働き方改革や、オフィスの省スペース化などの目的でフリーアドレスを導入している企業が増加しています。
席が決まっていないと、カフェで仕事をしているような解放感と集中力を得られるように思いますよね。
しかし、やり方を間違えると社内を大混乱させ、手間を増やしてしまう危険も含んでいるのです！
失敗を起こさないために、フリーアドレスについてしっかり学んでいきましょう！
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、社員が固定の席を持たず、自由に席を選んで仕事をするワークスタイルのことを言います。
ソファ席があったり、大きなテーブルで人と向き合って仕事をするなど、業務内容によって働く場所を変えることが出来ます。
実際に聞いたメリット・デメリット！
一見自由で社員に喜ばれそうなフリーアドレスですが、どんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
フリーアドレスを採用している企業で働いている知り合いに、実際に聞いてみた内容も入れてみました！
早速見ていきましょう。
メリット
オフィスの省スペース化
フリーアドレスで一番効果があるのが省スペース化です。
個人のデスクを用意すると、1人あたりのスペースが広くなり、場所がとられてしまいます。
フリーアドレスであれば、荷物を置く場所は設けないのでその分スペースが空きます。
また、外回りの営業が多い場合などは席数も最小限で済むので、オフィススペースはかなり削減できます。
人数が多くない会社であれば、家具のコストを抑えることもできるでしょう。
部署間を超えたコミュニケーションの活性化
フリーアドレスは、毎回違う人と近くの席で仕事をするため、部署や立場を超えたコミュニケーションを行うことが可能になります。
今まで顔も知らなかった人と交流を持つことで、新たな価値を築くことができるでしょう。
ペーパーレス化
持ち物を最小限にするために、紙の使用が減ります。また、やり取りをしたい相手が近くにいるとは限らないので、やり取りもデータで行われるようになります。
そうすることでペーパーレス化が促進し、環境にも良い影響をもたらします。
自分が集中できる環境で働ける
個人の席が決まってないため、自分がその時一番効率よく働ける場所を選ぶことができるのはフリーアドレスのメリットです。
集中力が切れたら別の景色が見える場所に移動することで、頭がリフレッシュされて仕事もはかどるでしょう。
心にも解放感が生まれて、アイデアもいいものが生まれやすくなりますよ♪
主体性が身につく
毎日自分の働く場所を決めるというのは、小さなことですが毎日続けることで自ら考え行動する力が身についていきます。
また、自由に場所を変え、コミュニケーション相手を変えることは社員の積極性を養うことにもなるのです。
隣で仕事する人をある程度選べる
上司の前では集中して仕事ができなかったり、近くにいる人が気になる人は、自分で人がいない席や逆に仕事内容に応じて人と会議できる場所を選べるため、ストレスなく働けます。
デメリット
集中できない可能性アリ
毎日周りの人間が変わることは、新鮮である一方で落ち着きのない環境を生み出してしまいます。
自分のデスク(＝自分の空間)がないため落ち着かず、集中力の妨げになる場合もあります。
マネジメントがしにくい
同じ部署である上司と部下のコミュニケーションが減ってしまう恐れがあります。
お互いどこにいるのか分からないですし、部下が何か困っていても、上司がすぐに気づいてあげることが出来ません。
そのため、若手のマネジメントがしにくくなってしまいます。
しかし、外回りが多い営業さんの場合、デスクが固定でもそうじゃなくても関係ない気がします。
体制が合わない人もいる
人とのコミュニケーションが苦手な人はフリーアドレスをストレスに感じてしまい、仕事の効率が悪くなる場合もあります。
また、何か困ったことや上司に聞きたいことがある時は、自分から行動しないと解決しないので、それを面倒に思う人もいるはずです。
しかし、これをチャンスととらえてコミュニケーション能力を伸ばしたり、自ら行動する力に変えられるといい方向に向かっていきますよ！
