パソコンが仕事をする上で重要な役割を果たす今、何かと入用になってくるのはコピーと並んで「スキャン機能」でしょう。
なぜなら取引先とやり取りをする際、メールで送ることが一般的になっているためです。
そこで今回は、スキャンの様々な方法をお教えします。
この記事を読んでいろいろなパターンでのスキャン方法を覚えて行ってください♪
基本のやり方はどのコピー機・複合機もだいたい一緒です。
ここでは、スキャンの基本手順をご紹介します。
基本的にこの手順なので、コピー機でスキャンする際は覚えておいてください。
ここでは、シャープの複合機「MX-2650」でスキャンしてPDF保存する方法を画像付きでご紹介します。
会社でスキャンする場合とコンビニでスキャンする場合のやり方を紹介しているので、ぜひ参考にしてください♪
➀コピー機・複合機にスキャンしたい書類をセットする。
セットする場所は画像のようにADF(自動原稿送り装置)にセットするか、ガラス面においてください。
➁ホーム画面で「シンプルスキャン」をタップする
➂「アドレス帳」をタップ
➃登録されたアドレスが一覧が出てくるので、送り先をタップしてOKを押す
➄一覧画面に戻るので、次ページの矢印をタップする
➅フォーマットを押す
➆フォーマット画面が出るので、「PDF」を選択しOKを押す
➇再び一覧画面に戻るので、白黒かカラーのスタートボタンを押す
・小銭
・スキャンする紙
・USBやSDカード
・ケータイなどスキャンしたファイルの保存媒体
➀コピー機・複合機に紙をセット
コンビニのコピー機はスキャナー部分がないものが多いので、蓋を開けてガラス面においてください。
➁メニューからスキャンを選択
印刷したい方を下にして置いたら、コピー機の操作画面に沿ってスキャンを選択してください。
➂保存先を指定
だいたい画面の指示に沿っていけば間違えることはありませんが、次に保存先(USBやSDカード)を設定します。そうするとカード挿入口が開くので、そこに保存媒体を差し込みます。
ケータイの場合は、コンビニのWi-Fiに繋いで保存します。 ※ケータイへの保存はセブンでしかできないようです。
④カラーモードを選ぶ
カラー印刷かモノクロ印刷かを選びます。
⑤ファイル形式を「PDF」にする
ファイル形式を選ぶ画面が出てくるので、「PDF」を選ぶ
⑥スキャン
選択したスキャンの内容(カラーモードやサイズ、保存方式など)を確認し、「原稿を読み込む」のボタンを押す
⑦確認・名前を付ける
自宅や会社のパソコンでスキャンデータを確認しましょう。
ちゃんとスキャンされていたら、名前を付けて見つけやすいようにしておきましょう。
ページ数の多いPDFファイルを添付ファイルとして送信するのは、サイズが大きいためメール自体が重たくなってしまいます。
その場合は、PDF文書を複数に分けた方が良いでしょう。早速やり方を書いていきます。
［やり方］
こちらの作業には、オンラインツールである Ilove PDFを使いましょう。
➀Ilove PDFにアクセスすると、以下の画面が出てきます。
➁分割したいPDFファイルを選択します。
➂ページの右側に、下記のようなボックスが表示されるので分割したいページ数を入力してください。
全10ページのファイルの場合、ページから「1」へ「5」のように入力すれば、1～5ページと6~10ページで分割されます。
➃入力が完了したら、隣の「PDFを分割」というボタンを押してPDFファイルに変換します。
➄ファイルをダウンロードすれば完了です！
PDFは電子の紙であるため、基本的に文字を弄ったり検索したりすること出来ません。
しかし、「OCR処理」を行えば文字列の選択や検索が出来るようになります。
OCR処理を施すことによってファイルが圧倒的に扱いやすくなります。
簡単な設定で実装出来ますので、ぜひやってみてください！
［やり方］
➀Adobeの「Acrobat DC」というソフトをインストールする。
有料ソフトではありますが、無料お試し期間がありますので、気軽にインストールできます。
https://get.adobe.com/jp/reader/ このページのAcrobat Proをダウンロードしてください。
➁Acrobatを起動し、PDFを読み込む。
