Twitter・インスタグラム・ティックトックなど、今やSNSは情報伝達の要のような存在ですよね。
情報を得るだけでなく自ら発信できるという点でも優れていますよね。
そんな情報共有に向いているSNSは、社内で使うのにも向いているのです！
今回は、そんな社内SNSをご紹介していきたいと思います。
社内とは社内向けに作られたSNSで、社員間のコミュニケーションを活発にしたり情報共有や連絡の効率化をしたりできるツールです。
メールや電話よりも気軽に連絡できるため、情報共有や緊急時にも使いやすくなっています。
また、社員同士でちょっとした感謝を伝える場所として活用している会社もあります。
社内SNSが注目されるようになった理由としては、社内コミュニケーション不足を課題に持つ企業が増えたことが挙げられます。
コロナウイルス感染症をきっかけに始まったテレワークにより、以前よりも社員同士でコミュニケーションをとる機会が減ってしまいました。
離れていてもコミュニケーションを取る手段として、チャットツールやオンライン会議ツール、SNSが注目され始めたのです。
以前よりもSNSの利用者が増加していることも、社内SNSが注目されるようになった要因の一つと言えるでしょう。
社内SNSをいれる目的としては、
などが挙げられます。
主な目的は、やはりコミュニケーションの活性化でしょう。
社内SNSとビジネスチャットは、どちらもメールや電話より気軽にコミュニケーションや情報伝達を行えるため、どう違うのか疑問に思う方も多いと思います。
そこで、それぞれの特徴を表にまとめました。
| 社内SNS | ビジネスチャット | |
| 対象 | 社員同士 | 社員・社外の顧客や取引先 |
| 目的 | 社内のコミュニケーション活性化 | 情報伝達/共有の効率化、応答率の向上 |
| 機能 | ・チャット ・グループチャット ・ファイル共有 ・ピアボーナス機能 ・ハッシュタグ機能 | ・チャット ・ファイル共有 ・タスク管理 ・オンライン会議機能 ・通話機能 |
社内SNSとビジネスチャットツールには、このような違いがあります。
社内SNSは社員同士のコミュニケーションのみなので、堅苦しい投稿だけでなくある程度緩い投稿も許される傾向にあり、送信できるスタンプが豊富なものもあります。
ビジネスチャットは、仕事の情報共有をメインに考えられているため、情報伝達や報告の投稿がメインとなります。
コミュニケーションの活性化をメインにするなら、社内SNSの導入がベストです。
では、社内SNSを導入するメリットを知っていきましょう。
一番のメリットは、社員同士のコミュニケーション不足を解消できることです。
ちょっとした報告をして反応を貰えたり、感謝を伝えたり伝えられたりすることで社内の雰囲気も良くなることでしょう。
特にテレワークなどで直接会う機会が減っている会社であれば、チャット内で会話する機会を得られるので帰属意識が芽生えます。
また、普段関りが少ない人とも気軽に話すことができるため、次に会った時にいろんな人と会話が弾むきっかけにもなります。
社内SNSは気軽に投稿できるため、電話やメールよりも情報共有や報告がしやすいです。
また、一度に多くの人に伝えることができるので、情報共有の効率化にも繋がります。
反応もしてもらいやすく、メンションして特定の人に呼び掛けられるのもメリットです。
いろんな人が活発に投稿することで、お互いの距離が近くなってチームワークが高まります。
プロジェクトや部署ごとにグループを作ることもできるので、その中でお互いの情報を共有しあってコミュニケーションをとることができます。
社内SNSでは、動画やファイル共有ができるものも存在しています。
そのため、社員が持っているビジネスノウハウや参加したセミナーの動画や資料を共有することで、社内全体で知識を増やしていくことができます。
また、研修動画を上げることで新入社員だけでなく既存社員も改めて学ぶことができ、会社全体に有益な情報を増やしていくことができます。
気軽に投稿できるツールがあることで、社員同士のことだけでなく顧客の情報を共有することもできます。