導入コストがかかる
フリーアドレスは小スペース化、ペーパーレス化により経費を抑えられるとお話ししました。しかし、導入にはそれなりのコストがかかります。
- フリーアドレス用のデスクや椅子の購入
- レイアウト変更工事費用
- 社用携帯の導入
- ロッカーやキャビネットの購入
- Wi-Fiの回線工事
- 勤怠管理システムの導入
などなど、フリーアドレスを実現するには、まとまったお金が必要になるのです。
急に始められるものではないことを十分理解しておいてください。
社用携帯の導入で困っている場合は、お持ちのスマホで利用出来て非常にコスパの良い『モバビジ』の導入がおススメです！
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固定席が必要な部署は移動がキツイ
クリエイターや事務職など、大きなパソコンやたくさんの書類を持ち運ばなければいけない部署では
中々頻繁に移動が出来ないようです。
荷物が重いと逆に不満が多くなってフリーアドレスをストレスに感じてしまいかねません。
フリーアドレスに向かない部署のみ固定席を用意するなどして、柔軟に対応するとよいでしょう。
フリーアドレスが向いている会社、向かない会社
メリットが多いですが、デメリットも多いフリーアドレス。自分の会社はちゃんとフリーアドレスを維持できるのか、向いているのかを知っておきましょう。
向いている会社
営業職や派遣が多く、在席率が低い企業が向いています。
他の条件としては、
- オフィスの外でも仕事ができるモバイル環境が整っている
- チャットツールや勤怠管理など、 管理ツールを導入している
- 働き方に自由があり、働き方改善に積極的である
- 社員は20代～30代の若者が多い
- 情報はほとんどデータで管理している
などが挙げられます。
常日頃デスクの半分ほどが空席であり、不要なスペースが多い会社ほど、フリーアドレス化が成功するでしょう。
向いていない会社
事務職やクリエイターなどの常に在席する必要のある社員が半分以上で、夕方には社員のほとんどが会社に帰ってくるといった企業は向いていません。
その他の条件としては、
- 紙媒体で業務管理を行っている
- 社外に持ち出せない機密事項や個人情報を扱っている
- 働き方に自由度が少ない
- コミュニケーションや情報共有方法がIT化されていない
- 40代から上の従業員が多い
などが挙げられます。
夕方にはほぼ全社員が会社に戻ってくる場合だと、フリーアドレスにしても結局全員分の席が必要となり、省スペース化は難しくなります。
また、席で作業を行う社員が多いと、フリーアドレス化することで集中力が削がれてしまう恐れがあります。
導入後に後悔しないためにも、事前にフリーアドレスの特徴を調べておくのがベストです。
ここで「自分の会社はフリーアドレスに向かないな」と思ったら、別の働き方改善の方法を見つけましょう。
導入前に知っておいて！失敗する原因5つ
フリーアドレスを失敗する原因はどこにあるのでしょうか。
失敗の原因を知ることで、失敗を回避することができ、より良い状態でフリーアドレスを導入することができます。
それでは、見ていきましょう。
目的を決めない、または共有せずに導入してしまう
フリーアドレスにする目的を持ち、それを社員に共有しているでしょうか。
フリーアドレスは一人で始められるわけではありません。
目的を持たないで急に取り入れても混乱が生まれるだけですし、決めた目的を共有しないと社員はフリーアドレスにした趣旨が分からず、結局固定席と同じになってしまったり、省スペース化が出来ないでしょう。
いきなり全社で行ってしまう
試験期間を設けず、いきなり会社全体で導入してしまうと、失敗した場合止めるのも一苦労です。
フリーアドレス用にレイアウト変更工事を行ってしまった場合は、費用が発生しているため後に引けなくなってしまいます。
まずはフリーアドレスが可能だと思われる部署で期間を絞って試験導入し、社員の感想や周りの様子を伺ってから徐々に会社全体に広げていくことが大切です。
部屋が仕切られていて入り辛い＆人を探しにくい
せっかくフリーアドレスにしたのに、部屋が壁で仕切られて中が見えなかったら、入りにくい上に探している人が見つけにくくなってしまいます。