➂「スキャン補正」の「テキスト認識」を実行
PDFファイルが読み込まれたら、右側の編集メニューにある「スキャン補正」をクリックしてください。
そうすると上部のツールバーが切り替わります。「テキスト認識」の右にある逆三角をクリックし、「このファイル内」を選択しておきます。
➃OCR処理を実行し完了するまで待つ
「テキスト認識」をクリックしてOCR処理を完了させます。
ダイアログボックスが表示されるため、文書の言語や解像度といったオプションを設定することも可能です。
➄動作確認
OCR処理が完了いたら、PDFページ内の文字列が検索できる状態になっているかチェックしましょう。「Ctrl」+「F」を押せば文書内の検索が出来ます。
無事、検索が出来たら完了です！
➀データを保存するフォルダーを作る。
分かりやすいように「スキャンフォルダ」など名前を付けましょう。
フォルダーの作り方はこちらでご説明しています。
➁作ったフォルダーを右クリックし、プロパティから「共有」→「共有(S)」をクリック
➂下の画像の表示が出るので、追加の横のボックスから「Everyone」を選択し、追加する。
Everyoneのアクセス許可レベルを読み取り/書き込みにする。
➃共有をクリックすると、真ん中にネットワークパスが出てくるので（\ネットワークパス\scan）、それをコピーしておく。
➄「パブリックをプライベートへ」を選択肢、終了を押す。
➀複合機のアドレス帳に宛先を登録する
基本的には、
「アドレス帳」→「新規登録」→「ファイル」→プロトコル「SMB」を選択→コンピューター名やパスワードを入力→「共有フォルダ」を選択→登録
といった流れです。
ただし、宛先の登録方法はメーカーによって異なるので、詳しくは次の記事をご覧ください。
➁テストスキャンを行う。
③正常に完了したら、スキャンを行う
スキャンしたデータをパソコンに送るのではなく、USBに直接保存することもできます。
ただし、コピー機・複合機の機種によっては出来ないものもあるので、お使いの機種の機能を説明書やメーカーの説明ページで確認してみてくださいね。
・スキャンしたい書類
・USBまたはSDカード
➀コピー機にUSBメモリーを差し込む 差し込み場所はお使いの機種によって違います。
➁コピー機の操作パネルでスキャンを選択する
➂「例：USBメモリスキャン機能を使用する」ボタンを押す。ボタンの名前は機種によって異なります。
これで完了です！簡単ですよね。ぜひ試してみてください。
スキャンしたデータを、ワンクッション挟まずに外出先の社員やお客様と共有出来たら、効率が良いですし
便利ですよね♪
なんと、スキャンしたデータを複合機から直接送信できてしまうのです！
方法はメーカーや機種によって違います。基本的に2つのやり方があるので、ご紹介します。
➀原稿をスキャンする
➁スキャン完了後、画像を選択する、コンピューター名を選択するなど画面を操作する
➂メールソフトが起動し、スキャンしたデータが添付される
➃件名と本文を入力して送信し、完了！
➀原稿をガラスか原稿送り装置にセットする
➁宛先を選ぶ(新規の場合は新しく登録するか、直接打ち込む)
➂件名、本文を入力する
➃必要に応じて現行の大きさ、カラーモード、画質などを調整する
➄「スタート」ボタンを押して、完了！
Mac PCをお持ちの方も、パソコン上にフォルダーを作ることでスキャンデータをPC内に送ることができます。
しかし、Windowsとは少しやり方が違うので、簡単に説明したいと思います。
➀まず、共有フォルダを作っておく。
➁アップルメニューの「システム環境設定」を開き、その中の「共有」をクリック。
➂共有の画面が表示されたら、左の項目から「ファイル共有」を選択し、真ん中のボックスの左下にある＋－ボタンの「＋」を押す。
➃フォルダー選択画面が表示されるので、共有するフォルダーを選択し「追加」を押す。
➄「共有フォルダー」の一覧から指定したフォルダーを選択し、右上の「オプション」を押す。
➅表示された画面の「SMBを使用してファイルやフォルダを共有」にチェックを入れて、下のボックスから共有フォルダーに接続するためのアカウントを選択する。
➆認証画面が出るので、パスワードを入力する。→オプション画面に戻るので「完了」を押す。
