ビジネスシーンでは、毎日のように印刷が行われます。
そのため一つの複合機・コピー機を複数の社員で利用する際、印刷物の取り違えや印刷した用紙をそのまま放置してしまったなどの状況で情報漏洩に発展するケースも。
また、以下のグラフで分かるように、「紛失」が2番目におおい情報漏洩の原因に上がっています。
ネットでのやり取りが増えた今でも、実物の紛失による情報漏洩は減っていないということです。
画像出典元：NSRI「2019年情報漏洩原因」
こうした状況を回避するために使えるのが、複合機のICカード認証です！
複合機・コピー機にICカードをタップするだけで、各ユーザーの印刷状況を素早く管理することができます。
ICカード認証付き複合機とは？
ICカード認証付き複合機とは、その名の通りICカード認証を搭載した複合機のことです。
会社の社員にのみ配布されたICカードを利用しないと複合機が使えないため、機密書類でも安全に印刷することができます。
情報漏洩対策の一つとして利用する価値のある機能なのです。
複合機・コピー機にICカード認証を導入する4つのメリット
IC認証にするとコストがかかるのでは？という声もありますが、IC認証を導入することで得られるメリットは、情報の漏洩防止だけではありません。
そこで、次の4つのメリットをご紹介します。
1.情報漏洩対策
一番のメリットは、やはり情報漏洩対策になることです。
ICカードをもった社員しか複合機を操作できないので第三者に情報を盗まれるリスクがなくなりますし、ICカードをかざさないと印刷できないので、文書の取り違えや置き忘れも防げます。
その他にも、役職によって使える機能を制限できるなど、情報漏洩防止の観点においてかなり役立ってくれるのです！
少し手間に感じる方もいるかと思いますが、情報漏洩で取引先や顧客の信頼がなくなることを考えるとやすいものでしょう。
2. コスト削減につながる
IC認証を導入することで、誰がどのファイルを印刷したのか、またどんな文書をコピーしたのかなど管理することが可能です。
FAX使用歴など個人もしくはグループ、部署ごとに利用する機能などの制限も可能です。
また、PCからプリントを指示したとしても、出力前にキャンセルすることも可能なので、無駄な印刷を防ぐことができます。
3. 新しくカードを作成する手間なし
社員証・入館証などにIC認証を採用している企業であれば、機種によってそのまま複合機の認証キーとして使用することもできます。
新たなカードにコストをかけずにIC認証を採用することができるのも、魅力の一つでしょう。
4. 「ID・パスワード」の入力でも利用可能
万が一IC認証カードを自宅に忘れてしまった場合も、あらかじめ決められた「ID・パスワード」を入力することによって使用できます。
ICカードを忘れたことによって仕事ができないなんてことにはならないので、業務に支障がありません。
複合機・コピー機にICカード認証を導入する2つのデメリット
メリットに感じる部分の多いIC認証システムですが、やはりデメリットも存在するため、ご紹介します。
メリット・デメリットを合わせて検討するようにしてくださいね。
1. カードを紛失のリスク
IC認証カードの紛失は、絶対に避けたいところです。
ICカードを持っているだけで、その人・そのグループなどが複合機で使用した文書の履歴などを確認することができ、その結果情報の漏洩だけではなく、悪用することもできます。
IC認証を導入する場合は、絶対にカードの紛失をしない自己管理が必要になります。
2. ICカード悪用のリスク
ICカードがなければ、印刷やコピーなどといったことができないため、使用できる社員や機能を制限できる反面、逆を言えば、ICカードさえあればたとえ持ち主ではなくても使用できるということになります。
そのため、ICカードの悪用のリスクが全くないとは言い切れないのです。
ICカード認証のデメリットを回避するなら「顔認証」が便利！
コスト削減や情報漏洩防止にも役立つICカード認証ですが、やはり万全とは言い切れないのが残念な点です。
ICカード認証のデメリットの部分がどうしても気になるといった場合、「顔認証」を導入することでより安全に複合機・コピー機を使用することができます。
顔認証の仕組みとしては、次のようになります。
- 複合・コピー機の本体に人を感知するセンサー搭載
- ユーザーが近づくと人検知カメラで判定する
- 登録ユーザーの顔を認証すると操作画面が表示される
顔はその個人しかありえないため、ICカードのように第三者に使われるリスクもありません。
また、カードを持ち歩く必要もないため、自宅に忘れてしまう・紛失といったリスクも防ぐことが可能なのです。
顔認証付きの複合機・コピー機なら「富士フイルムビジネスイノベーション」がおすすめ♪
富士ゼロックスは2021年4月1日に、社名を「富士フイルムビジネスイノベーション(通称富士フイルムBI)」に変更しました。
そんな富士フイルムBIが提供する顔認証システムがついた２つのシリーズは、オフィ助が取り扱う複合機の中でもおすすめのものです！
富士フイルムBIの顔認証システムはカードと顔認証の2重認証設定もできるので、より高度なセキュリティ環境を提供します。
※カードとの併用は機種によってできないものもあります。
DocuCentre-Vシリーズ
DocuCentre-Vシリーズには、顔認識カメラが搭載※されていて、ユーザーの顔を認識するとそのユーザー専用の操作画面を表示することができます。
また、ICカード認証システムを追加することもできるため、ダブルで安全対策が取れますよ。
※オプション
ApeosPort-VIシリーズ
DocuCentre-Vシリーズよりも、より高度な技術を搭載したのがApeosPort-VIシリーズになります。
人検知カメラと顔認識カメラを搭載※したことで、自動的にスリープモードを解除、ユーザー専用の操作画面を表示してくれます。
複合機の操作までに、体感待ち時間ほぼ0で使用できるので作業効率も上がりますよ。
※オプション
富士フイルムBIの顔認証対応複合機・コピー機は富士フイルムBI特約店であるオフィ助でも取り扱いをしています！
以下サイトもぜひ参考にしてくださいね。
まとめ
いかがでしたか。
今回は、情報漏洩などを防ぐ方法でもある「ICカード認証や顔認証サービス」についてなど詳しくご紹介しました。
重要なポイントとしては、次の3つがあるのでおさらいをしましょう。
- ICカード認証を採用することで、使用制限やコスト削減が可能
- ICカードは、紛失などによって悪用される可能性もある
- よりセキュリティ性を高めるには、ICカード認証＋顔認証がおすすめ
「複合機からの情報漏洩を防ぎたい」
「使用できる機能を制限して、無駄なコストが出ないようにしたい」
といった方は、ICカード認証を導入してはいかがでしょうか。
オフィ助では、富士フイルムBIだけではなく、リコーなど他社のICカード認証や顔認証が可能な複合機・コピー機も対応しています！
「○○な複合機が欲しい」などと要望をお伝えいただくだけで、お客様に最適な複合機を提案させていただきますので、ぜひ下記までお問い合わせください♪
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