面倒な資料作成は、これで解決
便利機能

複合機・コピー機のホチキス留めに便利なフィニッシャーを徹底解説

仕事とは言え、資料のホチキス留めや、送付するための3つ折りが手間に感じる方も多いですよね。

そのため、

「複合機で、資料作りまで完結する方法はないか?」
「文章の発送までの時間を削減したい」

などといった方も多いでしょう。

そこで今回は、複合機・コピー機のスタートボタンを押すだけで、ホチキス留め・3つ折りといった手間を省く方法についてご紹介しましょう。

これを読めば、雑用がなくなり仕事の効率を上げることもできますよ!

ぜひ読み進めてくださいね。

複合機・コピー機のフィニッシャーとは?

以外と時間がかかって、仕事の効率に支障が出ることもある資料作り。

複合機・コピー機の中には、印刷後自動でホチキス留めや2つ穴をあけるといった作業をしてくれる、「フィニッシャー」と呼ばれる機能があります。

ホチキス留めではあれば部単位で、3つ折りであれば1枚ずつといったように複合機・コピー機が、最後まで作成することが可能です。

「顧客に配る資料の数が多い」
「日常的に資料の保管や送付する書類が多い」

といったビジネスシーンでも大活躍する機能と言えるでしょう。

フィニッシャーは主に2種類ある

基本的にフィニッシャーは、複合機・コピー機のオプション機能として追加できます。

その種類は、

  • インナーフィニッシャー
  • サドルフィニッシャー

など、主に上記2種類が用意されています。

ここでは、それぞれの機能や特徴について詳しく説明していきましょう。

1. インナーフィニッシャー

インナーフィニッシャーは、複合機・コピー機の本体内部に取り付けて使用します。

排紙部分に取り付けて使用するので、外観を損なうこともなく、また複合機・コピー機ののサイズを気にする必要なく利用が可能です。

その主な特徴は、以下の3つ。

  • あまり印刷枚数が多くない
  • 複合機・コピー機の印刷速度が、低速~中速程度がおすすめ
  • オプション価格が低め

導入時の価格を抑えることができるのが魅力ですが、大量にフィニッシャーを使うことが多すぎると、故障の原因にもなりやすいので注意しましょう。

2. サドルフィニッシャー

サドルフィニッシャーは、複合機・コピー機へ外付けして使用します。

分厚い資料のホチキス留めや、印刷速度が速い機種でも対応可能です。

  • 50枚つづり以上の資料にも対応
  • 印刷ボリュームが多くても故障しづらい
  • 導入価格が高め

といった3つの特徴があるので、覚えておきましょう。

大容量の印刷物も素早く仕上げることができるので、毎月5000枚以上の資料作成をする企業などにも導入されています。

知っておきたい!フィニッシャーの主な機能5つ

一言でフィニッシャーといってもできる機能が異なります。

そこでここからは、フィニッシャーでできる機能についてご紹介しましょう。

1. ホチキス留め(ステープル)機能

ホチキス留めができるフィニッシャーは、部単位の資料を上下左右指定して留めることが可能です。

ホチキス留めといっても、ホチキス針を使用しないもの、針を使用するものの2種類があるので詳しくお話しします。

ホチキス針あり

ホチキスの針を利用して留めるタイプの場合、角を1点だけ留めるコーナー綴じ、長辺・辺のどちらか2点を留める2点留めができるフィニッシャーがあります。

フィニッシャーの機能にもよりますが、サイドフィニッシャーであれば100枚程度まで用紙をホチキスすることも可能です。

針なしホチキス

針を使わずホチキスするフィニッシャーは、

  • そのままシュレッダーができる
  • 針のコストがなくなる

といった2つのメリットがありますが、用紙に圧力を加えて綴じるため5枚程度までしか綴じることができないものが多いのが難点です。

2. 折りたたみ機能

Z折り(山折り谷折りで折った3つ折り)やC折りのように、排紙されたときにはそのまま封書に入れて送付できる、折りたたみ機能が付いたフィニッシャーもあります

ダイレクトメールや、封書を送付する機会が多い方に最適ですが、サドルフィニッシャーのみ対応しているので注意してくださいね。

3. パンチ(穴開け)機能

書類を保管、整理するときに役立つフィニッシャーとして、パンチ機能があります。

2穴が基本ですが、フィニッシャーの種類によっては、4穴や3穴をあけることが可能です。

排紙後は、そのままファイリングすることができ、大変便利ですね。

また、ホチキスの機能も合わせて使用することも可能です。

4. 中綴じ機能

中綴じ機能とは、2つ折りにした印刷物を中心の線に合わせてホチキス止めする機能です。

開けば本のようになるので、自分でパンフレットや冊子を作成する方には最適といえます。

ただ、対応枚数としては16枚程度と少ないことが多いので覚えておきましょう。

5. ソート(ソーター)機能

ソート機能とは、複数の文書を複数部コピーするときに利用する機能です。

例えば、30枚の原稿を10人分コピーした場合、1ページ目2ページ目とそれぞれ10枚コピーされ、計30ページを人の手で束ねてホチキス・・・といった時間のかかる作業になります。

