近年、オフィスの形態も様々に変わってきており、フリーアドレスやABWなど、従業員が働きやすく且つ省スペースやコストカットにも繋がるオフィスを取り入れる企業が増えてきています。
今回紹介するアジャイルオフィスも新しいオフィス形態の一つで、2022年に注目され始めました。
アジャイルオフィスとはどんなものか、メリットや事例などご紹介していこうと思います。
アジャイルオフィスとは
まず、アジャイルには「素早い」「俊敏な」という意味があり、アジャイルオフィスは状況に応じて素早く仕様変更ができるオフィス形態を指します。
通常作業を行うだけでなく、会議・休憩・レクリエーション・セミナーなど、目的に合わせて仕様変更ができるオフィスのことを言うのです。
アジャイルオフィスでは、導入する家具がとても重要で、いろんな用途で使えるようにデザイン性だけでなく機能性もあるものが選ばれます。
机と椅子を動かすだけで必要な空間が作れるため、スピードが重要な企業でも重宝されているようです。
フリーアドレスとの違い
フリーアドレスは、オフィス内のものを動かすのではなく人が好きな席に移動して仕事ができるというオフィス形態です。
フリーアドレスは、省スペース化やコミュニケーションの円滑化を目的に行われることが多いです。
家具やものを移動させて希望のオフィス形態を作っていくアジャイルオフィスとは異なります。
ABWとの違い
ABWもフリーアドレスのように好きな時に好きな場所で働けるという形態ですが、ABWの場合は働く場所が会社内に留まらず自宅やカフェも対象に入ります。
業務内容や気分に合わせて、より広範囲で働く場所を選べるのがABWなのです。
そのため、社内にあるものを移動させて仕様変更するオフィス形態とは異なります。
なぜ注目されている？
アジャイルオフィスが注目されている理由は、
- ニーズや働き方の変化
- オフィスの在り方の変化
この2点があげられます。
ニーズや社会の変化が著しい
近年、ユーザーニーズや技術・働き方の変化がとても速く、どんどん新しいものが生まれています。
そのような変化に順応し、事業を成長させていくにはオフィス内も働きやすくアイデアが生まれやすいように変化していかなければいけません。
アジャイルオフィスにすることで、今のオフィスを拡大するのではなく今ある空間の中で必要なスペースを作り出せるので、コストカットしながら従業員が話しやすい空間を造れるのです。
オフィスの在り方の変化
オフィスの役割もだんだん変わってきています。
ただ同じ席に座って仕事をこなすだけの空間ではなく、休憩スペースや集中スペースなど従業員のモチベーションアップに繋がるようなオフィス作りが進められています。
しかし、その空間を造るためにより広いオフィスを借りるのはかなりの労力がかかるので、アジャイルオフィスにして同じオフィスでももっと効率的に使うことができるのです。
アジャイルオフィスのメリットデメリット
アジャイルオフィスにはどんなメリットデメリットがあるのでしょうか。
メリット
オフィスリフォーム費用の削減
アジャイルオフィスは、わざわざリフォームすることなく今あるオフィス空間を活用してより快適なオフィスを作っていきます。
そのため、オフィスリフォーム費用がかからずコストカットに繋がります。
他の必要な部分にお金をかけることができるので、組織の成長を後押しすることができます。
コミュニケーションの活性化に繋がる
アジャイルオフィスでは、フリーアドレスやABWと同じように固定席がなく、好きな場所で働くことができます。
毎回別の場所でいろんな人の隣で働くため、コミュニケーションが活発化し新しいアイデアが生まれやすくなるでしょう。
働き方や組織形態の変化に対応できる
近年テレワークなど新しい働き方が増えてきて、出社する従業員の数が変動しやすくなっています。
従来の固定席では、従業員数の変化や組織の編成変更に合わせて席を移動させたりと手間がかかっていました。
アジャイルオフィスを導入することで、従業員数や部署の変更に振り回されることなく柔軟に働く場所を作っていくことができるので便利です。
デメリット
適した家具を購入する必要がある
アジャイルオフィスでは、様々な目的に合わせて形を変えられる家具が必要になります。
椅子はキャスター付きのもの、机は1台でも使えるが組み合わせて使うこともできるものなど、アジャイルオフィスに合ったものを用意する必要があります。
現在、キャスターなしの大きな机を使っている場合は、新しく用意する必要があります。
従業員に説明する必要がある
アジャイルオフィスの意義を従業員に理解してもらう必要があります。
従来の形態に慣れてしまっている従業員にとっては、自分の席が決まっておらず目的に応じて席の形を変えるというのは未知の感覚で理解できないと思う人もいるかもしれません。
アジャイルオフィスをなぜ導入するのか、どんなメリットがあるのかなどをしっかり説明し、理解してもらうことが重要です。
