仕事を進めるにあたってタスク管理は必要なものですよね。
しかし、やり方がよく分からなかったりうまくできない方も多いのではないでしょうか。
今までタスク管理をやったことない人には難しく感じますよね。
そこで、タスク管理ができない原因やうまい人の方法を知って、タスク管理をもっと上手にやっていきましょう。
タスク管理へのやる気を出すために、まずはその必要性を確認していきましょう。
仕事を始める前にタスク管理を行うことで、自分がどんなタスクを抱えているのか、いつまでに何をしなければいけないのかが可視化されるため抜け漏れなく仕事をこなすことができます。
タスクに優先順位と期限をつけて、それに沿って仕事を進めていくことができます。
優先順位がつくことでタスク計画が立てやすくなり、時短することができます。
優先順位がつくことで頭の中も整理され、一つ一つの仕事に集中することができます。
タスク管理を行うと、請け負っている仕事量やそれぞれの期限を可視化できるため、仕事を整理しながらこなしていくことができます。
仕事の量がはっきりすることで、期限前に仕事を終わらせるようにスケジュール調整ができるため効率よく仕事をすることができるのです。
万が一トラブルが起こった場合も、タスク管理をしていれば期限に余裕をもってスケジュールを組むことができるので慌てることなく対応できます。
スケジュールを瞬時に把握できるため、時間のロスなくトラブルにも対応することができるでしょう。
そのために、最初のスケジュールはトラブル発生を見越した余裕のあるものにしましょう。
「タスク管理がうまくできない」「タスク管理が苦手で怒られる」など、悩みを抱えている人もいるのではないでしょうか。
まずはその原因を知ることで、モヤモヤを払拭していきましょう！
自分のキャパシティーを超えた仕事量を抱えてしまうと、タスク管理がうまく出来なくなって期限内に終わらせることができなくなってしまいます。
仕事をお願いされると断れないという方が陥りやすい問題です。
自分で抱えている仕事が終わっていないのに、それに加えて新しいタスクを抱えてしまうとスケジュールが詰め詰めになるため余裕を持ってタスクをこなすことができなくなります。
こまめにタスクの進捗状況や残っているタスクの把握をしないと、残っている仕事の把握と作業速度の調整ができません。
どこまでタスクをこなしていて後は何をしなければいけないのか、どのくらいスケジュール通りにいっているかが分からないので、効率よく作業を進めることができなくなってしまいます。
タスクを大きい枠で捉えてしまい、ゴールしか設定していないとスケジュール管理が上手く出来ず、途中で時間が足りなくなって焦ることになります。
目標だけを把握して仕事内容をよく理解しないで進めてしまうと、順番を間違えたり期限内に終わらないという事態に陥ってしまいます。
何でも一人で解決しようとしてしまう場合も、タスク管理がうまくいきません。
タスクが滞っていたり、スケジュールが全て埋まってしまい余裕がないのにも関わらず、誰にも頼らず一人で抱えてしまっては、仕事の質が落ちたりミスに繋がります。
期限は分かっているのに各タスクにかかる時間を把握せず、適当に時間配分してしまうと最後で時間が足りなくなって焦る羽目になる可能性があります。
表面的にタスク管理を行っている場合に陥りやすいミスです。
自分が背負っているタスクを頭の中だけで把握しようとすると、抜け漏れが発生したり周りと状況把握ができないのでトラブルに繋がりやすくなります。
抱えている仕事をちゃんと把握するだけでなく、周りの人とも共有するためにも書き出しは必要です。
頭の中だけだと絶対に忘れてしまいます。
タスク管理が上手い人はどのようにタスク管理を行っているのでしょうか。
他者の方法を知ることで、タスク管理の改善を行っていきましょう。
タスクを抽象的に捉えるのではなく、目標を達成するためにどんな行動が必要かを細分化して一つずつタスクにしてみましょう。
そうすることで、自分が今何をしなければいけないのかがハッキリするのでスムーズに仕事をこなしていくことができるでしょう。
例えば、「お客さんに取材をしにいく」という仕事があったら、最終目標は「スムーズで時間通りに取材を行う」になります。
この仕事を細分化し、一つ一つの作業を時間で区切ることで、期限内に余裕を持った準備を行うことができます。
