「コピー機を使おうとしたら、『ビジー状態』と出て使えない」
「直し方が分からない」
など、突然コピー機・複合機の画面に「ビジー状態」と表示されたら焦ってしまいますよね。
この場合、どう対処すればいいのか、この記事で知っていきましょう。
複合機のビジー状態とは
ビジー状態とは、機器が何らかの処理に追われており、新しい処理を受け付けられなかったり、動作が遅くなったりする状態を言います。
「Busy＝忙しい」なので、コピー機・複合機が忙しい状態にあるという意味です。
なぜ、このような状態になってしまうのでしょうか。
ビジー状態になる原因は？
ビジー状態になる原因はいくつかあるので、それぞれ見ていきましょう。
ファックス送受信中
ファックスの回線が埋まっていてファックスが送れない場合に「ビジー状態」と表示されます。
弊社の複合機サポーターに伺ったところ、基本的にファックスの回線混雑で表示されるとのことでした。
大量の印刷待ちが発生している
大量印刷が予約されており、それの印刷中に他の操作をしようとすると「ビジー状態」と表示されることがあります。
容量の大きいものを処理している
高画質のデータや、仕分け・両面印刷・製本など、容量が大きく処理に時間がかかるものを印刷している時は、他作業を行えない状態になります。
送信先サーバーの動きが重い
スキャン時に、送信先サーバーの応答が遅い場合、送信完了までビジー状態が続く場合があります。
インターネットの接続不良
インターネットやWi-Fiの接続不良で送信タスクが蓄積されると、ビジー状態になります。
内部処理中
起動時やスリープ状態からの復帰直後は、内部処理に時間がかかるのでビジー状態になる場合があります。
このように、一つ一つの原因は些細なものですが、少しの送信不具合で「ビジー状態」が表示されてしまいます。
表示された際は焦らず、コピー機・複合機が今どういう状態なのかを確認しましょう。
ビジー状態を解消する5つの対処法
ビジー状態は解除できるので、安心してください。
ビジー状態と表示された際の対処法を知っていきましょう。
ファックス送信先に連絡して確認する
ファックスの送信不良で表示されることが多いので、ファックス中に表示されたら一度送信先に連絡して、今ファックスを使用しているか確認しましょう。
使用している場合は、数分待てばファックス回線が空くので、自然に解除されます。
なお、印刷待ちが発生している場合も、数分待つことで解除されることがあります。
ジョブを確認し不要なものを削除する
- ➀操作パネルのホーム画面やボタンのところにある「ジョブ状況」を押す
- ②エラーになっているジョブを削除
こうすることで、印刷が再開し、ビジー状態が解除される場合があります。
エラー要因を解消する
ジョブ状況を確認すると、用紙切れやインク切れ、用紙の不一致など、何かしらのエラーが発生している場合があります。
そのような表示があった場合、エラー要因を解消することでビジー状態が解除されるはずです。
使用していない操作を停止する
ファックスやスキャン送信は優先されるため、そこで送信に時間がかかっていると他の操作ができなくなってしまいます。
急ぎで印刷をしたい場合は、ファックスやスキャンの使用をしている人に状況を伝え、一度送信をキャンセルさせてもらいましょう。
稼働中の操作がなくなれば、ビジー状態が解除されて優先的に操作ができます。
再起動する
ビジー状態が５分以上つづく、ジョブ削除やキャンセルができないなどのエラーが発生したら、コピー機・複合機本体がフリーズしている可能性があります。
現在利用している人がいないか確認し、いた場合は再起動することを伝えてから、再起動しましょう。
- ➀電源ボタンを押してオフにする
- ②30秒ほど待つ
- ③電源をつける
再起動時は、現在稼働している操作が全て向こうになってしまうので、再起動前に必ず周囲に共有しましょう。
「再起動するの不安だな・・・」「データ消えたりしないかな・・・」
そんな不安、ありますよね。
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知識豊富なサポーターが解決方法を提示するので、安心＆スピーディーに解決できますよ！
それでも治らなかったら・・・
再起動しても治らない場合、機器本体が故障している可能性があります。
メーカーに連絡して、状況を伝えて相談しましょう。
こういったトラブルは、複合機のサポートに加入していると、事前に防ぐことができます。
複合機に不具合が出るということは、寿命が来ているサインなので、そろそろ交換のタイミングです！
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弊社で契約していただいた場合、定期的なメンテナンスやサポートを行う保守もついているので、トラブル時も電話一本いただければ解決方法を提示します！
自分で調べて対処するのは時間も労力もかかるもの。
御社の業務効率化をぜひサポートさせてください♪
ビジー状態を予防しよう！事前の対策方法
頻繁に表示されると業務に支障がでますし、いちいちジョブ状況を確認するのも面倒ですよね。
ビジー状態が表示されないようにする対策方法を確認していきましょう！
運用ルールを決める
- 印刷時はできるだけ小分けにする
- 万が一大量印刷をする時は時間帯を決める
- ファックスはピーク時間を避ける
- スキャン中は他の操作を控えて、すぐに送信できるようにする
頻繁にこのような理由でビジー状態になる場合は、運用ルールを決めることで処理が重ならないようにしましょう。
定期的にメンテナンスを行う
定期的に、内部メモリの最適化やファームウェア更新を行うことで、不具合の発生を防ぎます。
定期メンテナンスは、自分では忘れてしまうので、複合機のサポートで行ってもらうのが一番です。
オフィ助では、複合機を契約していただいたお客様に、保守サービスにて定期メンテナンスを行っております。
不具合があったらすぐに対処するため、安心して業務に集中できます！
「そろそろ複合機を新しくしたい」
「業者を変えたい」
など、タイミングが来た際に、ぜひオフィ助のことを思い出してください！
お客様の希望や状況にあった複合機を提案させていただきます。
印刷ジョブを溜めない
エラーなど、印刷ジョブが溜まってしまうと、ビジー状態が表示されやすくなります。
自分が印刷したものは、エラーがないか確認し、必要ないジョブは削除して、ホーム画面に戻しておきましょう。
そうすることで、不具合が起きる頻度も少なくなります。
複合機の台数を増やす
1台をみんなで使っている場合、処理が集中してビジー状態が発生しやすくなります。
従業員数が増えて、複合機を使う頻度も増えた場合は、増設を検討してください。
その方が、業務効率アップにもつながりますし、エラーが発生しにくくなります。
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押し売りで高いものを導入させることは一切ありませんのでご安心ください。
予算や希望、オフィス状況に合ったものをお勧めさせていただきます。
まずは、一度ご相談ください♪
定期メンテナンスで安心を担保しよう♪
ビジー状態は、複合機に不要な上部が溜まったり、回線が混雑したり、用紙不足などのエラーによって発生してしまいます。
それを事前に防ぐことで、快適に作業ができるようになるでしょう。
そのためには、やはり定期メンテナンスが重要です。
オフィ助で複合機を契約していただいた場合、保守サービスとして定期メンテナンスやトラブル時のサポートも行います！
その悩み、一人で抱えず私たちにお手伝いさせてください。
もしかしたら、複合機自体の寿命が来ている可能性もあります。
一度ご連絡いただければ、相談に乗らせていただきます！
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