オフィ助

Web会議システムは、最近どんどん増えてきています。

デジタル化が進んでいる世の中なので、今後ほとんどの会社で商談にweb会議システムを導入している可能性も十分にありますよね。

 

そこで、まだ導入していない人のためにweb会議システムで出来ること、選び方、おすすめツールなどをご紹介します！

役に立つ情報が多いと思うので、ぜひ見ていってくださいね。

 

web会議システムは2種類ある

まずは、web会議システムの種類についてです。

「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があるので、その違いについてご説明します。

 

クラウド型

ネットワーク経由でサービスを利用する方法。

インターネットがあれば、場所に囚われずにどこでも会議システムを繋げることが出来ます。

自分でハードウェアやソフトウェアを用意する必要がないのでコストも少なく済みますし、運用の手間もかかりません。

 

しかし、自分の思った通りにカスタマイズできないという制限があります。

 

オンプレミス型

自分の会社で専用のサーバーを保有して利用する方法。

クラウド型とは違い、自分でサーバーを用意したり運用しなければいけないため、コストと手間がかかります。

しかし、セキュリティなどを自分で好きにカスタマイズ出来ること、その会社だけの回線を使えるため、安定した接続が出来るというメリットがあります。

 

 

 

web会議システムで可能なことは？

web会議システムを導入すると、どのようなことが出来るようになるのでしょう。

出来ることを知っておくと、導入後色々なことに使えますよ♪

 

離れた場所にいる人と会っているように会話できる

web会議をやる最大のメリットは、その人のいる場所に赴かなくてもそれぞれの場所で同じ時間を共有できるということです。

お客さんのところに行くために使っていた時間を他の仕事のために使えるようになるため、仕事の効率も良くなるし、時間のロスがなくなります。

 

お互いの顔をみて会話できる

電話とは違いお互いの顔を見ながら会話が出来るため、直接会っている時と同じようにコチラの熱意を伝えることができ、お客さんの反応も見ることが出来ます。

このように、直接会っている時と状況は変わらないので、すぐに本題に入るのではなく最初にアイスブレイクの世間話をするのを忘れないようにしましょう！

 

画面を共有できる

web会議では画面共有が出来るため、見せたい資料などがあればそれをお互いに見ながら会話をすることが出来ます。

同じ資料をその場ですぐに共有できると話がスムーズでいいですよね♪

 

面接や説明会、セミナーで使える

このシステムが使えるのは商談の時だけではありません。

面接や説明会など、以前は一つの部屋を借りて行っていたものがオンラインで可能になるのです。

 

オンラインであれば遠くに住んでいる人や家事・育児でなかなか出かけることが出来ない人でも気軽に参加することが出来ます。

開催する際の手間やコストを減らせる上に、多くの人に参加の機会を与えられるのです。

 

人との接触を避けられる

コロナ感染者がまた増えてきていますね…。

それも相まって、お互いに不要な接触は避けたいと思う人は多いでしょう。

特に県を跨いで移動する場合は、自分のせいで感染しないか心配になりますよね。

 

Web会議システムを使えば、不用な接触をせずに多くの人と会話をすることが出来ます。

コロナを言い訳に商談を断られる場合は、web会議システムを使うことを提案してみましょう！

 

会場費・移動コストを無くせる

オンラインの場合、場所を用意しなくても大勢に対して会議やセミナーを開くことができます。

そのため、会場の確保やそこまで移動するコストがかからずに済みます。

 

要確認！web会議システムのデメリット

web会議は今の時代に合っていて、今後も活躍する者だと思います。

しかし、デメリットも存在するので、しっかり確認しておきましょう！

 

通信環境に左右される

web会議はインターネットを介して通信を行います。

そのため、通信環境が不安定な場所だと画面がフリーズしたり音声が途切れる・遅れて聞こえるなどのトラブルが発生しやすいです。

会議やセミナー中にそのようなトラブルが起きると、参加者の集中力が切れてしまったり予定していた時間を過ぎてしまったりと、マイナスなイメージで終了することになってしまいます。

 

会議・セミナーを行う前に、リハーサルを行って通信に不具合が起きないか確認すると良いでしょう。

 

参加者の感情が伝わりにくい

オフラインで会議やセミナーをすると、その場の雰囲気というものが生まれますよね。

その雰囲気が参加者の集中力を高めたり、やる気を引き出したりすることもあります。

しかし、オンラインだとそのような雰囲気が伝わりにくく、白熱した話し合いなどがしにくくなってしまいます。

 

また、顔出しをしないセミナーですと、「参加者がしっかり聞いているのか」「分からない部分はないか」が主催者側には分かりません。

そのため、理解できない部分があるのに話がドンドン進んでしまうなど、お互いのすれ違いが起こるリスクがあります。

 

会議などはできれば顔出しを行い、顔出しなしセミナーの場合、最後にアンケートや質疑応答の時間を取ると良いでしょう。

 

