年末年始は取引先に挨拶まわりをする会社が多いと思います。
しかし、新社会人や営業になりたての人は挨拶周りのマナーやどんな挨拶をすればいいのか分からなくて不安な方も多いと思います。
そこで、年末年始の挨拶まわりのマナーや挨拶の内容を紹介していきたいと思います！
ぜひ参考にしてください。
年末年始に挨拶まわりをする理由
そもそも、年末年始になると取引先に挨拶まわりをするのはなぜなのでしょうか。
挨拶まわりにはいくつかの目的があります。
- 今まで付き合いを続けてくれたお礼と今後も続けていくための儀礼
- 普段なかなか行けない顧客との繋がりを再構築する
- 実際に会うことで信頼度を高める
- 新しいビジネスに繋がる可能性を探る
このように、年末年始の挨拶まわりは人と人の繋がりを重んじる日本人ならではの儀礼なのです。
また、なかなか訪問できていなかった場合、新しく勧められる製品・サービスがある可能性も高いため、ビジネスに繋がる可能性も秘めています。
近年はメールや電話、web会議などでやりとりが完結することも多いと思いますが、やはり対面で話すと相手からの印象や対話のスムーズさが違います。
このような理由から、挨拶まわりを毎年行っている企業が多いのです。
もちろん、訪問される側が「仕事が中断される」「話すことがない」などマイナスイメージを持っている人もいます。
お客様先に負担を感じさせないよう、次の項目で挨拶まわりのマナーを知っていきましょう。
挨拶まわりをする時のマナー
事前にアポイントを取る
年末年始はどの会社も忙しくて時間を取れない場合もあるので、事前に挨拶のアポイントを取ることをおすすめします。
従来はアポイントを取らずに挨拶をしに行っていたようですが、突然来られると困る会社も多く印象が良くありません。
できればアポイントを取りましょう。
訪問は15分前後で終わらせる
やはり年末年始は忙しいため、仕事が中断されるという理由で挨拶まわりにネガティブなイメージを持っている方もいます。
相手の時間を奪ってしまうので、なるべく短めに済ませるようにしましょう。
また、アポイントを取る際に時間を伝えておくのもおすすめです。
年始は15日までに訪問する
年始の挨拶は営業開始から2,3日以内にいくようにしましょう。
しかし、予定が合わないなどで難しいようなら7日までに終わらせるのが理想です。
最低でも15日までに訪問しましょう。
また、年末の挨拶は年内最後の営業日の1週間~3日前までに行いましょう。
ロビーに入る前にコートを脱ぐ
冬なのでコートやマフラーをしている場合が多いと思いますが、上着などはロビーや玄関先で脱ぐようにしましょう。
脱いだ上着は畳んで空いている椅子の上に置くか、自分が座る椅子の背もたれや背中と椅子の隙間など邪魔にならない位置に置きましょう。
服装は清楚で落ち着いたものにする
男性はスーツでいいですが、オフィスカジュアルが標準の会社だと女性は服装に困りますよね。
原色や露出の高い服は避け、淡い色合いのワンピースやパンツスタイルが好ましいです。
考えるのが大変な場合は、スーツで行くという手もあります。
手土産は床に置かない
手土産を持っていく場合は、まず下座側に置いて床には置かないようにしましょう。
相手が座る前か座った直後に渡すようにして、音を立てずに袋から出して渡しましょう。
もし立ったまま渡す場合は、挨拶をした後に手土産の正面を向けて手渡してください。
その際、机などを挟まず相手と向き合った状態で渡すのがマナーです。
上司や先輩と訪問した際は下座に座る
挨拶まわりでは上司や先輩と訪問することもあると思いますが、その際に席次(席順)のマナーを知っておくと慌てなくてすみます。
席には上座下座があり、基本的には入り口から遠い奥の席が上座、入り口付近の席が下座となります。
しかし、席の形や状況によって変わる場合もあるので、他の場面でも間違えないように席次のマナーをこちらの記事で確認していってください。
手土産を渡す際のポイント
挨拶まわりの際は何か手土産を持っていくこともあると思います。
手土産にも選び方や持って行ってはいけないものもあるので、ぜひここで確認していってください。
部署の人数を聞いておく
手土産を選ぶ前に、まずは訪問先の従業員数を聞いておきましょう。
何をあげる場合も人数が分からなければ用意する際に困ってしまいます。
アポイントを取る時に一緒に確認してください。
賞味期限の長いものにする
生ものなど賞味期限が短いものを用意してしまうと、相手が賞味期限に気を配らなければいけません。
忙しい中で時間を作ってもらっているので、なるべく相手に負担のないよう賞味期限が長いものかないものを手土産にしましょう。
のし紙には「お年賀」「お年始」などと書く
のしの表書きは「御年賀」または「御年始」として、水引の下に会社名を入れます。
水引の形には種類がありますが、何度でも繰り返していいお祝い事に使われる「蝶々結び」を使いましょう。
松の内(関東・東北・九州では7日まで、関西は15日まで)を過ぎてしまった場合は表書きを「寒中見舞い」に変更してください。
相手が困らないものを送る
賞味期限に関してもそうですが、相手が気軽に受け取れるものを持参するようにしましょう。
一般的にはクッキーなどの焼き菓子や飲み物、カレンダー、タオルなどが手土産として喜ばれます。
お菓子はたくさん入っているものも多いので、従業員数が多い場合も対応できるというメリットがあります。