また、従業員が不安に思っていることを確認して解消することも重要です。
アジャイルオフィスを導入するポイント
業種や部署に合わせてレイアウトを変える
社内には様々な部署がありますよね。
アジャイルオフィスのような席が決まっていないスタイルは、部署によってマッチしない場合もあります。
例えば、パソコン一台で作業ができるクリエイターや外出の多い営業は、アジャイルオフィスが向いています。
席を変えて気分転換ができますし、短時間でミーティングを行う際も近くの席をくっつけてすぐに始められるため、会議室の空きを確認する手間がありません。
一方、管理部門や経理などは、取り扱う書類が多かったり何台もパソコンを持っているなど身軽ではないので、固定席が向いています。
このように、アジャイルオフィスのスタイルが合う部署にのみ導入するという方法もあります。
リラックススペースを設ける
アジャイルオフィスを導入する場合は、ぜひ空いたスペースにリラックススペースやカフェスペースを作ってみてください。
そのような場所があると、煮詰まった時や集中力が切れてしまった時に気分を切り替えることができます。
従業員のモチベーションアップや生産性向上に繋がります。
また、企業のアピールポイントにもなります。
リラックススペースでは、ビーズクッションやソファを置いてなるべくリラックスできる空間を作りましょう。
カフェスペースは、その名の通りコーヒーやその他飲み物が飲めるようにサーバーを置きましょう。
従業員の意見を聞く
社内は従業員が使うものなので、実際に使う人の意見を取り入れましょう。
どんな空間だったら集中できるか、カフェスペースは必要か、デザイン性も重要かなど、アンケートをとって社員全員でオフィス作りをしていきましょう。
アジャイルオフィスにおすすめの家具
ここでは、アジャイルオフィスに向いているおすすめの家具を紹介します。
SPRINT(スプリント)/オカムラ
椅子とテーブルだけでなく、ワゴン・ボードスタンド・モニタースタンド・ボードなど、会議やミーティングに必要な道具もラインナップされています。
全てキャスターが付いているので、好きにレイアウトを変更することができます。
ボードはボードスタンドから取り外すことができるため、書いた内容をそのまま保存しておくことができます。
シンプルでありながら色味がオシャレで、コンパクト収納が可能です。
会議やミーティングが終わったら小スペースに収納できるので、アジャイルオフィスにピッタリです。
https://www.okamura.co.jp/company/ws202x/agile/
WORKFIT/コクヨ
キャスター付きで移動が自由にできるシンプルなテーブル。
バリエーションも豊富で、正方形のもの、長方形のもの、L字型ものものと、レイアウトに合わせて選ぶことができます。
奥行もしっかりあるため、相席での仕事も集中して行えます。
その他、軽量パネルやサイドパネル、電源コンセントもオプションとして用意されています。
https://www.kokuyo-furniture.co.jp/products/office/workfit/
Leafy(リーフィー)/コクヨ
自由に動かすことができる可動式パーティション。
見た目がオシャレでオフィス内を明るくしてくれるだけでなく、高い吸音性能を備えておりパーティションとしてしっかり機能してくれます。
単体置きのものは、音源に配慮された作りになっているので集中して話し合いをすることができます。
自由に移動ができるパーティションは、まさにアジャイルオフィスにピッタリなものですね。
https://www.kokuyo-furniture.co.jp/products/office/leafy/
レヴィチェア/イトーキ
デザインはシンプルですがカラーバリエーションが豊富で、シーンに合わせて選ぶことができます。
洗練されたデザインだけでなく、機能性も様々なシーンに合うように設計されています。
スマートロッキングで、集中姿勢からすぐにリラックス姿勢へと切り替えられます。
シートも動くようになっており、着座時の座り心地だけでなく集中時の前傾姿勢をサポートしてくれます。
また、体を回転させて立ち上がる時に座面も一緒に動くので、立ち上がりの動作がスムーズです。
様々なシーンに合わせた動きをしてくれる椅子なので、アジャイルオフィスに合っています。
https://www.itoki.jp/products/chair/levi/
まとめ
アジャイルオフィスなどの自由型のオフィス空間は、今後も広まっていくことでしょう。
企業のためだけでなく従業員満足度向上にも繋がるので、ぜひ検討してみてください♪
また、働き方に合わせてコピー機やビジネスフォンなどを変えたい！という場合は、オフィ助におまかせ！
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