富士フイルムビジネスイノベーション(旧富士ゼロックス)が提供する文書管理ソフト「DocuWorks（ドキュワークス）」。
「文書管理に便利って聞いたけれど一体どんなもの？」
「どのように活用できるの？」
と、疑問を持っている方も多いですよね。
そこで今回は、DocuWorksの便利な使い方や注意点などをご紹介します。
これを読めば、DocuWorksの魅力がよく分かるようになるでしょう。
ぜひ読み進めてくださいね。
富士フイルムBIのDocuWorksで出来ること
出典元：富士ゼロックス公式ページ
DocuWorksはPC上の文書と紙の文書を1つにまとめられる、便利な文書管理ソフトで、
普段オフィスの机の上にあるものをパソコン上に再現することができます。
DocuWorksでできることは、主に次の5つになります。
- 紙文書の読み込みとデータ化
- 新規文書の作成
- 各文書の編集
- 文書の検索や整理
- 文書の保護
紙の文書を読み込み、PC上でも書き込みなどの編集作業を行える点が大きな特徴です。
また、DocuWorks内の文書はチームで共有したり、取引会社などの外出先でも活用できます。
このような手作業で行う書類の整理や書き込み、編集などをPCの画面上で行うことができるのがDocuWorksなのです。
知って得する！DocuWorksの便利な4つの使い方
では、具体的にDocuWorksはどんな作業ができるのでしょうか。
便利な機能について4つご紹介します。
1. 紙媒体を読み込める
DocuWorksは紙の文章をスキャンで読み込み、DocuWorks内でデータファイルとして扱うことができます。
データ化した文書は、PC上で作成した電子文書と一元化できるのでまとめて管理することが可能です。
紙文書だったデータはサムネイル表示され、一目でどの文書か分かるので整理もしやすいです。
2. 文字入力や編集が簡単
DocuWorksの強みとして、今まで紙の文書であれば手書きで、電子文書であればPCでしかできなかった文字の入力や編集が、どちらも画面上でまとめて行えるという点があります。
DocuWorksで手書きと同じように行える主な作業は、主に次の7つです。
- 付箋をつけメモを書き込む
- スタンプを押す
- 手書きでの記入
- 図形を書き込む
- マーカーを引く
- 日付印を押す
- 部分的に消去する
つまり、DocuWorksにある文書であれば、PC上で手書き同然に編集・言葉の付け足しなどが簡単に行えるのです。
しかも、間違えた場合はすぐに消してやり直すことが出来るため、紙が無駄にならずに済み、作業効率も上がります♪
3. インデックス機能でファイル管理が楽
DocuWorks8以降を利用し、「Windows Search4.0」以降がPCにインストールされている状態であれば、「インデックス検索」が可能です。
紙の文書を大量に管理していると、欲しい資料を探すのに手間がかかることがあります。
このインデックス検索機能を利用すれば、すぐに目当ての文書を見つけることができ、時短や仕事の効率化にも繋がります。
4. PDFへの変換にも対応している
DocuWorks は作成した文書をPDFに変換する機能も備わっています。
WordやExcelなどで作成した文書では、同じソフトで開かなければ閲覧できなかったり、フォントが変わってしまうなどの不具合が起こることがあります。
しかし、PDFへ変換することによって、どんな端末でも情報を共有することが可能です。
DocuWorks内のデータのまま、付箋やメモ機能で書き足した部分などを入力し直さなくても綺麗にPDFに変換できます。
DocuWorksで可能なPDF変換は、通常のもの以外にいつくか種類があります。
PDFファイルの表示時や編集権限の設定・変更時にパスワードを設けることで、閲覧者を特定することができます。
重要な書類をメールで送る際に便利ですね。
【設定方法】
➀印刷ダイアログボックスを表示する
➁プリンター名から「DocuWorks PDF」を選択し、プロパティをクリック
➂「DocuWorks PDFのプロパティ」ダイアログが表示される
出典元：富士ゼロックス公式ページ
➃セキュリティタブを選択し、「セキュリティをかける」にチェックを入れる
➄「ユーザーパスワード」にチェックを入れ、右の欄にパスワードを入力(文書を開く時に必要)
➅「マスターパスワード」にチェックを入れ、右の欄にパスワードを入力(権限とパスワードの変更に必要)
➆「権限」の枠で必要に応じて権限を設定することが可能。何も設定しなければ、開封時のみパスワード入力が必要なPDFとなる
➇「OK」をクリックし、ダイアログボックスを閉じる
➈印刷のダイアログボックスに戻る。そこで「OK」を押すと変換が始まり、指定先にPDFファイルが作成される
コチラでは、閲覧のみを許可することで編集や印刷、転記が出来ないPDFを作成する方法です。
編集や印刷をされたくない重要な書類を送る際に使用します。
【設定方法】
「パスワード付きのPDF変換方法」の➀～➃まで同様の手順で行う
➄ユーザーパスワード欄には触れず、「マスターパスワード」にのみチェックをしてパスワードを入力する
➅「権限」の枠にある4つのチェックボックスにチェックを入れる
➆「OK」をクリックし、ダイアログボックスを閉じる
➇印刷のダイアログボックスに戻る。そこで「OK」を押すと変換が始まり、指定先にPDFファイルが作成される
「SAMPLE」や自社の名前など、書類に透かし文字を入れることで書類の悪用や無断使用を避けることが出来ます。
【設定方法】
➀印刷ダイアログボックスを表示する
➁プリンター名から「DocuWorks PDF」を選択し、プロパティをクリック
➂「DocuWorks PDFのプロパティ」ダイアログが表示されたら、「すかし」をクリックする
➄「OK」をクリックし、ダイアログボックスを閉じる
➅印刷のダイアログボックスに戻る。そこで「OK」を押すと変換が始まり、指定先にPDFファイルが作成される
