ビジネスホン基礎知識

ビジネスホンとは?家庭用との違い・基本知識教えます

家庭用電話機とは分けられ、会社用として使われるビジネスホン。名前はなんとなく聞いたことあるし、見た目もイメージできるけど、詳しいことは分からない…。

そういう人が多いと思います。

そこで、この記事では、ビジネスホン導入前までの基本的な情報をお伝えします。

良ければ参考にしてくださいね♪

ビジネスホンとは?

ビジネスフォンとは、複数の内線と外線を共有できる業務用の専用電話機のことです。

分かりやすく言うと、会社にかかってきた電話をとった人は、別の電話機にその電話を繋げることが出来るのです。

前に「ビジネス」と入っているだけに、転送機能や留守電話の登録、録音機能など様々な機能が備わっています。

従業員が多く、電話が頻繁にかかってくる会社なら、ビジネスホンは欠かせませんね。

 

ビジネスホンと家庭用電話機の違いを比較!

とは言っても、家庭用電話機との違いってぼんやりとしか分からないですよね。

そこで、2つの違いを分かりやすく表にしてみました。

こちらで2つの違いがよくわかると思いますので、ぜひ比較してみてくださいね♪

 

ビジネスホン

家庭用電話機

内線機能 ×
保留機能 ×
同時着信 ×
設置工事 ×
子機
必要台数 主装置+電話機複数 1,2台

 

表を見てもらうとすぐに分かると思いますが、ビジネスホンと家庭用電話機では出来ることが全然違います。

ビジネスホンは、複数人で使うように出来ているため、その分使える機能が豊富です。

一方家庭用電話機は、その名の通り家庭で使う用であるため、機能は重視されていません。

これだけの項目でも、ビジネスホンは人が多くいる会社で使われるためのものであることが分かると思います。

こんなことまで!?ビジネスホンの知られざる機能紹介します!

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これまでの説明で、ビジネスホンの基本はご理解いただけたかと思います。

しかし、ビジネスホンの機能は上記に記載した以外にも、色々あるのです!

他の機能を知ったら、「こんなこともできるの!?」と驚くこと間違いなしですよ♪

では、早速見てみまいきましょう。

リモートコールバック

これは、外出先から会社の電話番号で電話を掛けられる機能です。

会社の電話番号で掛けることで、通話料金のコストを抑えることが出来ます。

また、営業の場合は、新規のお客さんにかける時に電話に出てもらいやすいというメリットがあります。

「お待たせメッセージ」を流せる

電話対応中にかかってきた電話を逃したくない時に、「ただいま電話が込み合っております。少々お待ち下さい。」などのアナウンスが流れるように設定できます。

一度はアナウンスを聞いたことがあると思いますが、利用者の問い合わせが多い会社ではよく使われています。

外線転送

会社にかかってきた電話を、事前に登録しておいた社員の携帯電話や外出先の電話番号に転送することが出来ます。

転送電話が繋がらなかった場合メールでお知らせ。電話に気付けてすぐ掛け直すことが出来ます。

この機能を使えば、担当が外出していても商談中でない限りすぐに対応することができ、対応が遅いなどのクレームも減少します。

モニタリング

通話中の電話を別の電話機から聞くことが出来ます。この機能は通話を「聞く」だけのものなので、会話に参加したりすることはできません。

この機能の目的は、新人育成です。新人社員が上司や先輩の電話対応を聞いたり、上司が新人社員の電話対応を聞いて評価することが出来ます。

また、難しい案件が来た場合、上司が担当に指示を出しながら上手くコントロールすることもできます。

連携機能

ビジネスホンの中に入っている電話帳を使って、携帯電話から電話をかけることが出来ます。

こちらはリモートコールバックと一緒に使うことが出来ます。

尚、電話帳を使ったからといって電話帳内の電話番号が携帯に記憶されるわけではないので、携帯電話に電話番号を登録するよりセキュリティ面で安全です。

音声ガイダンス

こちらもサポートセンターへの問い合わせなどで聞いたことがあると思います。

電話がかかってきた時に音声案内で途中まで応答し、お客さんの知りたい情報を与えられる部署に繋ぐことが出来ます。

こちらは、部署が細かく分かれている会社や目的によって担当者が変わる会社で使われます。この機能を使うことで、お客さんを待たせることもなく素早く適切な対応をすることができます。

いかがですか?知らない機能がたくさんあったかと思います。これ以外にもまだまだできる機能があるので、ぜひ調べてみてください。尚これらの機能は機種によって対応・非対応あるので、ビジネスホンの導入を検討する場合は機能の有無をメーカーに問い合わせてみてください。

導入する前に知っておくべきこと4選♪

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➀電話機だけじゃ動かない!

ビジネスホンの場合、電話機本体の他に主装置と呼ばれるビジネスホンの大元が必要になります。主装置は複数のビジネスホン端末を取りまとめ、外線と内線、内線間を共有・制御する役割があります。

つまり、これがないとビジネスホンを使うことができません。

ビジネスホンの導入には、主装置+電話機(複数)+配線が必要になり、家庭用電話機よりもかかるコストが大きくなります。

➁配線が必要

上記でも少し触れましたが、ビジネスホン導入には配線も必要になります。

種類としては、主装置と繋げて電話を使用できるようにする電話回線

主装置と電話機を繋げるモジュラーと呼ばれる回線の二つです。

前者は、ISDN回線やIP電話など種類があるので、回線の会社に問い合わせてみてください。個人的には一番有名で一番安い光回線がおすすめです。

➂導入台数や付属機能は慎重に決めるべし

導入台数も適当に決めてはいけません。人数分導入するのではダメなのです。

社員の数と共に、電話をとる人が多いか頻繁に掛かってくる場合は、人数分必要になるかと思います。しかし、電話をしない人がいる場合、人数分は必要ありません。

また、新設・開業をする場合は、将来社員数が増えた時のことを考えて多めに用意しておくことをおすすめします。

ビジネスホンは機種によって増設できる台数が決まっているため、あらかじめ何台導入するか決めてから探すと効率的です。

また、同時に何人通話できるかを表す「チャンネル」数も決めておくと良いでしょう。

➃ビジネスホンには新品と中古がある

ビジネスホンには新品と中古があります中古は新品に比べてかなり安く買えますが、その分傷みや汚れがあったり、故障する可能性が高いです。

新品はやはり金額がネックですが、その分傷みや故障といった部分では心配ないです。

気持ち的にも、新品を使う方が仕事へのやる気も違ってくると思います!

「新品がいいけど金額が…」と、お悩みのあなたには、リース契約がおすすめ!

リースでしたら、新品のビジネスホンが月払いでお安く使えちゃいます♪

詳しくは、オフィ助にお問い合わせください! 知識豊富なスタッフが丁寧にご対応致します。

まとめ

いかがでしたか。簡単ではありますが、ビジネスホンの基本情報をお伝えしました。

それでは、今回の内容のまとめです。

ビジホンのまとめ
  • ビジネスホンは会社用なので、機能が豊富
  • お客様だけでなく、社員のための機能も付いている
  • 主装置や配線がないと使えない

 

オフィ助なら、小さなお悩みにも親身になってお答えします。少しでもビジネスホンの購入を考えているのなら、お気軽にオフィ助にご連絡くださいね♪

 

 

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