しかしソート機能を使ってコピーをすることで、30ページの原稿をそのまま1部ずつコピーしてくれるので、人が束ねる必要もありません。

ホチキス機能を併用することで、ソートでコピーしたものをそのままホチキスで留めて排紙してくれるので、作業の効率化を図ることもできます。

フィニッシャーの基本的な設定手順4ステップ

「フィニッシャーの具体的な使用方法が想像できない」といった方もいますよね。

ここでは富士ゼロックスの複合機を例に、パソコンより出力した場合のフィニッシャー(ホチキス)の使用手順をご紹介します。

まずは使用しているパソコンのプリンタードライバ―を設定しましょう。

手順は次の4ステップになります。

  1. パソコンのスタートの設定
  2. 設定画面の「プリンターとFAX」を選択
  3. プリンターのアイコンを右クリックし、プロパティを選択
  4. プリンター構成を選択
  5. 設定項目の「フィニッシャー」を選択

これで、出力すると設定したフィニッシャーを利用することができます。

機種によってはホチキスの有無や場所、パンチの有無などが選択できるようになっているので、一度確認してみてくださいね。

資料作成に便利なRICOH(リコー)の折りたたみ機能の具体的な使い方

次に、折りたたみ機能の使用方法にいてお話ししていきます。

Canonのフィニッシャーを例に

  • 2つ折り
  • 3つ折り
  • Z折り

など、それぞれの3種類の使い方を詳しくみていきましょう。

1. 2つ折りコピー

複合機の操作パネルを利用して設定します。

  1. 操作パネルの下部にあるメニューから「仕上げ」を選択する
  2. 「2つ折り:印刷面外側(印刷面内側)」を選択する
  3. ADFなどに原稿をセットして、そのまま「スタート」

たった3ステップで、2つ折りコピーが可能です。

原稿の表面を外にするのか、内にするのか選択できるのも便利ですね。

2. 3つ折りコピー

印刷面を内側に向いたようにする3つ折りの設定方法は、次のようになります。

  1. 操作パネルの下部にあるメニューから「仕上げ」を選択する
  2. 「折りユニット」を選択する
  3. 「内3つ折り」を選択
  4. 折る方向(縦か横)、開く方向等を選択
  5. ADFなどに原稿をセットして、そのまま「スタート」

排出された用紙は、封筒にそのまま入れて送付することもできるので、人がわざわざ折って送付する必要もなくなります。

3. Z折りコピー

Z折りは、用紙の半分のサイズにしてZの形で折られ排出されます。

例えば、A3サイズの原稿をサイズを変えることなくコピーし、A4サイズで資料をまとめたい場合、Z折りを利用することで、A4サイズへ追って排出されます。

操作手順としては、次のようになります。

  1. 操作パネルの下部にあるメニューから「仕上げ」を選択する
  2. 「折りユニット」を選択する
  3. Z折りを選択して、種類を決める
  4. ADFなどに原稿をセットして、そのまま「スタート」

ただし、原稿は字が読める状態のまま(表を上に)ADFへセットしてくださいね。

ガラス面にセットするときは、読める状態のまま裏がえしてセットします。

複合機・コピー 機のホチキスカートリッジの交換方法

フィニッシャーのホチキス留めを行うには、針をセットする必要があります。

富士ゼロックスの機種を例に、針のセットの仕方をご紹介しましょう。

  1. フィニッシャーのフロントカバーを開ける
  2. ホチキスカートリッジホルダーのレバーを持ち、ホルダーを手前へ引く
  3. ホチキスカートリッジを取り出す
  4. 針ケースを取り出し、新しく針ケースをセット
  5. ホチキスカートリッジホルダーをカチっと鳴るまで押し込む

ホチキスカートリッジを取り出すときには、少し強めに引くのがコツです。

また針が残っている場合、針ケースを取り外すことができないので覚えておきましょう。

できるだけ、その複合機のメーカーが推奨するホチキス針を利用すると、トラブルなく使用できおすすめです。

サイズの違う原稿が混在していてもフィニッシャーは使える?

資料などの作成では、サイズの異なった原稿をまとめなくてはいけないケースもありますよね。

サイズが混在している原稿であっても、フィニッシャーを活用することができます。

ただし「A3とA4」「B4とB5」といったように、一辺が同じ長さあることが大切です。

また用紙サイズが混在する原稿の場合、複合機での設定が必要になるので覚えておきましょう。

富士ゼロックスの場合は、「サイズ混在ホチキス/パンチ設定」のダイヤルボックスで設定を行わなくてはいけません。

サイズ混在原稿の先頭のページと、混在する原稿のサイズ、そして向きや180回転などといった設定もできるので、原稿に合わせて行ってくださいね。

まとめ

いかがでしたか。

今回は、資料などの作成に大いに役立つフィニッシャーの種類や、機能など詳しくご紹介しました。

ポイントとしては、次の3つがあります。

ここがポイント
  • フィニッシャーは、ホチキス留め・パンチ・折りといった機能がある
  • 使用頻度に応じてフィニッシャーの種類を選ぼう
  • 資料作成などの作業効率化をはかれる

「顧客に送付する書類の3つ折りが大変」
「資料作りに時間がとられすぎる」

といった方は、フィニッシャーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

オフィ助ではフィニッシャーをつけることができる複合機・コピー機もご紹介しています。

複合機・コピー機の使用頻度などに合わせた最適な1台を提案できるため、フィニッシャーについて気になっている方はお気軽にオフィ助までご連絡ください。

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