請求書は、取引が発生したら必ず必要になる書類です。
そのため、少しでも作業を短縮することができれば他のことに時間を割くことができ、作業効率化につながります。
ここでは、請求書作成作業を効率化するための請求書作成ツールについて、選び方やおすすめのものを紹介していきたいと思います。
請求書作成ツールとは
請求書の作成から送付までの作業を簡略化してくれるツールのことです。
あらかじめ用意されたテンプレートに情報を入力していくだけで請求書を作ることができるので、作業の短縮につながります。
また、作成だけでなくメール送信や郵送・管理まで行ってくれるツールが多いので、請求書作成後の作業や保管の手間も減るという特徴があります。
請求書作成ツールの主な機能
請求書作成ツールの主な機能としては、以下のものが挙げられます。
- 請求書・納品書などの帳票作成
- 取引先・自社情報の自動入力
- 請求書送付代行
- 売上レポート作成
- 作成書類の管理
- 会計ツールなどとの連携機能
請求書作成に関する機能が多く搭載されているので、ツールを入れることで作業効率が大きく向上するでしょう。
請求書作成ツールを使うメリット
業務の効率化
一番のメリットはやはり、請求書作成業務の手間が削減できることでしょう。
請求書を手作業やエクセルで作成するのはかなり時間がかかると思います。
しかし、請求書作成ツールではテンプレートが用意されているので、入力するだけで簡単に作成できます。
パソコン上で入力するため、情報の削除や編集も簡単に行えるところもメリットです。
ペーパーレス化の促進
請求書作成ツールを使うことで、今まで手入力していた場合は書類管理を電子化できます。
紙での処理がなくなるためペーパーレス化を進めることができ、営業や経理の手間を削減するだけでなく社内業務の電子化を進めて作業工程を短縮することにもつながるでしょう。
コスト削減
請求書の作成・発送コストを削減することにつながります。
請求書を紙で作成していたらその印刷代や封筒代・郵送費用など紙でやりとりすることで無駄なコストがかかってしまいます。
請求書作成ツールを利用することで請求書をデータで送れるようになるので、印刷費や郵送などのコストがなくなります。
コスト削減につながる上に作成後すぐに送ることができ、時間ロスもなくなります。
セキュリティ強化につながる
紙で作成していると、紛失リスクや汚してしまうリスクがあります。
また、印刷時に取り違いが起きて情報流出してしまう可能性もあります。
ツールを使うことでデータとしてツール内に安全に保管できるので、紛失・汚れ・取り違いのリスクがありません。
データとして保管してあれば検索してすぐに取り出すことも可能となり、保管に関してのメリットも多いのです。
電子帳簿保存法に対応できる
電子帳簿保存法とは、国税関係の書類を電子データとして保存することを認める法律のことです。
ペーパーレス化や電子化を促進するための法律であり、電子データで送られたものは電子データとして保管することが義務付けられています。
請求書作成ツールを導入していれば、この電子帳簿保存法にも自動で対応してくれるので対応の準備をする手間を省くことができます。
営業と経理の方の負担を減らすためにも、社内のデジタル化を促進するためにも、ツールの導入を進めていきましょう！
請求書作成ツールの選び方
では、請求書作成ツールはどのように選べばいいのでしょうか。
選び方を知っていきましょう。
ほしい機能はついているか
書類作成や管理などの基本的機能はどのツールも標準搭載されていると思います。
しかし、書類送信代行や売上レポート作成などの機能はツールによってはついておらず、追加料金が必要な場合もあります。
ほしい機能が標準搭載されているか最初に確認しましょう。
機能が多すぎても使い切れないと思うので、どの従業員でもスムーズに使うことができるものを選んでください。
料金は許容範囲内か
やはり料金は重要ですよね。
ツールを選ぶ前に予算を決め、その範囲内の料金に収まっているツールを選びましょう。
複数のツールの機能と料金を比較して、一番理想に近いものを選びましょう。
無料お試し期間はあるか
ツールの中には無料お試しができるものもあります。
お試しができると実際の使用感が分かるので、自社に合っている製品かどうかをしっかり確認できます。
機能の使用感や画面の使いやすさなど、説明だけではわからない部分を実際に体験できるのは大きなメリットですよね。
もし気になるツールで無料お試しができる場合は、必ず申し込むようにしてください。