そうすることで、顧客の課題に気づいて解決できる可能性が高まり、顧客満足度の向上に繋がります。
また、チームワークが高まることで対応スピードも速くなり、顧客を待たせる時間を大幅に削減することができるでしょう。
どのツールにも言えることですが、社内で普及させるには土台を作って全社的に導入する準備を行わなければいけません。
社内SNSの導入ステップを見ていきましょう。
まずは、導入目的について考えましょう。
導入目的が定められていないと、そのツールを使う理由が曖昧なため社員もメリットが分からず社内で広まっていきません。
目的が業務効率アップの場合、社内SNSよりもビジネスチャットの方が合っている可能性もあります。
ゴールがないと、どこに向かってどう使っていけばいいのかがハッキリしないため、使われなくなる可能性があります。
まずは部署を限定した小さなゴールでもいいです。
「〇〇部門の○○に関する情報共有を円滑にするため、社内SNSでのスムーズな情報伝達を達成する」
まずは、このような限定的な内容でゴールを決め、達成出来たらもっとゴール設定の幅を広めていってください。
社内のみのSNSとはいえ、ルールを設けないとトラブルやいじめに発展する可能性もあります。
社内SNSが逆に社内の関係を悪化させないように、ある程度ルールを作りましょう。
などなど、事前にトラブルを回避するようなルールを決めておきましょう。
社内SNSツールは様々な会社から提供されています。
などを比較し、一番自社にあったツールを導入してください。
まずは、マネジメント層の間でツールを導入しましょう。
マネジメント層は年配の方が多いため、SNSの利点を理解していない人もいます。
この人たちが積極的に利用する環境にすることで、社内SNSを全社的に広めていくことができるのです。
マネジメント層にSNSを使うメリットを実感してもらい、頻繁に利用してもらうことで若手社員も利用しやすくなります。
マネジメント層で浸透したら、一気にではなく少しずつ社内に広めていきましょう。
一気にやると混乱が起きやすいですし、トラブルが発生した時に対応しきれなくなってしまいます。
導入する部署は少しずつ増やすことを心がけてください。
社内SNSを管理・運用していくチームを作ることで、より目的に沿った運用が行えます。
トラブルが起きた際もチームがいることで対応を迅速に行うことができ、社員が安心してSNSを利用することができます。
導入してからでないと分からない情報というものは数多く存在します。
導入後に増やした方がいい、無くした方がいいルールなどを発見したら、チーム内で共有しルールの増減を管理することも必要です。
ルールを変えた場合は、直ちに社内共有するようにしましょう。
ツールは導入して終わりではないことを肝に銘じて、導入順備を行いましょう。
社内SNSツールを導入したらかといって、全てそっちでやりとりを行わなければいけないというルールはありません。
使い慣れたツールで情報共有を行いつつ、社内SNSではもう少しざっくばらんに交流してみるなど、併用しながら運用の仕方を模索してみてください。
しかし、社内SNSはメリットだけではありません。
「社内SNSがうざい」とストレスを感じる人も多く、それによってせっかく導入しても使う人が減って失敗に終わったという例もあります。
なぜ失敗してしまうのか、理由を見ていきましょう。
仕事の量が多いため、そもそも社内SNSで呟いたり呟きを見たりする時間がないためです。
限られた時間で仕事をしなければいけないので、その間に社内SNSに反応する時間がないと導入しても利用者が少なく終わってしまうでしょう。
だからと言って社内SNSへの投稿を義務化すると、投稿が仕事になってしまいコミュニケーションの活性化に繋がるどころかストレスになってしまいます。
最初は珍しいため多くの社員が投稿すると思います。
しかし、次第に利用する人が固定されてしまい、社内SNSでありながら独自のコミュニティが構築されて他社員が参加しづらくなってしまいます。
そうすると益々利用する人が減り、意味がなくなってしまいます。
