複合機・コピー機をリースすると、リース代とは別に「カウンター保守」の料金が発生します。
「カウンター保守って何？」
「どういったときに発生する料金なの？」
と気になる方もいらっしゃるでしょう。
そこで今回は、複合機・コピー機のリースで必要となるカウンター保守とは何か、なぜ払わなくてはならないのか、などポイントをまとめました。
この記事を読めば、カウンター保守にかかる料金の目安を知ることができるので、ぜひ参考にしてください。
複合機・コピー機は精密機器のため、故障した場合部品交換や人員派遣に高額な料金がかかります。
故障した時のコストを考えて、複合機の導入をためらう人もいるでしょう。
そこで、保守契約の登場です！
保守契約を結べば、修理費やトナー(インク)代が無料になるなどのお得なサービスがあるのです。
そのため、複合機を導入する際は、保守契約を結ぶのが一般的になっているのです。
複合機・コピー機のリースでは主に次の4つの保守契約が用意されています。
➀カウンター保守…印刷枚数に応じて料金が変わる契約形態。
モノクロ・カラーで料金が違い、コピー機の種類によっても変動する。最もポピュラー
➁キットトナー保守…専用のトナーを使っている間だけ修理費用が安くなるというもの。
トナー自体が高いため、印刷コストも割高になります。(カウンター保守の印刷コストの倍)
③年間保守…メンテナンスや修理を年単位で保証し、トナーはその都度購入する保守体系。メリットがほとんどないため、
現在はほぼ存在していない契約形態になっています。
➃スポット保守…修理時、トナー交換時にその都度お金がかかるものになっているので、
一般的な保守サービスの枠組みからは外れます。
上記で説明した契約形態について、それぞれ必要な料金および特徴をまとめると次の表のようになります。
| 保守契約 | カウンター保守 | キットトナー保守 | 年間保守 | スポット保守 |
|---|---|---|---|---|
| カウンター料金 | ○ | × | ||
| トナー代 | × | ○ | ||
| 修理費 | 無料 | 有料 | ||
| 印刷コスト | 安い | 高い | なし（トナー代のみ） | |
| 支払い | 毎月 | キット交換時 | 年間 | 修理時/トナー交換時 |
上記の説明からも分かるように、カウンター保守はすべての料金がカウンター料金に含まれているので、他の保守契約と比べてシンプルで分かりやすい料金体系といえます。
カウンター料金は、保守契約の中で一番ポピュラーな契約方法です。
カウンター保守契約とは、印刷枚数に応じて料金がかかってくる代わりに、複合機・コピー機の修理代やインク代が無料になるという契約のことです。
複合機・コピー機は精密機器なので壊れやすく、修理には10万円程かかることもあり、毎回購入していたらインク代もバカになりません。
この契約を結ぶことで、毎回修理費やインク代を払わなくて良くなるので、お得に複合機を導入できるのです！
カウンター保守では、
基本料金＋(使用枚数×カウンター料金）
が合計でかかります。
カウンター料金とは、コンビニのコピー機と同じように印刷時にかかる料金のことで、モノクロとカラーで料金が変わってきます。
詳しくは、「複合機・コピー機のカウンター料金とは？」でお話しします。
カウンター保守が最もポピュラーでおすすめですが、人によっては損をしてしまう可能性もあります。
ここで、カウンター保守契約のメリットとデメリットを確認して、どういう企業(人)が保守契約に向いているのか知っておきましょう！
≪メリット≫
・料金が固定なので、その都度出費がかかることがない
・印刷枚数が多いほどお得
・定期的にメンテナンスがあるので故障しにくい
・インクの消費が早くても追加料金がかからない
≪デメリット≫
・印刷しなくても最低基本料金は発生する
・カラー印刷が多いと請求額が高くなる
・使用頻度が低いと割高になる
このように、印刷枚数や使用頻度が多いほどお得になります。
逆に使用頻度が少ないと、インク交換も修理も発生する機会が少ないので、割高になってしまいます。
また、「最低基本料金」が設定されている場合が多いため、印刷しなくてもその金額分はかかってしまうということも頭に入れておきましょう。
複合機・コピー機のカウンター数は、シンプルに印刷枚数で管理されています。
ここからはカウンター数に関する、以下の2つのよくある質問に回答しましょう。
それでは内容をみていきます。
基本的に用紙サイズによって数え方が変わることはありません。
定番のA4、B5はもちろん、A6やはがきサイズでも同じように、1枚＝1カウントとなっています。
次に両面印刷ですが、こちらは用紙サイズに関わらず、1枚＝2カウントのダブルカウントが採用されていることがほとんどです。
カウンター数の勘定科目は一般的に「消耗品費」になります。