そうなると、フリーアドレスが返ってストレスを与えてしまいます。
空いたスペースが無駄になってしまう
省スペース化のために以前より狭い場所を借りた場合は平気だと思いますが、今使用している場所でフリーアドレスによる省スペース化を図る場合は要注意です。
フリーアドレスが上手くいっても、以前使用していたスペースを上手く有効活用できないと勿体ないですよね。
物置などになってしまったら省スペース化した意味がないので、空いたスペースをどうするか事前に考えておく必要があります。
ただの話題性があるオシャレなオフィスを目指してしまっている
最近は、オシャレでワクワクするようなオフィスがよく話題に上がります。
そのため、「話題性のあるオフィス」を作ることが目的になってしまい、実際働くには向いていないオフィスが出来上がってしまうのです。
最先端のものの真似をするのはいいですが、中身がないものであるなら何の意味もありません。
失敗回避のための対策は？
フリーアドレスを取り入れるには、やはり目的を決める、イメージを膨らませるなどの事前準備が必要なことが分かりましたね。
では、これらの失敗をしないための対策方法をお伝えします。
しっかり読んで、導入前に行動してくださいね♪
フリーアドレスの目的を持ち、それを共有する
先程も話したように、目的をしっかり持ってそれを共有しないと、フリーアドレスをする意味がありません。
フリーアドレスの目的は、「生産性の向上」？「新しいアイデアの創出」？「社員の働き方改善」？それとも…。会社によってその目的は異なります。
それを社員に共有することで、フリーアドレスによって目指す方向が明確化し、目的達成が促進されます。
ルールを決める
例えば、「前日と同じ席には座らない」「なるべく紙を持ち歩かない」「一人で集中したい場合はイヤホンをしてもよい」「困った時は周りに頼り、周りは助けてあげる」など、ルールを決めることで人に頼りやすくなったり、フリーアドレスのいい部分が生かされます。
定期的にwebアンケートをとる
順調にいっているように見えても、見えないところで問題は起きているもの。
定期的に全社員にアンケートをとることで、不満に思っていることやストレスの原因を発見することができ、より良い環境を提供できます。
また、webアンケートにすることで気軽に受けてもらえるはずです。
仕切りをなくす、中が見えるようにする
解放感を与え、席を探しやすくするために必要です。
会議室は外が見えると集中できないので、顔部分など一部隠れるようにするという工夫ができます。
集中スペースは、誰が入っているのか見えるようにガラス張りにするのも一つの手です。
やり取りの方法を明確にする
上司との連絡方法や、電話の取次ぎはどうするか、郵便物は？など、どうやり取りをするのか決めておくとよいでしょう。
フリーアドレスでの連絡はチャットが便利ですし、電話は社用携帯で対応できたほうが良いです。
郵便物は専用のボックスに入れるようにして、宛先の社員にチャットか携帯で連絡するという方法もとることが出来ますね。
その際、取引先には自分の携帯番号を教えるのを忘れないようにしましょう。
問題が起きたら、その都度対応する
ルールを決めるのが大切と言いましたが、固定するのはよくありません。
社員から寄せられた問題や不満から、新しいルールを生み出したり、既存のルールをなくして環境を整えていくといいでしょう！
そうすることで社員の不満がなくなり、より効率よく仕事が出来る場所に変化させていくことができます！
まとめ
今回は、最近増えているフリーアドレスについてご説明しました。
導入する前に、フリーアドレスが向いているか、事前に何をしなければいけないのかご理解いただけたかと思います。
働き方改革は企業として重要ですが、ただ制度を導入するだけでは返って社員の負担になりかねません。
新調に自分の会社に合った制度を見つけて、人の集まる企業にしていきましょう！
下の記事では、フリーアドレスでよくある悩みの解決方法を載せています。
興味があればぜひ読んでみてくださいね♪
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