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オフィス開設に必要なものはコレ!大事な8つの準備を大公開

オフィスを開設するにあたって、何をどう準備するといいのか、数が多すぎて把握するのが難しいという方も多いのではないでしょうか?

中には、

「オフィスで利用するものは、全部購入した方がいいのか?」
「どんなものを揃える必要ある?」

といった疑問を持っている方もいます。

そこで今回は、オフィスの開設に揃えるべき家具や備品など詳しくご紹介しましょう。

これを読めば、初めてオフィスを開設する方でも困らず準備を進めることができますよ。

ぜひ読みチェックしてみてくださいね。

オフィス開設の前に必ずチェックしておきたい8つの準備

オフィスの開設にあたって、必ずなくては仕事にならないといった備品・設備もあります。

まずは、開設時には設置しておきたい8つの備品・設備についてご紹介していきます。

1. 複合機・コピー機のリースサービス

複合機・コピー機の導入は、オフィス開設時には必ず思い浮かべるものと言っても過言ではないでしょう。

しかし、複合機・コピー機を購入しようとすると、初期費用が100万円を超えることも多く、開業費を大幅に削ってしまうことも多いです。

そこでおすすめなのが、リース契約での複合機・コピー機の導入になります。

リース契約とは、簡単に言えば毎月使用料(リース料)をリース会社へ支払い、新品の複合機・コピー機を利用する方法です。

リース契約の特徴としては次の4つになります。

複合機リース契約の特徴
  • リース料に保守料が含まれているケースも多く、毎月の支出の管理がしやすい
  • 新品の複合機・コピー機が利用できる
  • リース料は経費扱いになるので、経理上ラク
  • 契約満了後は、新たなリース契約を結び、新品と入れ替えることも可能

リースした複合機・コピー機の所有権は、リース会社になるので覚えておきましょう。

リース契約については、以下の記事でもチェックしてみてくださいね。

複合機・コピー機のリースとレンタルの違いを8項目で比較
オフィスに複合機・コピー機を導入する際「レンタル」と「リース」のどちらを選べば良いか悩んだことはありませんか? 「そもそもレンタルとリースって何が違うの?」 「うちのオフィスの場合はどっちが適しているのかな?」 と気になってい...

2.  ビジネスフォン

ビジネスフォンという言葉に、聞きなれないといった方も多いでしょう。

家庭用電話との違いは次のような3つがあります。

  • 保留転送が可能
  • 外線と内線が共有できる
  • 複数の電話にも対応

家庭用電話では、1回線しか対応していないため、電話中に外線が入ったとしても通話中、もしくはキャッチフォンとして、受けていた通話を切り改めて外線に出る必要があります。

ビジネスシーンでこれでは業務に支障をきたしてしまうでしょう。

ビジネスフォンを導入することによって、複数の外線を同時に受けることや、受けた外線を担当者に回すといったことも可能になります。

また、内線を利用することで、離れた部署の担当者とも無料で会話ができるなど、利便性が上がりますね。

これから開業する場合は、家庭用電話よりもビジネスフォンがおすすめです。

ビジネスフォンの活用方法については、以下の記事も参考にしてみてください。

こんな使い方もあったんだ!ビジネスホンの活用法
先日更新したブログに、新規開業や新オフィスのご開設のお客様へ向けた記事を書きました! そこで、そんなお客様に対してさらに知っていただきたい便利な商品があります。 それが、「ビジネスホン」です! 既にご導入いただいている方も...

3. パソコン

開業に必要なパソコンは、選び方がとても重要です。

  • 使用目的
  • どんなケースで使用するのか

といった2つをまず考えてみましょう。

仕事において、パソコンのスペックはとても重要です。

しかし、あまりにもハイスペックなタイプを選んでしまうと、導入費もかかります。

また、顧客情報や社内情報など重要な情報も扱うことが多いため、セキュリティ面も万全に整える必要があります。

例えば、外出用に使用するパソコンであれば、ハイスペックよりも軽量でセキュリティ性を重要視する、クリエイティブな作業を求めるのであれば、それに対応下CPUや容量なども検討しなくてはいけません。

