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工数管理は必要ない!?メリットやおすすめのツール「クラウドログ」について

あなたの会社では、工数管理をしっかり行えていますか?

工数管理を行うことで無駄が無くなりコスト削減につながるなど、会社にいいことをもたらしてくれます。

 

ここで工数管理を行う意味を今一度理解し、管理方法を見直してみましょう。

 

工数管理とは

まず工数というのは、プロジェクトにおける業務量の単位のことで、業務にかかった時間と人数で算出されるものです。

プロジェクトでどのくらい工数が必要なのか、かかった時間や人数の管理を行うことを言います。

 

工数管理の目的としては、かかった時間を見て人数の増減を行ったり、工数がかかりすぎている作業の改善を行うことで、コスト削減や業務の効率化を行うことです。

工数管理をすることで、企業全体の利益を上げることにも繋がるのです。

 

工数管理を行うメリットは?

工数管理を行うことのメリットを具体的に見ていきましょう。

 

生産性の向上

プロジェクトごとの進捗状況や作業にかかっている時間を可視化できるため、問題点を洗い出して人数の調整を行ったり、機械やツールを導入するなど作業効率を上げる体制を整えることができます。

問題点を洗い出して伝えることで従業員の意識も変わるので、生産性向上に繋がるのです。

 

コスト削減に繋げられる

プロジェクトにかかる工数を知ることで、どこにどのようなコストがかかっているか把握できます。

コストの無駄も把握できるため、それらを削減していくことでコスト削減に繋がります。

 

また、コストをかける必要がある部分に浮いた費用を当てることができるというメリットもあります。

 

従業員1人1人の負担を減らせる

プロジェクトのチームメンバー1人1人の作業時間や作業効率を把握できるため、与えられる作業が偏ることなく公平に分担することができるようになります。

そうすることで一人一人の負担が減り、ワークバランスの実現に繋がります。

 

PDCAを回せる

プロジェクトにかかった工数や時間を把握することで、改善点を見つけ行動に移すことができます。

次にプロジェクトを行う際に改善点を反映した状態で開始できるので、前よりもさらに効率よく作業することができます。

工数に関するPDCAを回せることで、パフォーマンスを高めていくことができるのです。

 

工数管理の方法は2通り

工数管理の方法は2通りあります。

それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

 

Excelで管理する

メリット

  • ・すぐに利用できる
  • ・安く導入できる
  • ・多くの人が使い慣れている
  • ・スプレッドシートで簡単に共有できる
  • ・フォーマットなどをカスタマイズできる

 

デメリット

  • ・データ集計に時間がかかる
  • ・手動なので入力ミスが起こりやすい
  • ・データ量が増えると動作が不安定になる
  • ・他ツールとの連携がしづらい

 

ツールを使う

メリット

  • ・データ集計が簡単にできる
  • ・データ分析もできる
  • ・他ツールと連携しやすい
  • ・管理が楽
  • ・工数管理に必要な機能が多くついている
  • ・データ検索がしやすい
  • ・セキュリティがしっかりしている

 

デメリット

  • ・導入コストがかかる
  • ・操作を一から覚える必要がある

 

 

オフィ助ふきだし
このように、蓄積されたデータを用いて改善分析を行う工数管理において、Excelで管理して動作が重くてストレスを溜めるより、
セキュリティ対策もしっかりしている管理ツールを使って安全かつ簡単にデータ管理を行う方が断然おすすめです!

 

ツールを使うのであれば「クラウドログ」がおすすめ♪

クラウドログ 工数管理

工数管理ツールは様々なものが出ていますが、オフィ助では「Crowd Log(クラウドログ)」をおすすめします。

 

クラウドログとは、日本最大級のお仕事マッチングサイトで74万社が登録している「クラウドワークス」を運営している株式会社クラウドワークスが提供している工数管理ツールです。

74万社の業務支援の実績を活かした、マッチング後の業務支援ツールとしてクラウドワークスが提供され始めました。

 

