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【即解決】コピー機・複合機のスキャンのやり方!PDF変換・USB保存法も伝授

パソコンが仕事をする上で重要な役割を果たす今、何かと入用になってくるのはコピーと並んで「スキャン機能」でしょう。

なぜなら取引先とやり取りをする際、メールで送ることが一般的になっているためです。

そこで今回は、スキャン機能に関する様々な方法をお教えします。この記事を読んでいろいろなパターンでのスキャン方法を覚えて行ってください♪

それぞれの悩みにマッチ!スキャンのやり方一覧

ケース1:PDFに変換したい

【会社のコピー機・複合機】

➀コピー機・複合機にスキャンしたい書類をセットする。

セットする場所は、コピー機の上の差し込める部分(スキャナー)か、コピー機を開けたガラスの部分になります。

スキャナーにセットする場合、印刷したい方を向けてください。

ガラス面の場合は印刷したい方を向けてください。
★画像入れて分かりやすく

➁メニューからスキャンを選択

大体の複合機は、ホーム画面から「スキャン」が選べるようになっています。

そこから選びましょう。

➂保存先の指定

保存先を選ぶことができます。自分のスキャンフォルダの名前を検索して保存先として指定しましょう。

➃スタートボタンを押す

この時、カラーコピー機・複合機の場合は「白黒印刷」か「カラー印刷」か、を選ぶことができます。どちらか選んだらスタートボタンを押しましょう。これでスキャンできました。

➄確認

しっかりスキャンが出来ているかフォルダー内を見て確認しましょう。ちゃんとスキャンしたつもりでも、縦に印刷したかったのに横になってしまったり、裏面を印刷してしまっている可能性があります。

➅名前をつける

スキャンしたファイルは日付などの何桁かの数字で表されます。

そのままにしておくと、次探す時にどのファイルか分からなくなってしまうため、スキャンしたら必ず分かりやすい名前を付けましょう。

【コンビニのコピー機・複合機】

用意するもの

・小銭

・スキャンする紙・USBやSDカード

・ケータイなどスキャンしたファイルの保存媒体

➀コピー機・複合機に紙をセット

コンビニのコピー機はスキャナー部分がないものが多いので、蓋を開けてガラス面においてください。

➁メニューからスキャンを選択

印刷したい方を下にして置いたら、コピー機の操作画面に沿ってスキャンを選択してください。

➂保存先を指定

だいたい画面の指示に沿っていけば間違えることはありませんが、次に保存先(USBやSDカード)を設定します。そうするとカード挿入口が開くので、そこに保存媒体を差し込みます。

ケータイの場合は、コンビニのWi-Fiに繋いで保存します。

※ケータイへの保存はセブンでしかできないようです。

➃スキャン

スキャンする際のファイル形式ですが、PDF以外にもJPEGなどで保存できます。

しかし、PDFは一番使い勝手が良いのでPDFファイルでデータ化しましょう。

➄確認・名前を付ける

自宅や会社のパソコンでスキャンデータを確認しましょう。

ちゃんとスキャンされていたら、名前を付けて見つけやすいようにしておきましょう。

補足:PDFを複数のファイルに分割したい/PDFの内容を検索可能にしたい場合

【PDFを複数のファイルに分割したい】

ページ数の多いPDFファイルを添付ファイルとして送信するのは、サイズが大きいためメール自体が重たくなってしまいます。その場合は、PDF文書を複数に分けた方が良いでしょう。早速やり方を書いていきます。

[やり方]

こちらの作業には、オンラインツールであるEase PDFを使いましょう。

➀Ease PDFのホームページにアクセスして、項目の中から「Spig PDF」(PDF分割機能)

を選択します。

➁サイト内にPDFファイルをアップロードすると、全部のページがウインドウに表示されます。

➂右下のボックスに、分割したいページのページ数を入力してください。「1-2,3」のように入力すれば、1,2ページと3ページで分割されます。

➃入力が完了したら、隣の「split PDF」というボタンを押してPDFファイルに変換します。

➄ファイルをダウンロードすれば完了です!

