コロナ禍により、商談や会議もオンラインで行うことが多くなりました。
それにより、名刺交換の機会も減ってきています。
代わりに、オンラインでの名刺交換が広まっていてきているのです。
今回は、オンライン名刺交換の特徴ややり方、マナーなどをご紹介していこうと思います。
名刺交換の必要性
まずは、名刺交換はなぜ必要なのか、名刺交換をすることでどんなメリットに繋がるのかを知っていきましょう。
そうすれば、名刺交換を単なる作業ではなく、利益のあるものとして丁寧に行うことができるでしょう。
そうなれば、相手への印象も良くなりますよ。
公式の正しい情報が得られる
名刺には、名前・会社名・役職など、公式の情報が表示されています。
ビジネスに必要な情報を簡潔に知ることができるのがいいところです。
名刺の中身で話題を広げることもでき、話し合う前のアイスブレイクにも使えます。
ビジネスチャンスが生まれる
名刺交換はその相手とやり取りをしたという証拠になるため、保管しておくことで時間が経ってからビジネスに繋がる可能性があります。
また、やりとりをしたということは潜在顧客であるため、時間をおいて連絡することで契約に繋がる場合もあります。
お互いの信用度が増す
名刺は、お互いの素性を表すものです。
会社名だけでなく部署・役職・名前などをお互いに覚えることが出来ますし、しっかりした名刺があるというだけでも、お互いの信用度が上がります。
印象に残りやすい
名刺交換は相手の顔を見ながら行うので、商談・会議後も印象に残りやすく、会社や商談内容を覚えてもらいやすいです。
また、名刺に会社の個性を出すことで話題の１つにもなり、さらに印象付けることができます。
オンライン名刺交換のやり方について
オンラインで名刺交換をする方法は下記のようにいくつかあります。
- デジタル名刺をURLで送る
- QRコードを写して読み取ってもらう
- バーチャル背景を名刺化する
- 名刺交換ツール内で交換する
デジタル名刺をURLで送る
デジタル名刺アプリに自分の名刺情報を登録してデータ化します。
そのデータのURLをオンライン会議ツールのチャットやメールで送ることで相手に名刺を提示することができます。
また、アプリを使わなくても名刺を画像としてデータ化しておけば、メールやチャットに添付することができます。
QRコードを写して読み取ってもらう
名刺交換ツールには、名刺情報のQRコードを生成する機能が付いているものが多いです。
予めその機能を使ってQRコードを生成しておき、オンライン会議時にQRコードを画面に移したり送ったりして読み込んでもらうという方法もあります。
バーチャル背景を名刺化する
バーチャル背景に自分の会社名や名前、役職などを入れて名刺のようにデザインするという方法もあります。
先程ご紹介したQRコードはバーチャル背景に埋め込むことができるため、自分の軽い紹介と共にQRコードを埋め込むことでさらに自分の情報を相手に分かりやすく表示することができるのです。
メールなどで送るとQRコードが読み込めない場合もあるので、背景に大きく表示させることでそのようなトラブルも防げます。
オンライン会議の画面共有を使う
オンライン会議ツールに入っている「画面共有」という機能を使って、名刺を相手と共有して自己紹介する方法があります。
これであれば、名刺交換の時と同じように名刺の内容に注目してもらえて、自己紹介も自然に行うことができます。
名刺交換ツール内で交換する
お互いに同じ名刺交換ツールを使っている場合は、ツール内で名刺交換を行うことができます。
相手の名前や電話番号などの情報をツール内で検索してリクエストを送ることで名刺交換が完了します。
物理的距離が近い場合は、Bluetoothを使って名刺交換ができるそうです。
このご時世にピッタリな交換方法ですね！
オンライン名刺交換のメリット・デメリット
オンライン名刺交換には、どんなメリットデメリットがあるのでしょうか。
また、デメリットも知ることで、導入後に気を付けるべき部分が見えてきます。
メリット
対面でなくても名刺交換ができる
一番のメリットは、やはり直接会わなくても名刺交換ができるところです。
商談も会議もセミナーもオンラインで行うのが当たり前になった今、名刺交換という文化がなくなってしまっても仕方ありません。
しかし、名刺交換には様々なメリットがあるため、オンラインで行えることでより気軽に相手のビジネス情報を得られるようになりました。
インターネットを介していつでもどこでも名刺交換が行えるのはいいですよね。
