近年、ビジネスでの電子化も進んできており、「ペーパーレス化」という言葉を聞くことが多くなったのではないでしょうか。
電子化とペーパーレスは切っても切れない関係にあり、電子化することでペーパーレス化も促進することができます。
今回は、ペーパーレス化をこれから会社に導入する方のために、メリットデメリットや進め方、成功事例などをご紹介しようと思います。
ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とは、その言葉通り紙をなくすことを指しています。
紙の書類を電子化することで紙の使用量を減らし、作業効率を上げたり管理しやすくしたりするために行うものです。
なぜ普及していっているのか
ペーパーレス化の普及は、「働き方改革」と「コロナウイルス」が大きなきっかけになっているといえます。
国が働き方改革や電子化を進めており、電子帳簿保存法など法改正も行われています。
加えて、コロナウイルスによるテレワークの増加もペーパーレス化を後押ししています。
テレワークでは会社に行かない働き方のため、会社以外の場所でもデータを見れるように電子化を進める必要があります。
電子化が進んだことで必然的にペーパレスも進んでいったのだと思います。
国全体で働き方改革を推進していることに加え、コロナウイルスの拡大を機に電子化を開始する企業が多かったからでしょう。
ペーパーレス化のメリットと注意点
ペーパーレス化には、どんな効メリットがあるのかは誰もが気になることでしょう。
また、メリットだけでなくデメリットも存在するので、そちらもちゃんと確認しておきましょう。
メリット
コスト削減
今まで紙で管理していた書類を電子化することで、印刷代・インク代・事務用品代などを削減することができます。
一度にかかる費用は微々たるものですが、毎日たくさんの書類を管理するとなると負担が大きくなりますよね。それがなくなると思うとかなり大きなメリットです。
また、管理に割く人員も減らせるので、人件費削減にも一役買っています。
作業効率アップ
データとしてクラウド上に保存することで、管理が楽になります。
検索もしやすく事務所にいない相手ともすぐにデータ共有ができるので、作業効率アップが図れます。
作業効率が良くなることで、長時間労働を防ぐことにも繋がるでしょう。
省スペース化できる
今まで紙で保管していた書類を全てデータにすることで、大量の紙を保管する必要が無くなります。
保管スペースが要らなくなることで事務所の規模を小さくしてコストを抑えたり、空いたスペースを他の空間として使うことができます。
紙の書類が溢れかえっていた場合、それが片付くことで広い空間で働くことができ、集中力アップの効果もあります。
セキュリティ面で安心
紙で保管すると、紛失したり盗難にあったり取り間違えて社外に情報漏洩してしまうなど、何かとリスクがつきまといます。
データとして保存すれば、紛失はもちろん盗難・取り違えのリスクも減らすことができます。
ただしセキュリティ対策はしっかりする必要があります！
様々な働き方に対応
在宅ワークやモバイルワークなど、会社に来ないで仕事をする働き方がこれからも増えていくことでしょう。
電子化を取り入れればそれらの働き方に対応でき、人材を限定することなく迎え入れることができます。
また、大雪や台風、感染症などの災害時にも状況に応じて働く場所を変えることができるため、従業員の安全を守ることができます。
森林破壊を防げる
紙の原料は知っての通り木材です。
ペーパーレスを進めることで、森林破壊を食い止めることができます。
また、紙の生産工程で大量の二酸化炭素を排出しているため、紙の生産が減れば二酸化炭素を減少させることができます。
また、SDGｓの目標の１つに「緑の豊かさを守ろう」というものがあります。
ペーパーレス化の促進は、この目標を達成することにも貢献しているのです。
「SDGsって聞いたことあるけど、どういうものだっけ？」という人はこちらもご覧ください。
SDGsは世界で重要視されているものなので、ぜひここで基礎を知っていってください♪
デメリット