仕事の細分化としては、「取材日と取材に使える時間を把握する」「どんなテーマで取材するのか把握する」「取材をする会社について詳しく調べる」「取材で聞く内容をまとめる」「取材の練習をする」「取材前に相手と連絡を取り合っておく」「当日の流れを伝える」などなど、細分化することができます。
当日までにやるべきことは何か、目標を達成するためにはどんな行動をとればいいのかをまず考えて仕事を細分化することで、効率よくタスクをこなしていくことができます。
タスクを可視化した後、それに優先順位をつけることで仕事の流れが把握できて作業がしやすくなります。
期限が近いもの、すぐに終わりそうなものから始めることで、仕事のエンジンをかけることができます。
時間がかかるものや難易度が高いものから始めてしまうと、なかなか次にいけなくて焦ったり、スケジュールが押してしまうリスクもあります。
優先順位付けの仕方にも工夫が必要なのです。
常に仕事量を把握しておくことで、新しく仕事を頼まれた際も引き受ける余裕があるか瞬時に結論を出すことができます。
また、逐一仕事の進み具合を把握することで作業途中で時間の調整や優先順位の再考ができるため、もっと効率よく仕事をこなすことができます。
加えて、完了した仕事を可視化することで達成感を得ることができ、モチベーションを保つことにも繋がります。
自分がどのくらいのタスクをこなせるのかを把握し、「これ以上はタスクを抱えない」という制限を設けてキャパシティーに合わせてタスクを調整しましょう。
ある程度の余裕がないとタスクの質が下がったりミスにも繋がってしまいます。
そのためには、周りに仕事を頼まれても断れる勇気をもちましょう。
タスク管理が上手い人は、他人に頼る能力もあります。
タスクが増えすぎて一人では捌ききれない時、周囲の人に手助けをお願いすることでタスクを分散し、自分のキャパシティーに合った仕事量に調整することができるのです。
手助けを聞いてもらうためには、普段から周囲とコミュニケーションを取っており手助けを行っているなど、相手に好印象を持ってもらうことが大切です。
仕事をスムーズにこなすには、人とのコミュニケーションも大事ということを覚えておきましょう。
タスクを可視化して管理していても、期限や抱えている仕事を全て把握するのは難しいです。
そのため、期限や仕事の量を忘れないように、定期的なリマインドをかけておくことをおすすめします。
期限が近くなったらメールや通知で知らせてもらうようにツールなどで設定したり、チームメンバーで進捗状況を共有し、仕事の抜け漏れがないか二重三重の確認をしましょう。
リマインドをかけることで期限や仕事の内容を常に把握できるので、今何をすべきか瞬時に把握できます。
スケジュールを立てる際も、先のことを考えたスケジュールを考えることが重要です。
トラブルが起こる可能性、スケジュールが前後する可能性を考えたスケジュール作成を行うことで、万が一が起きた場合も冷静に対応できます。
また、スケジュールは少し余裕を持って作成することで、トラブルが起きなくても作業終了後に再確認の時間をとることができます。
タスク管理の方法はいろいろあるかと思いますが、ノートに手書きしたりポストイットに記入してパソコン画面に貼り付けたりExcelを使ったりするよりも、タスク管理ツールを使った方が効率的です。
タスク管理ツールは様々なものがあり、無料で使えるものも多く存在します。
表を自分で作る必要もなく、追加や削除も簡単に行えるので便利です。
手書きの物だと紛失や掠れたり滲んで読めなくなるリスクがありますし、Excelだと表から作る手間があります。
しかし、タスク管理ツールはそのようなリスクがないため、タスクを漏れなく管理したい人は使うべきものなのです。
タスク管理が上手い人は、このような便利なツールを利用している人が多いです。
このように、タスク管理が上手い人はタスクの可視化と優先付けが上手いだけではありません。常に先のことを考えて行動しているので、それがタスク管理にも反映されているのです。
しかし、急にこの全てをするのは何度が高いので、まずはタスクの可視化・細分化・優先順位付け・リマインド設定を行ってみてください。
慣れてきたら、先を見据えたスケジュール管理やタスク量の調整などを挑戦してみてください。
タスク管理は継続していくことで上達していきます。
しかし、「仕事を始める前にタスクを洗い出して、一つ終わるごとに進捗確認をするなんて面倒くさい」と思う方もいるでしょう。
