インターネットFAXとは、パソコンやモバイル端末などからインターネット回線を経由してFAXの送受信ができるサービスです。
インターネットにアクセス可能な環境とEメールがあれば、電話回線を使わないでいつでもどこからでもFAXの送受信が行えるのです！
今回は、現代向きで便利なインターネットFAXについて詳しく説明していこうと思います。
最初はインターネットFAXの仕組みです。
どのような仕組みか知れば、インターネットFAXがもっと理解できますよ！
インターネットFAXでは、作成した書類をデジタル端末で送信することができます。
送信したデータは、インターネットFAXサービスのサーバー内でFAX用信号に変換され、相手先のFAX機に送られます。
受信相手は通常のFAXと同じように受け取れるので、紙で出すことも可能です。
相手から送られてきた書類は、FAX用信号に変換されてインターネットFAXサービスのサーバーに届きます。
届いた信号はサーバー内でPDF・TIFFなどのデータに変換され、メールに添付されるためパソコンやモバイル端末などの好きなデバイスから内容を確認できるのです。
インターネットFAXの仕組みが分かったところで、次はインターネットFAXをやると何がいいのかを知っていきましょう。
インターネットFAXを使えば、FAXを紙で出力する必要がなくなります。
そうすると、ペーパーレス化が促進し紙の無駄遣いを抑えられる上に、不必要な書類を出力することもなくなります。
紙で出したいものを選ぶことができるので、紙代の節約にもなります。
また、送られてきたものをデータとして管理できるので、無くす心配もありません。
従来のFAXは電話機から送受信を行うため、事務所に行く必要がありました。
しかし、インターネットFAXではデータを取り扱うため、外出先であってもスマホやPCでFAXの送受信ができます。
送信したい時はメールにデータを添付するだけで完了です。
受信時も、メールに添付されたデータを開いて必要に応じて保存するだけでいいです。
送る際は相手のFAX番号を指定するだけなので、直感的に使うことができます。
インターネットFAXは、パソコンやご自身のモバイル端末からFAXを送信することができるので、FAX専用機が必要ありません。
必要がなければ紙として出すこともないので、紙代やインク代もかからないのです。
そのため、インターネットFAXを使えば経費をかなり節約することができます。
従来のFAXでは電話回線を使用するため、送信先の地域によって通信料金が違いました。
一方、インターネットFAXはインターネット回線を使うため、送信料金はどこも一緒です。
電話回線では、遠くになればなるほど料金も上がっていくので、経費計算も面倒で遠距離地に送ることが多いとコストがかさんでしまいがちです。
しかし、インターネットFAXならその心配もありませんね♪
従来のFAXは、電話回線を引いてからじゃないと利用できません。
そのため状況にもよりますが、利用できるようになるには2週間前後かかります。
しかし、インターネットFAXは即日利用できるところが多く、急ぎで設定したい時も安心です。
FAXを受信した際、メールで通知してくれるため見忘れて対応が遅れるなどのリスクが軽減されます。
従来のFAXでは全て紙で出力されてしまうため、自分でいるものといらないものを分けて保管する必要がありました。
インターネットFAXであれば、データとしてネット上で管理できるできるため、保管・削除・検索が簡単にできて作業効率アップに繋がります。
インターネットFAXはインターネットを介してFAX送信を行うので、情報漏洩の危険があるのではないか？と気にする人もいるでしょう。
しかし、インターネットFAXは、送受信のデータを常に暗号化しているため、情報漏洩のリスクは非常に低いです。
暗号化したデータを受信者のみに届け、届いたときに開示されるようになっているため、送受信途中で第三者に盗み見られる心配はありません。
インターネットFAXを紹介してきましたが、従来のFAXとはどのような部分が違うのでしょう。
分かりやすいように表にまとめてみました。
| インターネットFAX | 従来FAX | |
| 送受信方法 | メール | 紙 |
| 使用機器 | パソコン・モバイル端末など | FAX機・複合機 |
| かかる費用 | サービス利用料・送受信料 | 機械代・インク代・紙代・送受信料 |
| 利用回線 | インターネット | 電話 |
| 管理方法 | データ | 紙 |
| サービス利用開始日 | 即日(サービスによる) | 2週間前後(状況による) |
このように、２つを比較するとかなり仕組みが異なることが分かると思います。
このように見ると、インターネットFAXの方が費用も掛からず簡単で圧倒的におススメなように感じますが、インターネットFAXにデメリットはないのでしょうか。
