複合機・コピー機を利用していて、
「FAXをよく利用するんだけど、カウンター料ってかかるの？」
「FAXでカウンター料を節約する方法はある？」
といった声が多くあります。
できれば、毎月かかるコストは削減していきたいものですよね。
そこで今回は、FAXのカウンター料金に注目し、節約の方法など詳しくご紹介していきましょう！
これを読めば、ムダなカウンター料金をかけずにFAXを利用できますよ！
ぜひ参考にしてくださいね。
プリントやコピーを行った場合、そのカウント数に応じて毎月請求されるカウンター料金。
プリントやコピーであれば自分や社員の意思で印刷していますが、FAXは相手から送信されてくるものなので、受信するがまま印刷しているという方も多いのではないでしょうか。
そこで、送られてきたFAXはカウンター料金の対象なのか、逆に送信したFAXはどうなのか、お話ししていきましょう。
結論から言えば、FAXの送信ではカウンター料金は発生しません。
カウンター料金とは、トナーを消費した場合、つまり紙などに印刷をした場合にカウントされるものです。
もともとあった原稿を送信しても、紙に印刷しているわけではないため、カウンター料金の対象外になります。
FAXを受信した場合、カウンター料金の発生は次の2通りに分かれます。
| カウンター料金 | |
|---|---|
| FAXを紙で印刷した | 料金が発生 |
| FAXを受信したが、PCもしくはディスプレイで確認した | 対象外 |
FAXを受信した場合、プリントの有無によってカウンター料金の対象となるかどうか変わるので、覚えておきましょう。
FAX受信でカウンター料金が発生するのは印刷時のみです。
そのため、複合機・コピー機のFAX受信設定を「自動印刷」にしている場合は注意が必要です。
自動印刷にしていると、受信したFAXはすべて印刷されてしまいます。
受信するFAX内容によっては、「紙に印刷しなくてもデータを保存していればいい」というものもありますよね。
特に送付状などは、プリントの必要がないという方も多いでしょう。
そういった不必要なFAXも受信するたびにプリントしているとカウンター料金の対象になるので、余計なコストがかかってしまいます。
ここまでお話ししてきましたが、カウンター料金を節約するためには、プリントやコピー減らすことが大切です。
FAX受信の場合は、複合機・コピー機の機能を活用することで不必要な印刷を防ぐことができるので、以下でご紹介します。
複合機・コピー機を導入した場合、最初は標準設定がされています。
FAXの受信に関した標準設定は「自動印刷」になっているため、まずは標準印刷から「見てから印刷」などの設定に変更する必要があります。
複合機・コピー機の機能には、「見てから印刷」という機能が備わっている機種があります。
「見てから印刷」はディスプレイのプレビューで受信したFAXを確認し、必要なものだけをプリントすることができる機能です。
例えば、数十枚送られたFAXのうち数枚だけを印刷するといったことも可能なので、カウンター料金を節約したい場合は、ぜひ活用してほしい機能になります。
PCを利用してFAXを送受信する「PC-FAX」の利用もおすすめです。
送信・受信共に印刷する必要がなく、PCから直接データを送信でき、届いたものの確認もできるので、紙媒体で必要なFAXだけを印刷することができます。
見てから印刷では複合機・コピー機のディスプレイを確認する作業が必要ですが、「PC-FAX」は席に座ったままFAXの送受信ができるので、コスト削減ができる上に大変便利ですよ。
節約方法を知っても「やっぱりカウンター料金の負担が大きい…」と感じる方には、複合機・コピー機の定額制レンタルサービスが最適です！
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疑問があれば何でもオフィ助にご相談ください。
いかがでしたか。
今回は、FAX送受信のカウンター料金について、どんな時にカウンター料金が発生するのかなどご紹介しました。
覚えておいてほしいポイントは、次の3つです。
「できるだけ印刷にかかるコストを抑えたい」
「ムダなFAXをカウントされたくない」
などといった方は、ぜひこの記事を参考に節約してみてくださいね。
オフィ助では、複合機・コピー機のご相談に誠心誠意対応させていただきます。
「見てから印刷」の設定方法など、機能のことでも遠慮せずオフィ助までご相談ください♪