コロナの影響で、本来出向いて行うはずの研修もオンラインで実施するところが多くなりました。
そこで、オンライン研修のコツや注意点をご紹介して、成功に繋げられたらなと思います。
ぜひ見ていってください♪
オンライン研修とは
オンライン研修とは、web会議ツールを使って行う研修のことで、受講者は研修会場に行かなくても自宅や社内から研修に参加できます。
コロナ感染リスクを下げることができ、開催者も研修会場を押さえる手間や資料を配布する手間がなくなるので開催コストを減らすことができます。
オンライン研修のメリット
オンライン研修にはどのようなメリットがあるのでしょう。
感染リスクを下げる
研修は普通、大きな会場に多くの人が集まって行いますので、コロナ禍の現在は感染リスクが高く開催しにくいです。
しかし、オンラインなら感染リスクを心配することなく大勢の人が参加できます。
オンラインなら開催者も参加者も安心して研修ができます。
質問がしやすい
オンラインでは、チャットを通じて質問や意見を言うので、通常の研修よりも発言しやすいです。
文章で送られるので見逃されることがなく、進行側も答えやすいでしょう。
大勢の前で発言できない人も気兼ねなく発言することができます。
どこにいても受講できる
場所を決めずに受講ができるというのがオンラインの一番いいところです。
例え住んでいる場所が遠くても、育児などの理由で外に出られなくても参加することができます。
開催コストが少ない
主催側のメリットとして、研修会場を押さえる時間やコスト・資料を人数分印刷して配る時間とコストをかけずに済みます。
オンラインならweb上で資料データを参加者に配布するだけでいいので手間もかからないし、画面共有で大勢の人に資料を見せることができます。
実施方法は２つ
オンライン研修の実施方法は２つあります。
- 動画を視聴する方法
- リアルタイムで行う方法
この２つです。
それぞれについて説明していきたいと思います。
動画を視聴する方法
コチラの場合、事前に撮ったビデオを公開するというものなので、技術担当に待機してもらう必要もなく、撮影時にトラブルが起こる可能性もなくなります。
受講側は日にちを気にすることなく好きな時に見ることができるので、より大勢の人に見てもらいやすいです。
また、何度も視聴できるので復習用としても使えます。
しかし、
- ・飛ばして見ることができるので、研修全てを見てもらえない可能性がある
- ・グループワークなどの実践ができない
- ・一方的な発信になるため受講者の集中力が続かない恐れがある
などのデメリットもあります。
リアルタイムで行う方法
リアルタイムで研修を行う場合、お互いにコミュニケーションを取りながら研修を行えるのがメリットです。
グループワークなどの実践も行えるし、質疑応答や研修内アンケートなども取り入れることで受講者に当事者意識を持たせると共に研修に集中してもらいやすいです。
デメリットとしては、
- ・機材トラブルが発生する可能性がある
- ・研修時間を指定する必要がある
- ・全員の質問に答えられない可能性がある
などです。
しかし、研修時間が指定されることに関しては、研修を録画しておいて期間限定で公開するなどの対策をすれば解決です。
オンライン研修のコツ≪事前準備≫
前日までに機材設備を整える
前日までに機材を集めて操作方法を確認しておきましょう。
オンラインの研修やセミナーを行う際に必要となる機材は以下のものです。
- web会議ツール(Zoomやwebexなど)をインストールしたPC
- webカメラ
- マイク
- LANアダプター
- 照明
- モニター
主催者はネット接続が安定している必要があるので、有線LANを使うためにLANアダプターを用意しましょう。
また、資料をめくったり質疑応答を行う際に画面が2つあると便利なので、メインPCとは別のモニターを用意しておくと良いと思います。
ツールの使い方を覚える/教えておく
Web会議ツールの使い方も覚えておく必要があります。
何度かリハーサルを行うことをおススメします。
また、受講者にもツールの使い方を知ってもらう必要があるので、使い方を簡単に動画や文章でまとめて研修当日までに共有しておきましょう。
トラブル対応の技術担当者を待機させておく
動画の場合は平気ですが、リアルタイムで研修を行う場合、機材トラブルなどが起きる可能性があります。
何か起きた場合にすぐ対処できるように技術担当者を待機させておきましょう。
そうすることで、主催者も安心して研修を行うことができるため研修のクオリティも高くなります。
パワーポイントの文字は大きめに
会場で行う研修では、資料が壁一面に大きく映し出されるため文字をそこまで大きくしなくても見えます。
しかし、ウェブセミナーの場合各PCの画面の大きさに左右され、文字が小さいと見にくいです。
そのため、文字のサイズは28か36くらいにしましょう。
参加者の通信環境に配慮する
主催者側の通信環境だけでなく、参加者の通信環境にも配慮しましょう。
事前に「できれば有線で繋いだ方がいい」「スマホよりもパソコン推奨(共有画面が見やすいため)」など、
あまりオンライン研修になじみがない参加者も安心して当日を迎えられるように、推奨環境を伝えておきましょう。
オンライン研修のコツ≪研修本番≫
最初に音や画像が正常かどうかを受講側に聞く
