オフィス移転時にやることは？手続きや注意点をご紹介します

会社移転は手続きが多く、一般の引っ越しよりもはるかに大変です。

ここで会社移転時にやることを確認して、スムーズに移転できるように知識を身につけましょう。

移転時にやること

移転時にやることはかなり多いです。

最低でも6か月前には準備に動き出さないといけません。

なぜ6か月かは手順を見ることで分かります。

移転の手順以下のとおりです。

• ➀移転目的を設定する
• ➁移転スケジュールを決める
• ➂物件を探す
• ➃業者を選ぶ
• ➄旧オフィスの解約予約をする
• ➅旧オフィスの原状回復の確認
• ➆レイアウトを考える
• ➇インターネットや電話回線の移転手続き
• ➈OA機器や家具の選定
• ➉業者との打ち合わせ
• ⑪工事の開始
• ⑫銀行口座や登記の住所を変更する
• ⑬取引先への移転報告
• ⑭各種書類の提出

1つずつ見ていきましょう。

➀移転目的を設定する

まずは、移転目的を明確にするために、今のオフィスの課題を洗い出しましょう。

「社員の増加」「空気の循環が悪い」「立地が悪い」などなど、社員にアンケートをとることでリアルな課題が見つけられます。

課題を明確にすることで、移転先の場所やレイアウトに反映することができ、移転を成功することができます。

移転スケジュールを決める

移転のスケジュールを決めましょう。

できれば1年ほど前から動き始めた方がいいです。

早めに始めることでトラブルがあっても落ち着いて対処することができます。

スケジュールは、移転後の営業開始日から逆算して考えてください。

➂物件を探す

社員にとった「今のオフィスの課題アンケート」の内容を参考に、移転先の物件を探しましょう。

立地・周囲の環境・内部設備・駐車場の有無・階数(ビルの場合)・入居コストなど、全ての要素を確認して、目的に合っており課題も解決できる物件を選びましょう。

➃業者を選ぶ

物件が決まったら、各種業者を選びましょう。

• 不動産会社
• 内装業者
• OA機器業者
• 回線業者
• 引っ越し業者

などなど、移転に関わる業者は複数あります。

価格や評判などを比較して、納得できる業者を探しましょう。

➄旧オフィスの解約予約をする

オフィスの解約は、基本的に退去の6か月前に管理会社かオーナーに解約通知を出します。

そのため、移転の準備は最低でも6か月前から始めなければいけないのです。

しかし、小さなオフィスの場合、解約通知の提出がもっと遅くていい場合もあります。

スケジュールが立てやすいように、事前に解約通知の提出期限を確認しておきましょう。

➅旧オフィスの原状回復の確認

賃貸オフィスの場合、退去時に原状回復をしなければいけません。

指定業者があるか確認し、業者とスケジュールの確認を行いましょう。

また、原状回復の範囲を事前に確認し、見積もりを取ってきましょう。

見積もりをとることで費用の目安が分かるのでおすすめです。

➆レイアウトを考える

旧オフィスの課題を参考に、新オフィスのレイアウトを考えます。

オフィスのレイアウトは、会社の方針や特徴によってガラッと変えることができます。

従来のように各自席がある企業、営業が多いためフリーアドレスにしている企業、クリエイターが多いため、カラフルで遊び心満載な社内にしている企業など。

会議室の数・各部署のスペース・休憩スペースなど、それぞれ必要な広さを考えてレイアウトを決めましょう。

➇インターネットや電話回線の移転手続き

移転をする際は、インターネットや電話回線の移転もしなければいけません。

今使っている業者を使う場合は移転することを連絡し、手続きを行いましょう。

別の業者を新しく契約する場合は、今まで使っていた業者の解約手続きを行いましょう。

移転後の営業開始日までにネットが使えるように、移転スケジュールを伝えておくとスムーズです。

➈OA機器や家具の選定

オフィスの必需品である家具やコピー機などのOA機器を選びます。

今まで使っていたものを続けて利用する場合は、契約している業者に連絡して移転することを伝えてください。

新しくOA機器を購入する場合は、OA機器業者を選んで連絡する必要があります。

家具も、移転先のレイアウトや雰囲気に合わせて交換する場合が多いと思います。

欲しい家具を決めたら複数社で見積もりを取りましょう。

尚、オフィ助ではOA機器のリース販売・オフィス機器の移転を行っております！

「お手頃に移転を行いたい」という方は、ぜひお気軽にお問い合わせください♪

➉業者との打ち合わせ

各種業者と細かな打ち合わせを行いましょう。

打ち合わせを行うことで無駄な時間がなくなり、短時間で効率よく移転をすることができます。

⑪工事の開始

工事費用を確認し、納得出来たらいよいよ工事開始です。

工事の進捗を確認しつつ、内装の出来上がりを待ちましょう。

⑫銀行口座や登記の住所を変更する

移転すると住所が変わるので、銀行口座や登記住所、クレジットカードなどの住所を全て新しい住所に変更しましょう。

クレジットカードなどは変更反映に時間がかかるので、早めに行いましょう。

社員証・名刺・ハンコ・ウェブページなどの住所も変更する必要があるので忘れないようにしてください。

⑬取引先への移転報告

取引先や契約先とは契約書や請求書などのやりとりで住所が必要になるので、移転1か月前には全ての取引先に移転報告を行いましょう。

信頼関係に影響してくるので、移転の報告は丁寧に行いましょう。

移転報告の仕方は「要確認！移転時の注意点」で詳しく紹介しています。