➇共有画面に戻るので、ユーザーの「staff」の権限を「読み/書き」に変更する。
これで設定は完了です！
Macの設定は、メーカーの説明ページの方が詳しく書かれているので、そちらを参考にしてくださいね。
スキャンしたデータをスマホに直接送ることができれば、外出先でも気軽に見ることができて便利ですよね♪
最近ではそれが可能な複合機も増えてきています。
さっそくやり方を見ていきましょう。
まずは、同じネットワークに繋いでください。
➀スマホ⇒専用のアプリをダウンロードする
➁スマホ⇒アプリを起動する
➂複合機⇒保存先に「スマートフォン」を選択する
➃複合機⇒スキャンする
➄スマホ⇒アプリ内にスキャンされたか確認する
メーカーによって専用のアプリがあるため、持っているコピー機・複合機に対応するものを入れるようにしましょう！
➀スマホで専用のアプリをダウンロードする
➁印刷したいデータを選択する
➂メニューから印刷を選択
➃設定画面から接続する複合機を選び、必要に応じて画質やサイズなどを選択する
➄印刷ボタンを押して印刷し、完了
iPhoneの場合はアプリをインストールしなくても、写真データから直接印刷することが出来ますよ♪
➀「写真」を開く
➁印刷したいデータを選択
➂画面下の□に↑がついたマークをタップする
➃スクロールすると「プリント」が出てくるので、タップする
➄プリンタを選択し、プレビューを確認したら右上のプリントボタンを押す
一度に両面スキャンできたら楽ですよね。
複合機であれば、「自動原稿送り装置」が付いているため、両面スキャンが可能です！
➀原稿を自動原稿送り装置にセットします
➁宛先を選択します(新規の場合は入力してください)
➂「原稿」から、「両面たてとじ」か「両面よことじ」を選びます
➃スタートボタンを押して、完了！
スキャンだけではなくコピーする時もそうですが、原稿送り装置を使う場合は紙の種類を確認してください。
複写式になっている用紙、画用紙などの厚紙、薄い紙などは原稿送り装置で送ろうとすると詰まってしまいます！
そのような特殊紙を扱う場合は、ガラス面を使うことをオススメします。
契約書など大事なものだった場合、破れたり、皺になってしまったら大変です。
紙の種類にも注意して、操作を行ってください。
スキャンデータをクラウドに保存することで、場所に縛られずいつでもデータを確認することができます。
スキャンデータをクラウドで管理するならDocuWorks(ドキュワークス)がおすすめ♪
DocuWorksは「電子の机」と言われており、データをまるで机の上に書類を広げているかのようにサムネイルで表示されるので、データを開かなくてもどんなデータか確認することができます。
また、様々なアプリケーションで作成された文書をドキュワークス文書に変換することで、文書を１つにまとめて閲覧や管理、編集ができるようになります。
ドキュワークス文書への変換は、変換したい文書をDpocuWorksデスクにドラッグ＆ドロップするだけで簡単に変換できます。
他にも、文書の上に他の文書を重ねるだけで文書を束ねられるなど、スキャンしたデータをクラウド保存できる以外のメリットが盛りだくさん！
詳しくは、こちらをご覧ください
スキャンに関するいろいろな設定の仕方をご紹介いたしました。
この中でやり方を知らないものが一つはあったかと思います。
しかし、設定の方法はこれ以外にもまだまだ沢山あります。
ご自身の用途に合った方法をお試しください。もしうまくいかない場合は、お使いのパソコンやコピー機の販売店かメーカーに問い合わせるのが一番早いと思います。
この記事が少しでもあなたの役に立てば嬉しいです。
設定方法を覚えて、業務の効率化を図ってくださいね♪
オフィ助では、コピー機・複合機・ビジネスフォン・セキュリティソフトなど、オフィス関連の機器をいろいろ取り扱っています！
複合機は、シャープ・京セラ・富士フイルムBI(旧富士ゼロックス)のものを主に取り扱っているため、複合機を検討している方はぜひオフィ助に連絡ください。
オフィ助はアフターフォローがしっかりしているため、操作が分からない場合も丁寧にお教えします。
複合機を検討している場合は、その後のサポートのことも考えてオフィ助にお問い合わせください！！