これで安心♪web会議システムの選び方を伝授

「導入しよう！」と決意したとしても、世の中に出ているweb会議システムはとても多いです。

そのため、予備知識なしで購入しようとしてもどれにすればいいのか迷ってしまいますよね。

そこで、web会議システムを選ぶ上でのポイントをご紹介します。

ぜひ参考にしていってくださいね！

 

同時接続可能なアカウント数

同時接続をしたい数は会社の規模や使用目的によって変わります。

少人数の会議や商談にしか使わない場合はあまり接続可能人数については気にしなくてもいいかもしれません。

 

しかし、一度に大人数が参加する会社説明会やセミナーを行う場合は制限人数ができるだけ多いものにした方がいいでしょう。

また、好きなタイミングで誰でもweb会議を開催したり参加することが出来るようにする場合も、接続可能人数は気にしておきましょう。

 

セキュリティ環境は整っているか

Web会議はインターネットを経由しているため、しっかりしたセキュリティ環境でないと重要な情報が外部に漏れてしまう可能背が十分にあります。

従業員もお客さんにも安心してオンラインでのやり取りをしてもらうためには、セキュリティがしっかりしたものを選ぶ必要があります。

 

セキュリティの頑丈さで言えば、やはりオンプレミス型ですが、クラウド型でもセキュリティ体制がちゃんとしたものはあるのでチェックしてくださいね。

 

通信環境は整っているか

web会議システムは通信環境も重要です。

折角導入しても画像や音が途切れ途切れだったら快適に会話をすることが出来ません。

そんな状態では落ち着いて会議や商談が出来ないため、逆に時間がかかってしまいますよね。

そうならないように、通信環境が良くなるように工夫されているかも確認してください。

 

また、海外に本社・支社がある場合は、そちらとのやり取りもスムーズに出来るくらいの安定性を持ったものを選びましょう。

 

使い勝手がいいか

誰でも簡単に使えるかも重要な部分です。

操作方法が複雑だと、その時点で使わなくなる恐れがあります。

説明などなくても見ただけで操作できるような分かりやすい見た目のものを選びましょう。

 

そのためには、すぐに有料で購入するのではなく、まずはお試し版・無料版を導入して従業員の意見を集め、使いやすいようであれば有料版を購入するようにしてください。

 

無料版・お試し版はあるか

上で少し触れましたが、必ずお試し版があるものを選ぶようにしてください。

お試し版であれば気軽に導入できますし、会社に合わなければやめることが出来ます。

お試し版は、導入したらみんなが使えるか、使用目的に合っているかを確認するためにあるので、積極的に活用しましょう！

 

また、無料版だけで足りてしまう場合もあります。その場合コストを抑えることが出来る上にリスクもないので良いですよね♪

 

画質・音質はいいか

画質や音質も、web会議システムでは重要になってきます。

画質であれば解像度や動きの滑らかさを表すfpsの数値が高いか、音質であれば雑音やエコーなどを制御する機能が付いているかを確認してみてください。

 

しかし、あまりに画質や音質が良すぎると、サーバーに負荷がかかってフリーズしたり会議システムが途中で落ちる可能性があります。

会議に差支えがないくらいの画質・音質があれば十分なので、極端にならないようにしてくださいね。

 

サポート体制はしっかりしているか

何かあった時にサポート体制がしっかりしていないと、製品のトラブルをすぐに対処してもらえない可能性があります。

また、海外のサービスを導入する場合は、日本語でのサポートがあるかも確認しましょう。

日本語サポートがないと対応に時間がかかりますし、不便なことが多いです。

 

また、海外に日本の製品を導入する場合も同じように現地の言葉でのサポートが付いているかをチェックしてから導入するようにすれば何かあった際に安心できますよ。

 

欲しい機能が備わっているか

web会議システムを導入しようと思うきっかけは会社によって違います。

最近出ているweb会議システムは様々な機能が搭載されていますが、自分の会社で使いたい機能がついていない場合もあります。

 

コストをかけて導入したのに欲しい機能が付いていなかったり追加料金を出さないと使えないようではもったいないですよね。

会議システムを選ぶ時にはまず、会社で欲しいと思っている機能がちゃんとついているか、機能レベルも十分かを確認するようにしましょう！

 

おすすめツール4選を徹底比較！

最後にオフィ助がおすすめするweb会議システムを4つご紹介します。

それぞれの特徴やどのような会社に向いているかも載せますので、ぜひ最後まで見ていってください。

 

Zoom

今一番使われているweb会議システム。

無料版でも十分な機能を備えており、通信も端末や回線状況を見ながら最適化しているため安定した接続を維持することが出来ます。

 

メリット・デメリットは以下のとおりです。

≪メリット≫

• 招待される側はアカウントを持っていなくても参加できる
• 同時接続可能人数が100人(無料版)
• 操作が簡単
• オンラインでもグループ分けが出来る
• スマホやタブレットなどの様々な媒体で接続できる
• 録画ができる

 

≪デメリット≫

• 基本英語サポート
• チャット機能はビデオ通話時にしか使えない

 

〈価格〉

 

 

