オフィスでは当たり前のように鎮座するビジネスフォン。
すでに導入しているけど、使い方がいまいちわからないといった方も多いです。
中には、
「ビジネスフォンと家庭用電話機との違いは？」
「家庭用電話機では、ビジネスに役立たない？」
といった疑問を持っている方もいるでしょう。
そこで今回は、ビジネスフォンの機能や使い方についてご紹介します。
これを読めば、ビジネスフォンの利便性が伝わるので、これからよりビジネスフォンを活用できるはずですよ！
ぜひ読み進めてくださいね。
ビジネスフォンと聞いても、あまりピンとこないという方も多いでしょう。
ビジネスフォンは、「主装置」と「電話機」を使い、主装置で受けた電話を、各電話機やFAXなどへ振り分ける仕組みになっている会社向けの電話機です。
主装置にある“ユニット“と呼ばれる基盤の数だけ対応できる電話機を増やすことが可能になり、一度に複数の電話がかかってきても対応することができます。
電話を設置するにあたってビジネスフォンといった堅苦しく感じるようなものではなく、家庭用の電話で十分と考えている方もいるのではないでしょうか。
しかし、ビジネスフォンは家庭用の電話を大きく異なる点がいくつもあるのです。
ビジネスフォンと家庭用電話機との大きな違いは、内線と外線を使い分けることができることや、一度に複数の電話に対応できるというところにあります。
機能性の違いについて、わかりやすく次の表にまとめました。
| ビジネスフォン | 家庭用電話機 | |
|---|---|---|
| 内線機能 | 〇 | × |
| 保留転送 | 〇 | × |
| 同時着信 | 〇 | × |
| 主装置 | 〇 | × |
| 設置工事 | 〇 | × |
ビジネスでは、複数の顧客や取引先を相手にするケースも多く、また他の社員が通話中に電話をかけたいといいったこともありますよね。
業務に支障なく対応できるのも、家庭用電話機にはないビジネスフォンの特徴ともいえます。
ビジネスフォンを導入したはいいものの、実際にはどんな機能があるのかわからないといった方も多いです。
そこで、ここからはビジネスフォンの基本的な機能を3つご紹介します。
内線通話機能とは、社内で社員同士が通話をすることを言います。
ビジネスフォンの場合、電話機それぞれに内線番号があり、同じ主装置につながっている電話機であれば内線番号にかけるだけで通話することが可能です。
例えば、違う課の社員と連絡が取りたいと場合、内線を使うことでわざわざ他部署へ赴く必要もないので効率的です。
しかも、通話料がかからないため、社用携帯などを使うより経費節減になります。
保留転送機能とは、外線電話を保留し他の電話機で受けることができるよう、転送する機能になります。
外線電話が遠くの席にいる社員宛てだった場合、保留転送機能を使うことでわざわざ電話を持ち歩く、席まで受けに来るといった手間がなくなります。
また、保留にしたまま担当者につなぐことができるため、外線を待たせることなく対応することが可能です。
同時着信機能とは、同じ電話番号でありながら複数の電話機で受けることができる機能です。
家庭用電話機は、かかってきた電話を受けることができるのが1機だけなので、同時に着信があった場合は通話中になります。
しかし、同時着信機能があるビジネスフォンであれば、他の社員が電話を使っていても他の電話機が空いていれば、同時に外線電話を受けることが可能です。
ビジネスフォンは、見た目からも家庭用電話機とは大きく異なります。
そのため初めてビジネスフォンを見たときに、ボタンが多すぎて使い方がわからないといった方も多いですよね。
そこで、ビジネスフォンの使い方をご紹介しましょう。
ビジネスフォンには、取引先など外に電話をかける外線電話と、社員同士の会話ができる内線電話の2種類の通話方法を利用することができます。
それぞれの使い方について、お話ししましょう。
電話をかける場合は、3ステップです。
主装置につないでいる電話機数によって、使用できる外線の数は異なります。
空いている外線ボタンを押して、電話をかけましょう。
他の社員と連絡を取るためにかける内線は、
といった流れになります。
内線の数も、主装置につないでいる電話機数に応じて異なります。
内線番号を間違えると、違う社員が出ることになるので気をつけましょう。
ビジネスフォンでは、よく使う番号をワンタッチダイヤル（短縮ダイヤル）として登録することができます。
一般的には、各電話機でそれぞれ登録することが可能です。
また、複数の支社があり各部署共通して使う電話番号をワンタッチダイヤルに登録したい場合は、システム設定用の端末から登録することで、共通のワンタッチダイヤルを設定することができます。
使い方としては、次のような流れになります。
ビジネスフォンの機種によっては短縮ダイヤルがないものもあるので、確認しておきましょう。
ビジネスフォンでは、受話器を置いたまま通話ができるオンフックダイヤルがあります。
使い方は、以下のようになります。
オンフックダイヤルを使うと、受話器によって手がふさがれることがないため、作業をしながらの会話も可能です。
リダイヤルとは、過去に電話をかけた番号にリダイヤルボタンを押すことで、改めて電話番号を押さなくてもかけることができる機能になります。
リダイヤルの方法は、機種によって大きく変わりますが、
といった流れになるケースが多いです。
もう一度番号を打つ手間がなくなるので、作業効率が良くなります。
そんなに便利が機能があったら、ビジネスフォンの導入費は高いのでは？と不安に思う方も多いでしょう。
機種やメーカー、オフィスの規模によって価格は変わりますが、目安は次のようになります。
導入する電話機の台数が多ければ多いほど、当然ながら導入費はかかるので注意しましょう。
なるべく導入費をできるだけかけたくないというのが、事業主としては本音ですよね。
特に開業する場合、パソコンや複合機、オフィス用品などさまざまな導入費がかかり頭を抱えている方も多いでしょう。
そんなときは、オフィ助にお任せください。
オフィ助では複合機・コピー機だけではなくビジネスフォンも対応しています！
また、オフィスの移転・開設プランとしてビジネスフォンや複合機などを合わせたリース契約も可能なので、ぜひ一度お問い合わせくださいね♪
今回は、ビジネスフォンの機能や使い方などについて詳しく解説しました。
ポイントとしては、次の3つがあります。
「今さら内線の使い方を人に聞けない」
「ビジネスフォンをもっと利便性よく使いこなしたい」
といった方は、この記事を参考にビジネスフォンの導入を検討してみてくださいね。
オフィ助では、オフィス用品も幅広く提供させていただいております。
ビジネスフォンの導入はもちろん、複合機・コピー機のリースにも対応しておりますので、お気軽にご相談ください！