複合機・コピー機には「法定耐用年数」が設定されている、という話を耳にしたことはないでしょうか。
「法定耐用年数って何？」
「耐用年数を過ぎてしまったら、もう使えないの？」
と心配になりますよね。
実際、オフィ助にも法定耐用年数に関するお問い合わせ・質問がたくさん寄せられていて、気になる方が大勢いらっしゃるのは間違いありません。
そこで今回は、複合機・コピー機の法定耐用年数とは一体何なのか、どうやって定められているのか、リース契約との関係などを詳しく解説していきます。
この記事を読むことで、複合機・コピー機の法定耐用年数のことを深く理解し、複合機・コピー機選びやリース契約期間の目安などに役立てられるので、これからオフィスに導入しようと考えている方はぜひ参考にしてくださいね。
複合機・コピー機の法定耐用年数は5年
結論から言えば、複合機・コピー機の耐用年数は「5年」です。
複合機・コピー機の寿命は印刷枚数300万枚が目安のひとつとなっていて、これを基準に5年が算出される仕組みになっています。
つまり、新品の複合機・コピー機を導入したら法定耐用年数は5年に設定され、購入した場合は5年に渡って減価償却できると覚えておけばOKです。
しかし、法定耐用年数＝寿命ではないので、5年以上経つと使えなくなるわけではありませんので、安心してください。
中古の耐用年数については後述する「複合機・コピー機の耐用年数は中古だと何年？」で解説しているので、そちらを参考にしてください。
ここからは、「法定耐用年数」についての基本知識を覚えてきましょう。
法定耐用年数とは？
法定耐用年数は、”減価償却資産の法定上で定められた使用可能な期間のこと”です。
複合機・コピー機を始めとした機器はそれぞれに耐用年数が異なり、正確に見積もるのはほぼ不可能です。
そこで、税法で各種機械の減価償却資産を細かく分類することで、大まかな耐用年数を設定しているというわけです。
尚、この年数は法人会計処理において、新品機器の減価償却が可能な期間として用いられます。
また、法定耐用年数5年というのは、新品の複合機・コピー機の場合です。
キレイであっても中古品の場合は法定耐用年数が5年以下になるので、事前に確認しておきましょう。
法定耐用年数を超えたら使えない？
複合機・コピー機の耐用年数が5年だからといって、その期間を過ぎたら使えなくなるというわけではありません。
確かに、5年間は正常に機能するように部品や質を考えて作られているため、「耐用年数の5年」というのは複合機・コピー機の寿命の目安にはなります。
しかし、5年以上利用し続けても全く問題ないので、メンテナンスを行うなど、大事に使ってあげたいものです。
使い方にもよりますが、耐用年数の2倍、3倍と長く使い続けている企業もたくさんあります。
逆に法定耐用年数に満たないうちに故障してしまうケースも…。
複合機・コピー機の寿命は、印刷枚数も大きく関係してきます。
平均的な寿命は印刷枚数が300枚以上になったら来ると言われているので、印刷枚数が多い会社は耐用年数を迎える前に寿命が来てしまう可能性も高いです。
また、印刷枚数が多くなくても、メンテナンスを怠ったり湿気が多いなど非適切な環境に置くことで寿命が短くなる場合もあります。
その場合は減価償却による税金の軽減が適用されず、余計な税金の支払いが発生するので、オフィスにとって損失となる可能性が考えられます。
そうならないためにも、
- 必要なメンテナンスを行う
- 過度な使用を避ける
- オフィスに合わせた機種を選ぶ
- 適度な温度・湿度の場所に置く
といった工夫が必要になるでしょう。
コピー機販売会社でのリース期間は3~7年
コピー機販売会社でのリース期間は3~7年と幅があり、耐用年数である5年を超えて期間を設定することもできます。
これは、リース期間を5年までにしてしまうと毎月の負担が結構重いので、6，7年で組めた方がお客様の毎月の負担が減るという理由で幅広く設定されているのです。
オフィ助では6年で契約しているお客様がほとんどです。
各リース期間のメリットデメリット、リース期間を選ぶポイントを下記記事で紹介しているので、良ければ
確認していってください♪
複合機・コピー機の「減価償却率」って？
複合機・コピー機は事業資産である「減価償却資産」に該当すると税法上で定められています。
そのため、減価償却率に従った必要経費を計上しなくてはなりません。
