富士フイルム使い方

Working Folderとは？機能や料金も伝授！

今回は、DocuWorks以外の富士フイルムビジネスイノベーション(以降：富士フイルムBI)の製品を紹介します！

DocuWorksとも連携が可能なので、DocuWorksを持っている方、これから購入する方、またWorkingFolderに興味がある方もぜひ見ていってくださいね♪

 

  1. WorkingFolderとは
    1. 高いセキュリティを維持したままモバイル端末からも利用可能！
    2. 大容量ファイルでも簡単、スムーズに格納できる！
    3. ユーザーでなくてもファイルの閲覧・送信が可能！
    4. 作業中であることを他のユーザーに知らせ、更新作業を制限できる。
    5. 富士フイルムBIの複合機やDocuWorksと連携可能！
    6. お仕事スペースで編集が楽ちんに！
    7. 安心・安全なデータ管理
    8. 災害発生時もサービス中断を最小限に抑える
    9. アクセス権の設定が可能
    10. あんしんドロワー
  2. 料金について
  3. 評判は？
  4. まとめ

WorkingFolderとは

システムやネットワーク、データが守られている大容量の法人向けクラウドストレージサービスのこと。

WorkingFolderは一体何ができるのでしょう。かなり多くのことが出来るようなので、

主な機能をまとめてみました。

 

高いセキュリティを維持したままモバイル端末からも利用可能！

インターネット環境さえあれば、会社の外にいてもアクセスすることができます。

 

また、専用アプリケーションDocuWorks Viewer Lightを使えばいつでもアクセス可能になります。

さらに、モバイル端末からのアクセス用にモバイル表示にも対応しているのです！

 

加えて、モバイル端末単位でのアクセス制限も可能なので、外からのアクセスでもセキュアな環境を保つことができます。

DocuWorks Viewer Light上で端末を特定するために発行される「モバイルアプリID」をWorking Folderに登録することで、登録済みの端末以外からのアクセスを制限することができます。

 

大容量ファイルでも簡単、スムーズに格納できる！

５GBまでのファイルをアップロードできます。操作もドラック＆ドロップのみなので、手軽にアップロードできるんです！

(基本容量は100GB。最大５TBまで拡張可能。Working Folder Plusは50TBまで拡張可能)

 

ユーザーでなくてもファイルの閲覧・送信が可能！

Working Folderのユーザーではない方でも、メールで通知した限定URLから特定のファイルのみ閲覧が可能！

さらに、ファイルの受取URLを送ることでIDをもたないユーザーからでもWorking Folderにファイルを登録してもらい、受け取ることができます。

 

 

ファイルの閲覧・送受信の図

通知先：最大設定数20件

有効期限：最大設定数30日

 

その他の細かな機能

 

・ファイルを開くときに相手にパスワード入力を求める機能搭載。

　5回間違えると30分間ダウンロードとアップロードができなくなります。

・ダウンロード・アップロード状況の確認が可能

・公開中・公開済み文書を一覧で確認可能。公開中止にもできる。

・受取中・受け取り済み文書を一覧で確認、受け取り中止もできる。

・文書をWorking Folderに保存した時に送り先の宛先に対してメールで知らせてくれる。

 

様々な端末からアクセスが可能

URLからアクセスが可能。(PCだけでなくモバイル端末からも！)

 

作業中であることを他のユーザーに知らせ、更新作業を制限できる。

作業中の編集制限ができる

 

チェックアウトを行うことで自動的に文書をロックし、他ユーザーによる更新をできなくします。

更新を出来るようにするには、ロックした人がチェックインを行うことです。

チェックインを行うことで自動的にロックが解除され、他ユーザーが更新できるようになる仕組みです。

 

富士フイルムBIの複合機やDocuWorksと連携可能！

先程伝えたように、富士フイルムBIの製品とデータを連携することが出来ます。

そのため、WorkingFolder内のデータをDocuWorksで編集したり、富士フイルムBIの複合機があれば取り込んで印刷することも可能です♪

 

お仕事スペースで編集が楽ちんに！

「お仕事スペース」とは、WorkingFolderとDocuWorksを連携させた「ポータブルな電子の机」のこと。インターネット上の文書を集めたり、編集することができます。

 

こちらは社外で見ることもできます。

ワーキングフォルダー　お仕事スペース

 

安心・安全なデータ管理

Working Folderでは、ファイルを保存するときに全て暗号化しているのです！

また、登録したファイルはサービスの運用担当者やデータセンターの運用担当者でもアクセスすることができません。

 

そのため、ユーザーがもしパスワードを忘れてしまってたら、管理者が入り込んでパスワードを解除したり、ユーザーの管理画面に入って操作することはできないのです。そうなったらパスワード変更をするしかありません。

それだけセキュリティ対策を徹底しているという証拠ですよね。パスワードは忘れないようにしっかり管理しましょう。

 

さらに、契約終了後はWorking Folderに登録したデータを全て内部規定で定めた期限内に削除しているそうです。

そういった方法で、情報漏洩の恐れを徹底的に排除している姿勢はかなり信頼がおけますよね♪

 

災害発生時もサービス中断を最小限に抑える

WorkingFolderでは、複数のデータセンターを利用した冗長構成により、災害時の回線トラブルを回避しています。

 

物理的な破壊への対策

Amason S3※の利用により、

99.999％の耐久性と可用性(障害があってもシステムを稼働し続けること)を確保。

 