プライベートな内容の投稿が多すぎると、業務関係の投稿がしにくくなったり投稿時に反応を返さなければいけないストレスが発生したりするため利用者が減ってしまいます。
逆に、プライベートな内容の投稿を禁止しすぎると社内SNSである必要がなくなり、ただの業務情報共有の場所になってしまいます。
そのため、プライベートな内容を投稿するグループと業務の投稿をするグループでそれぞれ分けることによって、気兼ねなく投稿できるようにするといいでしょう。
社内SNSに投稿する内容は社員全員に見られるものなので、気軽とはいっても発言内容に気を使う必要がありそれがストレスに繋がる可能性があります。
文章や内容に気を使うことに疲れてしまい、社内SNSを利用する人が減ってしまうのです。
社長や上司などが発言する内容は、反応を返さなければいけないのでは？と気を使いますし、SNS上でダメ出しや叱責を受けたらかなりのダメージを負いますよね。
そういった上司の使い方も、社内SNSの利用度を左右します。
マネジメント層は、社員のことをよく考えて発言するようにしましょう。
このように、失敗してしまう要因はいくつかあります。社内全体で活発に利用されるように、小規模で試験的に試しつつ失敗要因を排除していきましょう！
では、社内SNSを成功させるために、他社の成功事例を参考にしていきましょう！
【課題】
【導入時の工夫】
【結果】
【課題】
【導入時の工夫】
【結果】
【課題】
【導入時の工夫】
【結果】
社内SNSは、うまく活用できれば大きなメリットを与えてくれるのです！
それでは、おすすめの社内SNSをご紹介します。
Talknoteは、コミュニケーションを活性化させるだけでなく、データの蓄積、組織運営の改善など、社内の環境作りをサポートする社内SNSツールです。
トーク機能として、ノート・タイムライン・スタンプ・いいね・既読未読など、チャットで必要な機能を多く搭載しています。
組織のコンディションを確認する組織スコアやオーバーワーク検知、タスク管理など、組織の働き方を管理する機能も搭載されています。
社内SNS以外の業務管理も一緒に行いたい！という方におすすめです。
【費用】
初期費用＋月額費用＋オプション料金(サンクス機能・自社オリジナルスタンプ)
Microsoft社が運営する社内SNSツールです。
以前は「Yammer」という１つのツールとして提供されていましたが、2023年2月にMicrosoft Viva エンゲージに統合されました。
Twitterのような見た目のため、他ツールよりも気軽に投稿しやすいでしょう。
Twitterをよく使う人は見慣れているため、使い勝手が良いと思います。
そのような理由から、世界中の企業で導入されているのです。
投稿だけではなく、ビデオ通話や対話型ディスカッションができ画面共有もできるため、ビジネスチャットとしても利用できます。
Office製品と連携もしやすいところも、企業で使う上で使いやすいですよね♪
【料金】
ナレッジ共有に特化した社内版ウィキペディアです。
社員が情報を書き込むことでそれらが蓄積され、社内の情報が網羅できるようになります。
検索機能がしっかりしているので、キーワードを打ち込めばキーワードと関連する情報を表示してくれます。
欲しい情報がすぐに見つかるため、業務効率化にも繋がります。
日報、プロジェクト、部署ごとなど、グループを細かく分けることができるので情報が混合することはありません。
ファイルだけでなく動画共有もできるので、より分かりやすい情報共有が可能になります。
【料金】
上記で紹介したものはほんの一部にすぎません。他にも独自の機能を持つツールが存在するので、ぜひ探してみてください。
テレワークなどで実際に会う機会が大幅に減ってしまった今、社内の情報共有を活発にしてコミュニケーションをスムーズに行うためには社内SNSが必要です。
もしコミュニケーション不足に課題を感じている場合は、ぜひ導入を検討してみてください。
ただし、導入前の準備を忘れないようにしてくださいね♪
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