直接会う必要がない分、より多くの顧客情報を入手することができます。
名刺管理がしやすい
名刺がデータ化していると、分類だけでなく検索の際も余計な時間や手間をかけずに見つけることができて便利です。
一度にたくさん交換した場合もキッチリ分類できるため、誰の名刺だったか分からなくなることも防げます。
ペーパーレス化に貢献できる
今までは、名刺は大量に印刷する必要がありました。
しかし、デジタル名刺にすれば印刷コストも減り、データは減ることもないのでペーパーレス化に貢献することができます。
デジタル名刺が100％普及すれば、机の中が貰った名刺で溢れかえることもなくなります。
紙よりも多くのことを記載できる
紙の名刺の時、名刺の裏にその人の特徴や商談内容を書いて忘れないようにしたことがあると思います。
デジタル名刺でも、同じように1つ１つの名刺にメモを追加することができます。
紙の時はかける範囲に制限がありましたが、デジタルであれば制限なく書きたいことを細かく書くことができます。
その人とのやりとりや結果など詳しく記入しておけるので、時間がたってもどんな話をしたか覚えておくことができます。
紛失リスクがない
データとして保存してしまえば、名刺を紛失するリスクをなくすことができます。
また、メモも薄れたり水にぬれて見えなくなったりしないので、保存方法として一番適切な方法がデータ化だと思います。
デメリット
コストがかかる
オンライン名刺ツールは、便利な機能を使うためには有料プランを契約する必要がある場合もあります。
完全無料のものもありますが、有料版の方がセキュリティ面やサポート面、使える機能の量でいっても圧倒的に安心できます。
会社が使える予算があると思いますので、コストの部分と機能など、ツールをいくつか比較して検討してみてください。
サービスに依存する
オンライン名刺は、ツールを使って名刺を作ったり名刺データを保管します。
そのため、もしサービスが終了してしまったりメンテナンス中だと利用できなくなってしまうリスクがあります。
大きな企業であればいきなり終了することはないと思いますが、知名度が低く無料のツールなどはリスクがあります。
また、メンテナンスは通常業務に支障のない深夜などに行われるので、深夜に商談や取引を行う場合はメンテナンス時間にも注意しましょう。
ネットへの接続が必要
オンライン名刺の場合、インターネットへの接続が不可欠です。
そのため、電波の弱いところでは接続しにくくなり交換までに時間がかかってしまうおそれがあります。
オンライン名刺ツールを利用する際は、接続環境が整ったところで行いましょう。
オンライン名刺交換のおすすめツール
では、オンライン名刺交換をするのにおすすめのツールをご紹介します。
ぜひ参考にしてください。
sansan
CMで一度は見たことがあると思いますが、8000社に利用されている定番の名刺管理ソフトサービスです。
AI技術を使って、会社・人物単位で名刺情報を細かく管理できます。
名刺交換の実績からその人の強みを認識でき、得意業種で従業員の力を存分に発揮させることができます。
また、同僚の最新の連絡先も一元管理できるため、場所を気にせずいつでも連絡を取り合うことができ、部門を超えたコミュニケーションをとることが可能になります。
- 名刺登録・更新機能
- 社内人脈の可視化
- モバイルデバイス対応
- 外部サービス連携(MicrosoftTeams/Google Workspase)
無料トライアル：あり
価格：要問合せ
Eight
こちらもsansan株式会社が運営しているビジネスパーソン個人向けの名刺管理サービスで、2021年1月に導入会社数が2000社を突破しています。
Sansanよりはシンプルですが、AI技術を使った高い技術でデータ化を行うため、手入力とは違う正確な名刺管理が可能です。
シンプル設計で初めての人でも迷うことなく使うことができます。
- 名刺情報共有・検索・閲覧機能
- 一括ダウンロード可能
- 共有タグで名刺をグループ化
基本無料
有料プラン：基本使用料10000円/月＋アカウント料400円/月/ユーザー
myBridge
LINE株式会社が提供している名刺管理サービスです。
スマホで撮影するだけで名刺情報をデータ保存してくれて、検索や共有も気軽に行えます。
登録した情報をスマホにやGoogleの連絡帳に保存したり、Excelファイルでダウンロードすることもできます。
また、LINEトーク上でURLを送ってオンライン名刺交換をすることもできます。