クラウドログの評判は上々で、2022年2月時点で年間経常収益が2億円を突破、2021年2月~2022年2月までの1年間で、成長率はなんと202%となっています。

導入社数は600社以上と、確実に利用社数を増やしています。

 

クラウドログを使い、働き方データの蓄積・評価・改善していくことで業務効率化が叶います。

クラウドログのどこがそんなにいいのか、ここで紹介していこうと思います。

 

クラウドログの強み

まずはクラウドログのメリット、強みについてご紹介しましょう。

 

シンプルな管理画面

管理画面がシンプルで見やすいため、ツールに疎い人でもすぐに操作方法を覚えることができます。

ドラッグアンドドロップで簡単に入力でき、直感的な動きで作業効率化を叶えてくれます。

 

半自動で入力の手間を省ける

Googleカレンダーと同期することで、スケジュールと工数の入力を省くことができます。

一つ一つ手入力しなおす必要がないので、時間の有効活用が可能になります。

 

他ツールとの連携も可能

Outlook、Googleカレンダー、Microsoft365、セールスフォース、Gmailなどと連携することができます。

連携することで入力の手間が省けたり、データ分析がしやすくなります。

 

また、勤怠管理と連動させることもでき、そうすることで休暇取得が自動的に反映されたり出退勤とプロジェクト可動合計時間に差異がある場合にアラートを発動してくれます。

他ツールと連携することで、さらに細かな工数管理が可能になるのです。

 

多言語対応

日本語・英語・韓国語に対応しています。

メンバーごとにタイムゾーンの設定ができるため、時差があっても一元管理できます。

また、日本円・ドル・中国人民元での通貨設定も可能です。

 

万全なセキュリティ対策

クラウドログでは、セキュリティ対策もしっかり行われています。

  • AWS 東京リージョン
  • SAML認証
  • 細かな権限設定
  • 操作ログの監視
  • IPによるアクセス制限
  • パスワード定期変更機能

 

お使いのADaaS(Azure Active DirectoryやOneLoginなど)にクラウドログを登録することで、クラウドログにシングルサインオンができるようになります。

SAML認証でいちいちログインする手間がなくなるだけでなく、セキュリティレベルも高めることができます。

 

豊富なサポート

導入後のサポートとしては、

  • ヘルプセンター(マニュアルやよくある質問など)
  • 活用セミナー
  • 活用動画

 

を無料で提供しています。

 

有償サポートもあり、設定サポートや導入レクチャーをしてくれるようです。

 

ベーシックサポートプレミアムサポート
初期設定サポート
導入レクチャー
生産性改善ワークショップ×

生産性改善ワークショップでは、企業の業務改善はどうやったら行えるかを議論するワークショップのことです。

導入後もしっかりとしたサポートがあるのは安心ですよね。

価格についてはお問い合わせが必要です。

 

どんな機能が使える?

工数管理

ドラッグアンドドロップで簡単に工数入力ができます。

工数登録は、出退勤時間・休憩時間・プロジェクトにかかる時間など細かく設定することができます。

 

階層やアイテムで集計することで、多角的に工数管理ができます。

最大集計4軸まで深堀ができます。(第2層以降はプレミアムプラン限定)

 

ガントチャートとの連動もでき、上段に計画、下段に工数実績や進捗率を並行して表示できるため、同時に見ながら進捗状況や遅延を確認することができます。

 

検索機能

特定のプロジェクトやメンバーを絞り込んで検索することができるため、メンバー1人1人の作業時間や作業効率を確認し、調整することができます。

 

プロジェクト管理

飽き工数状況をリアルタイムで把握でき、新規案件に取り組めるメンバーをすぐに見つけることができます。

メンバーを決め、工数予算を割り当てることでプロジェクト終了までの工数原価を割り出すことができるので、管理が楽です。

 

工数実績がリアルタイムで反映されるため、稼働が多いメンバーを瞬時に把握でき、仕事量の調整がしやすくなります。

また、プロジェクトごとに損益管理も可能です。

 

ガントチャート

Web画面上で、ドラッグアンドドロップにより簡単にガントチャートを作成できます。

  • ・タスクの作成
    ・タスク同士の依存
    ・関係の設定
    ・タスクグループの作成
    ・マイルストーンの設定

などが行えます。

 

