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【新社会人必見】覚えるべきコピー機の使い方について

これから社会人になる学生も、新入社員のみなさんも、コピー機の使い方をご存じですか?

知らない人も多いと思いますが、会社に入ったらコピー機を使う場面が頻繁にあります。

そのため、使い方を知っていると自分が安心できます。

周りの人にも感心されるかも…!?

今回は、そんなコピー機の使い方について説明していこうと思います。

コピー機の使い方は知っておくべき?

「コピー機は使ったことあるし、わざわざ覚える必要もない」という方もいると思いますが、

会社ではコピー以外の機能(スキャンやファクスなど)も頻繁に使用します。

上司や先輩にコピーをお願いされることもよくあるので、基本機能の操作を知っておくといざという時に自信をもって周りのサポートができますよ!

 

コピー機を使う際のマナー

まずは、コピー機を使う際のマナーを覚えましょう。

ここを知っておくだけでも周りに好印象を与えることができます。

基本は白黒印刷を使う

会社で使われている複合機(コピー・スキャン・ファクス・プリントアウト)ができるものは、印刷時の色味によってかかる料金が変わってきます。

料金は、コンビニのコピー機と同じようにカラー印刷の方が高いです。

そのため、必要がない限りは白黒印刷を心がけましょう。

印刷を頼まれた場合は、最初に白黒かカラーか確認するようにしてください。

 

個人的に利用しない

当たり前のことですが、会社の複合機を個人的に利用してはいけません。

会社の複合機は、仕事の効率を上げるために用意されており、印刷代も会社が支払っています。

それを私用で使うことは、他人のお金を盗んでものを買っているようなものなので、絶対にやめましょう。

 

設定を変えたら戻しておく

印刷向きや用紙サイズを変えて印刷することがあると思います。

その場合、印刷し終わったら後で使う人のことを考えておく必要があるので、ちゃんと確認してから設定を変えるようにしてくださいね。

 

メンテナンスや補充は気づいたらやる

会社で使う複合機は使用頻度が高いので、紙やインクの減りが早いです。

紙やインクが足りなくなっているのに気が付いたら、率先して補充をしましょう。

 

また、インクがかすれるなど印刷が上手くいかない場合は、内部クリーニングを行ってください。

内部クリーニングのボタンがあると思うので、それを押すことで自動的にクリーニングを行ってくれます。

☆補充やクリーニングの仕方が分からない場合は、遠慮せず社内の人に聞きましょう。

 

原稿の取り忘れに注意!

コピーやスキャンなどを行った後、複合機内に原稿を置き忘れないように注意しましょう。

そのまま放置してしまうと、取り間違えや情報漏洩に繋がる危険性が高まります。

 

もし置き忘れた書類が機密性の高いものだったとしたら、さらに大変なことになります。

そうならないように、複合機の使用が終わった後は原稿が残っていないか確認してからその場を離れるようにしましょう。

最近の複合機は優秀で、原稿の取り忘れを認識して音声やアラートで知らせてくれる機能が付いたものもあります。

 

自信を持って使おう!お願いされた時の確認事項

コピーやファクスをお願いされた時は何を確認する必要があるのか知っておくと何度も聞きに行く必要がなくなります。

確認事項をご紹介するので、しっかり覚えておきましょう。

 

≪コピー/プリントアウト≫

  • 何部印刷するか
  • 印刷向きは?(縦/横)
  • ホッチキスはいるか、とじる位置はどこか(左上/真ん中/右上)
  • 片面印刷か、両面印刷か
  • カラー印刷か、白黒印刷か
  • 期限はあるか

 

オフィ助ふきだし

【期限に関して】

すぐに用意できる場合は聞かなくても平気ですが、用意するのに時間がかかりそうな場合は、いつまでに必要かを確認しておくと後で慌てずに済みます。

 

 

≪ファクス≫

  • 送信先は?(電話番号も確認)
  • ファクス送付状を作り、頼んだ人に必ず確認
  • ファクス送信確認の電話はかけるか

 

【送付状について】

ファクスを行う際、ファクスで送る用紙の最初に送付状をつけるのが一般的マナーです。

送付状の内容は以下の通りです。

 

  • ・送信年月日
  • ・送信先会社名
  • ・部署名
  • ・氏名
  • ・送信元会社名
  • ・部署名
  • ・氏名
  • ・ご挨拶
  • ・送信枚数
  • ・送信内容

画像出典元:switch

 

このように、FAXを送る際は必要な情報がかかれた送付状を付ける必要があります。

上記のように丁寧な送付状をつけることで、取引相手にもちゃんとした会社だと安心感を与えることができます。

 

送付状のテンプレートや内容は会社によって違うと思うので、付ける際は社内の人に確認するようにしてください。

簡単に解説♪コピー機の操作方法

ここからは、コピー機の基本の操作方法をご紹介します。

全ての機器がこのように操作するわけではありませんが、基本的には似たような操作方法だと思うので、ぜひ参考にして下さいね♪

 

≪コピー≫

  1. ガラス面に印刷したい面を下(ガラス側)にして設置する。
  2. 操作パネルで、コピーを選ぶ
  3. 部数・カラー・印刷向き・片面両面を設定する
  4. スタートを押して印刷する
  5. 部数を確認し、その他の部分も設定と違いがないか確認する

 

 

≪スキャン≫

  1. 印刷原稿が複数ある場合は、最初に枚数と順番を確認しておく
  2. ガラス面に設置する/原稿送り装置(画像参照)に印刷し対面を上にして設置する
  3. 操作パネルでスキャンを選択
  4. スキャン枚数・カラー・印刷向きを確認する
  5. スキャン先を選択する
  6. スタートを押してスキャンする
  7. 向きや色がおかしくないかスキャン先(PC)で確認する

 

 

≪ファクス≫

  1. ファクス送付状(詳しくは送付状について参照)を作成し、上司に確認をとる
  2. ガラス面か原稿送り装置に原稿を設置する
  3. 操作パネルからファクスを選択し、送信先を選ぶ
  4. 送信先が間違ってないかしっかり確認し、スタートを押す
  5. 必要があれば、ファクスが届いたか数分後に送信相手に確認の連絡をいれる

  ※いつも取引のある会社の場合、電話番号が登録してある可能性が高い。 わざわざ入力しなくていいので楽。

 

 

≪プリントアウト≫

  1. パソコンやスマホとコピー機が接続されているか確認する
  2. パソコン・スマホ上で印刷したいものを選び、印刷を押す
  3. 設定画面で、カラーや枚数・印刷向き・片面両面などの印刷設定を行う
  4. 設定が終わったら、「OK」を押して印刷を押せば、印刷がはじまる

 

 

≪両面印刷の場合≫

  1. 操作パネルでコピーを選択する
  2. 設定部分で「両面」を選択する
  3. 1枚目の原稿を読み取る
  4. 2枚目の原稿を読み取る
  5. スタートを押して印刷する

 

オペレーターふきだし
操作方法を知っているだけで、社会人として一歩前進します。絶対覚えておきましょう!

コピー機の使い方をマスターして、好印象を与えよう♪

コピー機は使い方を知っていて損することはありません。

日常生活でもコンビニでコピー機を使うこともあるでしょうし、その時にも役立ちます。

コピー機の使い方を知っていると、社会常識があると認識され社内での印象もよくなるでしょう。

なにより自分が困ることがないので、この機会にマスターしちゃいましょう♪

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