導入コストがかかる
電子化するには、専用のツールやパソコンなどの電子機器が必要です。
ノートパソコンやタブレットが会社にない場合、まずはそれらを導入する必要があります。
次にツールですが、これは無料で使えるものと使えないものがあります。
また、無料版は機能が限られているので、会社で効果的に利用するには有料版を導入するのがおすすめです。
上記で記したメリットの恩恵を得るには、コストがかかるのは仕方のないことなのです。
教育に時間がかかる
電子ツールを使うとなると、それらの機能を使いこなす必要があるので教育に時間がかかります。
ITリテラシーの高い人ばかりならスムーズにいくと思いますが、ITに疎い人が多いとどうしても使えるようになるまでに時間がかかります。
電子ツールの教育はしっかり行わないと、せっかく導入したのに誰も使わないなんてことになり兼ねないので要注意！
ウイルス感染の脅威がある
セキュリティ面で安全と言いましたが、インターネット上にデータを保存するのでウイルス感染や情報漏洩のリスクがあることは覚えておきましょう。
無料であまり評判のよくないツールを使うと、ウイルス感染や漏洩のリスクが大きくなります。
安全にクラウド保管するためには、有料のツールを使ったり評判のよいものをえらぶようにしましょう。
ツール選びに時間をかけることをおすすめします。
デメリットとして紹介していますが、どんなものにも導入コストや教育の時間はかかるものです。デメリットに対してメリットが大きいため、ペーパーレス化はコストパフォーマンスが高いと言えるでしょう。
今から動こう！ペーパーレス化の進め方
STEP1.ペーパーレス化の目的を明確にする
まずは、「なぜペーパーレス化したいのか」「ペーパーレス化でどんな課題を解決したいのか」をハッキリさせましょう。
ペーパーレス化を進める上で壁となるのは、経営陣にペーパーレス化のメリットを理解してもらえるかです。
ペーパーレス化を進めようとしているのが経営陣でない場合、コストのかかることなのでちゃんとプレゼンしないと却下されてしまいます。
ペーパーレス化のメリット、会社の現状の課題、それをペーパーレス化でどうやって解決できるかを明確化することで、失敗を防ぐ効果もあります。
STEP2.予算を決める
目的が明確になったら、ペーパーレス化するには何にどのくらいの費用がかかるのかを計算しましょう。
ノートパソコンなど、必要最低限の電子機器を持っていない場合、それらを揃えるだけでもかなりの費用がかかります。
あとはツールや維持費など、かかるコストが高すぎないかも確認してください。
それを参考に、予算を組みましょう。
STEP3.社内周知する
次は、ペーパーレス化を検討していることを従業員全員に周知しましょう。
導入したツールを実際に使うのは従業員です。
従業員がメリットを感じないと導入する意味がありません。
従業員にもペーパーレス化の意義や「従業員のために」導入することを丁寧に伝えてください。
その時、従業員の疑問や不安をしっかり確認しておきましょう。
従業員がツールの利用に疑問や不安を持ったままだと、積極的に使う人がいなくなってしまいます。
STEP4.目的にあったツールを導入する
いきなり高額なものを導入すると、改善が見られなかったときにダメージが大きいです。
まずは無料で使えて評判の良いものや価格の安いものを導入しましょう。
多くのツールは、プランがいくつかあって機能が増えるごとに価格が上がっていく仕様になっています。
最初は低価格のプランで使ってみて、もっと多くの機能が使いたいなとなったら上位のプランに変更するのがおすすめです。
STEP5.段階的にペーパーレス化する
一度に全ての書類をペーパーレス化してしまうと、急な変更で混乱が生じ、逆に作業効率を悪くする可能性があります。
ペーパーレス化を進める際は、まずは1つの書類だけで試してみて、作業効率が良くなっていたり従業員の評判がよければ、少しずつ電子化する書類を増やしていってください。
STEP6.改善が見られない場合はツールを変える