訪問先の好みも把握して、一番手軽で喜ばれる手土産を持っていきましょう。
手土産の相場
2000~5000円くらいで、相手に負担にならないくらいのものがいいです。
【例文あり】どんな挨拶をすればいいのか
年末の挨拶としてするべきことは、
- 今年1年の感謝
- 「来年もお願いします」という今後も付き合いを続けていきたいという意思表示
- 年明けの営業日
- 締めの挨拶
の流れが一般的です。
例文を置いておくので参考にしてください。
本日は年末のお忙しい中お時間を割いてくださりありがとうございます。
今年は○○企業さんにいろいろお世話になりまして、毎回真剣に話を聞いてくださるのでとても話しやすくてついつい長居してしまうこともありました笑本当に感謝の念でいっぱいです。
何か不具合や気になる点があったらすぐに対応させていただきますので、お気軽にお電話いただければと思います。
来年もどうぞよろしくお願いいたします。
弊社の最終営業日は12月29日18時までで、年明け営業日は1月5日の9時からとなっていますので、よろしくお願いします。
年末でお忙しいとは思いますが、体調に気をつけてどうぞ健やかにお過ごしください。
良いお年をお迎えください。
このように、今年の感謝と来年の挨拶、営業日などの必要な情報を簡潔に伝えるようにしましょう。
この時、今自社製品・サービスで気になる点や悩みがないか確認することで信頼や新しいビジネスに繋がる場合があるので聞くようにしましょう。
取引先への年賀状のマナー
現代はメールで年末・新年の挨拶をするのが一般的になっているので、必ずしも取引先に年賀状を送る必要はありません。
しかし、お得意様や特にお世話になっている取引先には年賀状を送ることで良い印象を与えることができるので、ぜひここで取引先のへの年賀状のマナーを知っていきましょう。
賀詞の使い方に気をつける
賀詞とは、祝いの言葉のことです。
年賀状で使われる賀詞は多くの種類がありますが、取引先や目上の方に送る場合は4文字のものを使用しましょう。
- 謹賀新年：謹んで新春をお祝い申し上げます
- 謹賀新春：謹んで新年をお祝い申し上げます
- 恭賀新年：うやうやしく新年をお祝い申し上げます
などが使われます。
また、「明けましておめでとうございます」などの文章の賀詞と単語の賀詞を組み合わせると意味が重複してしまうので、どちらか一方を記入するようにしてください。
句読点を入れない
年賀状では、終わりや区切りを意味する句読点は使用してはいけないというマナーがあります。
そのため、「。」や「、」を入れずに書きましょう。
忌み言葉は使わない
年賀状では、縁起の悪い言葉として書いてはいけない言葉があります。
「去る」「滅びる」「倒れる」「破れる」「失う」「枯れる」「病む」「絶える」「衰える」などのマイナスなイメージを与える言葉は避けてください。
宛名面の書き方も気をつける
宛名面でも書き方のマナーがあります。
- 都道府県は省略しない
- 住所は建物名の前で改行する
- 数字は漢数字を用いる(郵便番号は通常の算用数字でOK)
- 連名は使わない
これらのマナーを守るようにしましょう。
元旦に届くようにする
年賀状は元旦に届くようにするのがマナーです。
遅くとも仕事始めの前には届くように早めに投函しましょう。
12月25日までに投函すれば元旦に届けることができます。
手書きの文字を入れる
パソコンで文字を入れたりイラストや写真の印刷をしたりするのは楽に作ることができますが、手書きの文章は暖かみがあり、差出人の感謝の気持ちが相手に伝わりやすいです。
写真やイラストをプリントしてもいいのですが、その上から手書きで感謝の言葉を綴るようにすることをおすすめします。
メールでの挨拶だけでも大丈夫？
なかなか訪問のタイミングが取れなかったり、遠方のお客様で訪問が難しかったりする場合は、メールで年末の挨拶をしましょう。
メールであっても挨拶があるのとないのとでは印象が全く違います。
件名はシンプルに分かりやすく
件名が分かりにくいと迷惑メールフォルダに振り分けられたり、開封してもらえなかったりする可能性があります。
年末の挨拶だと分かるようにシンプルで分かりやすい件名にしましょう。
最終営業日は避ける
最終営業日は特に忙しく、メールを確認してもらえない可能性が高いです。
そのため、年末の挨拶メールを送る際は最終営業日の1週間前くらいに余裕をもってくるようにしましょう。
メールの例文を紹介するので参考にしてください。
件名：年末の挨拶【株式会社▽▽ ○○(自分の名前)】
株式会社◎◎ ◇◇様
お世話になっております。
株式会社▽▽の○○です。
今年も残すところあと僅かなりましたので、年末の挨拶をさせていただきたくご連絡差し上げました。
本年も格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。
今後ともさらなるサービス向上を目指し、より一層尽力してまいりますので、来年も変わらぬご愛顧をよろしくお願いいたします。
挨拶まわりで印象アップに努めよう！
挨拶まわりは、取引先との今後のお付き合いにも影響を与える重要なものです。
マナーを守って信頼度をアップできるような年末年始の挨拶を行いましょう。
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