データの暗号化・24時間365日のモニタリングなど、セキュリティ面も安全で、情報漏洩の危険なく利用できます。
- 着信時名刺情報表示
- 地図情報表示
- スキャン代行サービス
- 社内の名刺一括管理
また、全ての機能が無料で使えるのも大きなメリットです。
まだオンライン名刺がどういうものか分かっていない企業さんは、ぜひこちらでお試ししてみるのをおすすめします。
メイシー
業界最安値で提供している名刺管理サービスです。
シンプル・安価でありながら使える機能は豊富でしっかり名刺管理を行えるため、コストを重視する会社にもおすすめです。
コンプライアンスチェック機能もあり、名刺登録をすると自動チェックしてくれるだけでなく定期コンプラチェックにも対応しているそうです。
データの暗号化・アクセス制限など、セキュリティ面もしっかり対策しているため安心して利用できます。
- 名刺共有機能
- 出張スキャンサービス
- 名刺データ化サービス
- ユーザー管理/機能制限機能
月額料金(ユーザー数無制限)：2178円
SNSを自己紹介として利用するケースも
名刺管理ツールや名刺背景作成サービスを使うのではなく、自身のSNSを名刺代わりに紹介する方法もあります。
仕事用のSNSであれば、自分の人柄や仕事内容、趣味などが中身を見るだけで分かるので、名刺よりも相手を深く知ることができます。
そのため、名刺を作らずSNSを交換し合ってSNS上でも相手と関係を持って仕事に繋げるケースも増えているようです。
まだ主流ではありませんが、今後増えていくかもしれません。
やる前に知っておこう♪オンライン名刺交換のマナー
オンライン上でも、名刺交換は相手の分身を受け取る行為なので無下にしてはいけません。
オンライン名刺交換を行う際のマナーを知っておきましょう。
商談・会議の一番最初に行う
オンライン名刺交換も今までの名刺交換と同じように商談・会議が始まる前に行いましょう。
名刺交換はお互いの自己紹介も兼ねているので、相手がどんな相手か改めて確認してからの方が話しやすいです。
また、その場の雰囲気を和らげて話しやすくする意味もあるので、商談を持ちかけた方から名刺交換の流れを作りましょう。
名刺交換・自己紹介の時間を作る
名刺交換を作業のように終わらせるのではなく、自己紹介と雑談の１つとして時間をとりましょう。
画面共有して名刺を見せる場合や背景に名刺を設定するようなら、名刺交換に加えて自己紹介の時間を取りやすいのでおすすめです。
自己紹介の際は、名刺に書いてある情報に加えて主にどんな仕事をしているか、今までの成果、趣味などを話すと相手に自分のことが良く伝わり、商談もしやすくなるでしょう。
URLやQRコードの場合はクリック・読み取ってもらうよう促す
オンライン名刺交換に慣れていない場合、どうやって名刺を表示・保存すればいいか分からない人もいるでしょう。
名刺を受け取れないと困るので、最初にどこでどうやって名刺を読み込むのか説明しておきましょう。
有効期限がある場合は伝えておく
URLで名刺情報を伝える場合、期限なしで自分の情報がネットに晒されるのを防ぐために有効期限を設けている人、も多いでしょう。
その場合は、相手に「いつまでに読み込むようにしてください」と伝えておきましょう。
電話でフォローを入れる
名刺は一つのコミュニケーションの機会ですが、オンライン化することでコミュニケーション不足に陥るリスクがあります。
顧客や取引先との信頼関係を築くためにもコミュニケーションは必要なので、オンライン名刺交換をしたら電話でフォローを入れましょう。
もしくは、近々会う予定があるならその時に名刺交換のお礼を言うのもいいでしょう。
オンライン化しているからと言ってコミュニケーションを疎かにしてはいけません。
まだ具体的なマナーがあるわけではありませんが、今後オンライン名刺交換が主流になったら具体的なマナーができてくると思います。
今からそれに対応できるよう、オンライン名刺交換に慣れておくと良いと思います♪
これであなたもオンライン名刺交換マスター♪
オンライン名刺交換について、いろいろ分かったのではないでしょうか。
オンライン会議や商談はこれからも続いていくと思うので、この機会に名刺管理ツールを導入してみてはいかがでしょうか。
今までの手間もなくなり、作業効率化に繋がって従業員の負担も減るのでオンライン商談以外の部分でもメリットがたくさんあります♪
ぜひ検討してみてください！
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