営業職など外部の人と接することが多い方には、特に必須ツールでもある名刺。
小さな紙1枚の名刺も、大量にあることで保管や管理に困っているという方も少なくないでしょう。
そこでおすすめなのが、複合機・コピー機を利用して行う名刺の保管です。
しかし、
「複合機を使うことで、どんなメリットがあるの？」
「どんなソフトがおすすめ？」
など疑問に思っている方も多いですよね。
今回は、複合機・コピー機で名刺管理をすることによって得られるメリットや、代表的なソフトなど詳しくご紹介していきます。
これを読めば、今手元にあるたくさんの名刺も一括管理し、誰もが見やすく使いやすく保管することが可能ですよ。
ぜひ読み進めてくださいね。
複合機・コピー機を活用すると名刺管理が楽になる！
受け取った名刺は、人脈にもつながり会社にとって財産にもなります。
個人で名刺を保管していては活用方法が限られてしまい、生産性が悪くなってしまうため、社内で共有がおすすめです。
しかし、名刺を保管して社内で共有するために、Excelなどに打ち直すなどといった作業では、手間と時間がかかってしまいかえって生産性も下がります。
そこでおすすめなのが、複合機でスキャンすることで簡単に名刺を保管・共有することができるソフトの導入です。
スキャンをすることで、名刺データをそのまま保管・管理することが可能なので、わざわざExcelなどの必要もありません。
個人としても、ボタン一つで名刺を保管できるので、分厚いファイルでの名刺保管も必要なくなります。
複合機・コピー機で名刺管理をする便利ポイント3つ
スキャンをすることで、名刺の保管に関する作業効率は格段に上がります。
複合機・コピー機を利用し名刺管理を行うことで、これからご紹介する3つの機能も活用できるので、リコーの「連絡とれるくん」を例にご紹介していきましょう。
1. 複合機で一気に名刺をスキャン
いくらボタン一つでスキャンができるといっても、たくさんある名刺を1枚1枚スキャンしていくのは効率が悪いですよね。
複合機を使用することで、複数枚の名刺をガラス面においてスキャンし、それぞれを保管することができます。
会議などでもらった複数枚の名刺を、たった1度のボタン操作で保管できるので手間もかかりません。
2. スキャンした名刺の情報をデータベース化
複合機でスキャンした名刺は、データベース化することができます。
データベース化することによって、他部署の人脈を共有できたり、名刺データによってFAX送信番号の活用も可能です。
3. クラウドで共有も可能
保管した名刺データはクラウドを使用するため、スマホやタブレットなどといった端末から確認することも可能です。
そのため、外出のたびに保管した名刺を持ち歩く必要もないですし、人脈を生かすこともできます。
必要になった時にその場で名刺の確認ができるので、仕事の効率も上がりますね。
生産性が上がる！複合機・コピー機の名刺管理を導入してほしい3つの理由
複合機・コピー機でも名刺管理をおすすめする理由として、3つがあります。
やはり、名刺は財産ではあるものの、その保管方法に頭を悩ませる企業も多いです。
複合機・コピー機を利用すると、名刺の保管だけではなく二次利用などといったメリットもあるのでご紹介します。
1. 社内で名刺の情報を共有できる
今までは名刺の保管を個人が行っていたため、せっかくの人脈も生かされていませんでした。
しかし、スキャンをして名刺をデータ化することによって、同じ部署だけではなく他部署までその財産を共有することが可能になります。
つまり、誰でも・どこででも名刺データを確認できることによって、仕事の引継ぎなどもラクに済みます。
2. 名刺の整理や検索を効率化
名刺をデータ化することによって、Excelファイルとして出力したり、ファイル名で検索なども簡単にできます。
今までの名刺保管方法では、1枚1枚名刺を探す手間がありましたが、探したいファイル名を入力するだけで効率よく名刺情報を確認することが可能です。
3. その他媒体で名刺のデータを活用できる
前項のでもお話ししたように、スマホやタブレットなどでも保管した名刺データの閲覧が可能です。
また、機種によっては閲覧制限もかけることができ、外部に情報が洩れることがありません。
名刺データからメールを作成し送信することもできるので、アドレスの間違いを防ぐこともでき、必要な時に必要な場所で名刺を生かすことができるので、財産の有効活用ができるでしょう。
複合機を有効活用できる！代表的な名刺管理ソフト2つ
ここからは、名刺管理ソフトを2つご紹介します。
それぞれの特徴もふまえてお話するので、ぜひ参考にしてくださいね。
1. 東芝テック「やさしく名刺ファイリングPRO」
東芝テックの複合機で利用できる「やさしく名刺ファイリングPRO」は、両面同時原稿送り装置を利用して名刺をスキャンし、データ化することができます。
ガラス面に名刺を並べる必要がないため、たとえ100枚ある名刺でも2分弱程度で読み込みが完了してしまいます。
NASにデータを保管することによって、社内での共有が可能になり、複合機に無線LANをつけることで他の媒体と共有することも可能です。
両面同時原稿送り装置が必須になるので、次の表の機種を参考に選ぶといいですね。
| 標準装備 | オプション |
|---|---|
|
|
2. RICHO（リコー）「連絡とれるくん」
リコーの「カンタン名刺電子化アプリfor連絡とれるくん」は、ガラス面を利用し1度に21枚まで名刺のスキャンが可能です。
また、スマホのアプリである「連絡とれるくん」と連携させることによって、スマホで撮影した名刺もデータ化し保管することもできます。
対応の複合機は次の一覧を参考にしてくださいね。
- RICOH IM C6000/C5500/C4500/C3500/C3000/C2500/C2000
- RICOH MP C8003/C6503/C6004/C5504/C4504/C3504/C3004/C2504/C307/C306
- RICOH IM 430F
- RICOH MP 9003/7503/6503/6055/5055/4055/3555/2555
- RICOH IP 500SF
- RICOH Pro C5210S/C5200S*
まとめ
今回は、会社の財産ともいえる名刺を複合機・コピー機で保管・管理するメリットや、代表的な名刺保管ソフトなどについてお話ししました。
ポイントとしては、次の3つがあるので確認しておきましょう。
- 複合機・コピー機で名刺を保管することによって、社内で共有することができる
- 名刺の保管に時間や手間がとられない
- 他のデバイスと連携させることによって、外出先でもデータ化した名刺を確認できる
「名刺が多すぎて、保管方法に困っている」
「簡単に必要な名刺情報を探し出せる保管方法を知りたい」
などといった方は、この記事を参考に複合機・コピー機での名刺管理を検討してみてはいかがでしょうか。
オフィ助では、東芝テックやリコーの複合機のリースも提案させていただいています。
「ちょっと話を聞いてみたい」といった場合でも構いません。
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