている(販売関係/システム管理者)

部署別、設備や社用車等部門別の管理ができるので非常に便利(サービス業/マーケティング)

改善点

ワークフロー機能はついているが、おまけ程度のもの(病院/IT管理者)

見た目がシンプルすぎるので、もっと色やデザインをつけてもいいと思う(サービス業/一般職)

タイムカードの外出、復帰ボタンが一日1回しか押せないため、複数外出する場合は役に立たない(サービス業/マーケティング)

https://office.cybozu.co.jp/

G suite

グーグルが提供するビジネス向けクラウド型グループウェア。

グーグルが提供しているサービスをまとめて使えるので、今使っているサービスと連携できるのもいいですよね。

チャット機能を使いながらスプレッドシートなどを共同編集することができるため、効率よく作業を進めることができます。

使える機能が豊富ですが、その分セキュリティ面もしっかりしているため安心してお使いいただけます。

こんな会社におススメ♪
  • 様々なグーグルサービスをよく使っている
  • 外国籍の社員が多い
  • 共同作業が多い
  • 連携できる機能が多い方がいい

機能

  • Gメール
  • グーグルドライブ
  • スプレッドシート
  • アンケート機能
  • プレゼンテーション
  • チャット など

価格

 

Bassicプラン Businessプラン Enterpriseプラン
月額料金 680円/1ユーザー 1360円/1ユーザー 3000円/1ユーザー
年間料金 8,160円/1ユーザー 16,320円/1ユーザー 36000円/1ユーザー
容量 30GB/1ユーザー 無制限

※5ユーザー未満は1ユーザー1TB

評判

いい点

他のグーグル製品との親和性が高いので、連携して使いやすい(デザイン会社/クリエイター)

オンラインチャットでのサポートだが、返答が早くストレスがない(商社/マネージャー)

独自のドメインを使用できるので、会社の信頼性が高くなる(大学/専門職)

共同作業をする際に便利(情報通信会社/システム管理職)

改善点

ベーシックプランだと容量が少なすぎる(製造業/IT管理者)

初見の人でも分かりやすい見た目にしてほしい(情報通信会社/プロジェクトマネージャー)

価格が少し高い(サービス業/マーケティング)

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

【無料】

GRIDY

インターネット環境があればすぐに利用できる完全無料のグループウェア。

23個の業務効率化機能を、強固なセキュリティ環境で安全に使うことができます。

利用人数が無制限のため、大人数の会社でも使うことができます。

ただし、サポートがない、モバイル対応の機能に制限があるなどデメリットもあります。

こんな会社におススメ♪
  • 小規模~大規模な会社
  • グループウェアを試してみたい
  • 無料の中でもセキュリティが整っている方がいい

機能

  • スケジュール
  • プロジェクト管理
  • メッセージ
  • タイムカード
  • ToDo など

評判

いい点

珍しい機能を持っている訳ではないですが、誰もが欲しいと思っている機能は一通り搭載されています。(サービス業/役員)

改善点

無料版はやはり機能制限があるので、有料版を入れるのがおすすめ。(IT会社/一般職)

https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/

R-GROUP

容量制限のない唯一の無料グループウェア。利用者数制限もないのでいくら人数を追加しても追加料金がかかりません。

名刺管理や無料通話、シフト表などの他のグループウェアにはない機能備わっています。

また、マルチデバイス対応のため、外出時も使えるのはいいですよね。

ただし、使える機能が少ない、サポート機能がないなどのデメリットがあります。

こんな会社におススメ♪
  • 容量を結構使う
  • 名刺管理などもやってほしい
  • 他のツールと併用しながら使いたい

機能

  • タイムライン
  • ステークホルダー管理
  • 名刺管理
  • シフト表
  • 無料電話 など

評判

いい点

シンプルで使いやすく、初心者でも安心(製造業/担当者)

20か国語に対応しており、外国籍の社員が多いと役立ちます(システム会社/IT管理者)

