最近はコワーキングスペースやシェアオフィスなど、会社以外でリラックスして仕事ができる場所が増えてきています。
下記のグラフは、2018年までの都内23区のコワーキングスペース数を表しています。
見て分かるように近年になってコワーキングスペースの数が急増しており、今後もますます増えていくと考えられます。
その波に乗ってスペース経営をしようと思っている方も多いのではないでしょうか。
コワーキングスペースも会社のように仕事場なので、オフィス用品がある程度必要になりますよね。
そこで今回は、コワーキングスペース・シェアオフィスで使える複合機の知識をお伝えします！
会社の複合機よりも気にしなければいけない点は何か、ここで学んで複合機導入時に役立ててくださいね♪
それでは早速見ていきましょう。
料金の支払い方法について
コワーキングスペースの利用者がコピー機・複合機を使った際、どうやって料金を回収するか決めましょう。
会計時に一緒に払うとなると計算に時間がかかりもたついてしまうので、利用と同時に支払えるようにしたほうが良いでしょう。
支払いを効率的に行う方法でおすすめなのは、以下の２つです。
コインベンダー
コインベンダーとは、コンビニのコピー機の横に設置されているお金を入れる機械のことです。
これを付けることで、お金を入れれば誰でもコピー機を使うことが出来ます。
使う時にお金を払えるので、後でまとめて精算する手間が省けます。
出典元：キャノン公式ページ
コインベンダーは、硬貨だけでなく紙幣を入れることもできます。
また、領収書の発行もできる優れものなのです！
カード認証型
専用のカードをかざしたり、スライドさせることでコピー機が使えるようになる方法です。
こちらでは、個人の使用枚数などをデータで残しておくことが出来るため、その都度精算をするのではなく月払いや都度払いで精算を行うことができます。
出典元：富士フイルムビジネスイノベーション
上の画像は1例ですが、このような装置を取り付けることでカード認証ができるようになります。
カード認証を行わなければコピー機を使用できないため、紙の取り間違えや取り忘れ、情報漏洩のリスクを回避することもできます。
コワーキングスペース・シェアオフィスではとても便利な機能ですが、普通のオフィスでも使用されています。
設置前の注意点
次は、設置前に注意すべきことです。
これから複合機の導入を考えている場合は、ぜひ参考にしてくださいね♪
セキュリティを万全にする
コワーキングスペース・シェアオフィスには、セキュリティ対策が需要です。
なぜなら、会社関係なく色々な人が出入りする場所だからです。
先程ご紹介したカード認証を設置することもセキュリティ対策に入ります。
また、残存データを逐一消去することが出来たり、書類を置き忘れたら教えてくれる機能がついた複合機もあります。
複合機の機種にもよりますが、その他にも色々な機能があるので、見てみてください。
広いオフィスは複数台設置する
出典元：Working medi
オフィスが広い場合(2階がある場合など)は、複合機1台だとそこまで移動するのが大変になります。
そのため、広さに応じて複合機の台数を増やしましょう。
同じ場所に置くよりも、反対側に置いた方が、利用者が使いやすいと思います！
無線接続のものにする
プリントやスキャンを行う場合、パソコンと複合機が接続されていなければいけません。
しかし、有線で繋げると移動範囲が制限されたり、コードが邪魔になったりします。
さらに、コワーキングスペースの場合は人の移り変わりが激しいので、いちいちコードを抜き差しするのは不便で仕方ないですよね。
コワーキングスペース・シェアオフィスで使う複合機は特に無線接続が可能なものを選びましょう。
複合機の中には無線接続ができないものもあるので、機能を確認してから購入するようにしましょう。
モノクロとカラーで料金を分ける
コンビニの複合機と同じように、モノクロ印刷とカラー印刷で料金を分けましょう。
複合機はカウンター料金といって、印刷枚数ごとにお金がかかります。
また、モノクロ印刷とカラー印刷で料金が変わり、カラーの方が料金が高くなります。
そのため、請求料金も変化させましょう。
インクの濃さは「薄め」に設定しておく
複合機はインク代もかかります。
そのため、インクを多く使う場合はすぐにインク交換が必要になってしまうので要注意！！
特に、コワーキングスペースのような人の出入りが激しく、多くの人が複合機を使用する場所は、インクを大量に使用するのでインク代がかなりかかってしまいます。
少しでもインク代を減らすために、インクの濃さは基本「薄め」で設定しておくことをおススメします。
しかし、印刷する書類によっては濃く印刷しないと文字が読みづらいものもあるので、
「インクの濃さは薄めに設定してあります。濃くしたい場合は設定し直してください」とメモ書きをしておくと良いでしょう。
尚、リース契約であればインク代を気にせずいくらでも交換することが出来ます！
リースについて聞きたい場合は、ぜひオフィ助にお問い合わせください♪
セキュリティを強化するには
コワーキングスペースは様々な人が利用するので、コピー機・複合機のセキュリティ体制を強化する必要があります。
セキュリティ対策として使える機能はどのようなものがあるのでしょう。
データ暗号化/履歴削除機能
記録したデータを外部から盗み見られないようにデータを暗号化したり、
印刷履歴を自動的に削除する機能が付いている複合機はセキュリティ性が高く、コワーキングスペースでの利用に向いています。
原稿取り忘れアラート付き
印刷後、原稿置き場に置き忘れがあると、アラートや音声で知らせてくれる機能がついたものもあります。
これであれば、起こりがちな原稿取り忘れを防ぐことができます。
原稿を置き忘れると、情報漏洩や取り間違えが起こりトラブルになりかねないので、便利な機能だと思います♪
専用のカードを用意する
専用カードをスキャンしないと印刷が開始しない設定にできるものもあります。
これであれば、置き忘れや取り間違えが起こる可能性がほぼゼロになります。
コワーキングスペース入室時に専用のカードを配ればいいので、そこまで手間にもならずセキュリティ強化もできておススメです。
複合機の導入は、オフィ助にお任せ！
オフィ助では、複合機のリースを行っています。
リースって何？金額はどうなの？どんなメリットがあるの？など、気になることが沢山あると思います。
リースについて知りたい場合は、ぜひともオフィ助にご連絡ください♪
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