しかし厳密に区分けされているわけではないので「事務用品費」として計上するケースも多いです。
迷ったら「消耗品費」で計上すれば問題ないでしょう。
次は複合機・コピー機のカウンター料金について解説していきます。
ポイントは次の2つ。
それでは各ポイントの詳細を見ていきましょう。
上記したように、カウンター料金は「保守料金」にあたり、その中に修理費やトナー代が含まれています。
つまりカウンター保守で契約した場合は、基本的にカウンター料金のみ支払っていればOKです。
カウンター料金の相場はモノクロ、カラーによって異なります。
それぞれの相場をまとめると次の表のとおりです。
| 区分 | 単価 |
|---|---|
| モノクロ | 1～3円 |
| カラー | 15～40円 |
上述したように、カウンター料金にはトナー代も含まれているので、カラーの単価が上がるのは当然といえます。
また、カラー印刷はトナーの数も多く、その分だけ故障が起こりやすいので割高になっているとも考えられるでしょう。
中古の複合機・コピー機は故障確率が高いので、新品よりカウンター料金が高い傾向にあります。
逆に新品の高性能機は、リース料金は中古に比べ高くなりますが、カウンター料金は調整しやすいです。
複合機・コピー機のリース導入を考えている場合、カウンター料金も大事ですがリース料金の相場も知っておくことをおススメします。
「複合機・コピー機のリース相場について」でリース料金の相場や安くする方法をご紹介しているので、
ぜひご一緒にお読みください！
上記したように、カウンター保守契約はカラー印刷の料金が高めに設定されています。
ほんの一部だけカラーにしても、全体をカラーにしても、これまでは料金が一緒でした。
そこで注目したいのが京セラの「スリーCチャージ」です。
これは印刷されたカラーの印字率によって印刷単価を3つに区分する保守プランで、カラー部分が少ないほどコストが下がります。
詳しくは次の表のとおりです。
| スリーCチャージプラン | |
|---|---|
| カラー | 単価 |
| レベル1 | 7 |
| レベル2 | 10 |
| レベル3 | 13 |
※カラー1,000枚をレベル1～3でそれぞれ3分の1ずつ印刷した場合
このように、スリーCチャージを使えばカラー印刷での無駄なコストを省くことができることが分かります。
上記に当てはまる方はスリーCチャージを活用することをおススメします♪
カラー印刷のカウンター料金を見直したい方は検討してみてはいかがでしょうか。
メーカーによって「年間〇〇枚の使用までカウンター料金無料！」といったサービスを提供していることもあります。
また、1部の機種は「テストプリントなどを考慮して、〇〇％のカウンター料金を控除」とするところも。
このように、どのメーカーからリースするかによってカウンター料金の計算方法・算出方法が異なる場合があります。
「少しでもカウンター料金を抑えたい！」という方は、ぜひお気軽にオフィ助までお問い合わせください。
知識豊富なスタッフが、ニーズに合わせた複合機・コピー機を紹介させていただきます！
カウンター料金を計算するには、カウンター数を確認しなくてはなりません。
ここからはカウンターの確認方法・見方について紹介していきます。
ほとんどの機種は、複合機・コピー機のディスプレイにある「コピーボタン」を長押しすると、総使用枚数が表示されます。
機種によってはモノクロ、フルカラーを別々で表記してくれるので、さらに計算しやすいですね。
もしコピーボタンを長押ししても表示されない場合は「設定→カウンター（カウント）」の順に選択すればOKです。
メーカーによってボタンの位置・操作方法に若干の違いはあるものの、基本的にはすぐに確認できるようになっています。
こちらの記事では、シャープ・京セラ・富士フイルムビジネスイノベーション(旧富士ゼロックス)の3社のカウンター確認方法を画像付きで分かりやすく解説しています。
確認方法を詳しく知りたい人はぜひこちらもご覧ください。
今回は複合機・コピー機のカウンター保守の仕組みや料金の目安、計算方法などを紹介しました。
最後にもう一度、カウンター保守についておさらいすると
の3つが挙げられます。
「カウンター保守にするか、他の保守契約にするか悩んでいる」
「カウンター料金がどれくらいかかるのか知りたい」
そんな方は、この記事を参考に月々のカウンター料金の目安を計算してみてくださいね。
カウンター保守にかかる料金は選ぶメーカーや機種、用途によって変動するので、一概に言えないのもまた事実です。
オフィ助はオフィスのお仕事の効率化をお手伝いしており、カウンター保守についてもアドバイスさせていただいています。
疑問に思う事や悩みがある方は、ぜひお気軽にオフィ助までお問い合わせください！