オフィス内には、個人情報や機密情報が多く保管されていますよね。
重要なデータや情報が外に漏れないように、ネット上だけでなくオフィス内全体でセキュリティ対策を徹底していかなければなりません。
この記事で、オフィス内のセキュリティを上げる方法を知っていってください。
オフィスセキュリティとは
オフィスセキュリティとは、社内・事務所内のセキュリティを考えることです。
会社で行うセキュリティ対策というと、データを守るネットワークセキュリティを思い浮かべると思いますが、社内にも契約書などの重要な書類、パソコンや複合機などの電子機器、金庫など、重要なものがたくさん置いてありますよね。
それらを守るためのセキュリティ対策が「オフィスセキュリティ」なのです。
オフィスセキュリティ対策のメリット
オフィスセキュリティ対策を行うことは、会社にどんなメリットがあるのでしょうか。
会社の信頼度に繋がる
オフィス内のセキュリティ対策を徹底していれば、「この会社は様々な漏洩リスクを予測し、情報漏洩の防止に努めている」と取引先や顧客に示すことができるため、会社の信頼度に繋がります。
社内のセキュリティ管理ができていない会社より、徹底している会社と取引したいと思うのは当たり前ですよね。
社員が安心して働ける
社内のセキュリティ対策ができていないと、不審者に侵入されるリスクが高まります。
万が一不審者と社員が出くわしてしまったら、危害を加えられる可能性も考えられますよね。
社内のセキュリティ対策をしておくことは、社員の安全を守ることにも繋がり、安心して働いてもらうために必要不可欠なものなのです。
情報漏洩を防ぐ
上記でも言ったように、会社には顧客や社員の個人情報や会社情報が保管されており、非常に狙われやすい場所です。
社内全体をセキュリティ保護することで、本当の意味で情報漏洩を防ぐことに繋がるのです。
資産を守る
会社内にはパソコン・サーバー・金庫など、情報以外の資産も多く保管されています。
不審者が入るとそれら資産が盗まれて、そこから情報漏洩に繋がる可能性もあるのです。
全ての資産を守るためにも、社内のセキュリティ対策が重要になります。
どんな対策をすればいい？考え得るセキュリティ対策方法7つ
では、社内のセキュリティ対策をするためにはどのような対策方法が考えられるのでしょうか。
見ていきましょう。
入退室管理
出入り口は一番セキュリティ対策が必要な場所です。
今は鍵だけでなく、パスワード入力やICカード・アプリなど、様々な方法で開錠できるシステムが提供されています。
鍵やICカードは紛失したり盗まれる可能性があるので、アプリやパスワードでの管理がおすすめです。
入退室管理は「Akerun」 がおすすめです。
初期費用0円、工事不要でドアに貼り付けるだけで設置完了。
関係者に入退室の権限を与え、ICカード・アプリで入退室を管理できます。
防犯カメラ
防犯カメラも、不法侵入者への威嚇として使えたり、万が一侵入された時に証拠や犯人逮捕の手がかりとなります。
防犯カメラは1台ではなく、複数設置することでその効果を増します。
設置場所としては、エレベーター内・出入り口・社内が一面見渡せる場所・社長室など重要なものが置いてある場所などに設置するのがいいです。
一部はダミーカメラでもいいですが、安物は見破られやすいのでなるべく避けましょう。
おすすめの防犯カメラメーカーを書きでご紹介しているのでご覧ください。
また、ダミーカメラが見破られるポイントをこちらで紹介しているのでぜひご覧ください。
シュレッダー
いらない書類でも、そのまま捨てると情報漏洩に繋がるリスクが上がります。
会社の書類は特に、シュレッダーにかけ文章が読めないようにしてから処理するのが一般的です。
また、機密性の高い書類を処理する場合は、「マイクロクロスカット」という通常のクロスカットよりもさらに小さく裁断できるシュレッダーを選ぶのがおすすめです。
パーテーション
パーテーションは、社外の人だけでなく社内の人からも見えなくすることができるため、より機密性を重視する書類を取りあるかう場合に重宝します。
社内全体にパーテーションを設置すると圧迫感があるので、一部にパーテーションで区切られたゾーンを作るといいでしょう。
または、集中スペースとして1人用のワークブースを設けることで、機密性を守りつつ圧迫感のないオフィス環境を作ることができます。
収納庫
金庫や社外持ち出し不可の機密書類を保管しておく収納場所を作るのもおすすめです。
そのような場所は通常社長や上長などの暗いが高い人しか入らない場所であると思うので、出入り口とは別に鍵を取り付けておき、必要な時しか開錠できないようにしておくのがおすすめです。
そうすれば、万が一不審者が入ってきたとしても重要な情報やお金は死守することができます。