オンライン研修の初めに、主催側の音がしっかり聞こえるか、動画は途切れたりしていないかを受講者に確認してください。
1人でも聞こえづらい・見づらい人がいるとその人だけ研修に集中できずに不利になってしまいます。
必ず全員の接続環境を確認してください。
ウェブ会議ツールの使い方を軽く説明
オンラインだと、参加者側にも通信トラブルや使い方が分からないといったことが起きる可能性があります。
トラブルが起きてしまうと、研修内容に集中できなくなりせっかくの研修時間が無駄になってしまいます。
参加者が不安にならないように、最初に操作方法を軽く説明し、分からないことはないか問いかけましょう。
それか、事前に操作方法の説明を資料で送っておくという方法もあります。
そうすれば、事前に操作方法を確認することができるので、当日焦ることがなくなります。
全員の顔を映し出すようにする
研修の際は、全員顔出しで受講してもらうようにしましょう。
というのも、顔が映し出されていると緊張感が生まれて、聞いていなかったり勝手に席を外すことができないのでしっかり研修を受けてもらうことができます。
ゆっくりしゃべる
なるべく通常よりゆっくりしゃべるように心がけましょう。
緊張などで早口になってしまうと、受講者の理解が追い付く前に資料が進んだり次の項目にいってしまい研修の満足度が下がってしまいます。
間(ま)を設けて資料に目を通せる時間を作ってもいいと思います。
質問はチャットツールで行う
研修中、受講者側に疑問がでてくると思うので、区切りが良い部分で質疑応答の時間を設けると良いでしょう。
チャットなら発言しやすいですし、多くの人からの疑問を受け取れると思います。
チャットを活用することで受講者の参加意識も高まり、研修をより充実したものにできるでしょう。
一方通行にならないようにする
動画での研修の場合は仕方ないですが、リアルタイムで行う場合は一方通行の発信ばかりにならないようにしましょう。
一方通行の発信では、時間が経つにつれて受講者のモチベーションが下がってしまいます。
研修は社会において一人前の人材になるために行うものなので、当事者意識をもってやり方を身に着けてもらうことが大事です。
グループワークやアンケートなど
上記とかぶるところがありますが、グループワークや講義中のアンケートなどを行うことで、双方向のコミュニケーションを取りながら研修を進めていくことをおススメします。
そうすれば、受講者も飽きることなく研修を受けることが出来て満足度も高くなります。
主催している方も受講者が参加しながら研修を受けてくれることで楽しく話すことができると思います♪
ポイント！オンライン研修時の注意点
最後はオンライン研修をする際の注意点です。しっかり確認しておきましょう。
研修後はアフターフォローを忘れずに
研修はやりっぱなしでは受講者のためになりません。
研修内容をしっかり実践で活用してもらうように、
◎レポート提出などの課題を出してフィードバックを行う
◎研修内容のアンケートをとって理解が得られていない部分を後日あらためて説明する機会を設ける
◎研修がこの後もあるようなら事前に課題提出を実施する
など、受講者が研修から得られるものが少しでも増えるように努めましょう。
アンケートを取る
アンケートをとる必要があるのは、前述した研修内容のことだけではありません。
- 研修内容
- 音質と画質
- 話す速度
- 研修の流れ
- グループワークの内容
- 研修を実施してほしい項目
- 改善してほしいこと
など、研修に関する様々なことをアンケートで聞いておきましょう。
そうすることで、受講者がどんな内容の研修を求めているのか、機材環境で不満を感じている人はいないか、今回の研修はどれくらい満足が得られたのかを把握できるため、次のオンライン研修をより良いものにすることができます。
オンラインで可能なグループワークやディスカッションを見極める
オンライン研修でグループワークやディスカッションを行うことは可能ですし、受講者に当事者意識をもってもらうために入れた方がいいと思います。
しかし、オンラインでは向いていないものもあります。
例えば、名刺交換の練習や何かを作り上げるようなワークショップはその場にいないと成り立ちません。
Web会議ツールの中にはグループ分けができて画面共有と共同編集ができるものもあるので、その機能を活用して文章や画面内で行えるグループワークを行うと良いでしょう。
おすすめのweb会議ツールについて
オンライン研修やセミナーを実施する際、どのweb会議ツールを使うか悩みますよね。
そこで、別の記事でおすすめのweb会議ツールを４つご紹介しています。
また、web会議ツールの選び方も紹介しているので、そちらを参考に決めてみてください。
Zoom以外の会議ツールにも目を通してみましょう！
コツをマスターして、オンライン研修を成功させよう！
いかがだったでしょうか。
今回は、オンライン研修を行う際のコツと注意点をご紹介しました。
尚、 web会議ツールのwebexとTeleOfficeはオフィ助でも取り扱っております。
「値段はいくらくらい？」
「どんな機能が使えるの？」
など疑問がありましたら、お気軽にご連絡ください♪
どんな些細な質問にも親切丁寧に答えさせていただきます！
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