【PDFの内容を検索可能にしたい】

PDFは電子の紙であるため基本的に文字を弄ったり検索したりすること出来ません。

しかし、「OCR処理」を行えば文字列の選択や検索が出来るようになります。

OCR処理を施すことによってファイルが圧倒的に扱いやすくなります。

簡単な設定で実装出来ますので、ぜひやってみてください!

[やり方]

➀Adobeの「Acrobat DC」というソフトをインストールする。

有料ソフトではありますが、無料お試し期間がありますので、気軽にインストールできます。

https://get.adobe.com/jp/reader/ このページのAcrobat Proをダウンロードしてください。

➁Acrobatを起動し、PDFを読み込む。

➂「スキャン補正」の「テキスト認識」を実行

PDFファイルが読み込まれたら、右側の編集メニューにある「スキャン補正」をクリックしてください。そうすると上部のツールバーが切り替わります。「テキスト認識」の右にある逆三角をクリックし、「このファイル内」を選択しておきます。

➃OCR処理を実行し完了するまで待つ

「テキスト認識」をクリックしてOCR処理を完了させます。

ダイアログボックスが表示されるため、文書の言語や解像度といったオプションを設定することも可能です。

➄動作確認

OCR処理が完了いたら、PDFページ内の文字列が検索できる状態になっているかチェックしましょう。「Ctrl」+「F」を押せば文書内の検索が出来ます。

無事、検索が出来たら完了です!

ケース2:スキャンデータを直接パソコンに保存したい

【まずパソコン側でやること】

➀データを保存するフォルダーを作る。

分かりやすいように「スキャンフォルダ」など名前を付けましょう。

フォルダーの作り方はこちらでご説明しています。 こちらにURL入れる

➁作ったフォルダーを右クリックし、プロパティから「共有」→「共有(S)」をクリック

➂下の画像の表示が出るので、追加の横のボックスから「Everyone」を選択し、追加する。

Everyoneのアクセス許可レベルを読み取り/書き込みにする。

➃共有をクリックすると、真ん中にネットワークパスが出てくるので(\ネットワークパス\scan)、それをコピーしておく。

➄「パブリックをプライベートへ」を選択肢、終了を押す。

【次に複合機側でやること】

➅ここまで設定出来たらテストスキャンを行う。

上手くスキャンされたら完了。

ケース3:スキャンデータをUSBに直接保存したい

スキャンしたデータをパソコンに送るのではなくUSBに直接保存することもできます。ただし、コピー機・複合機の機種によっては出来ないものもあるので、お使いの機種の機能を説明書やメーカーの説明ページで確認してみてくださいね。

用意するもの】

・スキャンしたい書類

・USBまたはSDカード

【スキャン手順(例)】

➀コピー機にUSBメモリーを差し込む

差し込み場所はお使いの機種によって違います。

➁コピー機の操作パネルでスキャンを選択する

➂「例:USBメモリスキャン機能を使用する」ボタンを押す。

(ボタンの名前は機種によって異なります。)

これで完了です!簡単ですよね。ぜひ試してみてください。

ケース4:スキャンした原稿を直接メール送信したい

スキャンしたデータを、ワンクッション挟まずに外出先の社員やお客様と共有出来たら、効率が良いですし

便利ですよね♪

なんと、スキャンしただーたを複合機から直接送信できてしまうのです!

方法はメーカーや機種によって違います。基本的に2つのやり方があるので、ご紹介します。

やり方1

原稿をスキャンする

スキャン完了後、画像を選択する、コンピューター名を選択するなど画面を操作する

メールソフトが起動し、スキャンしたデータが添付される

件名と本文を入力して送信し、完了!

やり方2

原稿をガラスか原稿送り装置にセットする

宛先を選ぶ(新規の場合は新しく登録するか、直接打ち込む)

件名、本文を入力する

必要に応じて現行の大きさ、カラーモード、画質などを調整する

「スタート」ボタンを押して、完了!