そんな方のために、タスク管理を続けていくためのコツ、方法をご紹介します。
タスク管理をゲーム感覚で楽しんでみてはいかがでしょう。
ゲーム以外の物事にゲーム要素を盛り込んで応用することを「ゲーミフィケーション」と言います。
気が載らない仕事でも、ゲーム性を入れることでモチベーションを上げることができるのです。
タスク管理に関しても、
「いつまでにこの仕事を終わらせれば勝ち。帰りに好きなものを買う」
「終わらせられなければ負け。1週間お菓子を我慢する」
など、自分の中でルールを設けてみることで、それがモチベーションに繋がって仕事を終わらせるのが早くなったり、タスク管理が楽しくなることでしょう。
タスク管理というと難しく感じますが、「自分の仕事を把握して、終わったらタスクを削除していくことができる」と思えばどうでしょうか。
タスクを終わらせれば自分が抱えている仕事がなくなっていくのが目に見えて確認できるので、達成感を感じます。
この達成感が習慣化すれば、タスク管理を逐一行うのも苦ではなくなります。
面倒くさいと感じてしまうのは、もしかしたらツールが合っていないのかもしれません。
機能が多かったり直感的に使いにくいものだと、タスク管理が嫌になるのも当然です。
自分に合った、シンプルで使い勝手がいいツールに変えてみてはいかがでしょうか。
下の項目でおすすめツールを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
タスク管理では、「今できないこと」は一先ず書き込まないようにしてください。
いつかはやりたい、けど期限は決まってないしやる目途が立っていないものを書いてしまうと、いつまでたっても自分のタスクが減らないため、タスク管理表を見るのが嫌になってしまいます。
まずはやるべきこととやりたいことを記入して、それらが片付いて時間に余裕ができたら、そこで初めてタスクに追加してください。
Torelloは最も多くのユーザーを抱えており、世界中で2000万人に使われているタスク管理ツールです。
全ての機能を無料で使うことができ、同じボードを利用できる人数にも制限がないという特徴があります。
見た目もシンプルで操作も簡単なところもメリット。
タスク管理画面では、タスクの名称だけでなく詳細な説明文やファイルの添付、リマインダーの設定もできるため複数のツールを同時利用する手間がなく便利です。
また、タスク共有されているメンバーはタスクについてコメントを残すこともでき、チャットツールのように他の会話に埋もれてしまう心配もありません。
タスクはドラッグアンドドロップで簡単に移動させることができます。
Notionはメモアプリで、タスク管理をメインとしたツールではありません。
しかし、デジタルであるにも関わらずメモの仕方がまるで白紙の紙に書き込んでいるように自由自在で、タスク管理で使うにもおすすめのツールなのです。
自由に作ることもできますがテンプレートも用意されているので、例えば「タスクリスト」のテンプレートを使うこともできます。
簡単にタスクの追加・削除ができ、「作業前」「作業中」「作業終了」とリストが分かれていて、ドラッグアンドドロップでそれぞれのリストに移動することができます。
操作も簡単で見た目もシンプルなので、誰でも簡単に使いこなすことができるでしょう。
Notionについてはこちらの記事で詳しく説明しているのでご覧ください。
世界で10万社以上の企業で利用されているタスク管理ツール。
タスク管理のレイアウトをリスト形式かカード形式の2種類から選べるため、見やすい方を選ぶことができます。
また、GoogleとOutlookカレンダーとの連携が可能なので、タスクとスケジュールの管理を同時に行え、メンバーのスケジュール把握ができるのもメリットです。
チームの間で作業スケジュールを確認できるため、タスクの連携がしやすいです。
進捗やリスクをリアルタイム把握できるという点でも、仕事をよりスムーズに行う丹野機能が盛りだくさんなツールです。
タスク管理ツールを使うことで、よりスムーズで見やすいタスク管理ができます。
「タスク管理がうまくできない…」と悩んでいる人も、上記で紹介した管理の仕方を意識しつつツールを使えば、タスク管理がうまくなることでしょう。
まだツールを使ったことがない人はぜひ使ってみてください♪