ガントチャート上のタスクごとに工数予算を設定することができ、設定した担当者が工数実績の登録を行っていくことで、工数予実が表示されます。

これにより、より正確な工数管理が可能になります。

 

スケジュールから遅れているとアラートを出してくれるので、ガントチャートを見て遅れを調整しながら作業を行うことができます。

 

勤怠管理

打刻時間・労働時間・残業時間をリアルタイムで把握できます。

部署ごと、役職ごとの集計も可能なので、その時見たいデータをまとめて確認することができます。

有休・代休・夏季休暇など、通常の休み設定だけでなく企業独自の休みも設定することができます。

 

休暇の取得日数や残日数もリアルタイムで把握できるので、有休取得が少ない人を把握して取得を促すのに役立ちます。

フレックスタイム制・変動型などあらゆる勤務形態に対応しているため、多くの企業でストレスなく利用でいていただけます。

 

スマートフォンからも打刻できるので、社外にいても忘れずに打刻申請が可能です。

 

レポート機能

レポートでは、売上・原価・工数原価・損益・損益率等の様々なデータを同時に確認できるため、予実の把握がしやすくなっています。

 

予算と実績の乖離をリアルタイムで把握できるため、プロジェクト進行途中でも軌道修正を行っていくことができ、トラブルを未然に防ぎます。

権限設定が細かくできるので、メンバーの誰にどこまで見せるかを管理者側で設定し、データを見やすくしたりセキュリティレベルを上げることができます。

 

今までは決められた組み合わせでしか工数が確認できませんでしたが、新機能のアップデートにより、3つ上の要素を組み合わせて、自分好みに工数レポートをカスタマイズすることができるようになりました。

カスタマイズしたレポートは保存することができ、お気に入りに入れてすぐ見れるようにできます。

 

また、日次・月次ででレポート表示できることに加え日にち単位で絞り込むことができるので、見たい日にちの工数を確認して振り返りをすることができます。

 

料金について

クラウドログでは、2つのプランが用意されています。

しかし、価格については表記がなく、問い合わせが必要なようです。

 

初期費用0円
ベーシックプランプレミアムプラン
工数/プロジェクト管理
ガントチャート
勤怠管理
レポート
損益管理
Google/Microsoftカレンダー連携
メンバー権限設定
IP制限
工数認証ワークフロー
部署履歴
アクティビティログ
API連携
SAML認証

 

尚、クラウドログは無料トライアルを実施しています!

申し込みした翌日から1週間、ユーザー数や機能の制限なく使うことができるようなのでぜひお試しください♪

 

実際に使っている人の評判を見てみよう

【いい意見】

  • ・直感的な操作が可能
  • ・プルダウンからの選択で登録が簡単
  • ・未提出もしっかり把握できる
  • ・サポートがしっかりしている
  • ・様々ンデータを集約して一元管理できる
  • ・連携機能が便利

 

【改善を求める意見】

  • ・時間休の設定が欲しい
  • ・よく使う項目を上に表示させてほしい
  • ・タイムシート入力がないとガントチャートに反映されない
  • ・使い方のコンサルティングサービスや動画があると嬉しい
  • ・スマートフォン用の画面がほしい

 

実際に使っている人たちの評判はこのような感じです。

誰でも使いやすく、サポートがしっかりしている点で評価が高かったです。

細かい部分でも改善要求はあるものの、おおむねの評価はかなり高いです。

 

まとめ

工数管理の重要性が分かったでしょうか。

 

今回の内容をまとめると、

ここがポイント
  • 工数管理は、業務量や人数、業務時間を把握して調整・改善していくために行う
  • メリットは、コスト削減・従業員の負担を減らすなどたくさんある
  • Excelよりもツール管理の方が作業効率を上げられる
  • ツールなら「Crowd Log(クラウドログ)」がおすすめ

このようになります。

 

オフィ助でも、クラウドログを紹介できるのでぜひお気軽にご連絡ください♪

 

 

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