⑭各種書類の提出

移転時は提出する書類も多いです。

詳しくは後述しますが、期限までにちゃんと提出するようにしましょう。

このように、移転はかなりやることが多いです。

余裕をもって1年前くらいから準備を始めましょう！

移転当日の動き

移転当日は、スピーディーに引っ越し作業を行うために作業スケジュールを社内全体で共有しましょう。

廃棄物の選定・梱包・バックアップ・原状回復立ち合いなど、予め決めて置いた作業分担に分かれて作業を行います。

移転後は、持ってきた荷物に破損個所がないか、搬入物の数は適切かなど細かく確認しましょう。

移転時に提出するもの

移転時に提出するものは以下のものです。

それぞれの届出書によって提出期限がことなるので、期限の早いものから準備しておきましょう。

要確認！移転時の注意点

レイアウト設計は時間がかかる

レイアウトは、旧オフィスの課題をなくし社員の要望を叶えるものにする必要があります。

細かい部分もしっかり考えなければいけない上にやり直しがきかないので、プロジェクトチームを作って複数人で相談し合うのがいいでしょう。

譲れない部分と妥協できる部分を考えながら、慎重に設計しましょう。

移転報告は丁寧に

取引先や契約先に送る移転報告ですが、信頼関係に関わってくるため丁寧な報告を行う必要があります。

移転報告を行う際は、挨拶状を使うのが基本です。

しかし、挨拶状は郵便で送るので時間がかかります。

挨拶状が届く前に移転先に引っ越してしまう場合や早急に報告をしたい場合は、挨拶状を送ったうえでメールにて移転報告を行いましょう。

また、    webサイトやSNSアカウントを持っている場合はそちらでも移転報告をしましょう。

Webサイトを見てくれている人やSNSをフォローしてくれている人達にも礼儀を示すことが大事です。

取引先には移転3か月前、顧客には移転1か月前にお知らせをするのがベストです。

移転報告の例文を置いておきます。

【挨拶状の場合】

【メールの場合】

例文はこのほかにもたくさん公開されているので、色々参考にしてみてください。

移転先の社内通知をしよう

移転先にいち早く慣れるために、使い方や地図など社内周知をしましょう。

マニュアルを作成し、オフィスの使い方・館内規則・鍵の管理方法・Wi-Fiのパスワードなど、社内で快適に働くために必要な情報をまとめておきましょう。

そうすることで、何か知りたい情報があれば人に聞かずともマニュアルから探すことができ、作業効率が良くなります。

処分物は早めに仕分けする

移転先に持っていくものと処分するものの仕分けは、なるべく早めに行いましょう。

大きな家具や家電など、ものによっては処分に手間がかかるものがあります。

移転直前だと時間がなくて慌てる可能性が高いので、なるべく早めに処分をするのがおすすめです。

移転に関する疑問に答えてみた

会社移転に伴う退職は会社都合になる？

移転により通勤が困難になった場合、特定受給資格者(会社の都合で再就職の準備ができないまま離職することになった人)として会社都合になります。

しかし、通勤困難の範囲が往復4時間を超えていないと特定受給資格者には該当しません。

例えば、「移転で通勤時間が30分から1時間30分になってしまった」と言ってそれを理由に退職する場合、自分都合になってしまうのです。

取引先が移転する際のおくりものは何がいいか

一般的にはアレンジメントフラワーや観葉植物を送ることが多いようです。

入り口に置けば華やかですし、新しくなったと一目見て分かるのでいいですよね。

その他には、オフィスで使える実用品やカタログギフトもおすすめです。

この際、火や赤字を連想させる赤いもの、火事を連想させるキャンドルなど火を使うものは贈り物としてタブーと言われています。

お祝いの品を送るタイミングは、移転後から2週間以内がいいそうです。

当日は引っ越し作業でバタバタするので、贈り物は少し落ち着いた当日以降に届くようにしましょう。

尚、移転理由によっては贈り物を送ってはいけない場合もあります。

業務縮小の移転の場合、お祝いの品は失礼にあたります。

また、企業がお祝いの品を受け取らない方針の場合も、送ったら迷惑になるので避けましょう。

お祝いの品にはマナーがあるので、しっかり確認してから送るようにしてください。

住所を登記場所から変更しないと罰則はあるか

本店移転の場合、会社法で定められている期限までに移転登記の申請を行わないと、100万円以下の過料(前科のつかない罰金)の納付を命じられてしまいます。

本店移転登記の申請は、移転した日の翌日から2週間以内なので忘れずに申請を行いましょう。

OA機器の契約、移転はオフィ助におまかせ♪

移転にはたくさんの作業があり、移転の1年ほど前から準備する必要があるのですごく労力がかかります。

そのことも踏まえ、社員全員で協力して移転の準備を行いましょう。

また、それぞれの業者選びも大変ですよね。

オフィ助では、コピー機や電話機などのOA機器・セキュリティ機器・家具などを合わせてご提案できます。

さらにオフィスの移転も行っているので、OA機器・セキュリティ機器・家具の手配と移転作業を1つにまとめることができ、業者を一つ一つ探す手間がなくなります！

さらにさらに、コピー機をリースで利用することで、初期費用も抑えることができるのです♪

「初期費用を安くしたい」

「１つ１つ業者を探すのは面倒」

という方は、ぜひオフィ助をご利用ください。

メールでも電話でも、ご連絡お待ちしております。