見ていきましょう。
インターネットFAXは、インターネットに繋がっていなければ利用できません。
さらに、時間に関係なくいつでもFAXが送られてくる場合は、24時間インターネットに接続されている必要があります。
使っているパソコンがインターネットに接続されていても、電源を入れておかなければ受信できないようです。
そのような場合は、お使いのスマホでもFAXを受信できるように設定しておきましょう。
そうすれば、パソコンを起動し続けることなくFAXを確認することができますよ♪
インターネットFAXでは、毎月受信可能枚数が決まっているものが多いです。
その枚数を超えてしまうと追加料金がかかってしまうので、毎月大量にFAXを受信する会社は要注意です。
受信料が気になる場合は、受信可能枚数に上限がないサービスを選ぶのがおススメです。
手書きの書類や、押印・捺印が必要な契約書や請求書などの紙として出したものをインターネットFAXで送る場合は、少し手間がかかります。
というのも、紙の書類をデータに変換して送る必要があるからです。
変換方法は3つほどあります。
一番簡単な方法は➀ですが、スマホの送受信ができないサービスもあるので、導入前にスマホ利用ができるか確認しましょう。
スマホ用アプリがあるのは、eFax/MOVFAX/秒速FAXなどです。
従来のFAXは全国の市外局番を使うことができます。
しかしインターネットFAXでは、取得できるFAX番号が050や020に限定されるところもあります。
会社で利用する際、050や020では支障をきたす可能性がある場合は、全国の市外局番を利用できるサービスを選ぶようにしましょう。
インターネットFAXの送信料金は全国一律で一枚あたり8~20円程です。
従来のFAXの場合、区域内であれば3分で8.5円です。
通常のFAX速度であれば1枚送るのに1分ほどかかるので、従来のFAXは1枚あたり2.4円程かかる計算になります。
このように、1枚あたりの送信料は従来FAXの方が安いので、FAXをあまり利用しない場合やFAX送信地域が市内である場合などは、インターネットFAXの方がコストがかさむ可能性があります。
インターネットFAXは何にどれくらい費用がかかるのか知っておくと導入時にスムーズです。
ここでは料金相場をお伝えするので参考にして下さい。
早速見ていきましょう！
| 初期費用 | 0~1500円 |
| 月額費用 | 300~1500円 |
| 送信料金 | 1枚あたり8~20円/〇枚まで無料 |
| 受信料金 | 無料/〇枚まで無料。超えた場合は8~10円 |
| 50枚送信時の料金 | 300~4980円 |
表を見て分かるように、サービスによってかなり差があります。
安いものを選ぶのはいいですが、その分お試し期間がなかったり使えるFAX番号に制限があったりと不便が多いです。
料金だけを見るのではなく、欲しい性能を備えているかもしっかり確認してから導入するようにしましょう！
インターネットFAX機能が標準搭載されている複合機を３つ紹介します。
複合機選びの参考してください。
コンパクトでありながら大容量給紙のA4カラー複合機。
シンプルでかさばらないフォルムなので、オフィスだけでなく窓口や店舗でも景観を邪魔することなく設置できます。
自動両面原稿送り装置も搭載しているので、裏表一度に高速スキャンができて作業効率アップにつながります。
また、
上記の機能により、リモートワーク時も安心・安全に利用することができます。
新しい働き方に対応できるよう、さまざまな機能が搭載されたA3カラー複合機。
見た目は落ち着いたライトグレーで、用紙が見やすいようなカラーにしたそうです。
モバイル端末で基本操作をすることができるため、自席にいながら印刷までの操作を行えて作業効率を上げることができます。
スキャンにはAIが搭載されており、紙に応じて最適な設定をしてくれるので自分で設定する手間が省けます。
また、MicrosoftOffice文書はパソコンを介さず直接印刷できるので、作業効率を上げることができます。
シンプルでありながら業務効率化をアップする機能が搭載されたA3カラー複合機。
読取ガラスは防汚コートガラスを採用しており、画像処理技術によって高度なスジ補正してくれるため、精度の高いスキャンを実現します。
専用アプリをインストールすることで、モバイル端末と複合機をダイレクト接続してデータ出力とスキャンデータの取り込みが行えます。
今回は、インターネットFAXについての特徴や注意点などをご紹介しました。
インターネットFAXは便利ですが、会社のFAX利用状況によっては必要ないこともあるので、会社の状況を確認してから導入を検討することをおススメします。
インターネットFAXを使って快適なFAXライフを送りましょう！