盗難防止ワイヤー
ノートパソコンやディスプレイなど、侵入された際に持っていかれそうなものは盗難防止ワイヤーを付けておくと安心です。
機器を机に括り付けることができるので、盗難を防ぐことができます。
価格はモノによって違いますが、だいたい500～2000円の間で購入できます。
ネットワークセキュリティ
もちろん、ネットワーク内の情報漏洩対策も忘れてはいけません。
クラウドサービスが発達し、情報をデータとしてネット上に保管している人も多いと思います。
そんな中、サイバー攻撃の手口はどんどん巧妙になってきており、外部だけでなく内部からも狙われている状況なのです。
情報漏洩をすると会社の信用がなくなるだけでなく、取引先や顧客にも迷惑をかけてしまうので、有料のしっかりしたセキュリティソフトを導入して、サイバー攻撃に備えましょう。
オフィスセキュリティの導入手順
オフィスセキュリティ対策を行うための手順をご紹介します。
➀セキュリティ対象の資産を把握する
まずは、会社でどのような資産を持っているのか、数と置き場所を確認してデータか何かで管理できるようにしておきましょう。
管理責任者や利用者も把握できるようにしておくと、万が一の場合に役立ちます。
重要なデータの場合は、保管場所を1か所に絞って保管しておきましょう。
➁ゾーンセキュリティを取り入れる
ゾーンセキュリティとは、場所ごとにセキュリティレベルを設定して明確に分けることで、自然な導線を作ることができるというものです。
ゾーン設定は、以下の例を参考にしてください。
- ゾーン０：エレベーター・エントランス等
ゾーン１：応接室・会議室などの来客ゾーン
ゾーン２：日頃社員が働いている場所
ゾーン３：社長室・執務室等
ゾーン４：金庫やサーバールームなど機密ゾーン
このように、セキュリティのレベルを分けることでどの部屋を手前に持ってくるかが把握でき、導線を考えやすくなります。
オフィス開設時や移転時は、ゾーンセキュリティを取り入れたレイアウトを考えてください。
➂セキュリティ機器の導入
セキュリティレベルを分けたら、次はセキュリティ機器の導入です。
入り口・ドア・資産がある場所・機密ゾーンなど、セキュリティ強化が必要な場所に必要なセキュリティ機器を導入しましょう。
もちろん、パソコン内にはセキュリティソフトを導入してください。
➃社内周知する
- セキュリティ対策の重要性
- どの場所にどんなセキュリティ機器を置いているのか
- 資産の管理責任者はだれか
- 利用者は常に記録されていること
など、社内のセキュリティに関する情報を社員に伝えてください。
万が一ではありますが、社員の中に良くないことを考えている人がいたとしても、監視の目があると分かればそれが抑止力になります。
➄【入居前なら】ビルのセキュリティレベルを確認する
オフィス開設時、移転時であるなら、入居するビルのセキュリティはどうなっているかを確認してからビルを決めるのもおすすめです。
オフィス周りを徹底的に対策していても、ビルのセキュリティが甘いと侵入されるリスクが高まります。
監視カメラはあるか、警備員はいるのか、常に人の目があるかなど、そのビルのセキュリティ体制を確認してみてください。
オフィスセキュリティマーク認定制度について
オフィスセキュリティマーク制度とは、ニューオフィス推進協会が定めるオフィスセキュリティマーク認証基準に基づいて、企業の経営資産が適切に守り、考え得る脅威に対策を練っているかどうかを審査し、基準を満たしたオフィスに「オフィスセキュリティマーク」の認証を付与する制度のことです。
認証を取得するメリットとしては、
- 企業のイメージアップ
- 取引先や顧客からの信頼度アップ
- 企業の社会的責任の要請に対応できる
- 認証基準に則してセキュリティの現状を把握できる
- 社内のセキュリティ対策意識を上げられる
このようなことが期待できます。
認証を受けた組織は、認証楯とマークの使用許可証が送られ、名刺にオフィスセキュリティマークを入れることができます。
認証の手順や費用は以下の公式ページから確認できます。
マークを取得したい方はぜひ応募してみてくださいね♪
http://www.nopa.or.jp/security/about.html
しっかり対策を行おう！
オフィス内のセキュリティの重要性が分かったかと思います。
データだけでなく社内にあふれる資産について、今一度確認してみてください。
また、実は複合機内のデータもセキュリティ対策が必要なのです！
どのような対策をすればいいのか紹介しているので、ぜひご覧ください。
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