働き方改革基礎知識

バックオフィスを効率化!業務改善で生産性を上げよう

バックオフィス業務は目立つ仕事ではありませんが、会社の活動を支えてくれている重要なポジションです。

今回は、そんなバックオフィスに焦点を当てて、より効率化する方法などをご紹介していこうと思います。

 

バックオフィスとは

バックオフィスとは「後方支援業務」のことで、直接利益を生み出さない業務のことを指します。

 

具体的には、

  • 総務
  • 経理
  • 財務
  • 人事
  • 一般事務
  • 情報システム

などの業務がバックオフィスに当てはまります。

 

営業やコールセンターなど直接利益を生み出す業務(フロントオフィス)のサポートをしたり、お金の計算や情報の管理などを行っています。

 

バックオフィスの重要性

フロントオフィスが目につきやすいですが、会社はバックオフィスなしではまわっていきません。

上記であげたバックオフィスのそれぞれの役割を見てみてください。

 

バックオフィスの種類 業務内容
総務 備品や社内設備の管理/契約管理/来客・メール対応/社内行事の企画・運営
経理 予算の編成/営業経費・給与の支払い/出入金管理/帳簿付け/決算表などの作成
財務 予算編成/資金調達/金融情報の入手/海外事業の資金調達・管理
人事 人材の採用/人材育成/人材評価/労務管理
一般事務 書類作成/ファイリング/データ入力/伝票処理/備品管理/来客対応
情報システム 基幹システムや社内インフラの開発・運用・保守/セキュリティ対策

 

それぞれこのような仕事内容になっています。

直接の利益には繋がりませんが、どれも重要で会社経営に必要不可欠な業務であることが分かると思います。

 

バックオフィスが抱える課題

バックオフィス 課題

縁の下の力持ちであるバックオフィスですが、どんな課題を抱えているのでしょう。

 

デジタル化が浸透していない

バックオフィスはまだまだアナログな作業が多いのが現状です。

情報を紙で管理している・ハンコ文化が根付いている・データをExcelで手入力しているなどといった企業も少なくありません。

手作業や紙での管理をしていることで、作業効率が悪いのです。

 

属人化しやすい

バックオフィスの仕事は、専門的な知識が必要な場合もあり、仕事が属人化しやすいです。

また、少ない人員で抱えている業務をこなすとなると、一人あたりの作業量が増えてしまいその人しかできない仕事ができてしまいます。

 

属人化すると、その人が退職してしまったらその業務をできる人がいなくなり、会社の機能がストップするリスクもあります。

人が変わっても仕事をこなせるように、属人化の対処法を考える必要があります。

 

人手不足に陥りやすい

人員が補充されにくいバックオフィスでは、人手不足に陥りやすいです。

閑散期と繁忙期の差が激しいため、繁忙期は人手が足らず一人当たりの負担が大きくなる傾向にあります。

 

人手不足だと一人がやらなければならない仕事が増え、仕事のスピードも効率も悪くなってしまいます。

また、新人の教育が行き届かず大きなトラブルに繋がる可能性もあります。

 

ヒューマンエラーが起きやすい

上記で言ったように手作業でこなす業務が多いため、ミスが発生しやすいです。

経理で入力ミスなどが起きると、小さなミスでも大きな問題に繋がってしまう可能性も十分にあります。

やり直しが発生するだけでなく、各自対応に追われて他の業務ができなるなど、業務に支障が出てしまいます。

 

バックオフィスを効率化する4つの方法

これらの課題を解決するためには、どんなことを実施すればいいでしょうか。

 

クラウドシステムの導入

クラウドサービスは、従来手元で管理していたデータをクラウド上で管理することができるサービスです。

インターネット経由でサービスにアクセスできるので、場所を選ばずいつでもデータにアクセスすることができます。

 

また、紙ではなくデータで管理できるので、省スペース化・ペーパーレス化ができ業務効率の向上に繋がります。

現在クラウドサービスはかなりの量あるので、機能などを比較しながら選ぶ必要があります。

 

電子契約システム

電子契約システムとは、インターネット上で契約作業が行えるシステムのことです。

今までは実印が必要だったり、契約書は手書きなので間違えたら書き直しになったりと、かなり不便でした。

 

しかし、電子契約システムを利用することで、間違えてもすぐに訂正できたり、離れていてもインターネット経由で契約書のやり取りができるようになったのです。

社内での利用はもちろん、取引先とも電子上でやりとりができるのでわざわざ足を運ぶ必要なく契約のやり取りが行えます。

また、帳票書類を電子化する「電子帳票システム」もおすすめです。

 

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下の記事で詳しく紹介しているので、ぜひご覧ください。

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RPA

RPAロボティック・プロセス・オートメーションの略で、人間が行っている業務をロボットで自動化することを言います。

 

今まで人の手で行っていたデータ入力・データ分析・チェック作業を自動化することで、業務の効率化を図ります。

RPAを導入することでヒューマンエラーをなくすことにも繋がり、一人が抱える仕事の量も減らすことができるので、人手不足の解消にもなるのです。

 

社内向けチャットボット

チャットボットとは、テキストや音声に応じて自動で会話を行うプログラムのことを言います。

チャットボットを使うことで顧客からのよくあるお問い合わせに自動で対応してくれるため、バックオフィスの負担が軽減します。

 

また、社内向けチャットボットを利用することで分からない事はチャットボットが答えてくれるようになるため、教育コストを軽減できます。

仕事の仕方はチャットボットを使って共有できるため、属人化を防ぐことにも繋がります。

 

 

オペレーターふきだし

このように、バックオフィスの業務を効率化する方法はいろいろあります。デジタル化は業務効率化だけでなく、働き方改革の促進にも繋がるので、積極的に進めていきましょう!

 

まとめ

今回の内容をまとめると、

ここがポイント
  • バックオフィスは会社経営に必要な業務を担っている
  • アナログ・人手不足・属人化などの課題がある
  • 課題を解決させるためには、作業のデジタル化を進めることがベスト

上記のようになります。

 

バックオフィスの改善は後回しにされがちですが、ちゃんと対処しないとどんどん人が辞めていってしまうでしょう。

デジタル化することで業務効率化ができ、会社の利益に繋がるので、進めていってくださいね!

 

 

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