そこで必要になるのが、ここまでに紹介してきた「法定耐用年数」です。
ここからは複合機・コピー機の減価償却に関する次の3つのポイントを紹介していきます。
- 減価償却とはどういうものか
- 減価償却率の計算方法
- 少額減価償却資産の特例について
減価償却率についての基本知識なので、基礎として覚えておきましょう！
そもそも減価償却とは？
減価償却は事業にかかった費用を全額計上するのではなく、耐用年数に応じて分割して計上する考え方です。
例えば複合機・コピー機に50万円の費用がかかったとしましょう。
上で説明したように、複合機・コピー機の耐用年数は5年です。
そのため、最初の年に50万円を計上するのではなく、費用を5年分に分けて毎年10万円ずつ、分割して計上する、といった具合になります。
このように、長期的に使用するために支払った費用は、最初に全額を計上するのではなく、使用年数に応じた費用を少しずつ計上するべきだという考え方が「減価償却」です。
この減価償却がなければ、機器を購入した年は購入費の分だけ赤字になり、翌年以降は購入費の分だけ黒字になる…といった正確な損益を算出するのが難しくなってしまいますよね。
複合機・コピー機は長期に渡って使用し続ける資産なので「減価償却の対象」と覚えておきましょう。
減価償却率の計算方法
減価償却率は次の2つの計算方法が用いられています。
- 定額法
- 定率法
それでは各計算方法を詳しく解説しましょう。
①定額法
定額法は毎年一定額を償却するための計算方法です。
計算式は「(取得価格-残存価格)×定額法償却率」になります。
残存価格は資産を処分する際の見込額で、通常は取得価格×10％で計算。
複合機・コピー機の耐用年数は5年になるため、定額法償却率は「0.2」です。
これを踏まえ、仮に100万円の複合機・コピー機を購入した場合だと…
（100万円-10万円）×0.2＝18万円
これが年間の償却金額となります。
もし年度途中で購入したときは、18万円を使用した月数で割り出せばOKです。仮に6ヶ月間使用したなら…
18万円×6ヶ月÷12ヶ月＝9万円
になります。
定額法は計算が分かりやすいという特長があります。
②定率法
定率法は初年度の償却費が高くなり、年々減っていく計算方法です。
計算式は「(取得価格-前年度までの減価償却費の累計額)×定率法償却率」になります。
定率法の償却率は「0.5」。
これを踏まえて100万円の複合機・コピー機を購入したケースで計算すると…
| 1年目 | （100万円-0）×0.5＝50万円 |
|---|---|
| 2年目 | （100万円-50万円）×0.5＝25万円 |
| 3年目 | （100万円-75万円※）×0.5＝12.5万円 |
※(1年目)50万円＋(2年目)25円＝75万円
といったように、年々金額が減少します。
定額法と定率法のどっちを選べば良い？
大きな利益がすぐに上がる見込みがない場合は、定率法を採用すると赤字に陥る可能性があり、出資者や銀行の評価が悪くなる可能性があります。
もし当てはまるなら「定額法」を選んだほうが良いでしょう。
一方で大きな利益が出て税金が高すぎる場合は、定率法を選ぶことで節税効果が見込めるケースもあります。
定額法で減価償却費を計上している場合のみ定率法に変更できるので、どちらにしようか悩んでいるなら「定額法」を選んだ方が、後々便利だと思います！
中小企業に朗報！「少額減価償却資産の特例」で節税しよう
「少額減価償却資産の特例」とは、資本金の少ない中小企業に認められる特例で、購入額が30万円未満の少額減価償却資産を取得した際、合計額300万円を限度として、その全額を損金とすることができるというものです。
損金処理をすることで課税対象外となるので、企業利益が上がるのがメリットです。
青色申告(不動産・事業・山林のいずれかの所得がある人で、納税地の所轄税務署長の承認を受けた人ができる申告)をする個人事業主であれば、1個または1組あたり30万円未満の少額減価償却資産を購入・使用開始した年に一括して経費計上することができます。
対象者は、
- 青色申告をしている法人
- 適用除外事業者に該当しない中小企業者または農業協同組合等に該当すること
- 従業員数が500人以下(令和2年改正)
- 連結法人に該当しないこと
- の全てに当てはまる企業です。