≪こんな人におすすめ！≫

・オンラインでのセミナーや説明会、選考を行いたい。

・チャット機能はあまり使わないorチャットツールを持っている

・無料でいろいろなことが出来るものが良い

 

URL：https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

 

Microsoft Teams

Microsoftが提供するビジネスチャットツールですが、オンライン会議の機能も搭載しています。

 

≪メリット≫

• 最大10,000人とブロードキャストすることが出来る
• リアルタイムノイズ抑制によって音声が聞き取りやすい
• オンライン会議中にチャットや資料を共有が可能
• メモ機能が付いているため、会議を聞きながら議事録を作成することが可能

 

≪デメリット≫

• アカウントがないと参加できない
• 参加者の顔は5人までしか表示されない
• 無料版では機能の制限がある(録画録音ができない・資料の共有ができないなど)

 

≪価格≫

Office365のライセンスを持っていれば追加料金なしで使えます！

上記画像の一番右にあるように、ライセンスがなくても使える無料版も用意されているので、他のメーカーのものと迷っている場合は無料版を使って比較してみると良いでしょう。

 

 

≪こんな人におすすめ！≫

・大規模な説明会や発表会を行う機会が多い

・officeのライセンスを既に持っている

・顔は映し出されなくても影響がない

 

URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

 

下記の記事で特長や使い方、料金など詳しく紹介しているので、ぜひご覧になってください

⇒ビデオ会議以外の役立つ機能も盛りだくさん！のMicrosoftTeamsを知る

 

webex meeting

シスコシステムズが開発したクラウド会議システム。

現在世界シェアトップで、ZoomやMicrosoft Teamに劣らない性能をもっています。

 

≪メリット≫

• ネット環境があれば始められ、繋がりが悪い時は電話回線から参加することも可能。
• 資料や画面の共有が可能なだけでなく、書き込み機能も付いている
• 最大1000名（ビデオ会議端末は200台まで）での会議ができる
• 会議に招待する側がアカウントを持っていれば始められる
• 画質がweb会議システムの中で最高レベル
• スマホやタブレットなど、好きな媒体からアクセスできる
• 14か国語に対応

 

≪デメリット≫

• ミーティングは最長50分という制限付き
• バーチャル背景はパソコンでは使えない
• 起動に時間がかかる
• 音質があまり良くない

 

≪価格≫

 

 

≪こんな人におすすめ！≫

・働いている場所がそれぞれ異なる

・外国に本社/支社がある

・ホワイトボードなどを使って会議することが多い

・会議時間は比較的短い

 

URL：https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html

 

webexについて詳しく書いている記事もあるので、気になった方はぜひ見てくださいね♪

⇒世界トップシェアの会議システム「sisco webex」を知る

 

TeleOffice

シャープマーケティングジャパン株式会社が提供するweb会議システム。

上記の3つに比べるとまだまだ知名度は低いですが、ビジネスで使用するために必要な機能は十分に備えています。

 

≪メリット≫

• クラウド会議システムなので、ネット環境があれば仕様できる
• スマホやタブレットなど、好きな媒体から参加可能
• 資料のみ表示、画面のみ表示を瞬時に切り替えられる
• セキュリティは回線、端末、サーバーで守られている
• 社外の人は招待メールで参加できる
• 会議中の書き込みは自動でクラウドに保存される(各端末から見返すことが可能)
• 資料の画質が鮮明
• ホワイトボードを使って会議ができる

 

≪デメリット≫

• 音質が良くない
• 知名度が低い(口コミが少なく機能の良さを判断しにくい)
• 同時接続人数が少ない(無料トライアルで最大10接続。基本契約で100人、100端末まで)

 

≪価格≫

詳しい価格については、お問い合わせください♪

無料デモンストレーションやトライアルも行っています！

オフィ助でも取り扱っているので、お気軽にお問い合わせください♪

 

 

≪こんな人におすすめ！≫

・少人数の会議が主

・議事録を書く手間を無くしたい

・共有する資料の画質が気になる

・働く場所がそれぞれ違う

・ホワイトボードで自由に書き込みを行いたい

 

URL：https://smj.jp.sharp/bs/teleoffice/

 

テレオフィスの機能や評判についても詳しく書いています。

気になったらぜひ見てみてください♪参考になりますよっ

⇒シャープ製のコスパ最強ウェブ会議ツール「TeleOffice」を知る

 

web会議システムもオフィ助にお任せ！

Web会議システムについて色々書かせていただきました。

どのメーカーの会議システムも優れていますが、やはりメーカーごとに得意な点が違うので、そこに注目して選んでいただければと思います。

 

オフィ助では、MicrosoftTeams・シスコのwebex・シャープのTeleOfficeの3つを取り扱っています。

また、TeleOfficeをオフィ助で導入していただければ、通常よりお安く導入することが出来ますよ♪

 

この機会に、ぜひweb会議システムを導入してみてください。

他にも、web会議システムで不安に思うことや疑問点があればお気軽にお問い合わせください！

知識豊富なスタッフが、親身になってご相談に乗られて頂きます。