ツールは、使っているうちに操作性や機能性などが分かってくるので、あまり良さを感じない場合は思い切って別のツールに変更するのもいいでしょう。
ただし、短期間で変更してしまうと従業員のストレスになり、逆に作業効率が下がりかねないのでツール変更は慎重に行いましょう。
このように、ペーパーレス化は思い立ってすぐに実行できるわけではありません。
導入にも時間がかかるので、しっかりと計画を立てて行ってください。
焦ると失敗する可能性があるので、計画も進行も慎重に行いましょう！
ペーパーレス化の成功事例
ここからは、ペーパーレス化を行った企業の成功事例をご紹介したいと思います。
ぜひ参考にしてください。
ぺんてる株式会社
ぺーバーレス会議システムの導入
【課題】
- ・会議の事前準備にかなりの時間がかかっていた
- ・会議時間が長く、スピーディに意思決定できなかった
【導入後】
- ・ペーパーレス会議システムにより事前に資料を読み込むことができ、「会議時間を最大1.5時間にする」
- という目標を達成できるようになった
- ・会議の事前準備にかかる時間が大幅に削減できた
- ・情報共有がスムーズに行えて従業員に好評
【導入ポイント】
1番に重視したのは使いやすさ。2番目に重視したのはセキュリティ面。
いきなり紙の書類をなくすと混乱するため、最初は紙の書類も用意した。
ツールやiPadの使い方に不慣れな役員もいたので、システム部門が総出で役員会議に参加し、講習会を開いた。
また、システムに詳しい従業員が会議に参加し、トラブルに対応できるような体制にしている
さんぎょうい株式会社
電子契約サービス
【課題】
- ・手作業によるアナログ作業が多く、作業に時間がかかっていた
- ・契約の更新、変更にかなりの工数がかかっていた
【導入後】
- ・契約書の作成や送信、管理が楽になった
- ・印刷代などコスト削減できている
- ・契約書の押印や発想のために出社する必要がなくなった
【導入ポイント】
年齢関係なく従業員が安心して使えるように、操作や画面が分かりやすく、日本語サポートやマニュアルがあるツールを探した。
契約相手にも、電子契約とは何かという基礎の説明から操作方法、セキュリティ面の説明を端的に行った。
社内周知に関しては、3回に分けて社員全員に最低限の説明を行い、各部門のマネージャーとは電子契約の実績報告と利用拡大の方法を話し合う時間を設け、ツールの導入目的や意義を再確認するよう心がけている。
西松建設株式会社
ペーパーレス会議システム
【課題】
- ・社内会議で配布する紙の資料で印刷コストがかさんでいた
- ・会議前の準備にかなりの時間がかかっていた
【導入後】
- ・年間250万枚の紙の削減ができている
- ・経費を気にせずカラーで資料を共有できるようになった
- ・会議の準備時間が大幅に削減された
【導入ポイント】
導入時はセキュリティ面、機能性、複数のOSに対応できるなどを重視していた
まずは経営会議で利用を始めた。
情報システム部のスタッフが会議に参加して、トラブルの解消や操作支援などを行った。
ペーパーレス化の第一歩で「セールスフォース」を使おう♪
ペーパレス化を始める最初の段階として、セールスフォースがおすすめです！
セールスフォースは、顧客情報や商談状況、売上予算などを一括管理できるツールです。
今まで顧客情報などを紙やエクセルで管理していた企業は、ぜひセールスフォースを導入してください！
世界でもトップクラスのセキュリティ体制を持つCRMで、操作も簡単です。
モバイル端末でも見れるため、会社にいなくても情報を確認したり共有することができます。
チャット機能も付いているので、他の従業員に商談の詳しい状況やメモを残すことができます。
詳しくは下の記事で紹介しているので、情報管理を楽にしたい企業さんは必見です！！
まとめ
ペーパレス化はこれからもどんどん浸透していくでしょう。
取り残される前にできる部分からペーパレス化を始めて見てくださいね♪
「クラウドサイン」という電子契約書サービスもおすすめです！
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