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インターネットFAXは何がいい?仕組みや特徴・リスクをご紹介

インターネットFAXは、パソコンやモバイル端末などからインターネット回線を経由してFAXの送受信ができるサービスです。

インターネットにアクセス可能な環境とEメールがあれば、電話回線を使わないでいつでもどこからでもFAXの送受信が行えるのです!

 

今回は、現代向きで便利なインターネットFAXについて詳しく説明していこうと思います。

 

インターネットFAXの仕組み

最初はインターネットFAXの仕組みです。

どのような仕組みか知れば、インターネットFAXがもっと理解できますよ!

 

送信の場合

インターネットFAXでは、作成した書類をデジタル端末で送信することができます。

送信したデータは、インターネットFAXサービスのサーバー内でFAX用信号に変換され、相手先のFAX機に送られます。

 

受信相手は通常のFAXと同じように受け取れるので、紙で出すことも可能です。

 

受信の場合

相手から送られてきた書類は、FAX用信号に変換されてインターネットFAXサービスのサーバーに届きます。

 

届いた信号はサーバー内でPDF・TIFFなどのデータに変換され、メールに添付されるためパソコンやモバイル端末などの好きなデバイスから内容を確認できるのです。

 

インターネットFAXの仕組みが分かったところで、次はインターネットFAXをやると何がいいのかを知っていきましょう。

 

インターネットFAXのここがすごい!

紙として出さなくて済む

インターネットFAXを使えば、FAXを紙で出力する必要がなくなります。

そうすると、ペーパーレス化が促進し紙の無駄遣いを抑えられる上に、不必要な書類を出力することもなくなります。

紙で出したいものを選ぶことができるので、紙代の節約にもなります。

また、送られてきたものをデータとして管理できるので、無くす心配もありません。

 

操作が簡単

送信したい時はメールにデータを添付するだけで完了です。

受信時も、メールに添付されたデータを開いて必要に応じて保存するだけでいいです。

送る際は相手のFAX番号を指定するだけなので、直感的に使うことができます。

 

機器やインクが不必要

インターネットFAXは、パソコンやご自身のモバイル端末からFAXを送信することができるので、FAX専用機が必要ありません。

必要がなければ紙として出すこともないので、紙代やインク代もかからないのです。

そのため、インターネットFAXを使えば経費をかなり節約することができます。

 

料金が均一

従来のFAXでは電話回線を使用するため、送信先の地域によって通信料金が違いました。

一方、インターネットFAXはインターネット回線を使うため、送信料金はどこも一緒です。

 

電話回線では、遠くになればなるほど料金も上がっていくので、経費計算も面倒で遠距離地に送ることが多いとコストがかさんでしまいがちです。

しかし、インターネットFAXならその心配もありませんね♪

 

即日利用ができる場合が多い

従来のFAXは、電話回線を引いてからじゃないと利用できません。

そのため状況にもよりますが、利用できるようになるには2週間前後かかります。

 

しかし、インターネットFAXは即日利用できるところが多く、急ぎで設定したい時も安心です。

 

FAX受信をメールで知らせてくれる

FAXを受信した際、メールで通知してくれるため見忘れて対応が遅れるなどのリスクが軽減されます。

 

セキュリティ面も安心

インターネットFAXはインターネットを介してFAX送信を行うので、情報漏洩の危険があるのではないか?と気にする人もいるでしょう。

 

しかし、インターネットFAXは、送受信のデータを常に暗号化しているため、情報漏洩のリスクは非常に低いです。

暗号化したデータを受信者のみに届け、届いたときに開示されるようになっているため、送受信途中で第三者に盗み見られる心配はありません。

 

通常FAXとの違いを表で見てみた

インターネットFAXを紹介してきましたが、従来のFAXとはどのような部分が違うのでしょう。

分かりやすいように表にまとめてみました。

 

