オフィスを開設するにあたって、何をどう準備するといいのか、数が多すぎて把握するのが難しいという方も多いのではないでしょうか？
中には、
「オフィスで利用するものは、全部購入した方がいいのか？」
「どんなものを揃える必要ある？」
といった疑問を持っている方もいます。
そこで今回は、オフィスの開設に揃えるべき家具や備品など詳しくご紹介しましょう。
これを読めば、初めてオフィスを開設する方でも困らず準備を進めることができますよ。
ぜひ読みチェックしてみてくださいね。
オフィスの開設にあたって、必ずなくては仕事にならないといった備品・設備もあります。
まずは、開設時には設置しておきたい8つの備品・設備についてご紹介していきます。
複合機・コピー機の導入は、オフィス開設時には必ず思い浮かべるものと言っても過言ではないでしょう。
しかし、複合機・コピー機を購入しようとすると、初期費用が100万円を超えることも多く、開業費を大幅に削ってしまうことも多いです。
そこでおすすめなのが、リース契約での複合機・コピー機の導入になります。
リース契約とは、簡単に言えば毎月使用料（リース料）をリース会社へ支払い、新品の複合機・コピー機を利用する方法です。
リース契約の特徴としては次の4つになります。
リースした複合機・コピー機の所有権は、リース会社になるので覚えておきましょう。
リース契約については、以下の記事でもチェックしてみてくださいね。
ビジネスフォンという言葉に、聞きなれないといった方も多いでしょう。
家庭用電話との違いは次のような3つがあります。
家庭用電話では、1回線しか対応していないため、電話中に外線が入ったとしても通話中、もしくはキャッチフォンとして、受けていた通話を切り改めて外線に出る必要があります。
ビジネスシーンでこれでは業務に支障をきたしてしまうでしょう。
ビジネスフォンを導入することによって、複数の外線を同時に受けることや、受けた外線を担当者に回すといったことも可能になります。
また、内線を利用することで、離れた部署の担当者とも無料で会話ができるなど、利便性が上がりますね。
これから開業する場合は、家庭用電話よりもビジネスフォンがおすすめです。
ビジネスフォンの基本知識、活用方法については下記の記事をご覧ください♪
開業に必要なパソコンは、選び方がとても重要です。
といった3つをまず考えてみましょう。
仕事において、パソコンのスペックはとても重要です。
しかし、あまりにもハイスペックなタイプを選んでしまうと、あまり必要のない機能が付いている上に導入費もかかります。
また、顧客情報や社内情報など重要な情報も扱うことが多いため、セキュリティ面も万全に整える必要があります。
例えば、外出用に使用するパソコンであれば、ハイスペックよりも軽量でセキュリティ性を重要視する、クリエイティブな作業を求めるのであれば、それに対応したCPUや容量なども検討しなくてはいけません。
パソコン上、セキュリティ面はやはり重要視していかなくてはいけないポイントです。
社内で共有ファイルを利用するなどといったシーンはよくあります。
しかし、共有ファイルをクラウドにするか社内サーバーにするかによって、セキュリティ面が大きく異なります。
社内サーバーの場合、社内に設置したサーバーの1つのフォルダにファイルを保存してしまえば、複数のユーザーで閲覧・編集も可能です。
しかし、社内設置のサーバーの中にファイルを作成するため、何らかの原因でサーバーがダウンしてしまえば共有することができないなどデメリットが発生します。
クラウドの場合、情報はデータセンターに保存されるため、社外からスマホなどでファイルの確認も可能ですし、セキュリティ面もしっかりと固められています。
また、バックアップも自動的にされるため常に新しい情報を取得できるといったメリットもあります。
ビジネスで活用できる代表的なクラウドサービスは、以下の3つです。
クラウドサービスによって、複合機・コピー機との組み合わせることで、より多くの活用方法があるケースもあるのでチェックしておきましょう。
Office365businessについては、以下のページでも詳しくご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
パソコンや複合機・タブレットなどを使用する上で、インターネットの環境を整えるのは大切です。
ネット環境は、パソコンだけではなく複合機・コピー機にも影響します。
例えば、ネット回線を利用して仕事を進めなくてはいけないのに、通信速度が遅いと時間のロスや業務が進まないといったデメリットも発生します。
また、複合機が無線LANに対応するかどうかによって、スマホなど他のデバイスからのプリントや、FAXの閲覧・印刷ができるといった違いも発生していきます。