オペレーターふきだし
パソコンは、仕事の上でも効率性を左右する重要な部分です。適切なスペックでセキュリティ面も考慮したパソコンを選ぶようにしましょう。

社内サーバのクラウド化でセキュリティ強化

パソコン上、セキュリティ面はやはり重要視していかなくてはいけないポイントです。

社内で共有ファイルを利用するなどといったシーンはよくあります。

しかし、共有ファイルをクラウドにするか社内サーバーにするかによって、セキュリティ面が大きく異なります。

社内サーバーの場合、社内に設置したサーバーの1つのフォルダにファイルを保存してしまえば、複数のユーザーで閲覧・編集も可能です。

しかし、社内設置のサーバーの中にファイルを作成するため、何らかの原因でサーバーがダウンしてしまえば共有することができないなどデメリットが発生します。

クラウドの場合、情報はデータセンターに保存されるため、社外からスマホなどでファイルの確認も可能ですし、セキュリティ面もしっかりと固められています。

また、バックアップも自動化されるため常に新しい情報に更新されるといったメリットもあります。

ビジネスで活用できる代表的なクラウドサービスは、以下の3つです。

  • Office365business
  • Dropbox
  • Google Cloud Storage

クラウドサービスによって、複合機・コピー機との組み合わせることで、より多くの活用方法があるケースもあるのでチェックしておきましょう。

Office365businessについては、以下のページでも詳しくご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

Office365 Businessで仕事効率化!おすすめしたい3つの理由を解説
従来利用しているOfficeは、2020年でサポートが修了してしまいます。 そこで注目を集めているのが、中小企業向けに提供されている「Office365 Business」です。 しかし、 「Office365 Busin...

