バーチャルオフィスというサービスをご存じでしょうか。
住所を貸すサービスのことですが、あまりよく知らない人も多いと思います。
登記住所にも使えるのか気になりますよね。
今回は、バーチャルオフィスについて紹介していこうと思います。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、実際にオフィスを借りなくても住所や電話番号を借りることができる住所貸しサービスのことです。
事務所の機能のみを借りることができるので、オフィスを構える初期費用を抑えることができます。
仕組み
バーチャルオフィスで住所を契約して借りたら、その住所を事務所の住所として会社登記したり、名刺やインターネットで会社住所として記載したりできます。
そうなると、郵便物はバーチャルオフィスの方に届くことになりますが、バーチャルオフィス事業者が郵便物を代わりに受け取ってくれてそれを転送してくれるので安心です。
バーチャルオフィスのサービス内容
バーチャルオフィスのサービスは、基本サービスと有料オプションサービスに分かれます。
それぞれどんなサービスなのか見ていきましょう。
基本サービス
- 郵便物の受け取り・転送
- 電話番号の貸し出し
- FAX番号の貸し出し
- 会議スペースのレンタル
- 受付対応、電話秘書代行
有料オプションサービス
- 法人登記代行
- 経理、労務に関するサポート
- 補助金、助成金申し込みサポート
違法にはならないの？
バーチャルオフィス自体は違法にはなりません。
バーチャルオフィスの違法性が囁かれているのは、犯罪に使われた過去があるからです。
実際の住所ではないので架空会社の住所として使われたり、詐欺集団に悪用されたりしたこともあるようです。
利用者が違法行為を行うと知っていて住所を貸した場合は違法になる恐れがありますが、通常の住所を貸すという行為自体は違法ではないので安心してください。
なお、業種によってはバーチャルオフィスだと営業許可が下りないものもあります。
- 人材派遣
- 探偵
- 風俗
- 不動産
- 建設業
- 士業
などの業種は、実際に施錠の出来る事務所を借りる必要があります。
バーチャルオフィスを利用するメリット・デメリット
バーチャルオフィスを利用するメリット・デメリットを知っていきましょう。
借りようか検討している人にとっては判断材料になるので、ぜひ参考にしてください。
メリット
初期費用を抑えられる
バーチャルオフィスでは、実際に事務所を借りるわけではないので初期費用を抑えることができます。
事務所を探したりリフォームしたり配線したりと、実際に借りるとかなりのお金がかかるので、個人で会社を立ち上げたい場合などまとまった資金がない場合にバーチャルオフィスは役立ちます。
短期間で事務所を借りられる
実際の事務所の契約とは違い、バーチャルオフィスは短期間で住所を利用することができます。
必要な書類を揃えれば、最短即日で利用できるようです。
住所登録を急いでいる場合にもおすすめです。
自宅住所を公開する必要がなくなる
作業場所が自宅の場合、住所をインターネットや名刺に公開するのはできれば避けたいですよね。
バーチャルオフィスであれば、自宅の住所を公開せずに会社を営むことができるので、プライバシー保護に繋がります。
ただし、取引相手に実際の住所を聞かれた場合は開示が必要になるので注意してください。
一等地の住所も簡単に借りられる
渋谷や青山など、賃料が高い一等地の住所を借りることもできます。
一等地に住所があると会社の信用度も高まるため、ブランディングに役立ちます。
通常は高額な家賃が発生する場所ですが、バーチャルオフィスなら低価格で一等地の住所を借りることができます。
バーチャルオフィス利用料は経費計上できる
バーチャルオフィスの料金は経費として計上できるので、節税対策に繋がります。
デメリット
信用度が低くなる恐れがある
バーチャルオフィスでは、他の利用者と住所が被ることもあるため、住所をネット検索すると複数の会社が出てきてしまいます。
検索されるとバーチャルオフィスだと発覚してしまうため、他企業や取引先からの信用度が下がる恐れがあります。
法人口座を開設できない可能性
バーチャルオフィスは犯罪に利用されている事例があるため、銀行側も慎重になっています。
絶対に開設できないわけではありませんが、開設しにくくなることは理解しておきましょう。
もちろん、しっかり調査して信頼できる事業者だと判断されれば口座を開設できるので安心してください。
郵便の受け取りに時間がかかる
郵便物は、一度バーチャルオフィスに送られてから転送されるので、届くまでに少し時間がかかります。
郵便物の受け取りが多い、すぐに受け取らなければいけない場合が多い場合は注意が必要です。
バーチャルオフィスの利用方法
バーチャルオフィスはどうやって利用するのでしょうか。
契約の流れを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
業者探し
まずはバーチャルオフィスを提供している業者をインターネットで探します。
料金やサービス内容を比較して、お得に借りられるところを見つけましょう。
問い合わせ・来店予約
業者が決まったら問い合わせをして来店予約を行いましょう。
オフィスが写真で見た様子と違う可能性もあるので、バーチャルオフィスがどんな施設なのかを実際に確認することをおすすめします。
来店・内覧
バーチャルオフィスの外見や内装を確認します。