インターネットFAX 従来FAX
送受信方法 メール
使用機器 パソコン・モバイル端末など FAX機・複合機
かかる費用 サービス利用料・送受信料 機械代・インク代・紙代・送受信料
利用回線 インターネット 電話
管理方法 データ
サービス利用開始日 即日(サービスによる) 2週間前後(状況による)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

このように、2つを比較するとかなり仕組みが異なることが分かると思います。

 

このように見ると、インターネットFAXの方が費用も掛からず簡単で圧倒的におススメなように感じますが、インターネットFAXにデメリットはないのでしょうか。

見ていきましょう。

 

リスクあり!?インターネットFAXの注意点

インターネットが繋がっている必要がある

インターネットFAXは、インターネットに繋がっていなければ利用できません。

さらに、時間に関係なくいつでもFAXが送られてくる場合は、24時間インターネットに接続されている必要があります。

使っているパソコンがインターネットに接続されていても、電源を入れておかなければ受信できないようです。

 

そのような場合は、お使いのスマホでもFAXを受信できるように設定しておきましょう。

そうすれば、パソコンを起動し続けることなくFAXを確認することができますよ♪

 

受信料金が発生する可能性アリ

インターネットFAXでは、毎月受信可能枚数が決まっているものが多いです。

その枚数を超えてしまうと追加料金がかかってしまうので、毎月大量にFAXを受信する会社は要注意です。

受信料が気になる場合は、受信可能枚数に上限がないサービスを選ぶのがおススメです。

 

手書きの書類送信に手間がかかる

手書きの書類や、押印・捺印が必要な契約書や請求書などの紙として出したものをインターネットFAXで送る場合は、少し手間がかかります。

というのも、紙の書類をデータに変換して送る必要があるからです。

 

変換方法は3つほどあります。

  1. スマホで写真をとってデータ化
  2. スキャンしてデータ化
  3. デジカメで書類を撮影しデータ化

 

一番簡単な方法は➀ですが、スマホの送受信ができないサービスもあるので、導入前にスマホ利用ができるか確認しましょう。

 

スマホ用アプリがあるのは、eFax/MOVFAX/秒速FAXなどです。

 

FAX番号が限定される可能性アリ

従来のFAXは全国の市外局番を使うことができます。

しかしインターネットFAXでは、取得できるFAX番号が050や020に限定されるところもあります。

会社で利用する際、050や020では支障をきたす可能性がある場合は、全国の市外局番を利用できるサービスを選ぶようにしましょう。

 

費用が逆に掛かってしまう場合も…

インターネットFAXの送信料金は全国一律で一枚あたり8~20円程です。

従来のFAXの場合、区域内であれば3分で8.5円です。

通常のFAX速度であれば1枚送るのに1分ほどかかるので、従来のFAXは1枚あたり2.4円程かかる計算になります。

 

このように、1枚あたりの送信料は従来FAXの方が安いので、FAXをあまり利用しない場合やFAX送信地域が市内である場合などは、インターネットFAXの方がコストがかさむ可能性があります。

 

料金について

インターネットFAXは何にどれくらい費用がかかるのか知っておくと導入時にスムーズです。

ここでは料金相場をお伝えするので参考にして下さい。

早速見ていきましょう!

 

初期費用 0~1500円
月額費用 300~1500円
送信料金 1枚あたり8~20円/〇枚まで無料
受信料金 無料/〇枚まで無料。超えた場合は8~10円
50枚送信時の料金 300~4980円

 

 

 

 

 

 

表を見て分かるように、サービスによってかなり差があります。

安いものを選ぶのはいいですが、その分お試し期間がなかったり使えるFAX番号に制限があったりと不便が多いです。

料金だけを見るのではなく、欲しい性能を備えているかもしっかり確認してから導入するようにしましょう!

 

まとめ

今回は、インターネットFAXについての特徴や注意点などをご紹介しました。

インターネットFAXは便利ですが、会社のFAX利用状況によっては必要ないこともあるので、会社の状況を確認してから導入を検討することをおススメします。

インターネットFAXを使って快適なFAXライフを送りましょう!

 

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