複合機・コピー機を導入するときに気になるのが「コスト」ですよね。
「本体価格を安く済ませられれば…」
「リース料金ができるだけ安いほうがお得なのでは？」
と安易に考えてしまいがちですが、本当に気にしなくてはならないのは「ランニングコスト・コストパフォーマンス」です。
そこで重要となるのが「複合機・コピー機のカウンター料金」になります。
今回は複合機・コピー機のランニングコストに直結する、カウンター料金とは一体何か、コストとの関係性について、などを紹介していきます。
この記事を読むことで、よりコストを抑えた複合機・コピー機の導入を実現できるので、ぜひ参考にしてください。
カウンター料金とは、「カウンター保守契約」に基づき、1枚印刷するごとに発生する料金のことです。
複合機・コピー機は消耗品が多く、定期的なメンテナンスが欠かせません。
また、トラブルが起こった際の修理費も決して安くなく、予想外のコストがかかってしまうことも。
カウンター保守契約を結んでいれば、カウンター料金が発生するものの、トナー代・メンテナンス代・修理費などが無料になるため、いざというときに安心できます。
カウンター保守については次の記事にて詳しく解説しているので、そちらを参考にしてください。
次はなぜカウンター料金が複合機・コピー機のコストと関係してくるのか、その理由についてみていきましょう。
上記の「複合機・コピー機のカウンター料金とは」で紹介したように、安心して複合機・コピー機を運用するにはカウンター保守契約を結ぶのが望ましいです。
しかしカウンター料金は一律ではなく、契約内容や印刷内容によって価格が異なります。
一般的な相場をまとめると次のとおりです。
| モノクロ | 1.5～3円 |
|---|---|
| カラー | 15～20円 |
基本的にモノクロ印刷は安く、カラー印刷は高く設定されているのが分かりますね。
また、モノクロ同士、カラー同士でも機種やメーカーによって1枚あたりのカウンター料金に差があります。
仮に、以下のようなカウンター料金が高い条件Aと、安い条件Bがあるとします。
| カウンター料金 | モノクロ | カラー |
|---|---|---|
| 高い条件A | 3円 | 20円 |
| 安い条件B | 1円 | 10円 |
毎月モノクロ500枚、カラー500枚を印刷すると仮定すると…
| モノクロ・カラーを500枚ずつ印刷する場合 | |
|---|---|
| 高い条件A | モノクロ500枚×3円+カラー500枚×20円＝11,500円 |
| 安い条件B | モノクロ500枚×1円+カラー500枚×10円＝5,500円 |
両者は月々6,000円もの差額が生まれる計算になります。
年間なら72,000円もの差に！
これを見れば、いかにカウンター料金がコストに影響を与えるのかが分かりますね。
オフィ助がご提案している印刷枚数1,000枚/月を想定した複合機・コピー機は、リース料金が月額7,500～8,500円程度。
つまり安い条件のカウンター料金なら、複合機・コピー機をさらにもう1台導入できるほどの金額差が生まれることになるのです…！
「複合機・コピー機のリース料金ができる限り安いものを選びたい！」というお客様も多いですが、カウンター料金によるコスト差を考慮しなくてはならないことがお分かり頂けたでしょう。
カウンター保守は、印刷するごとに発生する「カウンター料金」とは別に「基本料金」を支払わなくてはなりません。
これは一昔前の携帯電話の基本料金・無料通話分の関係と似ています。
基本料金プランがいくつか用意されていて、それぞれ無料通話時間が設定されており、それを超過すると電話代を基本料金に上乗せして支払っていましたよね。
カウンター保守に置き換えると、仮に基本料金が1,000円なら、毎月1,000円分のカウンター料金が無料分でつく、といった具合です。
ただし、あまり印刷をせずカウンター料金が1,000円未満だったとしても、毎月固定で基本料金の1,000円を支払い続けなくてはなりません。
複合機・コピー機のカウンター料金は、この「基本料金」も合わせて考慮する必要があります。
一例として、カウンター料金が2円、基本料金1,000円/月の場合、印刷枚数ごとに発生するコストをみてみましょう。
| 印刷枚数 | 内訳 | トータルコスト |
|---|---|---|
| 300枚 | 基本料1,000円+変動分（最低0円）300枚×2円-無料分1,000円 | 1,000円 |
| 500枚 | 基本料1,000円+変動分（最低0円）500枚×2円-無料分1,000円 | 1,000円 |
| 1,000枚 | 基本料1,000円+変動分（最低0円）1,000枚×2円-無料分1,000円 | 2,000円 |
この条件の契約なら、毎月500枚以上印刷すると、基本料金分を上回るカウンター料金が発生することになりますね。
基本料金が高いほどカウンター料金の単価が安く、逆に基本料金が安いほどカウンター料金の単価が高い傾向があります。
カウンター料金のコスト削減を最大化させるなら、オフィスで毎月印刷する大まかな枚数を把握して…
といった比較・検討が欠かせません。
大事なのはトータルコストを考慮した上で、どのカウンター保守契約を選ぶかです。
ここまでに紹介してきたように、複合機・コピー機の導入ではカウンター料金がとても重要となります。
リース代を抑えられたとしても、月々に発生するカウンター料金が高くなれば意味がないどころか、かえって高くつく可能性も。
例えば次の2パターンを比較してみましょう。
| リース代（月額） | カウンター料金（月額） | |
|---|---|---|
| 機種A | 5,000円 | 5,000円 |
| 機種B | 7,000円 | 3,000円 |
どちらも月々にかかるトータル料金は10,000円です。
リース代が高い＝高機能モデルとなる可能性が高いので、Bを選んだ方が、同じ料金でより高性能な印刷を期待できます。
複合機・コピー機を選ぶときは、リース代だけにとらわれず、カウンター料金も含めたコストを検討しましょう。
今回は複合機・コピー機で発生するカウンター料金の仕組みや料金のかかり方、基本料金などについて解説しました。
最後にもう一度、カウンター料金についておさらいすると…
の3つが挙げられます。
「少しでも安く複合機・コピー機を導入したい！」
「カウンター料金を抑えるにはどうすれば良い？」
そんな方は、この記事を参考に、複合機・コピー機をより安く導入できるように、カウンター料金について検討してみてくださいね。
とはいえ、オフィスの複合機・コピー機の利用状況や、価格条件を考えるのは大変です。
もしも最適な条件についてお悩みなら、一度オフィ助にご相談ください！
お客様にとってベストな提案をさせていただきます。
オフィ助の取り扱いの中には、単価が安くて基本料金が0円…といった機種もありますので、ぜひお気軽にオフィ助までお声掛けください！