4.  ネットワーク関連

パソコンや複合機、タブレットなどを使用する上で、インターネットの環境を整えるのは大切です。

ネット環境は、パソコンだけではなく複合機・コピー機にも影響します。

例えば、ネット回線を利用して仕事を進めなくてはいけないのに、通信速度が遅いと時間のロスや業務が進まないといったデメリットも発生します。

また、複合機を無線LANに対応するどうかによって、スマホなど他のデバイスからのプリントや、FAXの閲覧・印刷ができるといった違いも発生していきます。

契約するプロパイダ先や、構築するネットワークによって仕事の効率がぐんと変わるのでとても重要です。

  • 開業する職種
  • どれくらいの端末で使用したいか
  • どれくらいの頻度でインターネットを使用するのか

といった3つのポイントをよく考慮して、ネットワークの繋ぎ方を検討しましょう。

5. ホームページ制作

ホームページは、オフィスを宣伝する上でも重要です。

今ではスマホを利用している方も多く、そのお店がどんなお店なのか、どこにあるのかなど情報を得ることができます。

また、リアルタイムで店舗やオフィスの状況の発信や、これから始める事業の紹介なども行えます。

全国不特定多数の人の目に留まりやすく、宣伝効果としても期待できるため、ぜひホームページ制作は行いましょう。

6. 監視カメラ

監視カメラと聞くと、お金を扱う店舗がつけるものといったイメージを持たれやすいですが、実はオフィスでも次の4つのようなメリットから、設置がおすすめです。

  • 不審者の侵入、窃盗などといった犯罪被害を防げる
  • 勤務状況のチェック
  • 職員の不正行為のチェック
  • もし犯罪があった場合の証拠

不法侵入によって窃盗被害は、店舗だけではなくどのオフィスでもありえます。

また、職員の不正行為などは監視の目があるだけでも抑制力になり、未然に防ぐこともあるため、設置は進んで行うようにしましょう。

オフィスで使用される監視カメラの多くが、室内の雰囲気を壊しにくいドーム型のもので天井に設置されています。

7. オフィス家具

オフィスを開設するために忘れてはいけないのが、家具です。

オフィスで使用する家具は、オフィス内の景観を整えるとともに、職員の過ごしやすさや仕事の効率さえ左右することもあるので重要ですよ。

揃えるべき代表的なオフィス家具には、次の7つがあります。

  • デスク・デスクチェア
  • パーテーション
  • 耐火金庫
  • 本棚
  • 収納ボックス
  • フロアケース
  • 傘立て など

これらの家具は、オフィスを拡大するときにも必要です。

代表的な家具を揃えておけば、当面のオフィスの開設には困らないでしょう。

後は、業務に合わせて家具を揃えていくといいですね。

8. エアコン

オフィスで家庭用のエアコンを導入したいと考える方も多いでしょう。

しかし、家庭用エアコンをオフィスの規模に合わせて設置したら、冷えない・温まらないといったトラブルも多く聞きます。

それは、家庭用エアコンではパワーが追いつかないためです。

例えば、焼き肉屋など熱を発するものを提供するお店では、その分熱を下げるためのエアコンの力が必要になります。

しかし、畳数などで選んだエアコンでは力が足りず、ガンガン冷やしても冷えないのです。

それどころか、常にフル稼働しているエアコンで電気料が高くなってしまうでしょう。

エアコンにも適材適所があり、業種に合わせて業務用エアコンも検討し設置することが大切です。

忘れちゃいけない!オフィスの備品3つも合わせて確認

オフィスの開設にあたって、ついつい大きなものに目を奪われがちですが、これからご紹介する3つのような備品も必要に応じて用意しましょう。

忘れがちだけど、なくては困るといった備品なのでぜひチェックしてくださいね。

1. ホワイトボード

ホワイトボードは、会議や連絡事項の添付、予定表の添付などさまざまなシーンで役立ちます。

また、プロジェクターとしても使用でき、その用途は多彩なのでどんなオフィスでも活躍するでしょう。

しかし、カラカラと移動できる自立式では、スモールオフィスでは場所に困るという方もいますよね。

近年では、ホワイトボードシートといって壁に直接貼り、ホワイトボードとして利用できるものを販売されているので検討してみましょう。

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2. シュレッダー

個人情報、手紙、重要文書などの処分方法に困るという場合、役立つのがシュレッターです。

外部に漏れたくない情報なども細かく裁断することで、セキュリティ性も上がります。

オフィスを開設するときには、ぜひ用意してほしい備品の1つですね。

3. テーブルタップ・延長コード

オフィスでは、電子機器を使用するケースが多く、コンセントが足りないといった状況はよく起こります。

そのため、テーブルタブや延長コードは必ず用意した方がいいでしょう。

延長コードを用意しておくことで、普通ならコードが届かない場所にパソコンを設置できるなど、選択肢が増えます。

延長コードの中には、電源スイッチがついているものもあり、普段使わない電子機器の電源はオフにしておくなど、ちょっと節約も可能です。

オフィス開設に必要なものはまとめて揃えるのが賢い選択!

オフィス機器と事務用品を別で頼んでませんか?
ここまでご紹介した、家具や設備をひとつひとつ自分の手で揃えてみるのもいいですが、それでは時間やお金がかかりすぎてしまいます。

中には、できるだけ初期費用をかけずに、オフィスを開設したいという方も多いでしょう。
そこでおすすめなのが、一気に揃えるという方法です。

1つの業者から一気に必要なものを揃えることで、

  • 不具合の問い合わせが一本に絞られる
  • 大量買いなので値引きなどがあるケースも多い

などメリットもあります。

オフィス用品の一括購入については、以下のページも参考にしてくださいね。

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まとめ

いかがでしたか。

今回は、オフィス開設に必要な家具や備品についてご紹介していきました。

その中でも覚えておいてほしいポイントは次の3つになります。

ここがポイント
  • 複合機・コピー機の導入方法を検討する
  • パソコンは、購入前に必要なスペックと用途を確認しておこう
  • オフィス開設に必要なものは、業者で一括購入がアフターフォローもわかりやすくおすすめ

「オフィスを開設するにも、何から揃えたらいいのかわからない」
「必要な備品だけを効率よく揃えたい」

といった方は、この記事を参考に何が必要で、どうやって揃えていくか検討してくださいね。

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オフィ助では、オフィスの開業・拡大時に必要な事務用品の一括購入も可能です!

あらゆるメーカーの複合機・コピー機のリースも対応していますので、ご相談だけでも構いません。

ぜひご一報ください。

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