サポート体制はしっかりしているか
ツールの導入が初めての場合は特に、サポート体制が整っているものを選ぶことをおすすめします。
メールやチャットだけでなく電話サポートもあれば、緊急でトラブルに見舞われた際もすぐに対応してもらえます。
また、設定サポートやマニュアルがあれば、導入時の設定もスムーズに行えます。
ITツールに疎い従業員が少しでもいる場合は、サポート面も重視して選びましょう。
使っているツールと連携できるか
現在利用している会計ツールやSFAなどがある場合は、それらと連携できる請求書作成ツールを選びましょう。
普段から使っているツールと連携することで、情報入力を短縮できたりデータの蓄積がより簡単になったりとメリットが多いです。
さらなる作業短縮になるので、ぜひ連携できるツールも確認してください。
【無料・有料】おすすめの作成ツール４選
Misoca(無料プランあり)
請求書・納品書・見積書などをテンプレートで簡単に作成できるツールで、企業だけでなく個人事業主やフリーランスにもおすすめです。
ITレビューで優れた製品に送られるLeader賞を2022年春に受賞しており、実際の使い勝手の良さも証明されています。
シンプルな操作画面でありながら、ほしい機能をしっかり搭載しているおすすめの請求書作成ツールです。
インボイス制度と電子帳簿保存法にも対応しているため、安心してご利用いただけます。
無料プランからお試しができて、有料プランは利用開始から1年間は無料で利用できるそうなので、まずは試していてはいかがでしょうか。
| 主な機能 | ・テンプレート作成(請求書/納品書/見積書) ・請求書の自動作成予約 ・一括作成 ・送付(郵送/メール/PFDダウンロード) ・売上レポート ・ステータス・受注管理 ・代金回収機能 ・取引書類のデータ保存 |
| 他ツール連携 | 弥生会計/やよいの青色申告/弥生会計オンライン/やよいの青色オンライン/やよいの白色オンライン等 |
| 対応端末 | PC(Windows/Mac)・スマートフォン(iPhone/android)・iPad |
| 無料プラン | プラン15 | プラン100 |
| 試したい人向け | 小規模の法人向け | 複数人で管理したい法人向け |
| 0円 | 8000円/年 | 30000円/年 |
| － | 1年間無料 | 1年間無料 |
MFクラウド請求書
MFクラウド請求書は、経費や会計システムなど、金融関係のウェブサービスを提供しているマネーフォワードの請求書作成ツールです。
こちらも請求書・納品書・見積書を簡単に作成することができ、郵送やメール送付もワンクリックで行えて作業効率アップにつながります。
同じマネーフォワード製品の「クラウド会計・確定申告」と連携することで、請求書の情報を自動反映してくれます。
こちらもインボイス制度と電子帳簿保存法に対応しているので安心してご利用いただけます。
また、法人向けだけでなく個人向けのプランも用意されているので、個人事業主やフリーランスの方にもおすすめです。
メンバーに応じた権限管理もできるので、情報漏えい防止にもつながります。
ただ今インボイス制度応援キャンペーンとして、2023年3月31日まで1年間無料でクラウド請求書が利用できるキャンペーンを行っているそうです。
使える機能は制限されていますが、試しに利用してみてはいかがでしょうか。
| 主な機能 | ・書類作成(請求書/納品書/見積書/領収書) ・定期的な請求書自動発行 ・取引先・品目の自動入力 ・送付(郵送/メール/PDFダウンロード) ・一括作成/送信/郵送 ・検索機能 ・売上レポート ・未入金アラート |
| 他ツール連携 | kintone/Senses/Zoho/VONE/クラウド会計・確定申告 |
| 対応端末 | PC(Windows/Mac) |
初期費用：0円
| 個人向け | ||
| パーソナルミニ | パーソナル | パーソナルプラス |
| 副業で確定申告が必要な方 | 自営業・個人事業主として確定申告が必要な方 | 確定申告のやり方に不安があり電話サポートを受けたい方 |
| 800円/月(年額) | 980円/月(年額) | 2980円/月(年額) |
| 1か月無料 | 1か月無料 | 1か月無料 |
| 法人向け | ||
| スモールビジネス | ビジネス | IOP準備中 |
| 小規模事業者向け | 中小企業向け | 中堅～上場企業向け |
| 2980円/月(年額) | 4980円/月(年額) | 要問合せ |
| 1か月無料 | 1か月無料 | － |