契約するプロパイダ先や、構築するネットワークによって仕事の効率がぐんと変わるのでとても重要です。
といった3つのポイントをよく考慮して、ネットワークの繋ぎ方を検討しましょう。
企業は個人情報や機密情報を取り扱うため、セキュリティ面を強化する必要があります。
インターネット上で情報漏洩が起こってしまう場合が多いので、インターネットの入り口・出口のセキュリティ対策を行い、加えて内部不正防止のセキュリティ対策も行いましょう。
こちらの記事でおすすめのセキュリティソフトを紹介しているので、ぜひご覧ください。
ホームページは、オフィスを宣伝する上でも重要です。
今はネットで検索してそのお店がどんなお店なのか、どこにあるのかなど情報を得る人がほとんどです。
また、ホームページがあった方が行きたくなる、頼みやすいなどの信用にも繋がります。
いわば、ホームページはお店・会社の『顔』なのです！
全国不特定多数の人の目に留まりやすく宣伝効果としても期待できるため、ぜひホームページ制作は行いましょう。
ホームページ制作については以下の記事で詳しく書いています。
こちらも是非参考にして下さいね♪
監視カメラと聞くと、お金を扱う店舗がつけるものといったイメージを持たれやすいですが、実はオフィスでも次の4つのようなメリットから、設置がおすすめです。
不法侵入によって窃盗被害は、店舗だけではなくどのオフィスでもありえます。
また、職員の不正行為などは監視の目があるだけでも抑制力になり、未然に防ぐこともあるため、設置は進んで行うようにしましょう。
オフィスで使用される監視カメラの多くが、室内の雰囲気を壊しにくいドーム型のもので天井に設置されています。
オフィスを開設するために忘れてはいけないのが、家具です。
オフィスで使用する家具は、オフィス内の景観を整えるとともに、職員の過ごしやすさや仕事の効率さえ左右することもあるので重要なのです。
揃えるべき代表的なオフィス家具には、以下のようなものがあります。
これらの家具は、オフィスを拡大するときにも必要です。
代表的な家具を揃えておけば、当面のオフィスの開設には困らないでしょう。
後は、業務に合わせて家具を揃えていくといいですね。
オフィスで家庭用のエアコンを導入したいと考える方も多いでしょう。
しかし、家庭用エアコンをオフィスの規模に合わせて設置したら、「冷えない」「温まらない」といったトラブルも多く聞きます。
それは、家庭用エアコンではパワーが追いつかないためです。
例えば、焼き肉屋など熱を発するものを提供するお店では、その分熱を下げるためのエアコンの力が必要になります。
しかし、畳数などで選んだエアコンでは力が足りず、ガンガン冷やしても冷えないのです。
それどころか、常にフル稼働しているエアコンで電気料が高くなってしまうでしょう。
エアコンにも適材適所があり、業種に合わせて業務用エアコンも検討し設置することが大切です。
オフィスの開設にあたって、ついつい大きなものに目を奪われがちですが、これからご紹介する4つのような備品も必要に応じて用意しましょう。
忘れがちだけど、なくては困るといった備品なのでぜひチェックしてくださいね。
ホワイトボードは、会議や連絡事項の添付、予定表の添付などさまざまなシーンで役立ちます。
また、プロジェクターとしても使用でき、その用途は多彩なのでどんなオフィスでも活躍するでしょう。
しかし、自由に移動できる自立式では、スモールオフィスでは場所に困るという方もいますよね。
近年では、ホワイトボードシートといって壁に直接貼り、ホワイトボードとして利用できるものを販売されているので検討してみましょう。
個人情報、手紙、重要文書などの処分方法に困るという場合、役立つのがシュレッターです。
外部に漏れたくない情報なども細かく裁断することで、セキュリティ性も上がります。
オフィスを開設するときには、ぜひ用意してほしい備品の1つですね。
オフィスでは電子機器を使用するケースが多く、コンセントが足りないといった状況はよく起こります。
そのため、テーブルタップや延長コードは必ず用意した方がいいでしょう。
延長コードを用意しておくことで、普通ならコードが届かない場所にパソコンを設置できるなど、選択肢が増えます。
延長コードの中には、電源スイッチがついているものもあり、普段使わない電子機器の電源はオフにしておくなど、ちょっと節約も可能です。
コチラもないと何かと不便です。
主な事務用品には、以下のようなものがあります。
全てデータでやり取りを行っており、紙が出ることがないという会社は必要ないかもしれません。
しかし、まだ多くの会社では必要なものがあると思うので、必要だと思うものは常備しておいたほうが良いでしょう！
