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プロが解説!コワーキングスペースにおすすめのコピー機・複合機は?

最近はコワーキングスペースやシェアオフィスなど、会社以外でリラックスして仕事ができる場所が増えてきています。

下記のグラフは、2018年までの都内23区のコワーキングスペース数を表しています。

見て分かるように近年になってコワーキングスペースの数が増加しており、今後も増えていくと考えられています。

その波に乗ってスペース経営を使用と思っている方も多いのではないでしょうか。

コワーキングスペースも会社のように仕事場なので、オフィス用品がある程度必要になりますよね。

そこで今回は、コワーキングスペース・シェアオフィスで使える複合機の知識をお伝えします!

会社の複合機よりも気にしなければいけない点は何か、ここで学んで複合機導入時に役立ててくださいね♪

それでは早速見ていきましょう。

使いやすい!コピー機・複合機の特徴

コインベンダー

コインベンダーとは、コンビニのコピー機の横に設置されているお金を入れる機械のことです。

これを付けることで、お金を入れれば誰でもコピー機を使うことが出来ます。

使う時にお金を払えるので、後でまとめて精算する手間が省けます。

出典元:キャノン公式ページ

コインベンダーは、硬貨だけでなく紙幣を入れることもできます。

また、領収書の発行もできる優れものなのです!

カード認証型

専用のカードを翳したり、スライドさせることでコピー機が使えるようになる方法です。

こちらでは、個人の使用枚数などをデータで残しておくことが出来るため、その都度精算をするのではなく月払い精算を行うことが出来ます。

出典元:ゼロックス

上の画像は1例ですが、このような装置を取り付けることでカード認証ができるようになります。

カード認証を行わなければコピー機を使用できないため、紙の取り間違えや取り忘れ、情報漏洩のリスクを回避することが出来ます。

コワーキングスペース・シェアオフィスではとても便利な機能ですが、普通のオフィスでも使用されています。

無線接続可能

プリントやスキャンを行う場合、パソコンと複合機が接続されていなければいけません。

しかし、有線で繋げると移動範囲が制限されたり、コードが邪魔になったりします。

さらに、コワーキングスペースの場合は人の移り変わりが激しいので、一々コードを抜き差しするのは不便で仕方ないですよね。

コワーキングスペース・シェアオフィスで使う複合機は特に無線接続が可能なものを選びましょう。

複合機の中には無線接続ができないものもあるので、機能を確認してから購入するようにしましょう。

導入前の注意点

次は、導入前に注意すべきことをご紹介します。

これから複合機の導入を考えている場合は、ぜひ参考にしてくださいね♪

セキュリティを万全にする

コワーキングスペース・シェアオフィスには、セキュリティ対策が需要です。

なぜなら、会社関係なく色々な人が出入りする場所だからです。

先程ご紹介したカード認証を設置することもセキュリティ対策に入ります。

また、残存データを逐一消去することが出来たり、書類を置き忘れたら教えてくれる機能がついた複合機もあります。

複合機の機種にもよりますが、その他にも色々な機能があるので、見てみてください。

広いオフィスは複数台設置する

出典元:Working medi

オフィスが広い場合(2階がある場合など)は、複合機1台だとそこまで移動するのが大変になります。

そのため、広さに応じて複合機の台数を増やしましょう。

同じ場所に置くよりも、反対側に置いた方が、利用者が使いやすいと思います!

モノクロとカラーで料金を分ける

コンビニの複合機と同じように、モノクロ印刷とカラー印刷で料金を分けましょう。

複合機はカウンター料金といって、印刷枚数ごとにお金がかかります。

また、モノクロ印刷とカラー印刷で料金が変わり、カラーの方が料金が高くなります。

そのため、請求料金も変化させましょう。

インクの濃さは「薄め」に設定しておく

複合機はインク代もかかります。

そのため、インクを多く使う場合はすぐにインク交換が必要になってしまうので要注意!

特に、コワーキングスペースのような人の出入りが激しく、多くの人が複合機を使用する場所は、インクを大量に使用するのでインク代がかなりかかってしまいます。

少しでもインク代を減らすために、インクの濃さは基本「薄め」で設定しておくことをおススメします。

しかし、印刷する書類によっては濃く印刷しないと文字が読みづらいものもあるので、

「インクの濃さは薄めに設定してあります。濃くしたい場合は設定し直してください」とメモ書きをしておくと良いでしょう。

尚、リース契約であればインク代を気にせずいくらでも交換することが出来ます!

リースについて聞きたい場合は、ぜひオフィ助にお問い合わせください♪

複合機の導入は、オフィ助にお任せ!

オフィ助では、複合機のリースを行っています。

リースって何?金額はどうなの?どんなメリットがあるの?など、気になることが沢山あると思います。

リースについて知りたい場合は、ぜひともオフィ助にご連絡ください♪

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