※Amazon Web Services によって提供されるオンラインストレージのWebサービス。Amason Web Service「AWS」は、災害時にも企業の重要な IT システムを短時間で復旧でき、インフラストラクチャを物理的に別の場所に用意する必要がありません。

 

論理的な破壊への対策

データの複数世代でのバックアップを行うことによりデータ保護を行います。

・経路の暗号化

全てのクライアントはHTTPプロトコル(http//)のみを用いて通信を行います。

通信内容は全て暗号化させているため、通信経路上での外部からの盗聴を防止しているのです。

 

・サーバー上での感染防止

サーバー上ではファイルの実行ができないようになっています。

 

アクセス権の設定が可能

ドロワー(下の図で言う法務部のフォルダーが入っている引き出しのこと)は全ドロワー、

フォルダーは共有ドロワー内のフォルダーのみアクセス権が設定できます。

※アクセス権は「読み取り専用」と「書き込み専用」の2つ。

 

・IPアドレスのアクセス制限

IPアドレスの制限を有効化します。

もし社員のIDとパスワードを知っていても端末が違えばアクセス制限で弾くことが可能！(接続許可するIPアドレスのリストを最大200件まで登録可能。)

 

※Working Folder Plusをご利用の場合は、許可するIPアドレスを範囲指定することができます。

 

あんしんドロワー

ドロワーとは、キャビネット内に複数作成できる領域のことです。

あんしんドロワーに格納した文書は、ダウンロードしなくても閲覧することができます。

※登録できるのはDocuWorks文書、DocuWorksバインダー、PDFのみ。

 

尚、ブラウザ上でのダウンロードは管理者が許可した場合のみとなります。

また、ブラウザからの印刷や表示画面のキャプチャー(表示画面を画像ファイルとして保存すること)は制限していません。

 

あんしんドロワー説明図

 

AzureIDとの連携

マイクロソフトのOffice365等で利用中のAzureIDを使ってWorking Folderへログインすることが出来ます。

※富士フイルムBIダイレクトユーザーへの登録が必要。

 

AzureIDでのログインは、Webブラウザー（PC版表示）・DocuWorks Viewer Light・DocuWorks 連携フォルダー for Working Folder（文書暗号化機能は除く）・次の富士フイルムBIの複合機にて利用可能になっています。

（ApeosPort-VII C7773/C6673/C5573/C4473/C3373/C2273、DocuCentre-VII 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　C7773/C6673/C5573/C4473/C3373/C2273）

 

登録ユーザーの編集閲覧機能搭載

ユーザーの新規登録・登録解除、所属グループの一括編集などの操作において、CSV(データをカンマで区切った値のこと)による一括編集が可能です。

 

CSVデータ上記がCSVファイルの中身。(出典元：パソコン初心者講座)

 

CSV形式で保存されたファイルは、そのままでは大変見にくく使いづらいため、エクセルで変種したりAccessやOracleなどのデータベースへ取り込んで使用します。

メモ帳などのテキストエディターでいつでも作成することができます♪

 

また、指定された月の操作履歴をCSVファイルとしてダウンロードすることもできます。

操作日時、創作者、操作クライアント、操作内容などを最大1000件まで表示します。

 

料金について

最後に、こちらの料金についてお伝えします。

普通のものとPlusの料金は結構違いがありますが、その分容量がかなり違います。

導入の際は、会社の規模と今後人数が増えるかどうかも考えて決めることをおススメします。

 

 料金ユーザー数キャビネット容量ドロワー数
Working Folder4,200円/月10人100GB最大510
Working Folder Plus13,800円/月10人600GB最大510

ドロワー数内訳：(個人ドロワー数：最大10、共有ドロワー数＋あんしんドロワー数：最大500)

 

評判は？

WorkingFolderを実際に使った人の評判はどうなのでしょうか。

いい点と懸念点をまとめたので、参考にしてください。

 

【いい点】

  • ・操作画面がシンプル
  • ・紙出力せずにFAXが確認できる
  • ・共有したいデータをアップロードしてそのままメール送信できる
  • ・アカウント登録しなくてもダウンロードできて便利
  • ・ゼロックスユーザーは連携できてさらに便利

 

【懸念点】

  • ・ファイル容量の上限が少ない
  • ・機能が物足りないときがある

 

シンプルで使いやすいという意見がある反面、機能や容量が少ないという不満もあるようです。
ゼロックス製品を他にも使っている方、シンプルな方がいいという方にはおすすめです。尚、データ容量に関してはオプションで追加ができるので足りなくなったら追加するようにしましょう。

 

まとめ

一通り、WorkingFolderの機能についてまとめました。

富士フイルムBIの複合機、DocuWorksと連携ができ、大量のデータを保存可能。

さらに、編集も可能でどこにいても利用することができるのに、セキュリティ体制はとてもしっかりしているクラウドサービスWorkingFolder。

 

一度使ったら手放せなくなりそうなサービスだと思います。使用場所を選ばないのも、最近の働き方にマッチしていますので、今後導入企業も増えそうですね♪

富士フイルムBI製品を使っている方は、導入することをおススメします。

 

オフィ助では、富士フイルムBIの製品も取り扱っています。

複合機やDocuWorksも扱っているので、ご購入の際はぜひオフィ助をお使いください！

 

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写真出典元：ゼロックスHP

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