SNSの利用やスマホでの在庫の管理などといった、さまざまな方法でビジネスシーンでもスマホを活用している企業も多くあります。
スマホを上手に活用することによって、ビジネスの幅を広げることにもつながっていますよね。
しかし、社内の複合機・コピー機とスマホを連携させることによって、より仕事を効率化することができることを知らない人も多いです。
そのため、
「複合機スマホを連携させて使用できる役立つ機能って？」
「スマホと複合機を連携させたいんだけど、どうすればいい？」
といった声も多くあります。
そこで今回は、複合機・コピー機とスマホを連携することで活躍する機能や、どうすれば連携できるのかなど詳しくご紹介します。
これを読めば、スマホを活用するだけで仕事の効率を上げることができるので、ぜひ読み進めて参考にしてくださいね。
複合機・コピー機とスマホの連携がビジネスシーンで大活躍
仕事で使用することも多いスマホは、複合機・コピー機と連携させることによって活用方法が広がります。
例えば、外出先でもFAXの内容が確認できたり、スマホで撮影した写真を複合機で印刷できたりと、仕事をより効率的に行えるようになるのです！
「スマホと複合機・コピー機を連携させるのは難しいのでは？」
と思われる方も多いですが、簡単に連携が可能なので、これからのビジネスシーンではなくてはならない活用法になるでしょう。
ただし、スマホと複合機・コピー機を連携させるには、ワイヤレスでの対応が必須になるのでお話しします。
スマホと連携するには複合機・コピー機のワイヤレス化が必須！
スマホと複合機・コピー機を連携する条件として、機器本体がワイヤレスに対応している必要があります。
ワイヤレス対応できる複合機・コピー機は、以下のとおり。
- 複合機・コピー機本体にWi-Fi機能が搭載されている機種
- オプション追加で無線対応できるようになる機種
近年では複合機・コピー機のワイヤレス化は主流になっているため、最新機種であれば問題なくスマホと連携できるでしょう。
ワイヤレス化していない複合機・コピー機の場合は、後述する「忘れちゃいけない！複合機・コピー機をワイヤレス化する3つの方法」を確認してみてくださいね。
複合機・コピー機とスマホの連携で役立つ3つの便利機能
スマホの上手な活用方法の中には、複合機・コピー機と連携させることによって、より仕事の効率化を図ることが可能です。
そこで、スマホと連携させることによって活用できる便利なポイントを3つご紹介しましょう。
1. コピー機でスキャンした内容をスマホで読み込める
複合機・コピー機と連携させることによって、会議の資料や取引先の情報など、複合機でスキャンした文書を
スマホで確認することができます。
重たい資料や確認しなくてはいけない文書を、わざわざ持ち運んで外勤に出る必要はありません。
また、必要な資料をスキャンしてスマホで確認できるようにしておくことで、大切なときにいつでも閲覧することが可能です。
2. スマホで撮影した写真を直接印刷できる
例えば、資料のひとつとして写真を添付したい、外出先で必要な写真を撮ったなどといった場合、カメラを持ち歩いていなくても、スマホ一つで撮影から複合機・コピー機での印刷までが可能です。
今までは、スマホで撮影後、一度パソコンへ取り込んでから複合機・コピー機での印刷が主流でした。
しかし、スマホと複合機・コピー機を連携させることによって、わざわざパソコンに取り込む必要がないため、手間も省くことができます。
3. 複合機でスキャンしたデータをクラウド上で管理できる
メーカー・機種によって複合機・コピー機でスキャンした文書などは、クラウド上で保管することも可能です。
そのため、
- 1つの資料を複数の社員と確認する
- スマホだけではなくタブレットで確認する
といったことも可能です。
スキャンした膨大な資料をスマホに保存してしまっては、スマホの容量は持ちませんよね。
クラウド管理することによって、スマホの容量を気にすることなくスキャンした資料の閲覧が可能です。
複合機・コピー機のスマホ連携は各メーカーの専用アプリが必須
スマホを複合機と連携させて使用するには、専用のアプリをダウンロードする必要があります。
アプリは、各メーカー・機種によって異なり、主な複合機・コピー機3社のアプリを次の表にまとめたので参考にしてください。
| シャープ | PrintSmash |
|---|---|
| 京セラ | KYOCERA Mobile Print |
| 富士フイルムビジネスイノベーション※ | Fuji Xerox Print Utility |
※旧富士ゼロックスのこと。通称「富士フイルムBI」
この3社は、iPhone・Androidどちらにも対応したアプリを提供しています。
iPhoneユーザーは「Airprint」でも対応できる
iPhoneユーザーであれば、iOS端末と複合機・コピー機を無線LANで接続し、写真や文書などを印刷することができる「Airprint」の使用も可能です。
Airprintは専用のアプリをダウンロードする必要はありませんが、複合機・コピー機がAirprintに対応していなければ印刷できないので注意しましょう。
また、印刷用紙は写真印刷であればL判、文書・WEB印刷であればA4のどちらかに自動で決められてしまうため、用途が限られてしまうという難点もあるので覚えておいてくださいね。
忘れちゃいけない！複合機・コピー機をワイヤレス化する3つの方法
複合機・コピー機がワイヤレスに対応することによってオフィスがスッキリするだけではなく、場所にとらわれずに複合機が活用できるなどメリットがあります。
そこで、複合機・コピー機をワイヤレス化にする方法について解説していきましょう。