会社は多くの人が出入りする場所なので、空気が汚れやすいです。
コロナやインフルエンザなどの感染ウイルスを防止するためにも、空気清浄機の設置をおすすめします。
会社は取引先やお客様を迎える場所でもあるので、空気は常に綺麗な状態を保つ方が会社のイメージも良くなります。
当社でもシャープの空気清浄機である「プラズマクラスター」を取り扱っているので、ぜひお気軽にご連絡ください♪
また、レンタルサービスを使うという方法もあります。
レンタルであれば会社にあったものがどれかお試し感覚で導入できるので、気楽だと思います。
空気清浄機のレンタルサービスは「ナニワレンタル」がおすすめなので、ぜひ訪問してみてください。
オフィス開設でかかる費用というものはどういうものがあるのか、相場など一番気になる部分ですよね。
ここで簡単に解説したいと思います。
オフィス開設の初期費用として、
主として上記のものがかかります。
管理会社との仲介をしてくれる不動産に支払うお金です。
最大で1か月分かかりますが、物件によっては半額だったり無料で出しているところもあります。
契約時に、次月の家賃を前もって支払います。
月の途中から借りた場合は日割りで計算されます。
敷金と同様に、契約時に担保として貸主に預けるお金です。
相場として賃料の6~12か月分に相当するので、初期費用でもっとも多くのお金がかかる部分となります。
あくまで預けるものなので、退去時に何もなければ返金してもらえます。
敷金は、保証金と同じく貸主に預けるお金です。
退去時の原状回復費として使われ、余った分があれば返金されます。
相場は賃料の6~12か月分です。
一方、礼金は貸主にお礼としてあげるものなので返ってきません。
相場は賃料の1~2か月分です。
では、ここでオフィス開設をした際の初期費用がおおむねいくらかかるのか、簡単にシミュレーションをしていきましょう。
【御茶ノ水で従業員20名収容のオフィスを借りた場合】
最寄り駅：御茶ノ水
坪数：30坪
坪単価：25,000円
賃料：75万円
前家賃：75万円仲介手数料：75万円保証金(6か月)：450万円
敷金(6か月)：450万円
礼金(1か月)：75万円
合計：1200万円
では、この初期費用を安くするにはどのような方法があるのでしょうか。
不動産の営業の方と価格交渉を行い、不必要な費用は削ってもらうようにしましょう。
不動産の情報というのは不透明なものも多く、よく調べれば必要のない費用が加えられている場合があります。
例えば、害虫駆除費などは自分でスプレーなどを安く購入して対策できるので削ることができます。
このように、不要な費用を支払わないようにしましょう。
気に入った物件があったらまずは見積もりを貰い、他社でも見積もりを出してもらって比較するといいでしょう。
賃貸オフィスだと、賃料意外に敷金・礼金・保証金など様々なお金がかかってしまいます。
しかし、レンタルオフィスであれば格安で一等地のオフィスを借りることができます。
家具やインターネットなどが初めから整っているので、用意する必要もなく手間が少ないのもメリットです。
一方、内装を自由に変更できない、オプションで利用できる部屋が増える仕組みなので、費用がかさむ可能性があるという懸念点もあります。
開業したばかりの人数が少ない方には特におすすめの方法です。
場所やタイミングによっては、保証金がなかったり1か月フリーレント(1か月分家賃を支払わなくていい物件)だったりと、初期費用を抑えられる物件もあります。
しかし、そのような物件は駅から遠い、古いなどの訳あり物件である可能性が高いので、契約前に初期費用が安い理由をしっかり確認しましょう。
ここまでご紹介した、家具や設備をひとつひとつ自分の手で揃えてみるのもいいですが、それでは時間やお金がかかりすぎてしまいます。
中には、できるだけ初期費用をかけずに、オフィスを開設したいという方も多いでしょう。
そこでおすすめなのが、一気に揃えるという方法です。
1つの業者から一気に必要なものを揃えることで
などメリットもあります。
オフィス用品の一括購入については、以下のページも参考にしてくださいね。
いかがでしたか。
今回は、オフィス開設に必要な家具や備品についてご紹介していきました。
その中でも覚えておいてほしいポイントは次の3つになります。
「オフィスを開設するにも、何から揃えたらいいのかわからない」
「必要な備品だけを効率よく揃えたい」
といった方は、この記事を参考に何が必要で、どうやって揃えていくか検討してくださいね。
あらゆるメーカーの複合機・コピー機のリースも対応していますので、ご相談だけでも構いません。
ぜひご一報ください♪