INVOY(無料プランあり)
INVOYは、請求書発行から入出金管理までの作業を簡単にしてくれる請求書作成ツールで、現在90,000ユーザーを突破しています。
請求書発行の必要最低限の機能を無料で利用できるため、「まずは請求書作成ツールの使い勝手を知りたい」「請求書の数が少ないので、必要最低限の機能でいい」という方におすすめです。
シンプルな画面で操作がしやすく、発行から管理までできるので他社のツールと比べても優れています。
無料プランでありながら無制限で使える機能も多いので、コスト面を一番に重視する企業はぜひ使ってみてほしいです。
なお、インボイス制度に対応済みです。
| 主な機能 | ・請求書発行 ・書類作成(請求書/発注書/納品書/領収書) ・自動作成予約 ・送付(郵送/メール) ・受取請求書の自動データ化 ・取引先管理 ・権限管理 【以下Standardプランのみ】 ・口座自動連係 ・資金繰り表 |
| 他ツール連携 | freee会計/マネーフォワード会計/弥生会計 |
| 対応端末 | PC(Windows/Mac)・スマートフォン(アプリはなし) |
| Free | Standard |
| まずは1人で請求書管理を行う方向け | 請求管理や入出金管理を効率化したい方向け |
| 0円 | 9800円/年 |
| ― | 利用開始月の月末まで無料お試しが可能 |
MakeLeaps(無料プランあり)
MakeLeaps(メイクリープス)は2019年にグッドデザイン賞を受賞しており、シンプルで見やすい操作画面に定評があります。
導入社数も4000社を突破しており、東急リゾーツやGMOなどの大手企業も利用しているツールです。
請求書作成から管理まで一貫して行うことができ、テンプレートに沿った情報入力で簡単に書類作成ができます。
英語書類や外貨にも対応しているので、海外とのやりとりがある場合もスムーズな書類発行・送付が行えます。
高度なセキュリティ対策も行っているので、データを安全に管理できます。
また、IT導入補助金の対象ツールに認定されたため、MakeLeapsを導入して手続きを行えば、最大で導入費用の3/4まで補助金をもらうことができるのもメリットです。
2022年の分は締め切られてしまいましたが、2023年に新しく募集がかけられると思うのでチェックしてください。
インボイス制度と電子帳簿保存法にも対応しているので安心してご利用いただけます。
| 主な機能 | ・書類作成(請求書/納品書/見積書/注文書等計9種類対応) ・作成予約 ・外貨・バイリンガル対応 ・送付(郵送/メール/PDF一括送付) ・売上レポート ・口座連携 ・権限/操作履歴管理 |
| 他ツール連携 | kintone/RICOH証憑電子保存サービス/PCA商魂・OBC商奉行/勘定奉行/PCA会計DX/slack/セールスフォース |
| 対応端末 | PC(Windows/Mac)・スマートフォン(iPhone/android)・iPad |
| 無料プラン | 個人プラン | 法人プラン | エンタープライズプラン |
| お試し | 小規模 | 中規模 | 大規模 |
| 0円 | 500円/月/ユーザー | 800円/月/ユーザー | 25000/月/社 |
30日の無料トライアルあり。すべての機能をお使いいただけます。
請求書作成ツールを使って作業効率を上げよう♪
請求書作成・管理業務がなくなることはありません。
しかし、紙媒体でやりとりをするのは手間ですし、営業や経理の方の負担も大きくなってしまいます。
働き方改革の観点からもよくないですよね。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法においても、電子化を進めることで煩雑になりがちな請求書作成作業をまとめて行えて管理も楽になります。
記入ミスや仕分けミスもなくなっていいこと尽くめです。
作業効率を上げて社内の働き方改革を促進するためにも、自社にあった請求書作成ツールを導入しましょう！
その他、オフィ助でも取り扱っており社内で使える便利なツールについて紹介しているので、下の記事も参考にしてもっと作業効率化を図りましょう♪
オフィス関連商品ならオフィ助にお任せ！
オフィ助では、
- コピー機
- ビジネスフォン
- セキュリティソフト
- 回線
- 防犯カメラ
など、オフィス関連の商品を多数取り扱っています。
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