1. 無線LANルーターと複合機・コピー機を接続する
ワイヤレス化の方法の一つとして、無線LANルーターを活用する方法があります。
オフィスに無線LANルーターを設置することによって、パソコンを移動しても回線のコードをつなげずにインターネットを利用している会社が多いですよね。
この無線LANルーターに複合機・コピー機を接続することによって、パソコンと同じようにワイヤレスで利用できるようになります。
複合機・コピー機をワイヤレス化にするには、無線LANルーターを使用するのが一般的な方法です。
電波の流れとしては、次のようになります。
インターネット回線 ➡ 無線LANアクセスポイント ➡ パソコン・スマホ・複合機
スマホ ➡ 無線LANアクセスポイント ➡ 複合機・コピー機（無線LANアダプタで情報を受信）
スマホから出た情報を無線LANが受け取り、複合機へ送ることによって印刷をすることが可能になります。
そのため、複合機・コピー機が無線LANに対応していなければ、スマホからの印刷ができないので注意しましょう。
また、無線LANアクセスポイントは複数の人が同時に使用することができるので、複合機の使用人数が多い職場に最適といえます。
オプションで無線LAN接続が可能になるメーカー・機種も多いので確認してみてくださいね。
2. Wi-Fiダイレクトを利用する
Wi-Fiダイレクトとは、無線LANルーターを使用せずWi-Fi対応のパソコンやスマホなどと複合機をつなげる方法です。
スマホは基本的にWi-Fi対応なので特に気にする必要がありませんが、複合機を利用する場合はWi-Fi対応の機種であることが前提になります。
社内が無線LAN環境にない場合、無線LANを設置しなくてもWi-Fiダイレクトを利用するとスマホから印刷が可能なのでおすすめですよ。
3. アドホックモードを使う
アドホックモードとは無線LANのひとつで、1対1で無線通信を行うときに使う無線LANのモードになります。
つまり、
スマホ ➡ 複合機・コピー機
といったダイレクトに情報を受け取ることで、印刷などを行うことができます。
Wi-Fiダイレクトと似ていますが、イメージとしては、昔あった携帯電話の赤外線と同じ感覚です。
そのため、アドホックモードを使って複合機で印刷をする場合は、1人しか対応することができないので注意しましょう。
また、アドホックモードには、複合機・コピー機が無線LANに対応した機種であることが必要です。
無線LAN機能については、メーカー・機種によっては初めから付いているものもありますが、オプションで付帯させる必要があるものが多いので覚えておきましょう。
スマホ連携で選ぶなら富士フイルムBI「DocuCentre-VI C4471」に注目
スマホとの連携を考えている場合、つなげる方法が幅広い方が使い勝手がいいです。
富士フイルムBIの「DocuCentre-VI C4471」は、多用な働き方に合わせ一人一人の社員がパフォーマンス能力を発揮できることを一番に考えられた機種です。
そのため、次の3つの接続方法を選んで利用することが可能です。
- 無線LAN接続
- Airprint
- Wi-Fiダイレクト
さっと印刷したいときは、iPhoneユーザーであればAirprintを使用する、用紙の大きさなども指定したい場合は無線LANを利用するなど用途に分けて印刷できるのも、複数の接続に対応した強みです。
ただ、無線LANキットはオプションで付帯させることになるので、有料です。
Print Utilityアプリが必要になるため、ダウンロードしましょう。
Air printのみを使用する場合は、アプリは必要ありません！
Wi-Fiダイレクトは、社外の人や個人のモバイル端末などにゃないのネット環境を利用できない場合でも、無線LANコンバーターを経由して複合機と直接接続することができます。
その他にも、クラウド連携・素早い認証・省エネなど、たくさんのメリットを持ち合わせたDocuCentre-VI C4471を導入してみてはいかがでしょうか。
オフィ助では「DocuCentre-VI C4471」のリースも受付中
「すぐにでも買い替えたいけど、初期費用が高くて即決できない…」といった場合は、オフィ助にお任せください。
オフィ助では、スマホと連携できる複合機・コピー機のリースも提案させていただいています。
もちろんDocuCentre-VI C4471のリース契約も対応していますので、お客様のご要望と合わせて最適の1台をご紹介させていただきますよ。
ぜひ、以下のオフィ助公式サイトをチェックしてみてくださいね！
まとめ
いかがでしたか。
今回は、スマホと連携して複合機・コピー機を活用することで使える機能や、複合機との接続の方法についてなど詳しくご紹介しました。
覚えておいてほしいポイントとしては、次の3つがあります。
- スマホと複合機を連携させると、スマホから直接印刷・スキャンした文書の確認などが可能
- スマホと複合機を連携させるには、ワイヤレス対応した複合機が必要
- できるだけ多くの連携方法に対応した機種の方が、多彩に活用できる
「スマホを使って、もっと複合機を活用したい」
「もっと効率よく仕事をしたい」
といった方は、この記事を参考に複合機とスマホを連携を実践してみてはいかがでしょうか。
オフィ助では、複合機・コピー機の活用方法もお話しさせていただいています。
複合機が持つ機能を活用することで、より仕事の効率化を図ることも可能です。
今ご使用の複合機についてでもかまいません。
以下まで、お気軽にお問い合わせくださいね♪
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