青色申告の申請を行っていない白色申告者の場合、10万円未満の少額減価償却資産しか一括計上できないので注意が必要です。
10万円を超える少額減価償却資産については、固定資産として計上した上で何年もかけて減価償却として経費計上していく必要があるのです。
節税できる良い制度なので、条件に当てはまる方はぜひ活用して下さい！
複合機・コピー機の「リース契約」と「耐用年数」の関係
ここまでに紹介してきたように、複合機・コピー機の法定耐用年数は「5年」と定められています。
つまり法的に「複合機・コピー機は5年を目安に使い続けられる」と見積もられていて、この考え方はリースにも反映されることが多いです。
多くのリース会社が5年のリース期間を設けているのはこういった背景があるからなんですね。
しかし5年未満でも、5年以上でも契約することができます。
それではそれぞれのメリット・デメリットを考えてみましょう。
5年以上で契約した場合
・分割回数が増えるので、月額費を抑えられる
・長期に渡って複合機・コピー機を使い続けられる
・リース契約途中で入れ替えをしなくてはならなく
なった場合の残債が多くなる
・リース期間中に耐用枚数を超える可能性がある
リース契約は保守契約によって、無料で修理が受けられます。
しかし、頻繁に故障するとオフィスの生産性が落ちるなど業務に支障をきたす可能性も。
「印刷頻度は少ないし、できるだけ月々の費用を抑えたい！」という方は5年以上のリース契約を検討してみると良いでしょう。
5年未満で契約した場合
・故障、経年劣化のリスクが下がる
・最新機種の複合機・コピー機を利用しやすい
・月々のリース代が高くつく
例えば3年のリース期間で契約すれば、分割回数が少なくなる（36ヶ月）ので月々の支払額が高額になってしまいます。
しかし短いスパンで複合機・コピー機の入れ替えができるため、最新モデルを導入しやすいのが大きなメリットといえるでしょう。
使用頻度が高いオフィスや、高画質なプリントが必要なオフィスは検討してみてはいかがでしょうか。
複合機・コピー機の耐用年数は中古だと何年？
複合機・コピー機の耐用年数は、基本的に新品を対象に設定されていますが、中古品だからといって除外されるわけではありません。
中古は製造年月日から耐用年数を見積もるのが一般的です。
耐用年数の計算は次の2ケースが挙げられます。
- 法定耐用年数を超過している場合
- 法定耐用年数を一部だけ超過している場合
それぞれの計算式をみてみましょう。
法定耐用年数を超過している場合
製造年月日から起算して、法定耐用年数を超過している場合は「法定耐用年数の20％」が耐用年数として見積もられます。
複合機・コピー機の耐用年数は5年なので…
となります。
法定耐用年数を一部だけ超過している場合
法定耐用年数から経過年数を差し引いた数に、「経過年数の20％」の数字を足したものが耐用年数の見積もり数になります。
仮に製造年月日から2年経過しているなら…
3年+（2年×20％）＝3年4ヶ月
が見積もり耐用年数になります。
中古複合機でのリースを考えている人は、以上の事を踏まえて検討してみてくださいね♪
まとめ
今回は複合機・コピー機の法定耐用年数や減価償却率の計算方法、リースとの関係などを紹介しました。
最後にもう一度、法定耐用年数・減価償却についておさらいすると…
- 複合機・コピー機の法定耐用年数は5年
- 5年を過ぎたからといって使えないわけではない
- 複合機・コピー機のリースは法定耐用年数をもとに、5年契約が用意されていることが多い
- 減価償却の計算方法には「定額法」と「定率法」があり、すぐに利益が見込めない場合は定額法、見込める場合は定率法で計算するのがおススメ
の4つが挙げられます。
「複合機・コピー機にも耐用年数があるの？」
「中古品の場合、どうやって計算すれば良いの？」
と気になっている方は、ぜひこの記事を参考に、どんな複合機・コピー機を選べば良いのか検討してみてくださいね。
オフィ助は法定耐用年数に関する悩みやリースについての相談も受け付けております。
耐用年数についてよく分からないことがあったり、オフィスに合わせたベストな複合機・コピー機の導入を希望される方は、ぜひお気軽にオフィ助までご相談ください！
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