透かし入りの場合、右の画像のようになります。
DocuWorksの使い方の2つの注意点
DocuWorksは、文書の記録・伝達・保管に役立つソフトですが、注意点もあります。
そこでここでは、DocuWorksの2つの注意点についてご紹介しましょう。
1. 紙文書は高い解像度でスキャンする
DocuWorksは、画面上で高画質の文字を入力することができます。
そのため、紙文書を低い解像度でスキャンすると、もともと紙面に記載されている文字と後から追記した文字とで画質が大幅に異なってしまう場合があります。
書面の見栄えを良くするためには、高い解像度でスキャンするようにしましょう。
2. ファイル保管は容量が必要なため低画質で行う
DocuWorksで外部で作成したファイルを保管する場合は、以下の2通りが考えられます。
- 読み込んだ紙文書のファイルを保管する
- PDFなどのデータから取り込んだファイルを保管する
文章量や画像などが多い文書データは、高い画質設定にしておくとPCの容量をかけすぎてしまう恐れがあります。
DocuWorksでファイル保管を行う場合は、解析度を200dpi以下へ抑え、ファイルサイズを小さくして保管するといいでしょう。
オフィ助担当者がおすすめするDocuWorksの豆知識
DocuWorksは、「ドキュメントハンドリングソフトウェア」という名前がついてますが、要はファイルをまるで用紙を扱うように扱えるソフトです。
富士フイルムBIさんはこれを【電子の机】と銘打ってます。
例えばファイルをDocuWorksにあげていれば、付箋を付けたり上から文字を記入したりするのも自由自在です。
文字や図形の記入もテキストでの差し込みから、手書きでの記入も可能です。
それ以外にもマーカーを引いたり、日付印を押したり、修正液で消したり、紙に対してできるようなことを、パソコン上で簡単にできるんです。
また、ファイルをひとつにまとめるのも、ドラッグ＆ドロップで上に重ねるだけで一発です。
さらには、
なんてこともありますが、DocuWorksを使っていれば検索一発でファイルを見つけられます。
そのため、普通に紙媒体でファイル管理をするより簡単に使えるんです。
私も実際使っているのですが、これ本当に便利なんです！
私は正直整理整頓が苦手なタイプで用紙で管理しようとすると、どこいったのかわかんなくなる、なんてこともしょっちゅうでした。
しかし、DocuWorksを使えば、ファイルはすぐ見つかるし、忘れそうなことを付箋で貼って、終われば付箋を取る。
どんだけ追記しても紙は汚くならないし、無駄にトナーを消費することもない。
こんな便利なソフト使わないなんて損です！
電子帳簿保存法にも対応！
DocuWorksは、2022年1月から改正される電子帳簿保存法にも対応しています♪
電子帳簿保存法は、国税などの書類を電子データで保存できることを認めた法律で、企業の業務効率化やペーパーレス化の促進を目的に改正が行われます。
DocuWorksを使えば国税関係の書類も簡単に電子データ化でき、保存も電子判子の付与も行えるので相性ばつぐんです♪
また、国税関係の書類は企業の重要な情報を含むものなので、書類の信頼性を高めるためにタイムスタンプの付与が必要です。
「PDFタイムスタンプfor DocuWorks」というDocuWorksと連携して使うことができるサービスを使うことで、保存データにボタン１つでタイムスタンプを付与することができます。
選択ファイル1つずつにタイムスタンプを付与できるのはもちろん、複数選択したりフォルダ内のデータ全てに一括で付与することもできて作業時間短縮に繋がります。
タイムスタンプを付与したファイルを選択し、タイムスタンプ付与後にデータ改ざんなどが行われていないかこまめに一括検証を行うこともできるので、セキュリティ面でも安心できます。
尚、「電子帳簿保存法ってなんぞ？」という方はまず下記の記事をチェック！↓↓
さらに！富士フイルムBIの複合機と連携させるともっと効率化♪
富士フイルムビジネスイノベーション(富士フイルムBI)以外の複合機とDocuWorksを連携させる場合、データを一度PDFにしてからDocuWorks文書にする必要があります。
しかし、富士フイルムビジネスイノベーションの複合機との連携であれば、PDFに変換することなくそのままDocuWorks文書にできるのです！
変換の一手間が減ることで、より効率的に作業を行うことができますよね♪
おすすめの機種は、「Apeos C2360/C2060」です。
デスク上に設置できるほどコンパクトでありながら、高画質でセキュリティ対策もばっちりなので安心して利用できます。
7型のタッチパネルを搭載しているので、見やすく誰でも操作しやすいです。
下の記事で詳しく記載しているので、ぜひ一緒にご覧ください。
まとめ
今回は、富士フイルムビジネスイノベーションのDocuWorksの概要や主な機能などについてご紹介しました。
重要なポイントは、次の3つになります。
- DocuWorksは紙文書と電子文書をまとめて編集・管理できるソフト
- 手書きと同じ編集をPC画面上で簡単に行える
- 文書はチーム内で共有することも可能
「書類管理の手間を省きたい」
「書き込みなどをした文書をチーム内ですぐに共有したい」
といった方は、DocuWorksを検討してみてはいかがでしょうか。
DocuWorksは、スキャン可能の複合機があればペーパーレスで文書を管理することができ、大変便利です。
また、DocuWorksと連携可能なクラウドサービス「Working Folder」についても紹介しています。
よければ読んでみてくださいね♪
オフィ助では、複合機・コピー機とともに、富士フイルムBIの特約店として『DocuWorks』も取り扱っていますので、ぜひお気軽にご連絡ください♪
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