改善点

サポートがなかなか受けられない(サービス業/担当者)

https://jp.r-group.com/

iQube

クラウドランキングで2年連続1位を受賞した無料グループウェアで、導入者数は9000社以上に上ります。

スケジュールと他機能を連携させ、より管理しやすくしたり、業務の属人化防止にも役立ちます。

こちらもマルチデバイスに対応しています。

ただし、サポートが資料のみ、利用可能人数が10名まで、メール機能がないなどの制限があります。

こんな会社におススメ♪
  • 他機能と連携させたい
  • ファイルなどをクラウド上にあまり保存しない
  • 社内のルールやノウハウを蓄積したい

機能

  • スケジュール
  • ニュース配信(掲示板)
  • メッセージ
  • 社内wiki(社内ノウハウの蓄積)
  • ToDoリスト など

評判

いい点

営業とシステム管理者の連携がうまく取れるため役立っています(システム会社/営業)

見た目は、分かりやすいように配色されていて見やすいです(食品会社/一般職)

気になる点

サポートサービスがない(人材会社/担当者)

無料なので仕方ないが、ファイルなどの登録数に制限があるのがマイナス点(IT会社/マーケティング)

https://www.iqube.net/

有料版の価格、無料版の機能それぞれ比較してみた

ここでは、有料ツールの価格と無料ツールの特徴の違いをそれぞれ比べてみました。

さっそく比較表を見てみましょう。

有料ツールの価格比較(1番下のコース)

kintone J-MOTTO Desknet’s NEO サイボウズ office G suite
料金(月額)/ユーザー 780円 400円 500円 680円
料金(年額) 9,170円 20,000円 5,880円
容量 5GB×ユーザー数 100MBまで 1GB/ユーザー 5GB×ユーザー数 30GB/ユーザー

 

無料ツールの特徴比較

 

GRIDY R-GROUP iQube
機能数 23個 12個 15個
ユーザー数制限 無制限 無制限 10名
容量 1GB 無制限 30MB
マルチデバイス対応 ×
サポート対応 × × 資料のみ

 

このように、ツールそれぞれで違いがあるので、よく比較してから導入するツールを決めてください。

比較することでどれが一番会社に合っているか分かりますよ!

無料版の注意点

無料版はコストをかけずに機能を使えるため、魅力的ですよね。

しかし、無料版には見落としてはいけない注意点があるのです。

代表的ものを3つ、ここでご紹介します。

利用・機能制限がある

iDubeもそうでしたが、無料版のグループウェアは利用者数や容量に制限があったり、使える機能が少なかったりします。

制限の範囲は狭く、それ以上使うとなると結局お金を取られるケースも多いです。

サポート体制が悪い

上記で紹介した3つもそうでしたが、無料版のものはサポート体制がしっかりしていない場合がほとんどです。

電話対応してくれるところなどないでしょう。

導入する前にサポート体制がどうなっているのかしっかり調べましょう。

セキュリティ面が心配

IPアドレス制限ができないなど、セキュリティ体制がしっかりしていないものが多いです。

無料版の中には容量や利用人数制限がないものもありますが、セキュリティ面がしっかりしていない場合、顧客情報などの機密情報を管理するのには向いていないでしょう。

オフィ助ふきだし

このように、無料版はリスクが多いです。「利用人数が少ない」「データは他で管理している」など利用頻度が少ない場合、「グループウェアってどんなものなのか知りたい」という場合には、無料版を使うのもいいと思います。

しかし、グループウェア1つで管理や業務改善など一貫してサポートしてほしい!という場合は有料版を導入すくことを強くおススメします♪

無料トライアルができるツールもたくさんあるので、ぜひ利用してみてくださいね。

まとめ

今回は、人気のグループウェアツールをご紹介しました。

これら以外でも特徴を比べてみてもいいかもしれません。

今回の内容をまとめると、以下のようになります。

ここがポイント
  • グループウェアを導入する時は、選び方を知ること
  • 各ツールをしっかり比べるのが大切
  • 無料版はサポート面やセキュリティ面に注意!

業務改善のために、ぜひグループウェアを導入してみてくださいね♪

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