家庭用電話機とは分けられ、会社用の電話であるビジネスフォン。名前はなんとなく聞いたことあるし、見た目もイメージできるけど、電話できること以外の機能があるの？
そう思う人が多いと思います。
そこで、この記事では、ビジネスフォンの基本的な機能や注意点をお伝えします。
ビジネスフォンを導入済みの方もこれからの方も、ここで知識を身に着け、ビジネスフォンの機能をフル活用して頂ければと思います！
それでは早速見ていきましょう。
ビジネスフォンとは、主装置と呼ばれる制御システムと電話端末(実際に使う電話)で構成された、複数の内線と外線を共有できる業務用の専用電話機のことです。
ビジネスフォンの基本機能としては、以下の2つが挙げられます。
例えば、社内にかかって来た電話にAさんが対応したとします。
その電話がB課長宛だった時、Aさんは保留ボタン(一般電話機の保留と同じ)を押して、B課長に内線で「○○様から1番にお電話です。」と伝え、B課長に電話を繋ぐことができるのです。
ビジネスフォンを導入する際、電話回線をいくつ契約するか選ぶことが出来ます。
電話回線を契約することで、かかって来た電話に同時に対応できる数を決めることになるのです。
例えば、3回線契約をすると、一度に3つの電話番号に対応することが出来ます。
【3回線契約の場合】
会社で使われるだけあって、複数の相手から電話が来ることを想定して作られています。
その他にも、転送機能や留守電話の登録、録音機能など様々な機能が備わっているんですよ！
従業員が多く、電話が頻繁にかかってくる会社なら、ビジネスフォンは欠かせませんね。
とは言っても、家庭用電話機との違いってぼんやりとしか分からないですよね。
そこで、２つの違いを分かりやすく表にしてみました。
こちらで2つの違いがよくわかると思いますので、ぜひ比較してみてくださいね♪
家庭用電話機 | ||
| 内線機能 | 〇 | × |
| 保留機能 | 〇 | × |
| 同時着信 | 〇 | × |
| 設置工事 | 〇 | × |
| 子機 | 〇 | 〇 |
| 必要台数 | 主装置+電話機複数 | 1,2台 |
表を見てもらうとすぐに分かると思いますが、ビジネスフォンと家庭用電話機では出来ることが全然違います。
ビジネスフォンは、複数人で使うように出来ているため、その分使える機能が豊富です。
一方、家庭用電話機はその名の通り家庭で使う用であるため、機能は重視されていません。
これだけの項目でも、ビジネスフォンは人が多くいる会社で使われるためのものであることが分かると思います。
これまでの説明で、ビジネスフォンの基本はご理解いただけたかと思います。
しかし、ビジネスフォンの機能は上記に記載した以外にも、色々あるのです！
他の機能を知ったら、「こんなこともできるの！？」と驚くこと間違いなしですよ♪
では、早速見てみまいきましょう。
これは、外出先から会社の電話番号で電話を掛けられる機能です。
会社の電話番号で掛けることで、通話料金のコストを抑えることが出来ます。
また、営業の場合は、新規のお客さんにかける時に電話に出てもらいやすいというメリットがあります。
電話対応中にかかってきた電話を逃したくない時に、「ただいま電話が込み合っております。少々お待ち下さい。」などのアナウンスが流れるように設定できます。
一度はアナウンスを聞いたことがあると思いますが、利用者の問い合わせが多い会社ではよく使われています。
会社にかかってきた電話を、事前に登録しておいた社員の携帯電話や外出先の電話番号に転送することが出来ます。
転送電話が繋がらなかった場合メールでお知らせ。電話に気付けてすぐ掛け直すことが出来ます。
この機能を使えば、担当が外出していても商談中でない限りすぐに対応することができ、対応が遅いなどのクレームも減少します。
通話中の電話を別の電話機から聞くことが出来ます。
この機能は通話を「聞く」だけのものなので、会話に参加したりすることはできません。
この機能の目的は、新人育成です。新人社員が上司や先輩の電話対応を聞いたり、上司が新人社員の電話対応を聞いて評価することが出来ます。
また、難しい案件が来た場合、上司が担当に指示を出しながら上手くコントロールすることもできます。
ビジネスホンの中に入っている電話帳を使って、携帯電話から電話をかけることが出来ます。
こちらはリモートコールバックと一緒に使うことが出来ます。
尚、電話帳を使ったからといって電話帳内の電話番号が携帯に記憶されるわけではないので、携帯電話に電話番号を登録するよりセキュリティ面で安全です。
こちらもサポートセンターへの問い合わせなどで聞いたことがあると思います。
電話がかかってきた時に音声案内で途中まで応答し、お客さんの知りたい情報を与えられる部署に繋ぐことが出来ます。
こちらは、部署が細かく分かれている会社や目的によって担当者が変わる会社で使われます。
この機能を使うことで、お客さんを待たせることもなく素早く適切な対応をすることができます。
出典元：VALTEC MOT
ビジネスフォンの場合、電話機本体の他に主装置と呼ばれるビジネスフォンの大元が必要になります。
主装置は複数のビジネスホン端末を取りまとめ、外線と内線、内線間を共有・制御する役割があります。
つまり、これがないとビジネスフォンを使うことができません。
ビジネスフォンの導入には、主装置＋電話機(複数)＋配線が必要になり、家庭用電話機よりもかかるコストが大きくなります。
上記でも少し触れましたが、ビジネスフォン導入には配線も必要になります。
種類としては、主装置と繋げて電話を使用できるようにする電話回線、
主装置と電話機を繋げるモジュラーと呼ばれる回線の二つです。
前者は、ISDN回線やIP電話など種類があるので、回線の会社に問い合わせてみてください。個人的には一番有名で一番安い光回線がおすすめです。
導入台数も適当に決めてはいけません。人数分導入するのではダメなのです。
社員の数と共に、電話をとる人が多いか頻繁に掛かってくる場合は、人数分必要になるかと思います。
しかし、電話をしない人がいる場合、人数分は必要ありません。
また、新設・開業をする場合は、将来社員数が増えた時のことを考えて多めに用意しておくことをおすすめします。
ビジネスフォンは機種によって増設できる台数が決まっているため、あらかじめ何台導入するか決めてから探すと効率的です。
また、同時に何人通話できるかを表す「チャンネル」数も決めておくと良いでしょう。
ビジネスフォンには新品と中古があります。
中古は新品に比べてかなり安く買えますが、その分傷みや汚れがあったり、故障する可能性が高いです。
新品はやはり金額がネックですが、その分傷みや故障といった部分では心配ないです。
気持ち的にも、新品を使う方が仕事へのやる気も違ってくると思います！
「新品がいいけど金額が…」と、お悩みのあなたには、リース契約がおすすめ！
リースでしたら、新品のビジネスフォンが月払いでお安く使えちゃいます♪
詳しくは、オフィ助にお問い合わせください！ 知識豊富なスタッフが丁寧にご対応致します。
いかがでしたか。簡単ではありますが、ビジネスフォンの基本情報をお伝えしました。
それでは、今回の内容のまとめです。
オフィ助なら、小さなお悩みにも親身になってお答えします。少しでもビジネスフォンの購入を考えているのなら、お気軽にオフィ助にお問い合わせくださいね♪