基本的なやり方はこのどちらかですが、詳しくはメーカーの機種ごとの違いがあるのでメーカーページを見るか、問い合わせて見てくださいね。

ケース5:Macのパソコンにスキャンデータを送りたい

Mac PCをお持ちの方も、パソコン上にフォルダーを作ることでスキャンデータをPC内に送ることができます。しかし、Windowsとは少しやり方が違うので、簡単に説明したいと思います。

【やり方(例)】

➀まず、共有フォルダを作っておく。

➁アップルメニューの「システム環境設定」を開く。

➂その中の「共有」をクリックする。

➃共有の画面が表示されたら、左の項目から「ファイル共有」を選択し、真ん中のボックスの左下にある+-ボタンの「+」を押す。

➄フォルダー選択画面が表示されるので、共有するフォルダーを選択し「追加」を押す。

➅「共有フォルダー」の一覧から指定したフォルダーを選択し、右上の「オプション」を押す。

➆表示された画面の「SMBを使用してファイルやフォルダを共有」にチェック。

下のボックスから共有フォルダーに接続するためのアカウントを選択する。

➇認証画面が出るので、パスワードを入力する。→オプション画面に戻るので「完了」を押す。

➈共有画面に戻るので、ユーザーの「staff」の権限を「読み/書き」に変更する。

これで設定は完了です!

Macの設定は、メーカーの説明ページの方が詳しく書かれているので、そちらを参考にしてくださいね。

ケース6:スキャンしたデータをスマホに送りたい

スキャンしたデータをスマホに直接送ることができれば、外出先でも気軽に見ることができて便利ですよね♪

最近ではそれが可能な複合機も増えてきています。

【やり方】

まずは、同じネットワークに繋いでください。

➀スマホ⇒専用のアプリをダウンロードする

➁スマホ⇒アプリを起動する

➂複合機⇒保存先に「スマートフォン」を選択する

➃複合機⇒スキャンする

➄スマホ⇒アプリ内にスキャンされたか確認する

メーカーによって専用のアプリがあるため、持っているコピー機・複合機に対応するものを入れるようにしましょう!

補足:スマホで撮影(スキャン)したデータ、保存してあるデータを印刷したい

【やり方】

➀スマホ⇒専用のアプリをダウンロードする

➁スマホ⇒印刷したいデータを選択する

➂スマホ⇒メニューから印刷を選択

設定画面から接続する複合機を選び、必要に応じて画質やサイズなどを選択する

印刷ボタンを押して印刷し、完了

iPhoneの場合はアプリをインストールしなくても、写真データから直接印刷することが出来ますよ♪

【やり方】

「写真」を開く

印刷したいデータを選択

画面下の□に↑がついたマークをタップする

スクロールすると「プリント」が出てくるので、タップする

プリンタを選択し、プレビューを確認したら右上のプリントボタンを押す

ケース7:両面スキャンしたい

一度に両面スキャンできたら楽ですよね。複合機であれば、「自動原稿送り装置」が付いているため、両面スキャンが可能です!

【やり方】

原稿を自動原稿送り装置にセットします

宛先を選択します(新規の場合は入力してください)

「原稿」から、「両面たてとじ」か「両面よことじ」を選びます

スタートボタンを押して、完了!

要注意!!セット位置は紙の種類で変えて!

TeroVesalainenによるPixabayからの画像

スキャンだけではなくコピーする時もそうですが、原稿送り装置を使う場合は紙の種類を確認してください。

複写式になっている用紙、画用紙などの厚紙、薄い紙などは原稿送り装置で送ろうとすると詰まってしまいます。

そういう特殊紙を扱う場合はガラス面を使うことをオススメします。

契約書など大事なものだった場合、破れたり、皺になってしまったら大変です。

紙の種類にも注意して、操作を行ってください。

まとめ

スキャンに関するいろいろな設定の仕方をご紹介いたしました。

この中でやり方を知らないものが一つはあったかと思います。しかし、設定の方法はこれ以外にもまだまだ沢山あります。

ご自身の用途に合った方法をお試しください。もしうまくいかない場合は、お使いのパソコンやコピー機の販売店かメーカーに問い合わせるのが一番早いと思います。

この記事が少しでもあなたの役に立てば嬉しいです。

設定方法を覚えて、業務の効率化を図ってくださいね♪

オフィ助は、アフターフォローがしっかりしているため、操作が分からない場合も丁寧にお教えします。

複合機を検討している場合は、その後のサポートのことも考えてオフィ助にお問い合わせください。

 

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