フリーアドレスについて様々なお話してきましたが、まだまだ不安な点はあるでしょう。
そんな人のために、今回はフリーアドレス導入前に解決しておくべき部分の対処方法をお伝えしたいと思います。
「フリーアドレスって何？」という方は、フリーアドレスのメリットデメリット、向いている会社などを説明している下の記事からお読みください♪
これを知っておけばフリーアドレスで失敗はない！とまでは言えませんが、この部分はネックになってくるという点を抑えておけば、フリーアドレス開始時に出てくる不満も少なくなるでしょう！
収納の問題は、フリーアドレス開始当初に出てくるものだと思います。
移動が頻繁になるフリーアドレスは、移動時の荷物を最小限にしなければいけません。
従業員の荷物は、どのように収納すればいいのでしょう。
ほとんどの会社ではロッカーを設置しているのではないでしょうか。
個人のロッカーを設置することで、会社に置いておく必要のある書類や個人のものを入れておくことが出来ます。
ただし、スペースを取らないようにロッカーを小さくしてしまうと、入る荷物の量が限られてしまい不便を感じる場合もあるでしょう。
ある程度1人分のスペースが広いロッカーを用意すると良いでしょう。
ロハコ オフィスミーティングバック 出典元：ロハコ公式ページ
コクヨ モ・バコ 出典元：コクヨ公式ページ
これは個人で用意するものですが、仕事で必要なものや飲み物などを一緒に運べる収納バックを用意してもらうように呼び掛けるといいでしょう。
もし予算に余裕があるようなら、会社側で用意すれば従業員側の負担も軽くなります。
最近はおしゃれで収納スペースも広く、小物入れも付いたバックが沢山あります。
移動時に便利なので、そのようなバックを持っている人もたくさんいますよ♪
内田洋行 仕切りになるキャリーボックス 出典元：アスクル
ロッカーに入っている書類も持ち運ぶ書類も、バラバラで持っていたらいざとなった時どこに何が入っているのか分からなくなってしまいますよね。
それを防ぐために、収納ファイルを用意すると良いでしょう。
最近は、書類を分かりやすくまとめるファイルや文房具を収納するものも出ているので、自分が欲しいものを選びましょう。
3つの内2つは従業員側が用意するものの話でしたが、収納の話をする際に収納バックやファイルのことを勧めることができます。
また、収納用のものは会社側で用意すれば、フリーアドレスに対する従業員の負担や不満を減らすことにも繋がるでしょう！
フリーアドレスの場合、固定電話を置いても取り次ぎが難しいです。
仮に受付を設置して固定電話を設けたとしても、その人が社内にいるのかどうか、いるとしてどの場所にいるのかが分からないので相手を待たせてしまい効率がよくありません。
そのため、フリーアドレスオフィスには、社用携帯を用意したりクラウドPBXを利用すると良いでしょう。
クラウドPBXは、モバビジがおすすめです。
モバビジについて知りたい方は、「モバビジのメリットデメリット、使える機能は？」をお読みください。
モバビジがどういうものなのか一発で分かりますよ♪
フリーアドレスの場合、安全なセキュリティを確保することも大切です。
フリーアドレスでセキュリティを確保するためにはどうすればいいのでしょう。
フリーアドレスでは、どこに誰がいるのか分からない、会社に関係がない人が入ってきたとしても実際把握しきれません。
それを防ぐために、従業員の出退勤を正確に管理するための管理用機器やセキュリティゲートを設置しましょう。
そうすることで、誰が出社していて誰が外出しているのかが分かり、外部の人間の不正入出も防ぐことが出来ます。
また、入口に警備員を常備させるのも効果的です。
事務や会計などを担当している人や、契約書を取ってくる営業のために、各エリアにシュレッダーを設けると良いでしょう。
個人情報の載っている書類を通常のごみ箱に捨てるのは危険なので、シュレッダーがないと処分に困ってしまいます。
個人情報の漏洩を防ぐためにも、シュレッダーは必要不可欠です。
個人用ロッカーの設置をおススメしましたが、人によっては社外秘のものや重要な書類をそこに入れておく人もいるでしょう。
貴重品を置く場合も鍵があった方が安心です。
しかし、通常の鍵では無くす人もいるかもしれないので、ICカードキーのものを導入するとよいでしょう。
そうすれば、社員証で鍵の開け閉めが出来るため、鍵を無くす心配も減ります！
持ち運ぶ書類も最小限に抑えられるためペーパーレス化が進み、大切な情報は自分のパソコンの中だけに入れておくようになるからでしょう。
また、毎回座る席が変わるため、必ず書類を片づけてから移動することになります。そうすることによって大切な情報はロッカー内で保管され、情報漏洩の危険が減ります。
しかし、万が一机に書類を忘れてきてしまった場合は探すのも一苦労ですし、情報漏洩の危険もあります。
フリーアドレスを行う際は、退席する時に必ず忘れ物がないかチェックするよう呼びかけることが重要です！
従業員が多い場合は特に、机や椅子を綺麗にしないまま席を立つ人もいるでしょう。
しかし、次に座る人は不愉快でしかありません。
机やイスを清潔に保つためには、従業員全員の協力が必要なのです。
そのため、フリーアドレス導入前にルールを設けましょう。
「使ったスペースは必ず元通りにしてから席を立つこと」。このルールを設けるだけでも違ってくるはずです。
また、一人用の席にはパーテーションを付けて1人分の空間を狭くすることで、ものが置くスペースを狭くします。
そうすれば余分に荷物を広げることもなくなり、使用した本人も忘れものをする確率が低くなります。
使っている人にとっても次に使う人にとっても安心ですよね。
文房具が収納できるファイルボックスをご紹介しましたが、パソコンと書類と文房具セットを持って移動するのはやはり大変ですよね。
荷物が多いために移動場所が限られたり、同じ場所に居続けていてはフリーアドレスの意味がありません。
そこで、みんながよく使用するだろう文房具は各机、各エリアに何個か置いておくのが良いでしょう。
例えば、はさみ・マジック・ボールペン・糊・ハンコ下敷き(これは会社によりますが)・カッター・ホッチキスなど、どの部署の人も使いそうなものは置いておくのがベストです。
また、ティッシュも各場所においておいた方が従業員も働きやすいでしょう。
こうすることで従業員の荷物が減り、移動も活発になります。さらに仕事の効率もアップするでしょう♪
今回は、フリーアドレス導入時に懸念材料となる点について対処方法をお話しました。
これを見て分かるように、社内をフリーアドレス化するためにはいろいろな物に費用がかかります。
「自分の会社はフリーアドレス向きだけれど、費用のことを考えたらまだ不安が残る…。」など、導入をためらう理由があるのなら、すぐに導入するのは危険です。
しっかり体制を整えられる段階に来てからにしましょう。
会社を新しい体制にすることは、社内に新しい風を起こすことでもあるので、積極的に働き方を変えていきましょう！