取引先などに実店舗を確認されることもあるので、バーチャルオフィスの雰囲気を事前に確認しておくことが重要です。
会議室のレンタルサービスがある場合は、会議室の雰囲気や設備も確認しておきましょう。
入会手続きを行う
契約プランや含まれるサービス、支払い方法や銀行口座は開設できるか、融資は受けられるかなどの疑問点をここで解消し、納得いく内容であれば契約を行います。
必要な書類を提出する
契約時に必要な書類を用意して、提出します。
- 身分証明書のコピー
- 印鑑登録証明書
- 請求書のコピー
などが必要になります。
個人の場合は住民票が、法人の場合は履歴事項全部証明書・法人登記簿謄本が必要になります。
必要な書類については事業者によって異なる場合があるため、契約前に確認してください。
審査
書類を基に審査を行います。
犯罪者収益防止法に基づいて行われるため、審査は厳格なものとなっています。
詐欺などに使われた事例があるので、犯罪防止のために厳しくなっているのです。
入金し、利用開始
審査に通過できた後は、入会費や利用料金を振り込んで利用開始となります。
すぐに利用できるところもあれば利用開始までに時間を要するところもあるので、ホームページや来店時に確認しておきましょう。
どんな人が利用している？
バーチャルオフィスは、主にどのような人が利用しているのでしょうか。
個人事業主やワンマン経営者
個人事業主や従業員を持たないワンマン経営の人です。
オフィスを持たずに自宅などで仕事をしていることが多く、自宅住所を公開することを避けるためにバーチャルオフィスを利用しています。
インターネットビジネスを運営している人
サイトやネットショップを運営していてオフィスがなくても仕事ができる人です。
こちらも自宅住所を公開するのは避けたいため、バーチャルオフィスで住所を借りてプライバシー保護に努めています。
フリーランス
フリーランスで自宅やカフェなど事務所を持たずに仕事をしている人です。
Webデザイナー・イラストレーター・エンジニアなど、手に職を持った人が多いです。
オフィスを持つ必要がなく、プライバシー保護もでき初期費用が抑えられるためバーチャルオフィスを利用しています。
起業したばかりの人
起業したばかりだと会社としての信用度が低いので、ブランディングのために一等地の住所を借りることがあります。
手間やコストも省けるので、最初はバーチャルオフィスを利用する人も多いようです。
バーチャルオフィスで法人登記はできるの？
バーチャルオフィスでも法人登記をすることができます。
法人登記簿謄本・定款・銀行口座開設などの本店所在住所欄に登記、記載ができるのです。
子会社や支店の住所としてバーチャルオフィスの住所を利用することもできます。
ただし、バーチャルオフィスの住所を使って登記する場合は、同じ社名の会社がないか確認しましょう。
同じ住所に同じ商号がある場合、法人登記することはできません。
バーチャルオフィスでは複数の会社と住所が被ることがあるので、事前に社名を確認するに必要があります。
コストを抑えつつプライバシー保護ができるので、個人事業主や企業したての人にとってとても便利なサービスなのです。
ただし、バーチャルオフィスは実店舗のない住所なので、取引先に訪問された時にオフィスがなく不信感を抱かれるリスクもあります。
それを避けるために、電話・受付対応サービスがある事業者を選んだり、事前にバーチャルオフィスであることと事情を説明したりして、不信感を抱かせないよう工夫してください。
失敗しない！バーチャルオフィスの選び方
バーチャルオフィスを提供しているところは複数あるので、どのように選べばいいか紹介していこうと思います。
立地と住所を確認する
利用できるバーチャルオフィスの立地と住所を確認しましょう。
企業の信頼度を上げるために一等地の住所を借りたい場合はなおさら、借りられる住所の範囲を確認する必要があります。
受付の対応はどうか
問い合わせをした時の対応や営業の対応に違和感がないか確認しましょう。
契約先と気が合わないとストレスにもなりますし、あまり契約したいと思いませんよね。
電話対応や受付対応サービスを提供しているならなおさら、自分の会社の信用度にも関わってくるのでしっかり見定めましょう。
どんなサービスを提供しているか
住所貸し以外にどんなサービスがついているのか最初に確認しましょう。
郵便物転送サービス、電話・受付対応サービス、会議室レンタルサービスなどがついているところもあるので、必要なサービスがついているか比較してください。
サービスが多いほど料金も上がるので、予算に合わせて選びましょう。
料金はどうか
予算を決めて、予算に収まる料金提示をしてくれるところを選びましょう。
料金だけでなく提供サービスも確認して、サービスと料金が合っているかどうか比較してください。
最低契約期間はあるか
バーチャルオフィスの中には、最低契約期間が定められているものもあります。
一度契約してしまうと、他社に乗り換えたくてもその期間までは利用し続ける必要があるので、契約前に必ず確認してください。
まとめ
今回はバーチャルオフィスを紹介しました。
個人でやっている方にとっては、バーチャルオフィスを利用するメリットが大きいため、ぜひ利用してみてください。
バーチャルオフィスを提供している事業者は多くいるので、複数社を比較してから契約に進むようにしてください。
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